REFERAT. 3. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde afholdt den 12. december 2013.

Transkript

1 REFERAT Bestyrelsesmøde 30. januar :00 Møde indkaldt af Helle Nilsson Schmidt, administrationen Deltagere: Henrik Brønd HB Bent Nielsen BN Kjeld Petersen KP Bo Bierbaum BB Poul Tychsen PT Torben Rasmussen TR Helle Nilsson Schmidt HNS 1. Velkomst HB bød velkommen 2. Registrering af fremmødte HNS registrerede de fremmødte. Der var afbud fra Søren Andersson. 3. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde afholdt den 12. december Referatet blev godkendt Administration HNS orienterede om følgende: VAB har p.t. ingen tomgange bortset fra Birkeparken, hvor vi har 2 tomgange i etape 1 (1 reserveret) og 19 tomgange i Etape 2 (3 reserverede). Vi har stadig mange henvendelser og fremvisninger og er i gang med planlægningen af deltagelsen i messen til marts. Håber det og det kommende foråret giver noget. Åbent Hus arrangementet er også i tankerne men det har vi jo prøvet før. Aftalen med YouSee om foreningsbredbånd kan formentlig træde i kraft pr. 1. april Udarbejdelse af Multimediebrochuren er i fuld gang. Fotografen har været her og vi får en præsentation af det første udkast på fredag den 24. januar Nykredit og Sydbank har ikke ønsket at annoncere i brochuren, men Nykredit Fond vil gerne bidrage med kr til en eller anden form for udsmykning i Birkeparken og Sydbanks Fond vil yde støtte til noget der kommer alle vore beboere til gode. Vi har det I tankerne, når der byder sig noget.

2 Vicevært Karsten Nielsen har søgt nye udfordringer og fratræder med udgangen af februar 2014 og P. E. Petersen fra Rødekro er ansat som ny vicevært. P. E. kommer fra vicevært-stilling hos Boligkontoret Danmark. Jeg er i fuld gang med årsafslutningen og jeg forventer at komme ud af 2013 med et overskud i hovedforeningen. Resultaterne i afdelingerne har jeg ikke endnu. Vi har revision i uge Til kalenderen Generalforsamling i afd. 52 Fuglehaven den private 19. marts Generalforsamlingsdatoen blev fastsat til den 7. maj Boligmessen i Haderslev marts HB og HNS deltager begge dage. BB om lørdagen og BN om søndagen. Åbent hus i Birkeparken marts Personale/bestyrelsestur til København april HNS holder ferie uge 10 og 11 samt en fridag den 10/ Birkeparken Færdigførelse af Nørregades forlængelse sidste nyt fra Advokat Erik Berg mail fra 20. januar 2014: Der er arbejdet med en mindelig løsning, som skulle være, bl.a. så meget andet tidsbesparende. Dog er jeg med på der nu er gået nogen tid, men til gengældtror jeg, der er en afklaring under vejs. Aftalen går ud på, at sælger påbegynder og udfører arbejdet med Nørregades forlængelse. Udførelsen skal påbegyndes straks, men jeg har dog foreslået, at man stemmer udførelsesplanen af med jer, forinden arbejdet igangsættes. f.s.v.a. jordbunkerne, så håber jeg det kan løses på samme måde, idet jeg fastholder, der mellem Sønderjysk Byggeselskab ApS. og jer, er indgået aftale om jeres betaling af en række ekstraomkostninger, som De skulle have betalt, og Deres fjernelse af jordbunkerne for Deres regning. Håber at vende tilbage straks. HNS orienterede om, at have været i telefonisk kontakt med Erik Berg tidligere på dagen den 30. januar 2014, og informerede om, at der er stadig håb om, at vejen færdiggøres i nær fremtid. Etape 1 Der pågår stadig afhjælpning af mangler. Problematikken omkring de mange driftsstop på elevatorer er ikke løst endnu der har været afholdt møder og korresponderet med de involverede parter Kuben er på banen - men en endelig løsning er ikke på plads endnu - uanset vi/pt har brugt rigtig mange ressourcer for at få tingene til at falde på plads.

