Referat fra bestyrelsesmøde den kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Søren Asp Mikkelsen (SA) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Niclas Bach Christensen (NC) Torben Bugge (TB) Susanne Markussen (SM) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Lena Søllingvraa Walters (LW) Kent Gregersen (KG) - referent Fraværende Jacob Tidemann Nielsen (JN) Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra mødet Bilag 1 Referat fra mødet Referat Referatet blev godkendt og underskrevet. Punkt 2 Budget 2017 Sagsfremstilling Vedlagt er et udkast til budget Udkastet indeholder en række bilag. Bilag 2 viser de forventede taxameter-indtægter i 2017, som er baseret på forventningen om aktivitet på de forskellige uddannelser. Bilag 3 viser udviklingen i antallet af årselever fra 2009 frem til budgettet for Bilag 4 beskriver tidsplan, vilkår og forudsætninger i budget 2017 og herunder de forudsætninger om aktivitet som er blevet gjort i forbindelse med budgetteringen.

2 Bilag 5 viser budget 2017, og i samme bilag kan budget 2016 ses, således forskellene kan illustreres. Aktivitet og dermed indtægter På AVU forventes det, at det høje aktivitetsniveau for 2016 fortsætter i Ved sammentælling af tallene for AVU, FVU og OBU får vi et samlet antal årskursister på 221,5 i På HF2 budgetteres med 6 nye klasser til sommer, og dermed et samlet antal årskursister på 314,7 i Det er et fald på ca. 16 årskursister i forhold til det realiserede tal i På HFE har der hen over 2016 vist sig en tendens til et fald i aktiviteten og det afspejler sig også i budgettet for 2017, hvor der er budgetteret med i alt 252,9 årskursister, som er ca. 28 årskursister mindre end det realiserede antal i På de forskellige uddannelser er der i de fremkomne budgettal taget højde for den senere tælledag, som påvirker aktivitetstallene i negativ retning. Samlet budgetteres der med 45 årskursister færre i 2017, og faldet er på HF. Budget indtægter Aktivitetstallene fører frem til de forventede taxameter-indtægter, som fremgår af bilag 2 på i alt 68,7 mio. kr. som er et fald i forhold til de forventede indtægter i 2016 på 2,7 mio. kr. I bilag 5 budget 2017 fremgår de netop beskrevne taxameter-indtægter sammen med de øvrige indtægter og udgifterne til henholdsvis løn og øvrig drift. De øvrige indtægtskonti er blevet konkret vurderet og budgetteret. Budget løn Lønkonti er for service, administration og ledelse blevet budgetteret ud fra de faktisk ansatte aktuelt, og for administrationens vedkommende er besparelsen fra sommeren 2016 dermed videreført ind i budget Der er ganske små afvigelser i lønbudgettet for 2016 og 2017 på disse områder. Lønkonti for HF-lærere og AVU-lærere har taget udgangspunkt i de konkret ansatte aktuelt, og så er der foretaget en vurdering af behovet fra sommeren 2017 og frem set i lyset af forventningen til aktivitet og

