Referat fra. Bestyrelsesmøde kl

Transkript

1 fra Bestyrelsesmøde kl Deltagere: Lars Bang (LB) Dan Skovgaard Larsen (DS) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Torben Bugge (TB) indtil kl Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Afbud: Susanne Markussen (SM) Konsulent Palle Weinreich (PW) fra UKON deltog under punkt 3. Dagsordens oversigt: 1. Godkendelse og underskrivelse af referat 2. Opgørelse af resultatkontrakt Strategiske mål og strategiproces 4. Resultatkontrakt Økonomiopfølgning halvårsregnskab 6. Valg til uddannelsesudvalget 7. Udbud for driftsoverenskomstparter 8. Kapacitetsfastsættelse på HF2 9. Orientering

2 Dagsorden: punkt 1 Underskrivelse af referat fra mødet Bilag 1 fra mødet et indstilles til godkendelse et blev godkendt og underskrevet. Punkt 2 Opgørelse af resultatkontrakt Sagsfremstilling Resultatkontrakten for skolen året har haft følgende indsatsområder: Basisramme: Prøveresultater Strategiimplementering a. Udvikling af studiemiljøet b. Udvikling af arbejdspladskulturen c. IT-udvikling d. Rum 2016 e. Samarbejde med 10 kl./fhf Medarbejdertrivselsundersøgelse Ekstraramme: Implementering af overenskomst 2013 Udvikling og opgørelse af anvendelsen af lærerarbejdstid. Fastholdelse a. Fravær b. Gennemførelse c. Prøvedeltagelse Opgørelsen af resultatkontrakten indstilles til godkendelse. Opfyldelse: 91% på basisrammen 82% på ekstrarammen kr. til rektor for perioden 1.2 til Bilag 2. Opgørelse af resultatkontrakt for skoleåret Der henvises derudover til bestyrelseskonferencen på first class for alle uddybende dokumentationsbilag.

3 BV gennemgik kort opgørelsen. Generelt er der opnået pæne prøveresultater. Enkelte strategipunkter er ikke nået, blandt andet på grund af sygdom, andre fordi fokus har flyttet sig. Personaleområde og implementering af OK13 er fuldført. Fraværs- og frafaldstal har været højere end de målsatte tal, medens prøvedeltagelsen har været forholdsvis pæn på AVU og HFE. På HF2 har prøvedeltagelsen været på ca. 70 %; men det skal fremhæves, at der i opgørelsen ikke tages højde for til- og afgang undervejs. Nogle af disse resultater kommer så også med som baggrund for den nye strategi. Opgørelsen af resultatkontrakten blev godkendt af bestyrelsen. Punkt 3 Strategiske mål og strategiproces Sagsfremstilling Konsulent i konsulenthuset UKON tidligere udviklingskonsulenterne, Palle Weinreich, vil på dette møde komme og holde et oplæg omkring strategiforståelse. Han vil samtidig facilitere vores drøftelse og beslutning vedrørende udkast til strategiske målsætninger. Hen over efteråret gennemføres en strategiproces på skolen. Vi skal i dette arbejde tage udgangspunkt i nogle udkast til overordnede strategiske målsætninger. Ledelsen sender inden mødet et udkast til disse målsætninger. Udkast til målsætninger drøftes og besluttes på mødet. Disse vil efterfølgende indgå i en intern proces på skolen. Skolen tager den 3.10 ud af huset og arbejder med strategien for den kommende periode. Bilag 3. På baggrund af dette arbejde udarbejdes et strategioplæg til bestyrelsen. Dette oplæg drøftes på november mødet og forventes at kunne vedtages på december mødet. Skolens mission, vision og værdigrundlag. PW gav et bud på forståelsen af strategi. Strategi er ikke blot noget, man planlægger og gennemfører i en foranderlig verden. I processen dukker nye forhold op og andet falder ud. Man skal beslutte sig for, hvordan man kan gøre dette i

4 et samarbejde imellem ledelse og bestyrelse. Strategi er en sammenblanding af at navigere og udforske. Når vi udforsker er der brug for et andet lederskab end ved navigation. Vi kan ikke nøjes med at navigere, selvom vi er inde i et system, der forsøger at veje og måle alt. MJ forklarede, at vi er stærke til navigation; men vi er måske ikke så hurtige til at reagere, når der er brug for det, fx da vi faldt i tilmeldingstal til HF2 i foråret, samtidig med at en række reformer kom i spil. MJ gennemgik oplæg til udvikling og faglighed og BV oplæg til samarbejde. De tre områder er indbyrdes forbundet, og målet er selvfølgelig at kunne levere en god faglighed. Ledelsen har valgt de tre områder (der kunne måske dukke et 4. op på strategiseminaret), og så kan medarbejderne være med til at kvalificere dem og udarbejde konkrete handleplaner. Under drøftelsen blev det bemærket, at -de tre områder er meget indadrettede vi kunne godt have skarpere mål i forhold til omverdenen, som fortrinsvis ledelse og bestyrelse kunne arbejde med -en skærpelse af det faglige peger ud mod det gode liv, og her er omdømmet vigtigt -et perspektiv ved udvikling også kan være fastholdelse af medarbejderne. -det er tre gode temaer, der supplerer og udfordrer hinanden -organisationen ikke skal presses til mere end tre områder -en god solid økonomi giver plads til at udforske -vi også skal holde fast i det, vi allerede er gode til -vi ikke kun skal have fokus på de unge, men også på de voksne -fagflex er en udvikling af en ny faglighed Konklusionen på diskussionen blev en tilslutning til de tre valgte indsatsområder, dog skal vi arbejde på at indskrive noget om eksterne samarbejdsrelationer og omdømme. LB overvejer at deltage på seminaret. Til november mødet har ledelsen skrevet videre, så det mere ligner en strategi dernæst gøres klar til endelig vedtagelse på december mødet.

