Referat fra bestyrelsesmøde den kl

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde den kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Stefanie Ohlsson (SO) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Lena Søllingvraa Walters (LW) Afbud: Susanne Markussen (SM), Dan Skovgaard Larsen (DS), Torben Bugge (TB) og Louise Bak (LO) Indledende bemærkning: Afbuddene betød, at under halvdelen af de stemmeberettigede Medlemmer af bestyrelsen var til stede. Efter mødet vil der blive rettet henvendelse til de resterende medlemmer med henblik på at sikre beslutning af punkterne 2,3 og 4. Dagsorden: punkt 1. Underskrivelse af referat fra mødet den Bilag 1 fra mødet et blev underskrevet af de tilstedeværende. Punkt 2. Budget 2015 Sagsfremstilling Overordnet set prioriteres der i budgettet midler til udvikling og efteruddannelse i overensstemmelse med strategien samt til kursistrelaterede aktiviteter og det fysiske studiemiljø. I henhold til beslutningen på december mødet er lønfremskrivningen antaget til 1,0 %, og der er afsat 0,7 % til lokalløn. Der er ikke effektiviseret yderligere i planlægningstallene for lærerne for 2015.

2 I det følgende gives konkrete kommentarer til budgettet. HF: Taxameterindtægten bygger på 7 nye HF2 klasser med gennemsnitlig 26 kursister samt en fremgang på 2,5 % på HFE til august 2015 sammenholdt med august Mertiden er vurderet til kr., en kraftig reduktion i forhold til de seneste år. Der er indlagt ca. 2 stillinger ekstra til efteruddannelse og udvikling/strategi fra august Ekskursionsbudgettet er øget for at give plads til flere uddannelsesrelaterede aktiviteter. AVU: Der er regnet med en stigning i aktivitet på AVU fra august 2015 på 15 %, og der er tilsvarende HF indregnet timer til efteruddannelse, udvikling og alternative uddannelsesaktiviteter. Projekter: Interiør budgettet er meget stort, hvor der blandt andet er påtænkt en gennemgribende udskiftning af stolene i klasserummene. Endvidere er der afsat midler til forbedringer i studiecenteret og kantinen. Budget for marketing indeholder plads til en fornyelse af hjemmesiden. Adm. og ledelse: Der er ikke de store ændringer i forhold til 2014, dog skal nævnes kr. til ledelsens råderum samt en reduktion på den finansielle post som følge af lavere renteindtægter. Bygning: Den væsentligste ændring er en stigning i afskrivninger på bygning og installationer på ca. ½ mio. kr. først og fremmest som følge af det nye personaleområde. Investeringsbudgettet bygger på meget anslåede tal, da vi kun i begrænset omfang har haft ingeniørvurderinger ind over. Det er planen i 2015 at arbejde med scenarier for omlægning af hele kontorområdet i sammenhæng med forbedring af hovedindgangen. Selve projektet forventes først udført i Bilag 2 Bilag 3 Budget 2015 inkl. oversigt over antal årskursister Investeringsbudget 2015 Budget 2015 vedtages med den tilføjelse, at ledelsen tager budgetoverskuddet op til revurdering ved de kommende økonomiopfølgninger, da målet fortsat er et resultat på ½ mio. kr. BV kommenterede budgettet med særlig vægt på de prioriteringer, der

3 er foretaget. Resultatet peger i øjeblikket på ca. 1,3 mio. kr.; men der er mange usikkerheder som fagflex, nye AVU forløb, OK15 og kursistoptag. Målet er stadigvæk at ramme ½ mio. kr. Bestyrelsen bemærkede, at det er rart at se, at der er fokus på de kursistrelaterede aktiviteter samt de fysiske rammer, hvilket også er et signal om, at der handlers i forlængelse af kursisttilfredshedsundersøgelsen. NY kunne fra studievejledningen melde, at der er tilmeldt 200 personer til fagflex siden nytår, hvilket giver en udfordring for skolen og for lærerne. Det gav kommentarer om, at vi skal være meget opmærksomme på lærernes belastning samt at budgettallet for mertid næppe kan overholdes. MJ bemærkede, at vi er udfordret på HF2 i forhold til andre aktører omkring os, medens vi til gengæld må satse mere på AVU og HFE. Budgettet blev vedtaget med det mål at nå et resultat på ½ mio. kr. og under forudsætning af godkendelse blandt de afbudsramte medlemmer. Punkt 3. Regnskabsinstruks Sagsfremstilling Som følge af omstrukturering af ledelsen er der sket konsekvensrettelse i regnskabsinstruksen, ændringer markeret med gult. Endvidere er der på side 10 sket en uddybning af arbejdet med budget og økonomiopfølgning. Bilag 4 Regnskabsinstruks for Randers HF & VUC 3.1 Den justerede regnskabsinstruks vedtagelse. LB gav bemærkninger til side 10, hvor vi har ændret princippet omkring estimaterne, således at vi kun laver et revideret budget til behandling i bestyrelsen, hvis der er meget store ændringer, at vi hele tiden relaterer til budgettet, og at ledelsen laver økonomiopfølgninger med det mål at nå det budgetfastlagte resultat. Regnskabsinstruksen blev vedtaget under forudsætning af godkendelse blandt de afbudsramte medlemmer. Punkt 4. Kursisternes årsplan for skoleåret Sagsfremstilling Målet er at sikre flest mulige dage til undervisningsaktiviteter.