3 implikationerne af HF-reformen. Det medfører et fald i lønbudgettet på mere end 2 mio. kr. fra 2016 til 2017 på HF som hænger sammen med faldet i antallet af årskursister. På AVU er der en stigning i lønbudgettet på 1,7 mio. kr. i forhold til 2016 som skal ses i lyset af en stigning i aktivitet i forhold til det budgetterede og en styrkelse af den administrative/ledelsesmæssige del af AVU. Der er for alle lønkontis vedkommende indarbejdet en mindre pulje til decentral løn, og for HF, AVU og service er der indarbejdet en pulje til afløsning ved sygdom. Endelig skal det bemærkes at der i budgettet for 2017 ikke er afsat færre midler i løn pr. årskursist på hverken HF eller AVU end det der blev brugt i Budget øvrig drift Alle øvrig drift konti er gået grundigt igennem og der er foretaget en række omprioriteringer. Blandt de mest markante er følgende: Interiørudvalgets konto reduceres med kr. Pædagogisk værksted reduceres med kr. Marketingkontoen reduceres med kr. En række konti på bygningsdrift reduceres med kr. Forbrugskonti (el, vand m.m.) justeres til det faktiske udgiftsniveau i Samlet Når alle de gennemgåede konti for 2017 lægges sammen, så ender vi op med et budgetteret overskud på kr. Det er næsten en halvering i forhold til det budgetterede overskud for 2016, og et udtryk for en ændring i de udefrakommende vilkår. Usikkerheder Der er flere usikkerheder ved dette budget: Der er ikke budgetteret med udgifter til selvforsikring. Eventuelle udgifter hertil skal findes i det eksisterende budget. Forudsætningerne om antallet af årskursister er usikre især til efteråret på HF i forlængelse af reformen. Der er ikke budgetteret med udgifter til ventilationsprojektet (se mere i punkt 3 i dagsordenen), men dette må formodes at beslaglægge en del arbejdstid i de kommende år.

4 Sygdom, barsler, pensioneringer m.m. er ikke kendt på nuværende tidspunkt, og det kan påvirke udgifterne i Indstilling Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Budget 2017 indstilles til godkendelse Forventede taxameter-indtægter i 2017(Udleveres i papirudgave d.19.12) Udviklingen i antallet af årskursisttal Budget Tidsplan, vilkår og forudsætninger Bilag 5 Budget 2017 (Udleveres i papirudgave den ) Referat KG uddelte de ekstra bilag og gennemgik herefter udkast til budget Sammenhængen er, at vi har lavet forudsætninger om aktivitetsniveauet i 2017, som er i hovedtræk er at aktiviteten på AVU forventes at være på niveau med den realiserede aktivitet i 2016, mens der forventes et på HF (såvel HF2 som HFe) på i alt omkring 45 årskursister sammenlignet med det realiserede niveau i Faldet i aktivitetsniveau medfører et fald i indtægter i 2017 på ca. 2,7 mio. kr. og dermed må der også budgetteres med færre udgifter. På øvrig drift er der reduceret med ca. 1,0 mio. kr. og størsteparten heraf er på interiørudvalgets konto. På lønkontiene er der for ledelse, administration og serviceområdet budgetteret med løn til det aktuelt ansatte personale i På AVU-lærernes lønkonto er der budgetteret med en stigning i 2017 som skal ses i lyset af at aktiviteten i 2016 også ligger over budgettet for Endelig er der for HF-lærernes vedkommende afsat færre lønkroner end i 2016, hvilket skal ses i lyset af det forventede fald i antal årskursister. For såvel AVU-lærerne som HF-lærerne er der taget udgangspunkt i de aktuelt ansatte lærere og der er lavet konkrete vurderinger forventet afgang af personale koblet med behovet fra sommeren Der blev på mødet spurgt til om disse ændringer ville påvirke lønprocenten. Dette er ikke direkte beregnet, men lønprocenten må forventes at stige ganske moderat. Det skal bemærkes at for såvel AVU som HF er der i 2017 afsat det samme antal lønkroner pr. årskursist som tilfældet var i I alt budgetteres der med et overskud på godt en halv million kr.

