Afdelingsudvalgsmøde nr. 9.

Transkript

1 Referat af Afdelingsudvalgsmøde nr. 9. Torsdag den 14. maj 2009 Kl på Kildegården. Mødedeltagere: Kirsten Olsen, Arne Hansen, Birgitte Herløv, Kim Larsen, Mads Jensen, Morten Kragh, Claus Schou, Jane Løvgren, Gerda Pedersen, John Petersen, Thomas Brondum og Bitten Petersen. Dagsorden: Mødeleder: Claus Schou. Referent: Bitten Petersen. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af AU referat nr Meddelelser fra formanden. 4. Nyt fra alle afdelinger. 5. Foreningsudvikling kort status. 6. Familieidrætssælgeren hvad skal han sælge? 7. Ny folder input til tekst. 8. Salgsmateriale flyer ensartet fra alle afdelinger. 9. Tilmeldinger via hjemmesiden og brug af den aktivt. 10. Sundhedsdagen. 11. Eventuelt. Ad. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2. Godkendelse af AU referat nr. 8. Blev godkendt. Ad. 3. Meddelelser fra formanden. Region Hovedstaden: Efter vedtagelsen på det ekstra ordinære repræsentantskabsmøde i november 2008, blev forslaget om DFIF i bevægelse til virkelighed. Dette afstedkom at vi fra nu af, kun opererer med regioner og således ikke har kredse mere. Dog er det vedtaget at Kredsene kører videre 2009 med. I Roskilde havde vi valget om at gå med Hovedstaden eller det øvrige Sjælland. Bestyrelsen valgte at gå mod Hovedstaden, da vi mente at vi her fik mest ud af de fremtidige planer, herunder den nye firmaidrætssælger. Efter det første møde i Regionen, hvor fire fra vores bestyrelse mødte frem, blev det vedtaget at der skulle nedsættes et regionsråd bestående af en fra hver forening. I det første år valgte vi at det var formanden der skulle deltage, blandt andet fordi der skulle træffes nogle beslutninger som ikke først skulle hjem og vende i foreningerne. Vi har nu afholdt to møder, hvor vi har fået lavet et sæt vedtægter (mest af hensyn til København, da der stadig er nogle midler at søge) samt fået lagt en foreløbig plan for firmaidrætssælgeren. Som det måske er nogle bekendt, har vi i 1

2 regionen valgt at ansætte to halvtids og en fuldtids sælger. Den sælger som skal dække Roskilde, Køge og den vestlige del af København, er ansat pr. den 01. juni Ansættelsesudvalget bestod af Generalsekretæren, vores forenings konsulent samt Køges formand Alice Døssing og undertegnede. Valget var ikke let, da vi havde to meget lige værdige personer, men valget faldt ud til fordel for Henrik Oxe. Henrik har sit eget firma her i Roskilde, så set med Roskilde øjne, burde det være en fordel at vi har en lokal mand til dette job. Hvad skal sælgeren lave? Det er jo os der skal bestemme det, og det skal selvfølgelig diskuteres på vores møder fremover, men vigtigst af alt, han skal have noget at kunne tage med rundt til virksomhederne. Foreningsudvikling: Vi satte i efteråret gang i vores egen udvikling af foreningen. Vi har haft fire møder og et heldags seminar, hvor vi er kommet godt i gang. Selve forløbet har en varighed af ca. 1½ år, hvor vi gerne skulle komme frem med nogle ideer og tiltag som er fremadrettet flere år frem. I vores lokale kan man se en foreløbig plan over forløbet. Der blev kikket på og vurderet forskellige pjecer og foldere. Claus fik et indtryk af hvad gruppen mente. Landsdels øst: Som vi plejer her i foråret, har der også været møde ganske som vanligt. Dog er det besluttet at der skal holdes et heldags seminar/møde i efteråret noget af det samme som vi afholdte i Køge sidste år. Her kan der komme alle fra foreningen, så vi må se hvad der kommer af emner som kunne være interessante for os. Idrætsårs møde: DFIF afholder nu kun idrætsårsmøde hver andet år. Næste gang i 2011 Mødet er det sted hvor alle DM idrætter vendes og drejes og nye