4 Bilag 5 Kursisternes årsplan for skoleåret Drøftelse og beslutning Juleferien bliver lidt kortere end i indeværende skoleår. MJ begrundede ændringenmed, at kursisterne har lange dage og vi undersøger mulige ændringer vedrørende skemaet. Måske bruges den 21. og 22. dec. til kursistaktiviteter som fx SSO vejledning. Vi holder indtil videre de to dage åbne. Målet er en mere jævn arbejdsdag for både kursister og lærere Kursisternes årsplan blev vedtaget under forudsætning af godken-delse blandt de afbudsramte medlemmer. Punkt 5. Kursisttilfredshedsundersøgelse efteråret 2014 Sagsfremstilling Samlet set ligger resultatet på landsgennemsnittet for VUC. Der er stor forskel på afdelingerne, således ligger AVU ganske flot, medens HF2 ligger lidt under landsgennemsnittet og er gået 5 point tilbage. Områderne, hvor vi ligger betydeligt under landsgennemsnittet for HF2 er undervisere, undervisning og organisation, der skal prioriteres som de vigtigste indsatsområder. Fysisk og socialt miljø vil også få en del opmærksomhed; men her forventes effekten af forbedringer at være begrænset. Af bilag 7 fremgår den planlagte proces, hvor ideen blandt andet er at arbejde med undersøgelsen i de enkelte HF2 klasser. Hovedlinierne for resultater og proces vil blive gennemgået på mødet Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 skolerapport for Randers HF & VUC Proces for KTU 2014 Områderapporter for HF2, AVU, HFE og benchmarkingrapport findes på bestyrelseskonferencen under jan Redegørelse tages til efterretning. LB indledte med at sammenligne med landsgennemsnittet, og her ligger vi fornuftigt; men kursisterne efterlyser forbedringer på visse områder. LW gennemgik planen for opfølgningen på undersøgelsen. Vi sætter fokus primært på HF2, hvor der har været en markant tilbagegang. Det bemærkes, at indsatsområderne passer meget godt sammen med vores strategi.

5 De primære indsatsområder fordeles således, at det først og fremmest er faggrupperne, der skal arbejde med områderne undervisere og undervisning. Området organisation behandles især hos ledelsen. De sekundære søjler fysisk miljø og socialt miljø vil også få fokus, og det er planlagt, at kursisterne bliver repræsenteret i en gruppe, der skal arbejde med det sociale miljø. Nu er resultaterne præsenteret for medarbejdere, kursistråd og bestyrelse, og vi går i gang med handleplaner her fra begyndelsen af februar for de enkelte klasser. Dernæst samles op i marts-april og der gives orientering om endelige handleplaner på bestyrelsesmødet i juni. Der gives status i efteråret, og det er planen at lave en ny undersø-gelse i slutningen af året. Det blev tilkendegivet, at kursisterne også kan flytte på noget, at de også har et ansvar. Det handler blandt andet om den indstilling, man kommer med. LW havde deltaget i et kursistrådsmøde om formiddagen, hvor denne tilgang også blev behandlet. Det er ikke kun lærerne, der skal gøre noget der er en gensidig forpligtigelse i klasserne. Disse overvejelser bringes også med ud i teamene i den kommende uge. Kursistrådet har givet en del gode input og lagde vægt på ønsket om øget variation og øget differentiering i undervisningen, bedre tilpasning til målgruppen og at lektien er tilgængelig i god tid. KV gjorde opmærksom på, at der mangler et spørgsmål for AVU kursisterne om deres videre færd, hvilket vi bør melde tilbage i systemet. MJ rundede af med at påpege, at vi er i en privilegeret situation med hensyn til økonomi, således at vi har mulighed for at iværksætte gode forslag. Orienteringen blev taget til efterretning. Punkt 6. Sygefravær personalet 2014 Sagsfremstilling Bilaget giver overblik over de samlede tal for fravær og sygdom for de forskellige personalegrupper. I skrivende stund har der desværre vist sig fejl i nogle af rapporterne fra Silkeborg Data, hvorfor bilaget bliver forsinket. Bilag 9 Sygefravær placeres på bestyrelseskonferencen og udleveres på mødet.