5 LB: Interiørudvalget er en naturlig besparelse efter at der har været afsat ekstra midler i Der var enighed om at det har været en god investering i at opgradere kantinemøbler m.m. LB: Dette er vel et realistisk budget som er tæt på balance. HN: Enig i dette, og der er stor usikkerhed på grund af HF-reformen, men det er nok realistisk at HF-aktiviteten går ned i Til spørgsmålet om eventuelle afskedigelser svarede MJ at ledelsen har forespurgt skolens personale om eventuelle pensionsplaner og vi håber på at der er balance mellem ønsker om pension og behov for lærerkræfter senere i Det er dog klart, at der med et mindre lønbudget vil forventes at være færre ansatte. Et ændret fagudbud kan også få en betydning, men vi er mere afklarede i starten af januar måned, når medarbejderne har meldt tilbage. Der er også et skæringspunkt i marts måned, når vi kender søgetallene på optag.dk, men stadig med usikkerhed. I år var det ganske sent at den sidste klasse på HF2 blev endelig etableret. SM: Hvad er forklaringen i udviklingen i indtægter contra lønudgifter i AVU? KG: Ændring i budgetteringspraksis, i det indtægter fra KUU tidligere har figureret i lønbudgettet således dette er blevet kunstigt lavt. LB: Er der budgetteret med dispositionsbegrænsning? KG: Der er budgetteret med kr. som i LB: Vi er vel tilfredse med et budgetteret overskud på ca. en halv million kroner. Det var der tilslutning til. MJ: Ledelsen er opmærksom på at der er større usikkerhed end tidligere og at det begynder at stramme lidt til rundt omkring. HM: Alt i alt et tilfredsstillende budget også sammenlignet med andre skoler. Budgettet blev godkendt. Punkt 3 Bygningsdrift herunder ventilation Sagsfremstilling Planerne for bygningsmæssige ændringer er vurderet. Udover mindre reparationer og generel vedligehold af bygningen er der to større projekter. Det ene er anlæggelse af en multibane ved siden af Rosengården. På mødet vil være en kort mundtlig præsentation af projektet. Det andet er udskiftning af store dele af skolens ventilationssystem. Her er vi fortsat i starten af processen, men der er dog ikke tvivl om at et

6 sådant projekt skal igangsættes primo Det understreges også af den vedlagte undersøgelse af skolens indeklima. Indstilling Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Referat Det indstilles, at forslagene til projekter inden for bygningsdrift drøftes. Bygningsdrift 2017 Multibane Besigtigelsesrapport - Undersøgelse af indeklima/ventilation Ventilation Vedlagt er en undersøgelse af indeklimaet som anbefaler fornyelse af skolens ventilationsanlæg. Siden udarbejdelsen af denne undersøgelse har vi haft besøg af Arbejdstilsynet og udkommet heraf vil blandt andet være et påbud i januar måned omkring indeklimaet i klasselokalerne. Status er endvidere at emnet har været drøftet på Samarbejdsudvalgsmøde, vi har sonderet på andre skoler om hvordan de har grebet opgaven an og konklusionen er at vi skal have igangsat et projekt omkring udskiftning af ventilation på skolen primo Projektet vil blive dyrt, omfattende, teknisk kompliceret og vil påvirke driften af skolen i den periode hvor det skal udføres. Et meget løst overslag er en pris på mio. kr. LB: Vi skal vel have en uvildig person/firma til at stå for processen? MJ: Baseret på tidligere erfaringer og den rådgivning vi har fået rundt omkring, så har vi behov for en bygherrerådgiver, som kan hjælpe os med kravspecifikation, udbud og processen i det hele taget. Ønsket om tilknytning af en bygherrerådgiver blev drøftet og der var enighed om at bestyrelsen giver tilsagn til at skolens ledelse kan gå i gang med at finde en sådan. NC: Fra kursistside støttes det at det er vigtigt at få forbedret indeklimaet. Generelt blev der fra bestyrelsens side givet udtryk for at det er kompliceret område såvel teknisk som juridisk, så derfor er det afgørende at have god rådgivning tilknyttet. Endvidere skal der være fokus på hvordan der kan drives skole i en ombygningsperiode, skal vi have anskaffet pavilloner o.s.v. TB: Har kendskab til at lignende projekter på kommunens skoler har givet en mærkbar positiv ændring af indeklimaet. LB: Der er opbakning til projektet, som er spændende og der vil skulle afsættes økonomi hertil i de kommende år. Multibane MJ: Idrætslærerne ønsker en idrætshal. Vi har i stedet lavet foreløbige undersøgelser på et mere overskueligt projekt i form af en multibane. Multibanen vil blive placeret nedenfor Terningen, og der er også afsat midler til området omkring multibanen blandt andet etablering af en bred trapper på skråningen op mod Rosengården.

