Referat fra bestyrelsesmøde kl

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Henrik Johansen (HJ) Nana Højlund Skjødt (NHS) Pia Moldt (PM) Pernille Johnsen Pedersen (kursist) Aimee Victoria Rask (kursist) Lena Søllingvraa Lindblad (LW) tilforordnet Anita Birch Trosborg (ABT) Anne Marie Baadsgaard (AB) Afbud fra: Henrik Johansen Referent: Anita Birch Trosborg Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra møde den Bilag 1 fra mødet Formanden bød den nye bestyrelse velkommen, hvorefter alle deltagere kort præsenterede sig selv. et blev herefter godkendt uden bemærkninger. Punkt 2. Økonomiopfølgning - halvårsregnskab Sagsfremstilling Halvårsregnskabet bliver gennemgået på mødet. Halvårsregnskab og revideret budget for 2018 tages til efterretning. Bilag 2 Bilag 3 Revideret budget for 2018 Budgetbemærkninger til halvårsregnskab 2018 og revideret budget 2018.

2 Formanden gjorde kort rede for halvårsregnskabet og det reviderede budget for Formanden indledte med at kvittere for budgetnotat og beskrive de usikkerheder, der er forbundet med den type skole vi er. Det reviderede budget viser et overskud, der er større end det i primobudgettet. Der er lagt op til, at de overskydende midler kan bringes i spil til fornuftige investeringer. Det er ikke meningen, at vi skal genere store overskud. Anita gennemgik det reviderede budget i hht. Budgetnotatet. Der er gået lidt dybere i regnskabet for at finde forklaringer på, at forbruget af lønomkostninger i første halvår 2018 er mindre end lønomkostningerne for samme periode sidste år, samtidig med at aktiviteten har været større. Det skyldes i store træk, at der i 2018 har været færre sygemeldinger samt mindre løn i ledelsesgruppen pga. ubesatte stillinger. HM mener, at det store overskud på løn, må stille os godt ift. de kommende 2% besparelser. NY bakker op med, at vi står godt rustet Knud: Når vi ser et overskud på løn er det ifh. til sidste år ikke i forhold til budget, hvor der kun er en mindre afvigelse ift. budget. Formanden konkluderer, at det generelt er glædeligt, at vi har en sund økonomi. Regnskabsinstruksen var blevet sendt ud som selvstændigt bilag til punktet. Regnskabsinstruksen tages til efterretning underskrives efterfølgende. Punkt 3 Opgørelse af resultatkontrakt for året 2017/18 Sagsfremstilling Resultatkontrakten har haft følgende indsatsområder: - Styrkelse af fagligheden - Strategiproces og implementering - Udvikling af HF og VUC - Prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid - Fastholdelse - Sikker økonomisk drift Bilag 4 Opgørelse af resultatkontrakt for året 2017/18 Såfremt bestyrelsen ønsker at tilgå bilagene inden mødet, rettes henvendelse til Marianne Lose Schulz (mls@randershfvuc.dk) Det indstilles, at bestyrelsen godkender opgørelsen af resultatkontrakten. 92,5 % på basisrammen 82,5 % på ekstrarammen Formanden oplyste, at resultatlønskontrakten udstikker pejlemærker for, hvilke mål institutionen skal nå. Formanden forklarede derefter kort principperne bag resultatlønskontraktens elementer - indsatsområderne

3 1 og 2 er begge opfyldt. Indsatsområde 3 - udvikling af fjernundervisning og blended learning er etableret i 5 fag. I forhold til Ekstrarammen er vi forpligtet på at tage fat på især det politiske ønske om at øge samværet mellem lærer og kursister men hvordan opgøres indikatorerne. Fravær og frafald er stærkt korellerede mindre fravær bør give mindre frafald, mens stort frafald kan betyde, at kursisterne er blevet meldt ud hurtigere end tidligere - derfor er fraværet måske lidt mindre. I forhold til stx er frafaldet stort, men set i forhold til VUC er frafaldet mindre. Kursist: kan det store frafald måske skyldes, at undervisningsdagene på HF er længere end for stx. Har ikke umiddelbart en forklaring på de frafaldne, men mange har måske nogle andre udfordringer med sig i bagagen end stx ere. LW mener i højere grad at forklaringen skal findes i en skærpet fraværsmodel, som blev iværksat forrige år og som betyder, at skolen reagerer tidligere på fravær (lavere fraværsprocent) og dermed også melder flere ud, hvis fraværet fortsætter. Det er vigtigt for motivationen af de elever, der vælger skolen til. Resultatlønskontrakten blev herefter drøftet bag lukkede døre og udenfor referat. Punkt 4 Resultatkontrakt 2018/19 Sagsfremstilling Der er udarbejdet et udkast til resultatkontrakt for 2018/19. Indsatsområderne er: - Styrkelse af uddannelsesmiljøet - Strategi og implementering - Udvikling af kerneopgaven - Prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid - Fastholdelse - Sikker økonomisk drift Det indstilles, at Lars Bang bemyndiges til, på baggrund af denne drøftelse, at indgå resultatkontrakt for det kommende år. Bilag 5 Udkast til resultatkontrakt 2018/19 Bestyrelsen diskuterer den nye resultatlønskontrakt uden ledelsens tilstedeværelse og bag lukkede døre. Ledelsen orienteres dog om en række ændringer, der ønskes skrevet ind i kontrakten. LW redegør kort for, at kontrakten har en mere kvalitativ styring end tidligere begrundet i, at det kan være vanskeligt at anvende kontraktens mål som styringsværktøj, når de kvantitative beregninger ændrer beregningsgrundlag løbende og dermed bliver svært sammenlignelige fra år til år. Det er rektors ønske,, at kontrakten i højere

