Værksted Programopdatering version DSM 2009 Efterår 2011

Transkript

1 Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Værksted, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, lager og økonomi. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på under Kunder Extranet DSM vejledn. Håndtering af åbne serviceordrer ved konvertering til DSM2009 Det er vigtigt at der inden konverteringen til DSM2009 bliver bogført så mange serviceordrer som muligt, for at have så få serviceordrer tilbage, da disse efterfølgende skal håndteres manuelt. For de resterende serviceordrer (de ikke-bogførte) gælder, at der skal: udskrives en liste over alle serviceordrelinjer, hvor Kostpris = 0 (rapport-id Posted Service Cost 0 step 1 ) rettes kostpris på disse serviceordrelinjer udskrives en liste med alle serviceordrer, der er bogført lagertræk på. Listen skal bruges til efterfølgende at bogføre leveringerne igen, når serviceordrerne er konverteret over i DSM2009 (rapport-id Posted Service step 1 ) køres en kørsel til tilbageførsel af lagertræk for alle serviceordrer (rapport-id Unpost service step 1 ) (herunder kan der komme en dialogboks frem vedr. serviceordrelinjer, hvor Beløb = 0. Hertil skal der svares "JA". Årsagen til at lagertræk skal tilbageføres er, at den nye funktionalitet i service FØRST bogfører forbrug ved fakturering af serviceordrelinjerne, hvor den tidligere version allerede gjorde det ved bogføringen af lagertræk). Det får betydning for regnskabet, når dette princip ændres ved den nye version. Igangværende arbejde Bogføring af igangværende arbejde er ændret fundamentalt vedr. bogføring af reservedele. Listerne og bogføring af igangværende arbejde er tilpasset den nye lagertræks funktionalitet. JMA anbefaler, at det afklares med jeres revision om det har en betydning for jeres regnskab. Igangværende arbejde kan ikke gendanne igangværende arbejde før konverteringen, da afgang af reservedele skal bogføres igen og herved får en ny udført den dato. 16. september 2011 Side 1 af 8

2 Type Igangværende til Kostpris Igangværende til salgspris Ressource Omkostninger Reservedele Alle ordrelinjer medtages. Dato udført den afgør om posten tilhører perioden. Ændres der i feltet antal eller beløb ændres listens udfald. Linjen medtages til kostpris. Ved bogføring bogføres beløbet. Alle ordrelinjer medtages. Dato udført den afgør om posten tilhører perioden. Ændres der i feltet antal eller beløb ændres listens udfald. Linjen medtages til kostpris. Ved bogføring bogføres beløbet. Der medtages linjer, hvor der er bogført levering (oplysningerne hentes fra serviceleverancen). Dato udført den på leverancen afgør om posten tilhører perioden. Linjen medtages og salgspris + kostpris fra leverancelinjen medtages i beregningen. Ændres der på antal dannes der en ny leverancelinje, som listen tager højde for. Ved bogføringen bogføres der ikke en hensættelse på reservedele, da de er en del af lagerværdien. Alle ordrelinjer medtages. Dato udført den afgør om posten tilhører perioden. Ændres der i feltet antal eller beløb ændres listens udfald. Linjen medtages til salgspris. Ved bogføring bogføres beløbet. Alle ordrelinjer medtages. Dato udført den afgør om posten tilhører perioden. Ændres der i feltet antal eller beløb ændres listens udfald. Linjen medtages til salgspris. Ved bogføring bogføres beløbet. Der medtages linjer, hvor der er bogført levering (oplysningerne hentes fra serviceleverancen). Dato udført den på leverancen afgør om posten tilhører perioden. Linjen medtages og salgspris + kostpris fra leverancelinjen medtages i beregningen. Ændres der på antal dannes der en ny leverancelinje, som listen tager højde for. Ved bogføringen bogføres forskellen mellem salgspris og kostpris (= dækningsbidraget). Det er kun dækningsbidraget, der hensættes på reservedele, da kostprisen er en del af lagerværdien. Bogførte serviceordrer Bogførte serviceordrer slettes ved konvertering og herefter dannes servicejournalerne ud fra bogførte servicefakturaer. I den forbindelse omdannes konverterede servicejournaler til bogførte servicefakturaer. Det vil fremgå af fakturaen, at det er en faktura til servicejournalen. 16. september 2011 Side 2 af 8