7 De indendørs faciliteter er ikke af nyere dato og bliver med ventilationsprojektet ikke renoveret foreløbig. Multibanen koster ca. 1,5 mio. kr. og kan afskrives over 10 år. LB: Der er gode argumenter, men er det nu at udenomsfaciliteter skal prioriteres. Der er også en sammenhæng til den mulige reduktion i medarbejderstaben, kan vi skubbe beslutningen til senere. NC: Ventilation er vigtigst for kursisterne. HM: Positivt tiltag, som kan medvirke til at gøre skolen attraktiv. Vigtigt med investeringer i udenoms arealerne og det bliver ikke nemmere rent økonomisk i de kommende år. KN: Godt initiativ, men kan vi skubbe beslutningen til vi ved hvor mange som vælger idræt til foråret. Der var opbakning hertil, så konklusionen er at bestyrelsen generelt er positiv overfor projektet, men vil gerne afvente søgetallene til idræt i marts inden endelig beslutning træffes. Punkt 4 Personalepolitik Sagsfremstilling Personalepolitik for Randers HF & VUC blev drøftet på bestyrelsesmøde i juni. Det blev her besluttet, at der skulle tilføjes et afsnit om afskedigelser begrundet i forhold vedrørende medarbejderen. Dette er nu indarbejdet i det foreliggende udkast. Personalepolitikken er behandlet på SU. Der vil fremover være et skel mellem personalepolitik, der er et bestyrelsesanliggende og en del med retningslinjer og procedurer der fremover vil blive drøftet i skolens samarbejdsudvalg. Vi ønsker i det fremtidige arbejde fremover at tage en årlig drøftelse i SU vedrørende eventuelle ønsker og krav til justeringer af personalepolitik samt retningslinjer og procedurer. Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Indstilling Referat Samlet personalehåndbog Personalepolitik Personalehåndbog Det indstilles at bestyrelsen godkender Personalepolitik samt tager personalehåndbog retningslinjer og procedurer til efterretning. MJ: Emnet har tidligere været drøftet i bestyrelsen, men der manglede et afsnit om afskedigelse på grund af forhold omkring den ansatte. Det er lavet og tiltrådt i Samarbejdsudvalget og endvidere skal der laves en tilføjelse omkring plustids-aftaler disse indgås efter aftale med TR.

8 Forslaget fremadrettet er at politikker drøftes i bestyrelsen og at retningslinjer drøftes i Samarbejdsudvalget, hvor der vil være en årlig gennemgang. Alkoholpolitikken og mulighed for tjenestefrihed ved 25 års jubilæer blev kort drøftet. Endvidere foreslog TB en ændring af rækkefølge i beskrivelsen af forholdene omkring afskedigelse. Ledelsen retter i udkastet i forlængelse af de faldne bemærkninger. Endvidere besluttede bestyrelsen at den kun vil behandle personalepolitikken i forbindelse med større ændringer. Personalepolitikken blev godkendt med de faldne bemærkninger, og retningslinjer m.m. taget til efterretning. Punkt 5 Fagtilbud og fagpakker Sagsfremstilling På AVU indstiller vi til en væsentlig justering af vores tilbud i det kommende skoleår. Vi har i de seneste år set en betydelig ændring i søgemønstret på AVU og det har skabt et behov for en mere grundig justering af vores tilrettelæggelser. På HF enkeltfag forventer vi fremover at overgå til kun at arbejde med halv og helårlige forløb, de to-årige forløb afskaffes. Indstilling Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Det indstilles at bestyrelsen godkender den nuværende status på fagtilbud og Fagpakker Fagtilbud AVU, FVU og OBU Fagtilbud HF Oversigt over fagpakker indmeldt i optagelse.dk Referat LW gennemgik medsendte bilag. På AVU arbejdes der ud fra et behov for mere fleksibilitet, der planlægges flere halvårsforløb og endelig udbydes fjernundervisning som blended learning altså inklusiv et element af mødepligt. På HF forventer vi en klasse mindre på HF2 til efteråret. På HFe forventer vi et fald i aktivitetsniveauet. Der skal vælges mellem idræt og kreative fag, og derfor kan nogle kreative fag falde ud. Det er fortsat usikkert, men seneste forespørgsel viser at der måske er flere som vælger kreative fag end tidligere forventet. Fjernundervisning på HF tilpasses udviklingen i behovet. Vedrørende fagpakker er der et bud på vores udbud vedlagt som bilag. Det skal tilpasses efterhånden som vi kender kursisternes konkrete ønsker og behov. Fagpakkerne er noget som de kursister på HF som starter i sommeren 2017 skal vælge til foråret 2018.