4 grad bliver et aktivt styringsredskab og derfor er der lagt flere kvalitative mål ind. Bestyrelsen ønsker dog mere fokus på det kvantitative, og der ændres derfor i kontrakten derefter. LB og LW udarbejder den endelige kontrakt. Punkt 5 Kapacitetsfastsættelse på HF2 Sagsfremstilling Der har været møde med regionens øvrige skoler og der er meldt kapacitet ind som forventet i Vi har meldt 9 HF2 klasser ind, hvilket svarer til samme kapacitet, som hidtil. I år har vi 7 HF2 klasser, der starter. Ledelsen indstiller, at skolens kapacitet fastholdes på 9 HF2 klasser. en blev taget til efterretning Punkt 6 Status på FGU Sagsfremstilling Der er efter vedtagelsen af FGU-lovene lavet en beskrivelse af uddannelsen. Se bilag 6. Bestyrelserne forventes at træde sammen i uge 43. Vi afventer en officiel udmelding af bestyrelsens sammensætning. Der arbejdes på læreplaner og fagbilag. Interesserede er inviteret til dialogmøder om disse i uge 41. Et af arrangementerne afholdes her i huset den 9. oktober. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 6 Kort beskrivelse af FGU Punkt 6 og 7 blev behandlet under et se derfor referatet under punkt 7. Punkt 7 Drøftelsen af processen og kriterier for medarbejderoverdragelse Sagsfremstilling Vi er blevet stillet i udsigt, at der kommer en revideret procesbeskrivelse fra UVM, hvilket skolen derfor afventer, men har udarbejdet en proces og kriterier, som er udarbejdet på baggrund af nuværende procesplan fra UVM og de kriterier, der er meldt ud indtil videre fra UVM. Der er indgået samarbejde med AS3 omkring værktøjer i forbindelse med virksomhedsoverdragelsen og mulighed for fælles møde og individuelle coachsamtaler for de overdragede medarbejdere. Der ønskes en drøftelse af proces og kriterier for medarbejderoverdragelsen.

5 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Procesplan for virksomhedsoverdragelse i forbindelse med FGU Kriterier for virksomhedsoverdragelse Samarbejde med AS3 Status på FGU Det er ikke kun AVU-lærerne, der bliver ramt, men også de administrative medarbejdere i øvrigt. Rektor gennemgik procesplaner og kriterier. Der bliver afholdt samtaler med de medarbejdere, som har opgaver der har forbindelse til FGU - på lærersiden afholdes dialogmøder og for de administrative medarbejdere afholdes mini MUSsamtaler. Der er indgået en samarbejdsaftale med AS3 om flere forskellige typer møder for medarbejdere og ledelse samt mulighed for samtaler med en coach fra AS3 Der er opmærksomhed på, at nogle medarbejdere kan være glade for at kunne blive overdraget, mens andre vil være knap så glade og andre igen kan være kede af ikke at blive virksomhedsoverdraget- Det er vigtigt for formanden, at håndteringen af processen sker professionelt. Der spørges ind til, hvad TR tænker? HM forklarer, at det opleves, at processen er håndteret godt LB sikrer sig, at uddannelseschefen på AVU bliver behandlet godt i denne tid, hvor hun er i en særlig svær ledelsesopgave. I forhold til at meddelelsen bliver udsendt kl. 15 syntes TR, at tidspunktet er for sent ledelsen ser på at ændre tidspunktet til lidt tidligere. Den nye bestyrelse for FGU har fået at vide, at de er udnævnt. Punkt 8 Fagudbud 2019/20 Sagsfremstilling AVU: På AVU bliver arbejdet med næste års fagtilbud mere omfattende end tidligere. Opgaven er at sammensætte et fagtilbud, hvor vi får et bredt tilbud i fag og niveauer og samtidig sikrer os en tilrettelæggelse, hvor holdstørrelsen gør, at økonomien hænger sammen. AVU analyserer holdoprettelse og aldersfordeling august 2018, hvilket viser en større udfordring i grundfaget dansk. HF: Fagprofiludvalget konkluderer, at skolens nuværende udbud er passende ift behovet. Udvalget arbejder således videre med et HF tilbud, der ligner det nuværende. Udvalget er derudover startet på en drøftelse af udbuddet af fagpakker på HF2. Drøftelsen handler blandt andet om, hvorvidt vi skal udbyde