regler vedtages. Jeg må sige at vi her fra Roskilde ikke har vist den store vilje til at deltage, kun en havde tid til at møde op på mødet det er ikke godt nok venner, hvis man vil noget med den idræt som man holder af og gerne ser i vækst! Det kan skyldes mange ting, vi fra bestyrelsen har måske ikke været gode nok til at informere jer om hvad det går ud på eller andre ting. Det synes jeg helt bestemt at vi skal lave om på til næste gang, så Roskilde igen kan være med til at sætte dagsorden i idrætten fremover. Logoet: Logoet har ændret sig, Ringen er blevet fjernet og figuren i bevægelse er blevet blå. Logoet består nu kun af en farve. Det nye logo er at se på vores blad. Bladet: Bladet som var planlagt til at udkomme i juni droppes. April bladet var på 32 sider og dermed dyrt at få trykt og få sendt ud. I alt kostede det kr.. I stedet vil der blive sat en annonce i lokalaviserne. Alle afdelinger skal komme med et input til annoncen om afdelingen som skal sendes til Jane. Deadline til bladet. Jane kom med et stort hjertesuk og en anmodning om at alle ville overholde deadline, da det er et stort arbejde at få samlet alt materialet til bladet. Brugerrådet på Kildegården. Jane Løvgren sidder i rådet som tager sig af forslag til forbedringer, klager og udsmykning. Ad. 4. Nyt fra alle afdelinger. Badminton: Denne afdeling håber at firmaidrætssælgeren kan skaffe flere medlemmer. Der er mange flere der kan være med i turneringen. Spillerne skal ikke være super elite spillere for at deltage i turneringen. Der skal laves en folder som firmaidrætssælgeren skal have med ud til firmaerne. 2

3 Udvalget har kontaktet Roskilde Motionsbadminton klub (RMBK) som har ca. 300 medlemmer. Afdelingen håber at få et møde aftalt så de evt. kan komme til at spille i vores turnering. Alle som har haft en bane i de sidste 2 år har for en måned siden fået en tilmelding til badminton. Kommunen har ikke meldt tilbage endnu om hvilke baner vi har rådighed over. Der håbes på at vi får de samme tider som sidste år. Bowling: Har sluttet sæsonen. Starter op igen i september Har haft en lille nedgang i medlemmer. Vil forsøge med et aftenhold. Har en intern turnering. Firmaidrætssælgeren skulle meget gerne skaffe flere medlemmer til dag og aftenhold. Der vil blive lavet en intern turnering for spillere på holdet onsdag 11 til 12. Bowling centrets lokale turnering har afdelingen forhørt sig om og fået oplyst at det ikke er smart hvis de tilmeldte sig den. Afdelingens medlemmer får ikke en god behandling der mere og banerne er kritisable. Der er ikke mange som ønsker at deltage i turneringer. Priserne for næste sæson har afdelingen ikke fået endnu. Kirsten vil prøve at klare de forskellige problemer og ellers vil Claus gå ind i sagen. Bridge: Sluttede sæsonen sidst i april og starter igen bridge op sidst i september. Der er ledige pladser. Vil meget gerne have fat i et hold mere. Der spilles mandag og torsdag aften. Kunne godt tænke sig der var et ungdomshold, men der er ingen instruktør. Vil spørge Sannie om hun kender en instruktør der kan påtage sig opgaven. Poker hvad skal der til for at have en pokerafdeling? Tips og kort så mener Kim vi er kørende? Skal der en tilladelse til? Det menes at hvis der blev spillet under 300 kr. så var dette ikke nødvendigt. Der var forslag om et højt kontingent og der så var en høj præmie til vinderen. Internet poker var også oppe og vende. Der bliver tænkt videre over dette. Fodbold: Kim har taget Thomas Brondum med som i fremtiden skal stå for x antal dommere. Fordele dommerne til kampene. Lige nu består dommer truppen af Thomas, Kim og 3 andre. Det ideelle ville være at dommergruppen bestod af 10 dommere. Der