Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde Deltagere: Lars Bang (LB) Dan Skovgaard Larsen (DS) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Susanne Markussen (SM) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Louise Bak (LO) Torben Bugge (TB) indtil kl Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Lena Søllingvraa Walters (LW) Afbud: Stefanie Ohlsson (SO) Dagsorden: Punkt 1. Underskrivelse af referat fra mødet den Bilag 1 fra bestyrelsesmøde den et blev underskrevet Punkt 2. Den aktuelle finansielle situation præsentation af forslag til ændret sammensætning af balancen. Sagen blev drøftet på bestyrelsesmødet på baggrund af oplæg. Det blev besluttet at formandsskab, revisor og ledelsen foretager nødvendige justeringer. Punkt 3. Økonomiopfølgning Sagsfremstilling Af budgetopfølgning aktivitet fremgår, at der er sket en stigning på 9,5 årskursister på HFE, et fald på 2,5 årskursister på HF2 og et fald på 2,4

2 på AVU i første kvartal sammenholdt med budgettallene. Det skal tilføjes, at der i 2. kvartal forventes en stigning på AVU på 5,9 årskursister i forbindelse med Upgrade forløbet. Ændringerne i den samlede kvartalsopgørelse skyldes alle steder tidsforskydninger i indtægter og udgifter bortset fra ovennævnte aktivitetsændring samt en mindre indtægt på de finansielle poster som følge af rentesituationen. I bilaget for estimat 1 er oplistet de større forventede afvigelse fra budget efter den nuværende vurdering. Her er forudsætningen 6 nye 1. HF klasser i stedet for 7 som forudsat i budgettet. Ligeledes er forventningen til HFE reduceret for efteråret ud fra den nuværende tilmeldingssituation. I estimat1 er forudsat reduktion af balancen i henhold til indstillingen under punkt 5, hvilket som nævnt udgør omkring 1,5 mio. kr., beregnet ud fra aktuelle kurser. Endvidere er situationen ændret som følge af den dispositionsbegrænsning på ca. 1 % af indtægten, som ministeriet udmeldte den 18. maj. Samlet set er vurderingen ud fra estimat1 et årsresultat på minus kr. sammenholdt med budgetresultat på ca. plus 1,3 mio. kr. Bilag 3 Bilag 4 Budgetopfølgning efter 1. kvartal 2015 og Budgetopfølgning aktivitet Estimat 1 Dispositionsbegrænsning Kvartalsopgørelsen og estimat1 tages til efterretning, dog tages der stilling til en eventuel justering af balancen under punkt 5 BV gennemgik kvartalsopfølgning og estimat1. Slankning af balancen er i estimatet vurderet til at koste ca. 1,5 mio. kr., hvoraf de ca kr. skyldes et kurstab fra en tidligere omlægning af kontantlånet. De resterende ca kr. skyldes direkte kurstab ved salg af obligationerne, og dette tab er som nævnt under punkt 2 behæftet med meget stor usikkerhed. Samlet set viser estimat1 et resultat på ca. minus ½ mio. kr. Kvartalsopgørelsen og estimat1 blev taget til efterretning, dog med en opfordring til at ledelsen forsøger at nå et resultat på 0, hvis vi beslutter slankning af balancen med ovennævnte kurstab. Hvis kurstabet bliver