3 Menustruktur i DSM2009 Menustrukturen i DSM2009 er ændret på nogle områder. I de tilfælde hvor der er fjernet menupunkter, der ikke benyttes længere, vil de fremgå af denne skrivelse. I de tilfælde, hvor menupunkter blot er flyttet til en mere hensigtsmæssig placering, er dette ikke dokumenteret. Der opfordres derfor til at man, som noget af det første, bruger lidt tid til lige at orientere sig i den nye menustruktur. Nødvendige opsætninger I det efterfølgende beskrives de opsætninger som SKAL laves for at programmet kan anvendes. Debitorskabeloner: Funktionaliteten vedr. debitorskabeloner er ændret i DSM2009 i forhold til tidligere versioner. I den nye version er der således mulighed for at lave skabelonopsætning på flere felter, samt ikke mindst, mulighed for at oprette flere skabeloner, der dækker flere områder. Der er således nu mulighed for at oprette skabeloner for f.eks. kreditorer. Det er VIGTIGT at der inden konverteringen af data udskrives en liste over de debitorskabeloner, der bruges og er oprettet i systemet. Efter konverteringen skal disse skabeloner oprettes igen under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner. Når der skal oprettes nye debitorer, kreditorer, varer m.m., bliver man som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Der er kommet en ny funktionalitet under funktionsknappen Funktion, der hedder Anvend skabelon, som skal aktiveres for at skabelonen kommer til anvendelse. Her kan man så vælge mellem de forskellige skabeloner man har oprettet. Denne funktion kan også anvendes efter at der er lavet posteringer på f.eks. en debitor. Debitorkort for EAN-kunder I forbindelse med opdateringen til DSM2009, er der behov for at man påfører en betalingsformskode til alle de eksisterende kunder med tilknyttet EAN-nummer. Til betalingsformskoden skal der tilknyttes en betalingskanal. Betalingskanalen beskriver typen af overførsel, der er tale om. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM2009. Ved overførsel af OIO-dokumenter bliver beskrivelsestekst fra enhedskoder nu anvendt som OIOenhed, hvorfor disse enhedskoders beskrivelsestekster ikke må være blanke. Efter konvertering til DSM2009 er det vigtigt at gennemgå alle enhedskoder og oprette en beskrivelsestekst for dem, der måtte være blanke. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Obligatoriske felter på servicetilbud/-ordre I forbindelse med opdateringen til DSM2009 bliver flere felter re-nummereret i servicetilbuds- og serviceordrehovedet. Hvis man benytter funktionaliteten omkring Obligatoriske felter, skal 16. september 2011 Side 3 af 8

4 opsætningen af disse gendannes efter konverteringen. Der bliver i konverteringen taget højde for felterne Sælger, Ansvarscenter, Serviceordretype og alle genvejsdimensionerne, således at disse efter konverteringen er opdateret, men har man valgt andre felter som obligatoriske, skal disse genopsættes. Opsætningen af obligatoriske felter findes under Økonomistyring Opsætning Obligatoriske felter. Garanti Garantifunktionaliteten ændres i 2009 det er nu muligt at lave et bogføringsopsæt til intern omsætning ved garanti. Ved konverteringen opsættes den interne omsætning som ekstern omsætning, og ønsker du at fortsætte sådan skal der ikke gøres mere. Dog OG DET ER VIGTIGT skal der på finanskonti, der er knyttet til omkostninger, f.eks. hjælpematerialer, angives en produktbogføringsgruppe og tilsvarende bogføringsopsæt hertil for at bogføring af garanti ikke fejler. Se beskrivelsen Garanti Afgifter medtages i garantioversigtsvinduet I Garantioversigtsvinduet, bliver der i DSM2009 medtaget afgifter til varer i selve visningen. Dette er en ændring i forhold til tidligere versioner, hvor afgifterne ikke blev vist. I forbindelse med konverteringen til DSM2009 vil der således være en forskel i de samlede garantibeløb, hhv. før og efter konverteringen. Opgaveplanlægger De opgaver der er oprettet i opgaveplanlæggeren, så de køres af DSM, typisk uden for normal arbejdstid, skal genoprettes efter konverteringen. Opgaverne er oprettet efter et specifikt opsæt, der passer til den opgave man forventer udført, men flere af de rapporter, der kan bruges i opgaveplanlæggeren, bliver i forbindelse med opdateringen ændret med nye filtrerings- og anfordringsmuligheder, hvorfor det efter konverteringen er nødvendigt at opdatere disse enkeltvis. Opgaveplanlæggeren findes under Opsætning It-administration Planlægningsopgave Planlægningsopgave. JMA vil sørge for at opgaveplanlæggeren opdateres. Denne opdatering vil finde sted i løbet af den første dag efter konverteringen. 16. september 2011 Side 4 af 8

