Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Erling Winther, næstformand Claus Toftegaard Annette Rugbjerg

Transkript

1 Boligselskabet Alliken Referat af organisationsbestyrelsesmøde Afholdt tirsdag den 21. marts 2017 kl i boligselskabets mødelokale på Klosterparkvej 14, Kalundborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Feriefremleje/Feriebytte Personaleforhold Generel orientering Notat vedr. udsættelser Effektiviseringskrav, planlægning af ejendomsservice Planlægning af ekstraordinært repræsentantskabsmøde Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Nybyggeri og renovering Nybyggeri Lundevej Helhedsplan Klostervænget Helhedsplan Nørre Alle / Holbækvej nye boliger i Præstehaven Tilbudssager på Bakkekammen og Lupinvej Boligorganisationens afdelinger Kort nyt fra afdelingsformænd Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Erling Winther, næstformand Claus Toftegaard Annette Rugbjerg Leif Olsen Flemming Christensen Flemming Schultz Uffe Frejdal Nielsen - afbud Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Kundechef Udsendt den 22. marts 2017

2 1 Godkendelse af dagsorden Formand Maja Hansen ønskede bestyrelsens stillingtagen vedr. nye driftslokaler i Svebølle, som aktuelt var dukket op se pkt. 3.6 Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden med ovenstående tillægspunkt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 29. november 2016 samt 3. januar Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Formand Maja Hansen orienterede om følgende: - Ny projektmedarbejder i Byg Erling, Leif og Maja har holdt møde med regionsdirektør Leif Gruby og Byggechef Charlotte Nørbak der er forhåbning om, at det bliver bedre med den nye medarbejder. - Bilag fra Fællesmøde i Kalundborg Kommune om organisationsbestyrelsens ansvar og effektivisering er udsendt med dagsorden. - Bestyrelsen drøftede Domea.dks repræsentantskabsmøde og det aftaltes, at i hvert fald Maja Hansen, Claus Toftegård og Erling Winther deltager. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Der var ikke orientering fra Domea.dks bestyrelse, idet Uffe Frejdal havde meldt afbud inden mødet. 3.3 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og Side 2 af 6

3 ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Bestyrelsen besluttede, at feriebytte og feriefremleje ikke er en mulighed i Boligselskabet Alliken. 3.4 Personaleforhold Generel orientering BGJ orienterede om følgende: - Medarbejder John Nielsen stopper 15. september 2017, idet projektansættelsen udløber. - Ændret stillingsbetegnelse og funktion for Jesper Tougaard - Medarbejder fra den kommende fusionspartner Finn Spilski, som går på pension med udgangen af juli Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. 3.5 Notat vedr. udsættelser Der udsendes særskilt notat af 25. januar 2017 til orientering. Bestyrelsen drøftede notatets indhold og tog det til efterretning 3.6 Effektiviseringskrav, planlægning af ejendomsservice Der udsendes særskilt notat af 25. januar 2017 til orientering. BGJ gennemgik finansministeriets beregning af krav til effektivisering frem til Der er store udfordringer for BS Alliken, som bestyrelsen vil følge på plads. Inden første møde efter sommerferien skal der foreligge handlingsplan til godkendelse i bestyrelsen. Der var endvidere udarbejdet oversigt over huslejeudvikling fra 2014 for alle afdelinger. Med henblik på den kommende fusion med Holbæk Ældreboligselskab havde BGJ udarbejdet nedenstående materiale til bestyrelsens godkendelse inden det indgår i materialet til den samlede fusion. Materialet er: - Organisationsplan med Jesper Nordlund som driftsleder. - Oversigt små og store maskiner i Holbæk Ældreboligselskab - Oversigt små og store maskiner i BS Alliken - Organisering af den udvendige drift. Bestyrelsen godkendte dokumenterne til at indgå i fusionen. Bestyrelsen aftalte, at der skal afholdes et møde for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer med information og drøftelse af ovenstående to punkter. Planlægning af møde for alle sørger Erling, Leif og Maja for. Side 3 af 6

