Øvrige deltagere: Kundechef Mikki Frandsen, administrationen Referent Domea Byg, Bygherrerådgiver Louise Prahm

Transkript

1 Nibe Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, Onsdag den 18. november 2015 kl , Mødet blev afholdt i fælleshuset, Munchs Vej 7 i Nibe. Dagsorden var : side 1 Godkendelse af referat Nibe Ældreboligselskab Ny forretningsføreraftale med DOMEA.DK Nybyggeri Næste møde Eventuelt... 5 Til mødet var indkaldt fra bestyrelsen: Grethe Jensen, formand Else Kristensen, næstformand Afbud Ejgil M. Nielsen Flemming Christensen Peter Færch Svend Hviid Mogensen, Domea Afbud Øvrige deltagere: Kundechef Mikki Frandsen, administrationen Referent Domea Byg, Bygherrerådgiver Louise Prahm Formand for organisationsbestyrelsen Grethe Jensen bød velkommen til mødet. Servicecenter Bolig Nord, den 20. november 2015 Side 1 af 5

2 1 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 11. marts Referat : Referatet blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. 2 Nibe Ældreboligselskab 2.1 Ny forretningsføreraftale med DOMEA.DK Med udgangen af 2015 har Domea.dk gennemført sin såkaldte 2015-strategi. Strategien har blandt andet haft til formål at reducere Domea.dks omkostninger og priser og at sikre, at serviceringen af beboere, boligsøgende og bestyrelser tilrettelægges bedst muligt i forhold til kundernes behov. En lang række boligorganisationer har over de seneste år besluttet at indgå i lokale servicecentre. Derved har de bidraget til at sikre, at fx beboerservice og ejendomsdrift i endnu højere grad har en professionel og lokal forankring. Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk. På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer, som indgår i et servicecenter, og vi har ved samme lejlighed opdateret ydelseskataloget for de boligorganisationer, som ikke indgår i servicecentre. Med udarbejdelse af de nye ydelseskataloger er Domea.dk gået bort fra at tilbyde forskellige modeller for den såkaldte basisadministration. Hvor der tidligere var mulighed for at vælge mellem en grundpakke, en udvidet ydelsespakke og to forskellige tilvalgspakker, så er der fremover kun én model for basisadministrationen, alt efter om boligorganisationen indgår i et servicecenter eller ej. Til gengæld indfører Domea.dk fra 1. januar 2016 en ny differentieret prisstruktur, som indebærer, at administrationsbidraget fremover er relativt lavere jo større afdelingerne er. Prisdifferentieringen gennemføres samtidig med at Domea.dk nedsætter administrationshonoraret med 20 % i gennemsnit. Det betyder, at de største afdelinger oplever en prisnedsættelse på op til 35 %, mens de allermindste boligafdelinger fortsætter med uændret pris. Prisnedsættelserne er beregnet ud fra de gældende listepriser, og prisnedsættelsen kan derfor være lavere, hvis boligorganisationen eller afdelingen ikke hidtil har betalt den fulde listepris. Fra 1. januar 2016 fastsættes Domea.dks administrationshonorar som følger: Boligafdelingens størrelse Pris udenfor servicecenter Pris med servicecenter Side 2 af 5

