Kursus i drift og økonomi 2019

Transkript

1 Kursus i drift og økonomi 2019

2 April 19 DRIFT Sekr. Pia Mortensen Sussi Høiagaard OMC Henrik Nielsen Driftsteknik Vibeke Klysner H. C. Stolten DC Carsten Klausen DC Kåre Andresen DC Stefan Sørensen DC Ditte Sundman DC Ditte Sundman ØST MIDT VEST NIVÅ SYD 1 SYD 2 NORD FAB 1 HK 4 EM 3 EMA 9 EA 3 EM 4 EMA 4 EA 1,25 EA X 1 HK 1 EM 2 EMA 2 EA 2 EA X 1 HK 1 EM 3 EMA 6 EA 1 HK 2 EM 3 EMA 9 EA 1 EM 1 EMA 1 EA 0,5 EA X 0,8 HK 2 EM 2,2 EA X 3 EM Afd. 106,107,108, 115,118,123, 127,142,147, 173,175,179, 802,820,827 Antal afd.: 15 Antal lejemål: Østerled: 29 Afd. 104,105,109, 117,119,120, 129,155,159, 177,187,199, 812 Antal afd.: 3 Antal lejemål: 752 Afd. 121,135, 141,830 Antal afd.: 13 Antal lejemål: 913 Afd. 101,102, 103 Antal afd.: 4 Antal lejemål: 518 Afd. 110,111,112, 113,114,116, 133,140,153, 810, 819 Antal afd.: 11 Antal lejemål: 1156 Afd. 122,134, 137 Antal afd.: 3 Antal lejemål: 233 Afd. 210,211,212, 213,214,216, 225,238,265, 266,267,268, 270,293,301, 306,350,395,397 Antal afd.: 21 Antal lejemål: 572 Afd. 401,403, 405,406 Antal afd.: 4 Antal lejemål: 349

3 Ejendomskontoret - Kontorassistent Ejendomsmester Frontpersonale Beboerhenvendelser Daglig drift (konto 115) mindre Planlagt Periodiske Vedligeholdelsesarbejder (PPV) Budgetopfølgning Arbejdstilrettelæggelse for ejendomsfunktionærerne Flyttelejligheder Administration Samarbejdspartner for afdelingsbestyrelsen

4 Driftschefer Personaleledelse Større arbejder byggesager PPV Budgetopfølgning Årsgennemgang afdelingsmøde Byggesager Individuel modernisering og råderet andre ansøgninger Samarbejde med afdelingsbestyrelser Områdechef Personaleledelse Procedure og instrukser Byggesager Samarbejde med afdelingsbestyrelser

5 Forum for samarbejde med afdelingsbestyrelsen Daglig kontakt Årsgennemgang Driftsmøder/samarbejdsmøder Uformelle drøftelser Niveau for inddragelse Fra alt til intet

6

7 BYGNINGSGENNEMGANG Hvorfor? Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. BEK nr 1368 af 28/11/2018 Kapitel 14 Henlæggelser og vedligeholdelse 62. I afdelinger, der ikke er omfattet af Byggeskadefonden, jf. 151 i lov om almene boliger m.v., skal der én gang årligt foretages en gennemgang af ejendommens vedligeholdelsestilstand. Gennemgangen omfatter ikke de enkelte lejemål indvendigt. På baggrund af gennemgangen udarbejdes en rapport om ejendommens vedligeholdelsestilstand.

8 63. Boligorganisationens afdelinger skal årligt henlægge passende beløb til følgende: 1) Fornyelse af tekniske installationer. 2) 2) Hovedistandsættelse af afdelingernes ejendomme Stk. 3. Henlæggelsernes størrelse efter stk. 1 og 2 fastsættes på baggrund af en vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der pr. 1. januar 2018 omfatter mindst de kommende 15 år, pr. 1. januar 2020 omfatter mindst de kommende 20 år, pr. 1. januar 2022 omfatter mindst de kommende 25 år og pr. 1. januar 2024 omfatter mindst de kommende 30 år. Beløbsstørrelsen fastsættes efter en vurdering af bygningsdelens og installationernes anskaffelsespris på tidspunktet for genanskaffelsen.

9 64. Den rapport om ejendommens tilstand, der er nævnt i 62, stk. 1, og den vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der er nævnt i 63, stk. 3, skal hvert 5. år granskes af en ekstern uvildig byggesagkyndig med henblik på at vurdere, om rapport og plan er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter. 65. Boligorganisationens afdelinger skal årligt henlægge passende beløb til følgende: 1) Istandsættelse af lejlighederne ved fraflytning eller betaling af et normalistandsættelsesbeløb, i det omfang udgifterne hertil ikke påhviler fraflyttende lejere i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 26 i lov om leje af almene boliger. 2) Indvendig vedligeholdelse af lejlighederne i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 27 i lov om leje af almene boliger. 3) Istandsættelse af lejlighederne ved fraflytning i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 27 i lov om leje af almene boliger. 4) Tab ved lejeledighed og fraflytninger i det omfang, tabet skal dækkes af afdelingen