bliver spillet kampe mandag, tirsdag og onsdage det vil sige der skal dømmes 6 kampe om ugen. Spillerne ligger meget vægt på at der er dommere til at dømme kampene. Kim vil finde dommerkurser til de interesserede enten fra Københavns fodbolds dommer klub eller DBU. Det bliver undervisning/kursus og ikke en uddannelse. Claus og fodboldafdelingen taler videre angående dommere herunder også økonomien. Fodboldturneringen består i år af 26 hold hvad de er godt tilfredse med. Der er kommet mange eftertilmeldinger. Har indtryk af at spillerne har problemer med hvem af dem som skal indbetale på girokortet. Det ville være langt den bedste løsning hvis det var muligt at sætte en betalingsgate på hjemmesiden, så spillerne betalte ved tilmelding. Turneringen må nu startes uden at alle spillerne har betalt, det gir ofte problemer senere. De fleste hold har betalt i år. Futsal: Claus har søgt om baner, der kan bruges til stævner. Der blev talt om måske 4 dage. Kim mener det skal være enkeltstående stævner. Der er kommet 5000 kr. for de 2 stævner som blev afholdt sidste år. Gokart: Denne afdeling bliver varetaget af Morten Kragh. Der er aftalt 6 dage hvor der skal køres på Roskilde racingcenter hvor der skal køres et 2 timers lemans. Tilmeldingsfrist den 1. august. De hold som bliver tilmeldt bliver tilbudt 3 dage hvor de skal køre 3 gange og det koster pr. hold 3950 kr. Der skal minimum være 10 hold tilmeldt. Der kan være op til 4 kørere på et hold. Den 20. juli 2009 er banen lejet i to timer til halv pris. Disse 2 timer skal bruges til PR løb. Der er sendt bud efter pjecer fra DFIF. Der blev foreslået arrangementer som afvikles over en dag. 3

4 Golf: Der spilles golf hver onsdag aften på Roskilde Golfklubs bane. Der er kun 1 som ikke er passiv medlem i golfklubben. Det bevirker at han må betale green pie hver gang. For 1450 kr. kan man blive passiv medlem af golfklubben så kan man spille derude på en bestemt bane lige så meget man har lyst til. Det koster 400 kr. at være med i vores turnering. Gerda har fået forespørsel på om det kun er dem fra firmaerne som kan deltage. Det er det ikke og det skal vi gøre opmærksom på. Vi er godt klar over det er firmaerne vi skal satse på. Golf køller kan lejes og man kan købe sig til undervisning. Stavgang: Tirsdagsholdet der går det rigtigt godt. Der er et omfattende turprogram De har lige været på en lang tur 9 km. i Ledreborgskoven med stor succes. De tager også til Lady work den 25. maj som er lidt længere end de plejer at gå. Ecco walkaton har de også planer om at gå. Onsdagsholdet kører på pumperne der er kun fem på holdet, men til gengæld er de meget trofaste. Claus foreslår at vi skal reklamere med at vi har vandreture på programmet med eller uden stave. Er det 2 forskellige målgrupper vandre/slendre der kan tilbydes og decideret stavgang? Svømning: Afsluttede sæsonen i april. Der har været et lille medlemsfald. Afdelingen mener det er grundet usikkerheden lige før sæsonen om vi havde de tider som vi havde sidste år. Torsdagsholdet fungerer godt og afdelingen håber de også får en god svømmetid i næste sæson. Der er søgt om at få de sædvanlige tider. Lærerforeningen på Sct. Jørgen skole er blevet nedlagt og svømme afd. forsøger at få medlemmerne ind her. Åbent hus: der blev trykt sedler om arrangementet og delt ud i Sønderlundskvarteret. Der blev opfordret til at komme og svømme og tag venner og bekendte med. Der kom 18 mennesker. Afdelingen vil koncentrere sig om at få deltagere fra lokalområdet. Svømmeafdelingen har endnu ikke fået kontrakt på at de har svømmetiderne som er søgt. Gerda vil gerne have hurtig besked om hvem som ikke svømmer af dem som er skrevet på listen. Gerda