3 meget anderledes, har vi en ny situation. Punkt 4. Finansiel politik Sagsfremstilling I forlængelse af tidligere oplæg om finansiel politik er vedlagt en forsimplet udgave, som sikrer en lav risiko både ved lånoptagelse og ved formuepleje. Bilag 5 Finansiel politik for Randers HF & VUC Vedtagelse af Finansiel Politik for Randers HF og VUC, 10. juni 2015 BV gennemgik kort et nyt oplæg til finansiel politik, fremstillet af vores revisor. Papiret er opdelt i gældsforhold og formuepleje. Begge steder er hovedpointen at arbejde med en lav risikoprofil. Ved afgørende beslutninger skal bestyrelsen involveres konvertering af lån sker i samarbejde med bestyrelsesformand. Den finansielle politik blev vedtaget. Punkt 5. Beslutning vedrørende den fremtidige sammensætning af balancen Sagsfremstilling Se ovenfor under punkt 2 Det indstilles til beslutning, at - ledelsen i samråd revisor sikrer en slankning af balancen ved salg af obligationsbeholdningen og indfrielse af kontantlånet. - ledelsen i samråd med revisor og formandskab vælger fremtidig låntype svarende til størrelsen af det nuværende ciborlån - at ledelsen efterfølgende vurderer eventuel placering af overskudslikviditet i overensstemmelse med ovenstående finansielle politik LB startede drøftelsen med at argumentere for det viste scenarie, så vi får solgt obligationerne, reduceret gælden og omlagt til Cibor6 lånet. LB lagde også vægt på, at revisor ved fremlæggelse af årsregnskab i marts havde omtalt en sådan slankning af balancen som en mulighed. Derefter spurgte formanden hver enkelt medlem af bestyrelsen, og han havde fået Torben Bugges holdning, inden han forlod mødet.

4 Alle tilsluttede sig, at vi arbejder videre ud fra scenariet, omend flere følte sig på gyngende grund i dette vanskelige felt. Vi skal positionere os, så vi ikke står med en stor finansiel usikkerhed som offentlig virksomhed. Vi skal selvfølgelig have lavet flere beregninger, og såvel revisor som formandskab deltager i den endelige beslutning, når vi kender de konkrete konsekvenser. LB opfordrede så til, at vi ikke bagefter studerer udviklingen med eventuelle ærgrelser til følge. Vi har truffet den bedste mulige beslutning på det pågældende tidspunkt. Konklusion blev altså: - ledelsen sikrer i samråd med revisor og formandskab en slankning af balancen ved salg af obligationsbeholdningen og indfrielse af kontantlånet. - ledelsen vælger i samråd med revisor og formandskab fremtidig låntype svarende til størrelsen af det nuværende cibor3 lån - ledelsen vurderer efterfølgende eventuel placering af overskudslikviditet i overensstemmelse med ovenstående finansielle politik Punkt 6. MTU medarbejder tilfredshedsundersøgelse Sagsfremstilling Skolen har gennemført en medarbejdertrivselsundersøgelse med en meget høj svarprocent. Generelt er billedet flot skolen ligger på alle indsatsområder over gennemsnittet for de sammenlignelige skoler, og som det fremgår af bilag 7 har der generelt været stor fremgang i vurderingerne siden MTU Trods det fine overordnede resultater er der specifikke områder, vi kunne ønske forbedret, og der er udarbejdet konkrete handleplaner for disse. Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 MTU 2015 Skolerapport Sammenligning MTU 2013 og MTU 2015 Resultater og Handleplaner MTU 2015 Rapport og handleplaner tages til efterretning. LW forklarede, at vi har en MTU og APV, som ligger rigtig fint, et godt stykke over gennemsnittet for sammenlignelige skoler, og der har