5 Eksisterende opsætninger I forbindelse med konverteringen til DSM2009, vil alle de opsætninger som ellers normalt gemmes/huskes af Navision, blive nulstillet. Det anbefales derfor, at man noterer de opsætninger til specifikke funktioner og rapporter, som man har benyttet i det gamle system. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Igangværende arbejde Serviceordre Serviceordre Beskrivelse: Se ovenstående. Der kan nu laves delleverancer på serviceordrer, dvs. ud af et samlet antal påført serviceordrelinjen kan der laves flere delleveringer af samme varenummer. Muligt at anvende Type = Finans i maskinkladder. Bemærk dog: Garanti håndterer ikke finanslinjer. Service Kreditnotaer Der findes ikke et menupunkt til servicekreditnotaer i DSM2009. Der bliver i Service til gengæld mulighed for at vende et bilag, således at der kan oprettes en negativ serviceordre. I de tilfælde hvor en servicekreditnota ønskes oprettet på baggrund af en tidligere bogført servicefaktura, er der nu i funktionaliteten til Kopier linjer, hvorfra man kan få kopieret bogførte servicefakturalinjer til ny serviceordre, kommet et nyt felt - Vend bilag - der automatisk vil vende fortegnet. VIGTIGT : Der skal gøres opmærksom på, at funktionen til Vend bilag ikke kan skelne mellem om serviceordre, der oprindeligt er oprettet i den gamle version, er oprettet som en Serviceordre eller Serviceordre (Kvik). Den nye serviceordre vil derfor i DSM2009 versionen altid blive oprettet som Serviceordre. Der kan i vinduet for serviceordre sættes flueben i feltet Serviceordre (Kvik), hvorefter serviceordren igen kan findes under disse. Hvis serviceordren oprindeligt er oprettet i DSM2009 versionen, vil ovenstående problem ikke være gældende. Massefakturering af serviceordre Ligesom det hele tiden har været muligt at massebogføre reservedelsordrer, så er det nu også blevet muligt at massebogføre serviceordrer, hvor der samtidig kan angives en bogføringsdato, der gælder for alle serviceordrer og erstatter den allerede angivne dato. 16. september 2011 Side 5 af 8