3 Afdeling med 1-30 enheder Afdeling med enheder 4.312, , , ,00 Afdeling med enheder Afdeling med enheder Afdeling med mere end 250 enheder 3.450, , , , , ,00 De angivne priser er inklusive moms. Priserne er i 2015-niveau og indeksreguleres første gang den 1. januar Oplægget til forretningsføreraftale har som forudsætning, at Domea Aalborg indgår i servicecenter senest med udgangen af Tilslutningen til servicecenter medfører en reduktion i administrationshonoraret til Domea.dk på kr. 586,00 pr. lejemålenhed eller kr for selskabet under ét (2015-priser). Herudover indebærer den nye prisstruktur, at administrationshonoraret til Domea.dk nedsættes med kr p.a. i 2015-priser eller 15,6 % pr. 1. januar Samlet set nedsættes honoraret altså med kr eller 25,5 %. Med udarbejdelsen af de nye ydelseskataloger har der også været lejlighed til at revidere beskrivelsen og prissætningen af de såkaldte tilvalgsydelser. De væsentligste ændringer er følgende: Listen over tilvalgsydelser er blevet betydeligt kortere. Udgangspunktet for levering af tilvalgsydelser er, at de leveres og faktureres efter medgået tid, medmindre der i ydelseskataloget er fastsat en særskilt pris. Vi har derfor fjernet beskrivelsen af næsten alle ydelser, som leveres efter medgået tid, da listen over mulige tilvalgsydelser alligevel aldrig kan blive komplet Vi har fjernet det særlige honorar for at fungere som sekretariat for udsendelse af materialer fra BL. Langt størsteparten af materialerne udsendes i dag digitalt, og honoraret savnede derfor sin begrundelse Vi har ensrettet og reduceret honoraret for individuelle råderetssager Vi har fjernet den tidligere merpris for at administrere opdelte forbrugsregnskaber indenfor samme boligafdeling (fx opdelt pr. boligblok eller bygningsafsnit). For at udligne dette indtægtstab har vi til gengæld indført et årligt basishonorar på kr. 509,00 for udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Honoraret opkræves pr. boligafdeling, så den økonomiske konsekvens er yderst beskeden Vi har forhøjet prisen for udarbejdelse af forbrugsregnskaber i de tilfælde, hvor der ikke er tilknyttet et eksternt målerfirma. Prisen er nu fastsat på et niveau, der svarer til omkostningen ved anvendelse af et eksternt målerfirma. Domea.dk ønsker ikke at konkurrere på prisen med professionelle målerfirmaer, og vi anbefaler generelt, at boligafdelingerne gør brug af disse firmaer I overensstemmelse med lovgivningen har Domea.dk hidtil opkrævet honorar for administration af garager og carporte svarende til 1/5 lejemålsenhed pr. garage/carport. Administrationen omfatter blandt andet udarbejdelse af lejekontrakter, bekræftelser og opsigelser. Domea.dk administrerer imidlertid også en række andre bilejemål med særskilte kontrakter fx p-pladser, kælderrum og nyttehaver og der er nu fastsat en pris for denne administration, som svarer til prisen for administration af garager og carporte Domea.dks fælles dispositionsfond er nu beskrevet og prissat i ydelseskataloget. De tidligere særskilte tillæg til forretningsføreraftalerne vedrørende den fælles dispositionsfond bortfalder derfor i de boligorganisationer, som har besluttet at tilslutte sig fonden Side 3 af 5

4 Honorar for administration af mobilmaster og andre lokalitetslejemål har hidtil været opkrævet som svarende til 2 lejemålsenheder. Honoraret er nu omlagt til en fast pris på kr p.a. pr. lokalitetslejemål. Vedlagte oplæg til ny forretningsføreraftale pr. 1. januar 2016 er opdateret i forhold til de nye ydelseskataloger og den nye prisstruktur. Referat : Mikki Frandsen gennemgik den fremsendte forretningsføreraftale og bilag. Bestyrelsen godkendte og underskrev den nye forretningsføreraftale til ikrafttræden pr. 1. januar Nybyggeri Demensplejecenter i Aalborg. Orientering v/domea Byg, Louise Prahm. Referat: Bygherrerådgiver Louise Prahm fra Domea Byg præsenterede sig. Den 28. oktober 2015 blev Domea Aalborg udpeget som bygherre/vinder af Demensplejehjemmet Aalborg Øst, der var udbudt i konkurrence med forudgående prækvalifikation af Aalborg Kommune. Rådgiverteamet der stod bagved konkurrenceprojektet på Domea Aalborgs vegne, var/er Domea Byg, arkitektfirmaet Friis og & Moltke, ingeniørfirmaet MOE, samt landskabsarkitekterne Møller & Grønborg. Louise Prahm præsenterede projektet, gennemgik tidsplanen, hvorfra følgende punkter fremhæves: - at der pt. arbejdes med at færdiggøre dispositionstegninger, med de rettelser kommunens brugergrupper ønsker implementeret, - jf. udbudsmaterialet må kommunen plukke fra de to projekter der ikke vandt. - Dispositionstegninger forventes færdiggjort til endelig godkendelse ca. den Skema A forventes indsendt medio februar Beliggenhed er Thornhøj vej 6-8, Aalborg Øst - Projektet består pt. af ca. 72 boliger, ca. 720 m2 serviceareal, ca. 250 m2 dagcenter og ca. 300 m2 aflastningsboliger. - Domea Aalborg er bygherre for de almene ældreboliger, kommunen er bygherre for det øvrige. Bestyrelsen besluttede : - At tiltræde byggeforretningsføreraftalen på byggeriet, aftalen fremsendes snarest til formand og næstformands underskrift. Side 4 af 5

5 - At den samlede organisationsbestyrelse bliver medlem af byggeudvalget, med Grethe Jensen som formand. Byggehonorar er fordelt med 2 dele til formand og 1 del til hvert medlem. - Alt materiale udsendes i papirform fra Servicecenter Bolig Nord. 4 Næste møde Referat : Tilgår snarest. 5 Eventuelt Referat: Intet. Formand for organisationsbestyrelsen Grethe Jensen konstaterede at dagsorden var udtømt og takkede for et godt møde. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 20. november 2015 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 5 af 5