9 NC: Har været rundt på mange folkeskoler, og oplevelsen er at de kreative fag betyder meget for mange kursister. SM: Har i drøftet fagpakkerne med andre? MJ: I lederforeningsregi har der været inviteret aftagerrepræsentanter til drøftelse. Endvidere bemærkede MJ at halvsårstilrettelæggelse vil blive mere udbredt i fremtiden og det vil medvirke omlægninger af fag, i arbejdstilrettelæggelse og planklægning for den enkelte lærer. Bestyrelsen godkendte status på fagtilbud og fagpakker. Punkt 6 Ferieplan for elever og kursister skoleåret Sagsfremstilling Vedlagt ferieplan. Indstilling Det indstilles at ferieplan for elever og kursister skoleåret godkendes. Bilag 15 Kursisternes årsplan for skoleåret Referat MJ: Vi planlægger med så mange skoledage som muligt, men vi har dog i planen glemt store bededag. Der er for nylig påbegyndt nogle overvejelser om at ændre på skemamodellen, men de er slet ikke afsluttet endnu. I givet fald vil det påvirke behovet for skoledage. Ferieplanen godkendtes. Punkt 7 Sagsfremstilling Indstilling Referat Orienteringspunkter Bjerringbro Gymnasium har ansøgt om udbudsret på HF, vi har afgivet høringssvar Uanmeldt besøg af arbejdstilsynet Fraværstal og fastholdelse Økonomiske vilkår for sektoren to rektorer har haft foretræde for folketingets børne- og undervisningsudvalg Orientering om reformarbejdet på HF Referat fra kursistrådet Orienteringen tages til efterretning MJ orienterede om at Bjerringbro Gymnasium har ansøgt om udbudsret på HF og generelt er der stor interesse for uddannelsen. To erhvervsskoler i Region Midtjylland har også søgt, dog ikke i Randers. Vi har afgivet høringssvar hvoraf det fremgår at vi har ledig kapacitet og ikke anbefaler HF på Bjerringbro Gymnasium. Sagen er i Region Midtjylland, hvor beslutningen om eventuel opbakning er udsat.

10 Vedrørende fraværstal er der en forbedring på AVU, hvor vi har en ny procedure med ugentlig administrativ opfølgning. På HF er der ikke den store effekt og vi overvejer aktuelt om praksis skal ændres. NC: Som kursist på HF kan man mærke den konstant løftede pegefinger. TB: Kunne vi få reformarbejdet på som et særskilt tema på et af de kommende møder i bestyrelsen. Dette ønske var der opbakning til. Bilagene til orienteringspunktet sendes ud med referatet. Punkt 8 Punkter på næste bestyrelsesmøde: Regnskab og årsrapport 2016 Prognose for økonomi Sygefravær 2016 Evaluering af bestyrelsesarbejdet? Form og indhold Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Niclas Bach Christensen Mette Jespersen Jacob Tidemann Nielsen