6 Funktion med at der ved massebogføring bogføres til arbejdsdato bortfalder Tidsregistrering I DSM2009 er der nu mulighed for at oprette flere Tidsregistreringspauseskabeloner, der i tidsregistreringskladden kan bruges til automatisk at få indsat tidsregistreringslinjer for den tid, der bruges på pauser. Der kan oprettes flere skabeloner, der kan vælges til de medarbejdertyper, der måtte have pauser fordelt forskelligt i løbet af arbejdsdagen. Serviceordre Linjetype I DSM2009 er det ikke længere nødvendigt at indtaste feltet Type for alle linjer, der oprettes på serviceordre. DSM2009 husker nu den type som er tastet ind på linjen ovenfor. I de tidligere versioner skulle feltet Type påføres på alle serviceordrelinjerne. Elektroniske fakturaer For at kunne afsende de elektroniske betalinger i DSM2009, skal der på debitorkortet, for de kunder der anvender EAN, angives en Betalingsformskode, hvortil der er knyttet en kode for betalingskanal. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM2009. Ligeledes skal der oprettes Tekst/Beskrivelse til alle enhedskoder, der anvendes på EAN-dokumenterne. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Teksterne fra disse enhedskoder, anvendes som OIO-enheder og må derfor ikke være blanke. Fakturarabat og gebyr I DSM2009 er det nu muligt at lave opsætning, således at tildeling af fakturarabat, samt tildeling af fakturagebyr, kan ske samtidigt, når man står på en serviceordre. I tidligere versioner var dette ikke muligt. Intern serviceordre Ved bogføring af serviceordrer, hvor kunden er intern, bliver der i DSM2009- versionen kun dannet ÉN modpostlinje i serviceordrelinjerne. Denne ene modposteringslinje arver alle dimensionerne fra maskinlinjen. I tidligere versioner blev der dannet en modposteringslinje pr. serviceordrelinje. Der gøres opmærksom på, at denne ændring kan give problemer, hvis man anvender samme serviceordre til f.eks. reparation af flere biler eller interne køb, hvor man hidtil på serviceordrelinjerne har angivet dimensionskoden for de forskellige biler eller medarbejdere. I DSM2009 vil det således være nødvendigt at oprette en serviceordre pr. dimensionsværdi, dvs. pr. bil eller pr. medarbejder, hvis man anvender Serviceordre (kvik). Hvis man benytter Serviceordre i stedet for, vil man kunne nøjedes med at oprette én serviceordre, hvor man til gengæld tilføjer flere maskinlinjer. 16. september 2011 Side 6 af 8

7 Oprettelse af flere maskinlinjer er ikke tilladt, hvis der til serviceordren bliver reguleret lagerværdi med serviceomkostninger. Garantitype Hvis en serviceordrelinje markeres som værende en garantilinje, så sættes garantiprocenten fra den valgte garantitype på linjen, uanset om der i forvejen er markeret en garantiprocent på linjen. Den tidligere garantiprocent slettes og erstattes af den nye %-sats. Garanti Garantifunktionaliteten ændres i 2009 det er nu muligt at lave et bogføringsopsæt til intern omsætning ved garanti. Ved konverteringen opsættes den interne omsætning som ekstern omsætning, og ønsker du at fortsætte sådan skal der ikke gøres mere. Dog OG DET ER VIGTIGT skal der på finanskonti, der er knyttet til omkostninger, f.eks. hjælpematerialer, angives en produktbogføringsgruppe og tilsvarende bogføringsopsæt hertil for at bogføring af garanti ikke fejler. Garantioversigt I Garantioversigtsvinduet, bliver der i DSM2009 medtaget afgifter til varer i selve visningen. Dette er en ændring i forhold til tidligere versioner, hvor afgifterne ikke blev vist. I forbindelse med konverteringen til DSM2009 vil der således være en forskel i de samlede garantibeløb, hhv. før og efter konverteringen. Skabeloner Der er nu mulighed for at oprette skabeloner på debitorniveau, kreditorniveau, vareniveau mm. Skabelonerne oprettes under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner, hvor det for de forskellige skabeloner vælges hvilke felter, der skal udfyldes via disse skabelonkort. Ved oprettelse af f.eks. en ny debitor kan man under menuknappen Funktion på debitorkortet vælge funktionen Anvend skabelon, herefter vælge den skabelon, der ønskes kopieret fra, og herved få udfyldt oplysninger på debitorkortet med værdier fra skabelonen. Man bliver som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Felter eller menupunkter, som er fjernet Bogførte serviceordre Vinduet Bogførte serviceordrer er fjernet. For bogførte serviceordre, hvor der i de konverterede servicejournaler henvises til nummeret for den bogførte serviceordre, er disse bogførte serviceordre konverteret om til bogførte servicefakturaer. 16. september 2011 Side 7 af 8