5 været pæn fremgang siden Der er dog nogle steder, hvor vi har haft lidt tilbagegang og kunne ønske at gøre det endnu bedre og henviste til det udsendte bilag. Handleplanerne har været til behandling i samarbejdsudvalget og i arbejdsmiljøudvalget. NY nævnte, at vi er gået tilbage på området samarbejde, og det er der nu lavet handleplaner på. Punkt 7. Studieordensregler Sagsfremstilling Der er udarbejdet et nyt udspil til studieordensregler. I dette er der en indholdsmæssig ændring. Vi foreslår at det fremover ikke er tilladt at ryge i atriumgården. Vi har modtaget klager om indtrængende røg. Det vil fortsat være muligt at ryge i rygeområdet på parkeringspladsen. Bilag 9 Bilag 10 Studie- og ordensregler til udlevering Studie- og ordensregler for HF til hjemmesiden MJ forklarede, at der nu er lavet en kort beskrivelse til kursisterne. Det er en forenklet udgave, delt op i studierammer, de fysiske rammer og de sociale rammer. dernæst bliver den mere udførlige udgave lagt ind på den nye hjemmeside i en tilgængelig form. MJ nævnte de ændrede rygeregler, som det vil kræve en indsat at få implementeret. Punkt 8. Mødeplan for bestyrelsen Sagsfremstilling Vi har i flere år afholdt 6 bestyrelsesmøder om året, hvor møderne i nov-dec-jan har ligget meget tæt. Ledelsen ser en mulighed for at reducere til 5 møder om året, som det fremgår af vedlagte plan Bilag 11 Mødeplan for bestyrelsen Beslutning af mødeplan for Beslutning om tidspunktet på dagen, kl eller kl I forhold til oplægget i bilaget blev der følgende ændringer: Den ændres til den 17.9

6 Den ændres til den 5.11 Den flyttet til den Mødetidspunktet blev besluttet til kl Mad serveres undervejs i mødet. Den justerede mødeplan medsendes referatet Punkt 9. Orienteringspunkter Sagsfremstilling Orientering om nedenstående punkter: Strategiprojekter med opstart i det kommende skoleår (bilag) EUD-forberedende forløb KTU handleplaner (bilag) Nyt fra kursistrådet (bilag) Besøg fra arbejdstilsynet (bilag) Aktuelle søgetal (bilag) Analyser af kursister på toårigt HF på VUC. Rapporter kan læses på bestyrelseskonferencen Toplederkonference den 15. september 2015 Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Bilag 15 Bilag 16 Bilag 17 Strategiprojekter med opstart i det kommende skoleår KTU handleplaner Nyt fra kursistråd Grøn smiley fra Arbejdstilsynet Aktuelle søgetal Analyser af kursister på toårigt HF på VUC Bestyrelsen tager orientering til efterretning Der var kun meget kort tid til orienteringspunkterne. MJ meddelte, at vi i forhold til strategien er langt med at få tilknyttet alle medarbejdere til et projekt. Erhvervsskolereformen har gjort noget ved vores tilbud.

7 Upgrade er rettet mod at få 2 tals kravet opfyldt. Vi har lige underskrevet en samarbejdsaftale med Tradium om tre fag på C niveau, som foregår på Tradium med vores lærere som undervisere. Der er drøftelser med Sosu om et eventuelt samarbejde om tosprogede kursister. Det vil sandsynligvis komme til at foregå på Sosuskolen. Vi har indgået en aftale om Den Kombinerede Ungdomsuddannelse, hvor AVU lærere skal undervise på Produktionshøjskolen. Vi er med til at sikre overgange imellem uddannelser. Vedrørende KTU er de nye kursisttoiletter næsten færdige. Forbedringer af studiecenteret bliver først klar til uge 42. LO fortalte fra kursistrådsmøder, at det har været en god form, hvor der har været besøg af rektor, pedel, uddannelseschef, kantinemedarbejder og informationsmedarbejder. MJ tilføjede, at der har været gode input fra kursisterne til forbedringer, eksempelvis har vi holdt åbent i studiecenteret i eksamensperioden efter ønske fra kursisterne. LO kunne godt ønske lidt mere feedback om, hvorvidt der bliver fulgt op på kursistrådets ønsker. LB ønsker, at vi vender KTU-handleplaner næste gang. Punkt 10. Punkter på næste bestyrelsesmøde: Halvårsregnskab Målopfyldelse af resultatkontrakt Fastsættelse af ny resultatkontrakt Opfølgning på kvalitetspolitikken Kapacitetsfastsættelse på HF221 Ny Lønpolitik KTU handleplaner

8 Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Louise Bak Mette Jespersen Stefanie Ohlsson