4 I forlængelse af den indledende godkendelse fremlagde formanden tanker og muligheder for nye samlede driftslokaler på Stationsvej 6 i Svebølle. Bygningerne udgør 382 m2 og lejen udgør kr pr. måned i starten. Bestyrelsen fandt løsningen med fremtidige driftslokaler i Svebølle (Kalundborg Kommune) attraktiv og godkendte, at der på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde kan forelægges et kontraktudkast. 3.7 Planlægning af ekstraordinært repræsentantskabsmøde I forbindelse med den planlagte fusion med Holbæk Ældreboligselskab skal det forestående ekstraordinære repræsentantskabsmøde planlægges. Dato: Mandag d. 24. april kl Sted: Vandrehjemmet med servering af mad organisationsbestyrelsen i Holbæk Ældreboligselskab inviteres med til mødet. 3.8 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: (7051) I forbindelse med den forestående fusion og de store forandringer i driften besluttede bestyrelsen, at emnet om afdelingssammenlægning udskydes og genoptage senere på året. 4 Nybyggeri og renovering Med baggrund i netop afholdt møde med Domea Byg 2. marts 2017 gennemgås byggesagerne. 4.1 Nybyggeri Lundevej Med baggrund i særskilt notat udarbejdet af Jan Storgaard Domea Byg drøftes status. Bestyrelsen godkendte notatets indhold og var tilfredse med det senest afholdte byggeudvalgsmøde. 4.2 Helhedsplan Klostervænget Med baggrund i særskilt notat udarbejdet af Jan Storgaard Domea Byg drøftes status. Side 4 af 6

5 God proces med beboermødet, men arkitektens spontane indlæg om at knytte boliger sammen over to etager skal ikke med i Helhedsplanen, som byggeudvalget ønsker til gennemsyn inden indsendelse til LBF. 4.3 Helhedsplan Nørre Alle / Holbækvej Med baggrund i særskilt notat udarbejdet af Jan Storgaard Domea Byg og afholdt møde drøftede bestyrelsen status. Aktuelt informationsbrev sendes også til organisationsbestyrelsen Claus Toftegård oplyser, at Kylle Gulmark udtræder af byggeudvalget. Afdelingsbestyrelsesmedlem Claus Rasmussen og organisationsbestyrelsesmedlem Leif Olsen indtræder i byggeudvalget. Bestyrelsen godkendte notatets indhold nye boliger i Præstehaven Med baggrund i særskilt notat udarbejdet af Jan Storgaard Domea Byg drøftes status. Bestyrelsen er enige om, at processen forløber godt. Bestyrelsen godkendte notatets indhold. 4.5 Tilbudssager på Bakkekammen og Lupinvej BGJ orienterede om processen i Kalundborg Kommune, som løber frem til ultimo april Der er 3-4 tilbud på begge sager. Bestyrelsen godkendte orienteringen. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Kort nyt fra afdelingsformænd Claus Toftegård efterlyste opfølgning vedr. ny dør til badeværelse NA 75, 1. tv. BGJ undersøger og vender tilbage. Det aftaltes, at informationsark med kontaktinfo uddeles til alle beboere i 7025 samt at det efterses, at info er opsat i alle opgange i hele boligselskabet. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Ekstra ordinært Repræsentantskabsmøde kl Kalundborg Vandrehjem Bestyrelsesmøde kl på Klosterparkvej 14, Kalundborg Præsentationsmøde kl Organisationsbestyrelse og nøglemedarbejdere nærmere info om sted udsendes inden mødet Bestyrelsesmøde kl på Klosterparkvej 14, Kalundborg Bestyrelsesmøde (regnskabsmøde) kl på Kalundborg vandrehjem Side 5 af 6

6 Ordinært repræsentantskabsmøde kl på Kalundborg vandrehjem Bestyrelsen godkendte ovenstående mødedatoer. 7 Eventuelt Der var ikke mener til drøftelse under eventuelt. Bent Gordon Johansen Referent Side 6 af 6