8 Massefakturering af serviceordre Faktura Værksted Funktionen med at der ved massebogføring bogføres til arbejdsdato bortfalder Menupunktet Faktura er fjernet fra menuen. Er ikke længere relevant. Kreditnota Menupunktet er fjernet fra menuen i DSM2009. Kreditnotaer skal i denne version dannes som en negativ serviceordre. Ved funktionaliteten vedr. Kopier linjer kan der vælges Vend bilag, der vil vende fortegn ved dannelse af negativ serviceordre på baggrund af kopierede linjer fra Bogført servicefaktura. 16. september 2011 Side 8 af 8

9 Programopdatering version DSM DK Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Værksted, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, lager og økonomi. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på under Kunder Extranet DSM vejledn. Nye moduler Carsoft Planner Carsoft Planner er opbygget som en elektronisk udgave af en manuel planlægningstavle med integreret tidsregistreringssystem. Arbejdskort og tidsregistreringsposter bliver automatisk overført fra DSM til Carsoft Planner, hvorfra der kan planlægges. Carsoft Planner viser planlægningskalenderen i flere farver, hvilket gør det til et nemt og overskueligt værktøj for værkføreren. Carsoft Planner er et tillægsmodul, som skal tilkøbes. Nærmere information herom, kan fås ved henvendelse til salgsafdelingen i JMA. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Serviceordre Beskrivelse: Der er nu mulighed for på serviceordrer at få beregnet kostpris på varer med lagerværdi 0 ud fra salgspris og DG på varebogføringsgruppen. Dette kræver at der i DSM-opsætningen, på fanen Vare sættes markering i feltet Kostpris på varer m. lagerværdi 0 via DG, og at der er angivet en DG på den varebogføringsgruppe, som varen tilhører. Er begge forudsætninger opfyldt vil salgs- og kostpris blive sat til 0 på ordrelinjen når varenummer indtastes. Og når salgspris efterfølgende angives, vil kostprisen automatisk blive udregnet ud fra DG på varegruppen. Er der ingen DG angivet vil priser blive hentet fra varekortet, som hidtil. 20. september 2011 Side 1 af 2

10 Programopdatering version DSM DK Serviceordre På serviceordrer vises der nu en markering for dokumenter på på ordrehovedet, således at man bliver opmærksom på at der ikke kommer en udskrift på print. Markeringen er et lille PDF-logo Serviceordre Serviceordre / Varekategori Delfi Scanner Arbejdskort Ny rapport Ved fejlmeldinger fra systemet, f.eks. når bogføring afvises pga. en manglende oplysning på ordren, henvises ofte til et bestemt ordrelinjenummer. Som en hjælp til fejlsøgning er linjenummer derfor nu tilføjet yderst til højre i ordreskærmbilledets linje-del. Der kan nu tilknyttes udvidede tekster på varekategorier. De nye, udvidede tekster oprettes fra oversigten over varekategorier, under knappen Tekst. Varer, hvor der på ordrer automatisk ønskes indsat udvidede varekategoritekster, skal markeres i feltet Automatisk udvidede varekategoritekster på fanen Generelt. På varekategori-oversigtsbilledet, under knappen Tekst, findes en hjælpefunktion, der kan opdatere de varer, hvor der til varekategorien er tilknyttet udvidede tekster. De nye tekster kan eksempelvis anvendes i forbindelse med brugte varer, som er indkøbt hos ikke-momsregistreret person, hvor der via teksterne kan gives information på salgstidspunktet vedr. brugtmoms m.v. Scanningslinjer fra Delfi Håndscanner kan nu indlæses i tidsregistreringskladden med start/stop på arbejdskort. Bemærk at funktionaliteten kun kan anvendes med nyeste version af DelfiCom. Nyt arbejdskort hvor arbejdsbeskrivelse og maskinbeskrivelse udskrives på arbejdskortets hovedet-del. Såfremt det nye arbejdskort ønskes anvendt skal rapport opsættes under Rapportvalg Service. I forbindelse med ukurans er det relevant at udskrive en liste over varer med kostpris nul Der er derfor kommet en ny udskrift Serviceordrer med kostpris nul. Udskriften findes under Service - Ordrebehandling Rapporter Daglige og periodevis rutiner. 20. september 2011 Side 2 af 2