5 Punkt 4 Resultatkontrakt Sagsfremstilling Der er udarbejdet et udkast til resultatkontrakt. Indsatsområderne er: Basisramme: 1. Styrkelse af faglighed - prøveresultater 2. Strategiproces og strategiimplementering 3. Udvikling af HF og VUC fagtilbud Ekstraramme: 4. Prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid 5. Fastholdelse a. Fravær b. Gennemførelse c. Prøvedeltagelse Der ønskes en drøftelse af, hvorvidt disse resultatmål er i overensstemmelse med de på mødet vedtagne udkast til strategiske mål. Bilag 4. Det indstilles, at Lars Bang bemyndiges til, på baggrund af denne drøftelse, at indgå resultatlønsaftale for det kommende skoleår. Udkast til resultatkontrakt MJ gjorde rede for oplægget til den nye resultatkontrakt. Strategi processen indgår som et vigtigt element. Styrkelse af faglighed er sat ind via særligt fokus på skriftlige karakterer samt på vores løfteevne, altså måling på udgangsniveau i forhold til indgangsniveau. Vi samler også op på de forrige strategipunkter, således at vi vælger ud, hvad vi skal holde fast i fremover. I ekstrarammen skal der indgå noget om lærerens arbejdstid sammen med kursister. Fastholdelse er også et must, her fortsætter vi statistik om fravær, gennemførelse og prøvedeltagelse. LB fik bemyndigelse at indgå resultatlønsaftale for det kommende skoleår.

6 Punkt 5 Økonomiopfølgning halvårsregnskab Sagsfremstilling Umiddelbart viser halvårsopgørelsen en positiv afvigelse på godt 1,9 mio. kr. i forhold til estimat 1. Dette betyder dog ikke en tilsvarende forventning til afvigelse på årsregnskabet, hvilket først og fremmest skyldes, at mange af de positive afvigelser tilskrives periodeforskydninger. Det kan være vanskeligt i budget og estimat at fordele forbrug imellem kvartalerne, og i en del tilfælde falder afvikling og betaling for eksempel i 3. kvartal i stedet for som antaget i 2. kvartal. Når der tages højde for periodeforskydninger ender afvigelsen for 1.halvår med at være en forbedring af perioderesultatet på ca kr. Endvidere er givet et skøn over større afvigelser for 2. halvår på indtægts- og udgiftssiden efter nuværende kendskab til holdoprettelse og ansættelsesforhold. Dette vurderes til et merforbrug på ca kr. Samlet set vurderes således en forbedring af årsresultatet på ca kr., hvilket sammen med årsresultatet fra estimat 1 summer op til knapt 1,5 mio.kr. Det skal understreges, at dette ikke er et estimat2, men en noget løsere midtvejsvurdering. Estimat 2 følger til november mødet. Altså er den samlede vurdering, at vi ender med et årsresultat nogenlunde som vurderet i budget og estimat1. Bilag 5 Halvårsregnskab Halvårsregnskabet tages til efterretning. BV fremhævede, at det tegner til, at vi kan lande på et resultat som angivet i estimat 1 på mellem 1,2 og 1,5 mio. kr. og så endda have plads til at disponere over ekstra indkøb. Forbedringen i efteråret skyldes først og fremmest merindtægt på fagflex, en ekstra HF2 klasse og besparelser på lærerløn, grundet sammenlægning af hold og ansættelse af yngre lærere. NY fortalte, at der fortsat tilmeldes mange kursister til fagflex, som har løbende optag, og dette vil øge overskuddet. MJ fremhævede, at det er ledelsens mål, at vi disponerer overskuddet, således at vi ender på ca. 1,3 mio. kr. Der blev spurgt ind til sammenlægning af hold, som kan være nødvendigt økonomisk.