6 færre fagpakker, og så handler den om, hvor vidt vi skal skifte en eller to af fagpakkerne ud med en ny fagpakke. Link til skolens fagpakker findes på skolens hjemmeside: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. AVU: fagtilbuddet er mere fleksibelt, differentieret og flere niveauer. Det kan blive en udfordring med små hold, og vi skal måske arbejde med at samlæse i de forskellige fag. HF: Vi har flere fagpakker på 2. år end vi har elever til. Vi har i år 2 klasser med pædagog- og en sundheds-fagpakke og en klasse, der har vores uni-fagpakke. Aimee rejser spørgsmålet om Studiepraktik på f.eks. Dania og VIA (evt. Uni). Eleverne vil gerne selv vælge om, man må komme udenfor Randers - (Uni-fagpakke må gerne komme på AU). Skolen har indtil nu arbejdet på at få startet samarbejder op med de lokale uddannelsesinstitutioner, VIA og Dania, men vil meget gerne efterkomme elevernes ønsker om at tage til andre byer. Her har Randers HF og VUC dog endnu ikke samarbejdsaftaler. Bestyrelsen tog herefter indstillingen til efterretning. Punkt 9 Uddannelsesudvalg, vedtægter og forretningsorden Sagsfremstilling Skolen er ved at etablere et nyt uddannelsesudvalg, som skal rådgive skolen i arbejdet med uddannelsesspørgsmål samt kvalificere og vurdere bestyrelsens arbejde. Derudover skal udvalget idégenerere på udvalgte temaer og inddrages ved udvikling af uddannelser. Der er behov for at bestyrelsen ser vedtægter og forretningsorden igennem og vurderer, hvorvidt der er behov for justeringer. Vedtægter og forretningsorden gennemgås, godkendes og underskrives af bestyrelsen. Bilag 10 Vedtægter for Randers HF & VUC Bilag 11 Forretningsorden for Randers HF & VUC Ved en fejl er den forkerte forretningsorden blevet udsendt som bilag nemlig Bestyrelsesforretningsordenen efterfølgende kan det konstateres, at den også bør revideres. LW laver oplæg til det kommende bestyrelsesmøde i december. Uddannelsesudvalget har ikke haft så stor aktivitet i de seneste år. Det har været fravalgt p.g.a. driftsoverenskomstparterne (DOP), som ifølge lovgivningen skal godkende nye DOP. Der er imidlertid kommet et regelsæt fra ministeriet, som gør det umuligt at afvise DOP, hvorfor den opgave i udvalgene ikke har været relevant. Skolen ønsker dog at revitalisere udvalget og derigennem få relevante input til skolens udvikling. Før sommerferien blev der sendt brev ud til DOP, hvorefter 1. møde afholdes.

7 LW vil gerne have bestyrelsens holdning til, hvad der skal drøftes, såfremt der er særlige ønsker til rådgivning fra uddannelsesudvalget. Punkt 10 Informationssikkerhedspolitik Sagsfremstilling Vi har brug for bestyrelsens godkendelse af informationssikkerhedspolitikken. Der er særligt fokus på at skabe en sikkerhedsbevidsthed hos skolens medarbejdere, så vi sikrer kun at indsamle de data, der er nødvendige for os. Samtidig er det vigtigt, at der er tydeligt fokus på opbevaring og sletning af data. Bilag 12 Punkt 12 Det indstilles, at bestyrelsen godkender Informationssikkerhedspolitikken Informationssikkerhedspolitik Randers HF & VUC Formanden gav stor ros til papiret, hvorefter bestyrelsen godkendte Informationssikkerhedspolitikken. Orienteringspunkter - Status på ventilationsprojekt - Status på VEU - Strategiseminar den 23.oktober 2018 Ventilationsprojektet forventes færdigt medio Der er strategiseminar den og der udsendes invitation inden længe. Punkt 13 Punkter til næste møde den 19. december 2018 Budget 2019 Planer for bygningsdriften Ferieplan for kursister Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Bestyrelsens vedtægter Temapunkt

8 Underskrifter: Lars Bang Knud Vestergaard Nielsen Pia Moldt Nana Højlund Skjødt Henrik Johansen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Kursist Aimee Victoria Rask Kursist Pernille Johnsen Pedersen Rektor Lena Søllingvraa Lindblad Anita Birch Trosborg