6 Drøftelse MJ forklarede, hvordan vi har lavet en opgørelse, hvor vi har separeret langtidssygdom ud for sig. Nogle langtidssygemeldinger er bekymrende, andre har forklaringer som fx operationer. For HF lærerne har der været enkelte bekymrende langtidssygemeldinger, og der sker en tæt opfølgning via personaleleder. I forhold til det øvrige sygefravær har ledelsen besluttet i højere grad at følge op hvert kvartal og også afholde samtaler med folk med jævnlig sygdom, så vi kan fange eventuelle problemer i opløbet. BV tilføjede, at vi har indført muligheden for at give psykologhjælp til en medarbejder, der har behov for særlig støtte, og at vi jævnligt hyrer en ergoterapeut til at anvise gode arbejdsstillinger og løfteteknik for de forskellige medarbejdergrupper. Det blev fremhævet, at vi nu skal være meget opmærksomme på ikke at løbe ind i stress problemer i forbindelse med den kraftige ekspansion på fagflex-området. Generelt har vi markeret i trivselspolitikken, at man skal være opmærksomme på kolleger og henvende sig på rette tid og sted, hvis man har mistanke om et problem. Specielt er ledelse, tillidsrepræsentanter og medlemmer af arbejdsmiljøudvalget opmærksomme. LB refererede fra et foredrag, hvor fokus var de langtidsfriske og spørgsmålet om, hvorfor denne gruppe undgår at løbe ind i stress og lignende. SO kommenterede situationen med, at mange kursister går og afventer at få rapporter retur måske skulle kursisterne også have at vide, at lærerne er pressede og har meget travlt med fx SSO lige nu, så det kan tage lidt længere tid. HM efterlyste statistik fra andre arbejdspladser til sammenligning. Punkt 7. Orienteringspunkter Sagsfremstilling Mundtlig orientering om nedenstående punkter: Nyt fra kursistrådet Finansiel politik Nyt fra Samarbejdsudvalget Justeret organisationsdiagram Bilag 10 fra kursistrådsmøde den 11.dec findes i

7 bestyrelseskonferencen Bilag 11 Bilag 12 fra Samarbejdsudvalgs møde den 23. jan placeres mandag den 26. jan. i bestyrelseskonferencen Organisationsdiagram placeres på bestyrelseskonferencen og udleveres på mødet Bestyrelsen tager orientering til efterretning Vedrørende finansiel politik ønsker ledelsen at udfærdige den i et mere tilgængeligt sprog det kommer til at ske i samarbejdet med revisor i løbet af foråret. Endvidere er vi begyndt at bruge revisor som uvildig rådgiver i forbindelse med finansielle forhold. Vi har netop i denne uge omlagt vores formue portefølje, således at vi har solgt 3½ % obligationer og købt flere 2 % efter samråd med både Nykredit og revisor. Organisationsdiagrammet er tilrettet som konsekvens af ændringer i ledelsen. Kursisterne har fået en plads i diagrammet, og inspektorerne hedder fremover faglig pædagogiske koordinatorer. MJ omtalte flere eksterne møder, afholdte og i nærmeste fremtid: der har været møde med Randers Realskole, hvor vi fremover kun får elever til brobygning fra 9. klasse. Der er drøftet et muligt samarbejde om lærerudveksling i 10. klasse, hvor vi ikke umiddelbart har finansieringsmulighed, men det er vigtigt at gå ind i. Vi skal tage stilling til det fortsatte samarbejde om Randersbroen med Nørrevangsskolen. Hvordan bliver perspektiverne fremadrettet, når udviklingsmidlerne udløber. Vi havde aftalt et samarbejde med Vestervangsskolen om 9. klasse nu kommer der ny leder, så det er foreløbigt udskudt. Der bliver et kommende møde med driftsoverenskomstparterne om gensidige forventninger Der bliver et møde med Tradium og Sosu skolen om EUD forberedende forløb og vores rolle der. Det er en oplagt opgave i forlængelse af AVU. Ministeriet har udsendt vejledninger om indberetning vedrørende arbejdstid, blandt andet direkte uddannelsestid og anden tid sammen med kursisterne med læringsformål samt mertid. Vi har dog en fri bane til, hvordan vi vil nå målene. Det er resultaterne, der styres på. Det er i øvrigt vores intention at samle data til bestyrelsen, som vi alligevel skal indberette til ministerium, og som passer sammen med årsrapport og resultatkontrakt. Punkt 8. Punkter på næste bestyrelsesmøde den , kl

8 Regnskab 2014 Informationsarbejdet Placering af fremtidige bestyrelsesmøder Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Louise Bak Mette Jespersen Stefanie Ohlsson