3 Der er fugtproblemer i de uopvarmede trapperum i etape 1 problemer med kondens der tages hånd om det. Etape 2 Samme problematik som etape 1 med hensyn til elevatorer og afhjælpning af mangler. PT orienterede om den tekniske problematik omkring elevatorerne og informerede endvidere om, at der for så vidt angår etape 1 - er lavet aftale med ThyssenKrupp således, at alarmen nu går direkte til viceværten i dagtimerne, og til Per Rosenkilde uden for arbejdstid. Samme aftales indgås vedr. etape 2, når garantien udløber. 6. Afdeling 12 helhedsplan Projektet i afdeling 12 kører planmæssig og følger tidsplanen. PT orienterede om, at der - p.g.a. en god licitation - formentlig ville være mulighed for at få nye gavle på 10 huse på Øster Allé i stedet for at omfuge/reparere gavlene. Vi har fået en god pris fra murerne, så opgaven vil næsten være prisneutral. Der har også været besparelser på andre poster, som giver mulighed for at efterisolere alle 59 huse. CAWO foreslår papirulds-isolering, da papiruld modsat isolering med måtter - lægger sig helt ind til alle former, og fylder sprækker og revner, så det danner en tæt isolering uden kuldebroer. Papirulds-isolering opfylder alle krav og anbefales af rådgiver. PT og TR har set et projekt gennemført i Haderslev. Vi har mulighed for tilskud fra Dong måske kr pr hus. Bestyrelsen vedtog beslutningen om efterisolering, da økonomien holder sig inden for de allerede godkendte rammer, og da alle beboerne vil få glæde af besparelsen og komforten i indeklimaet. Det vurderes efterfølgende, om der er huse, der allerede er efterisoleret ifm. med en tidligere renovering. Beboerne orienteres efterfølgende. 7. Afdeling 13 og 14 Tagrenovering (Punktet på dagsordenen skal rettes til at omfatte både afd. 13 og 14 fremover, hns) PT orienterede om, at Rambøl har udarbejdet et budget/prisoverslag for arbejdets udførelse. Arbejderne beløber sig til ca. kr. 3,8 mill. for afd. 13 og ca. kr. 6,7 mill. for afd. 14. På det ekstraordinære afdelingsmøde i afd. 14 skal beboerønsket om evt. udskiftning af stakitter/hegn medtages. Norn har afgivet tilbud på tkr Der fastsættes en dato, når materialet er helt klar og vi har overblik over finansieringsmulighederne.

4 Dannevang Projektet omkring udvidelse af mandskabsbygning Dannevang er afsluttet afventer byggeregnskab fra Rambøl. Der er bestilt skilte til opsætning bl. a. med parkeringsforbud ved vaskepladsen. 9. Styringsdialog Møde med Anna Marie Tüchsen, Haderslev Kommune vedr. regnskab for 2012 er aftalt til den 1. april 2014 kl HNS og HB deltager. 10. Vojens Fjernvarme BN orienterede om på forespørgsel fra HNS at der hvert år efter generalforsamlingen vælges et medlem fra VAB s bestyrelse til bestyrelsen for Vojens Fjernvarme. 11. Forvaltningsrevision HNS orienterede om, at der i forbindelse med årsafslutningen udarbejdes analyser, der skal bruges til revisors vurdering af, om VAB har taget økonomiske hensyn (udvist sparsommelighed) ved forvaltningen af VAB s midler og drift. HNS nævnte, at det er hensigten at dette arbejde skal udføres løbende, efterhånden som vi kommer gennem de forandringer vi er i gang med og resurserne til mere ledelsesarbejde dukker op 12. VAB s fremtid Planlægning af ombygningen i administrationen er i gang og påbegyndes i uge Viceværter har overtaget den daglige telefontid til beboerservice fra kl. 900 til kl. 930 og både de og beboerne har taget godt imod det nye tiltag. Torben og Lotte har afholdt opfølgningskurser for viceværterne omkring brug af såvel rekvisitionssystemet som Outlook på tablets. Vicevært Michael er ved at blive oplært i syn af lejligheder til afløsning for Torben i forbindelse med ferie/sygdom. 13. Næste møde Næste møde afholdes den 27. februar 2014 kl Eventuelt Der var debat omkring afholdelse af runde fødselsdage for personalet. Det blev aftalt at HNS kommer med et udkast til, hvordan vi gør HNS har en plan om udarbejdelse af en personalehåndbog, så alle ved, at sådan gør vi i VAB. Der blev ikke sat tid på, da mange opgaver presser sig på.

5 KP nævnte, at det var vigtigt af blive ved med at have attraktive grønne områder, hvorfor fældede træer burde erstattes af nye. Administrationen tog det til efterretning. Mødet blev hævet kl Helle Nilsson Schmidt Referent Godkendt af bestyrelsen