foreslår at hvis folk ikke har været til svømning de 4 første gange skal de slettes af listen. Det er et stort arbejde at sende girokort ud og derefter rykkere til nogen som slet ikke har tænkt sig at være med i svømmeafdelingen. Tennis: Samme medlemstal som sidste år og det passer meget godt med det antal spilledage vi har i Kildegården. Medlemmerne skal helst have minimum 10 spilledage i løbet af sæsonen. Der er mange weekender som er aflyst på forhånd til andet formål. Vi fik så et par stykker tilbage men først lige op til weekenden og det er for sent. Det går fint med at sætte ledige tider på hjemmesiden. Der er rigtig mange som har booket disse. For hele vintersæsonen koster det 215 kr. Ad. 5. Foreningsudvikling kort status. Vi satte i efteråret gang i vores egen udvikling af foreningen. Vi har haft fire møder og et heldags seminar, hvor vi er kommet godt i gang. Selve forløbet har en varighed af ca. 1½ år, hvor vi gerne skulle komme frem med nogle ideer og tiltag som er fremadrettet flere år frem. I vores lokale kan man se en foreløbig plan over forløbet. Der blev kikket på og vurderet forskellige pjecer og foldere. Claus fik et indtryk af hvad gruppen mente. Ad. 6. Firmaidrætssælgeren hvad skal han sælge? Firmaidrætssælgeren skal sælge Roskilde Firma- og Familieidræt og vores forskellige afdelinger. Han skal have vores profilfolder og flyerne om afdelingerne med ud til virksomhederne. Flyere blev fremvist og diskuteret. Ad. 7. Ny folder input til tekst. Claus har bedt DFIF om at sende et udkast til vores profilfolder. Sundhedscertificering skal med på bagsiden, da det også er et af vores tilbud. 4

5 Ad. 8. Salgsmateriale flyer ensartet fra alle afdelinger. Hver afdeling skal komme med ide til hvad der skal stå om dem i en flyer. Flyerne fra alle afdelinger skal have den samme form og dermed ligne hinanden. Flyeren skal være i A4 ark med logo på. Meddelelsen i disse skal være hel præcis med datoer priser og andet. Bliver fotokopieret og koster dermed ikke meget. Vi kan få flyeren i PDF fil så kan vi rette i teksten, men ikke i billeder og opsætning. Vi kan så selv printe den ud eller sende filen tilbage til DFIF og meddele antal stk. de skal sende. Angående flyer vil DFIF komme med oplæg omhandlende badminton og gokart. Diverse foldere skal være færdige i midten af juni så firmaidrætssælgeren kan få dem med ud til virksomhederne. Ad. 9. Tilmeldinger via hjemmesiden og brug den aktivt. Vi skal så vidt muligt have tilmeldingerne til aktiviteterne over hjemmesiden, så ser medlemmerne også hvilke andre tilbud RFI har. Kim gør opmærksom på at hjemmesiden ikke er så moderne som ønskeligt. Mangler flere funktioner f.eks. betalingsgate som fodboldsafd. mangler da holdene tilmelder sig og hopper fra igen. Claus svarer at da vi ikke har nogen som kan opbygge en hjemmeside fra bunden har RFI valgt den nemmeste og billigste løsning og det er den fra forbundet som vi har i dag. Problematikken ang. hjemmesiden og tilmeldinger tages op på næste AU. Ad. 10. Sundhedsdagen. Gerda står for planlægningen af denne. Temaet for sundhedsdagen er, vejen til sundhed, fælles ansvar, dit valg. Der skal sættes en pavillon op på torvet. DFIF bliver repræsenteret af Motion på arbejdspladsen med et måleapparat til måling af den biologiske alder. Der bliver en sumobrydning konkurrence mellem Formand for kulturudvalget i Roskilde kommune Evan Lynnerup og Formand RFI Claus Schou. Der skal laves noget pr. på dette. Det skal omtales i sundhedsavisen. Gerda efterlyser hjælpere til at sætte teltet op og tage det ned. Der skal også være nogen til at gå rundt og dele flyer ud. Eventuelt. Næste AU møde bliver i oktober. Alle ønskes en god sommer. 5