7 NY svarede, at den seneste sammenlægning er forløbet godt; men tidligere har det skabt uro. En god forberedelse af processen kan gøre det mere spiseligt. LB spurgte ind til personalet i forbindelse med aktivitetsændringer i foråret. Opfattelsen er, at det har været godt med en hurtig proces, hvor der blev informeret præcist. Punkt 6 Sagsfremst illig Valg til uddannelsesudvalget I henhold til Bekendtgørelse om uddannelsesudvalg ved voksenuddannelsescentre (Bek. Nr. 1223) skal bestyrelsen nedsætte et uddannelsesudvalg. I den foregående bestyrelsesperiode har sammensætningen været: Antal nter Repræsentanter Vælges/udpeg es af Bemærknin ger 1 Private arbejdsgivere DA Obligatorisk min. 1 nt 1 Private arbejdstagere LO Obligatorisk min. 1 nt 1 Offentlige arbejdsgivere 1 Offentlige arbejdstagere 2 Driftsoverenskomstpa rterne vedr. FVU og OBU Randers Kommune FOA Driftsoverensko mst-parter 1 Nydanskere Integrationsråd et 1 Vejledningssystemet Ungdommens Uddannelsesve Obligatorisk min. 1 nt Obligatorisk min. 1 nt Obligatorisk min. 2 nter Ikke obligatorisk Ikke obligatorisk

8 jled-ning i Rander I henhold til Bekendtgørelsen kunne der også være nter for: Regionsrådet Videregående uddannelser Kursister lærere og øvrige personale Andre gruppe og foreninger Vi fastholder antallet af nter for arbejdsgivere og arbejdstagere. Vi fastholder antallet nter for driftsoverenskomstparter. Uddannelsesudvalget skal i højere grad bruges som rådgivende organ på alle skolens uddannelsesområder - udvalget udvides med en nt for videregående uddannelser - det overvejes om nten for vejledningssystemet i stedet skulle være en nt for grundskolen. Bilag 6 Valg til uddannelsesudvalg Beslutningen blev at udvide med en nt for de videregående uddannelser samt fastholde nten fra UU. Punkt 7 Udbud for driftsoverenskomstparter Sagsfremstilling På sidste møde drøftede vi indgåelse af driftsoverenskomster for den kommende periode. Der har nu været afholdt møde med de nuværende driftsoverenskomstparter. I den sammenhæng er der fremkommet spørgsmål i forbindelse med proceduren. Vi ønsker en skriftlig ansøgning fra alle ansøgere. Ansøgningsfristen bliver den 10. oktober 2014 Der tages stilling til ansøgningerne på bestyrelsens november møde. Hvis en af de nuværende driftsoverenskomstparter ikke får fornyet sin driftsoverenskomst, overgår parten til overgangsordning, der giver ret til udbud frem til

9 Dette gøres af hensyn til parternes planlægningsmuligheder. Der har på møde med driftsoverenskomstparterne været udtrykt ønske om tidsubegrænsede driftsoverenskomster. Det indstilles, at bestyrelsen vedtager beskrevne proces. Bestyrelsen tager derudover stilling til perioden for tildeling af driftsoverenskomst. Bestyrelsen vedtog den beskrevne proces og fastholdt den nuværende tidsbegrænsning på tildeling af driftsoverenskomst. Punkt 8 Kapacitetsfastsættelse på HF2 Sagsfremstilling Vi skal nu tage stilling til skolens kapacitet i forhold til HF2. Dette meldes efterfølgende til regionen. Ledelsen indstiller, at skolens kapacitet fastholdes på 9 HF2 klasser. Skolens kapacitet fastholdes på den nuværende på to gange 9 klasser på HF2. Punkt 9 Orienteringspunkter Sagsfremstilling Vi har følgende orienteringspunkter: a. Ansættelsesproces for ny vicerektor, vi har desværre set os nødsaget til genopslag. Der forventes tiltrædelse den b. Optag af kursister optaget af kursister har været tilfredsstillende. Særligt tyder det til at vores fagflex udvikler sig særdeles positivt. På AVU svarer tilmeldingerne overordnet til forventningerne i henhold til budget. På HF2 er der startet 7 fyldte klasser. På enkeltfag har der været budgetteret med en tilbagegang på 10%. Vi oplever lige nu at vores optag er status quo i forhold til sidste år. Der henvises til bilag 7 for yderligere redegørelse. c. socialt taxameter. Vi har nu modtaget finanslovsforslag. (bilag 8 fra lederforeningen)

10 d. debat om HF e. nyt fra kursistrådet. f. Vi har fra kvalitets og tilsynsstyrelsen modtaget kvittering for årsrapporten. Der er ingen bemærkninger til rapporten. (bilag 9) g. nyt fra samarbejdsudvalget Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Tilmeldinger og kursusstart aug Finanslovsforslag 2015 Gennemgang af årsrapport og revisionsprotokollat Bestyrelsen tager orientering til efterretning. a. vi er midt i processen med ansættelse af ny vicerektor. b. En intern beregning viser, at vi gerne skulle hente ca. ½ mio. kr. på det sociale taxameter. e. Kursistrådet har ikke valgt bestyrelsesmedlem endnu. g. Samarbejdsudvalget har besluttet at arbejde med skolens personalepolitik. Punkt 12 Eventuelt Det blev godkendt af bestyrelsen, at der i de nye 1. HF klasser er 28,0 kursister i gennemsnit. Dette indberettes herefter til Undervisningsministeriet.

11 Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Mette Jespersen