10 66. De afdelinger, som er nævnt i 24, stk. 4, foretager årligt passende henlæggelser til konsolidering af afdelingens økonomi Henlagte midler kan ikke anvendes til andre formål end dem, de er henlagt til, medmindre formålet er bortfaldet. Midlerne kan dog udlånes efter reglerne i 51. Stk. 2. Der kan ikke henlægges til moderniserings- og forbedringsarbejder. 68. Bestemmelserne i og 67 anvendes tilsvarende på almene ældreboliger og almene ungdomsboliger, som ejes af selvejende institutioner

11 ÅRSHJUL BYGNINGSGENNEMGANG

12 Sidste torsdag i november 1/7 15/9 30/3 Udarbejdelse af budget 15/10

13 Årshjulet for bygningsgennemgangen og budgetudarbejdelse: Medio juni til medio august: Driftschef udsender indkaldelse til bygnings-gennemgang. August, september og oktober: Afholdelse af bygningsgennemgang samt udarbejdelse af 10-års plan. Medio september til medio november: Udarbejdelse af budgetter. Oktober og november: Afholdelse af budgetmøder med afdelingsbestyrelsen. Januar, februar og marts: Afholdelse af ordinært afdelingsmøde, hvor budgetter skal godkendes. 30. marts er deadline for varsling af evt. huslejestigning for det kommende budgetår.

14 Før årsgennemgang huskeliste

15 Bygningsgennemgang med afdelingsbestyrelsen Dagsorden Gennemgang af konto 115 Opfølgning på bygningsgennemgang 20 Opfølgning på beslutninger på afdelingsmødet 20 Aktivitet i indeværende budgetår inkl. overførsler fra 20/ Effektiv drift og målsætningstal for afdelingen Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) konto 116, herunder afdelingsbestyrelsens ønsker Gennemgang af ejendommen: Afdelingens renholdelse Afdelingens energiforbrug / Keepfocus Hvidevaretyper Råderetskatalog, husorden, vedligeholdelsesreglement, individuel modernisering Fraflytningsprocent Evt. lokale emner fx serviceaftaler (vaskeri etc.) Vandmålere (KUN HVOR DET ER AKTUELT)

16

17 Afdelingsbestyrelses web Link fra (kodeord bestilles hos it-afdelingen eller

18

19

20 Løbende informationer: Konto Afdelingsbestyrelse web Konto AB-web + 3 gange pr. år Keep Focus - (kodeord Vibeke Klysner vk@vibo.dk)

21 Regnskab og budget

22 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Tidsplan fremsendes til afdelingsformændene i august sammen med en årsagsforklaring til regnskab og budget samt information om en af 3 muligheder. 1. Årsagsarket er tilstrækkelig til bestyrelsen 2. Årsagsarket suppleres med et telefonmøde 3. Årsagsarket suppleres med et traditionelt budgetmøde

23 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning VIBOs økonomiafdeling påbegynder udarbejdelsen af årsregnskaber ultimo august, hvorefter årsregnskaberne overdrages til revision. Umiddelbart i forlængelse af årsregnskabsafslutning udarbejder VIBOs økonomiafdeling forslag til kommende huslejebudget.

24 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Årsregnskab, forslag til kommende huslejebudget, vedligeholdelses plan, specifikationer af kontiene 118 og 119, skema over resultatafvikling samt et årsagsark hvor der kort beskrives om resultatet af årsregnskabet og bemærkninger til budget herunder en årsagsforklaring til eventuel huslejestigning, fremsendes til afdelingsbestyrelsen. Budgetforslaget gennemgås med afdelingsbestyrelsen, enten telefonisk eller ved det traditionelle regnskab- og budgetmøde.

25 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Årsregnskabet godkendes af afdelingsbestyrelsen, når beboermødet har besluttet dette. Har beboermødet besluttet ovennævnte, underskrives årsregnskabet af afdelingsbestyrelsen.

26 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning I de tilfælde, hvor beboerne selv vil godkende både regnskab og budget, skal der afholdes 2 beboermøder på et år. 1. Et beboermøde for godkendelse af årsregnskabet (beboermødet skal være afholdt inden 30. november). 2. Et beboermøde for godkendelse af det kommende huslejebudget (beboermødet skal afholdes i foråret og inden 15. marts).

27 Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Det kommende huslejebudget omdeles ca. 2 uger før afdelingsmødet. Beboermødet afholdes primært i januar kvartal og skal være afholdt inden udgangen af marts.

28 Budgettets opbygning Budgettet er et redskab, der danner grundlag for den nødvendige huslejeindtægt i afdelingen. Budgettet udarbejdes efter der såkaldte balanceprincip Det er primært de variable udgifter og dele af de ordinære indtægter, som afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet reelt har indflydelse på

29 Budgettets opbygning Årsregnskab 2017/2018, samt forslag til driftsbudget 2019/2020 Afdeling Havekildegård Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/ / / /2020 KontoSpecifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Nettokapitaludgif 105.9ter Offentlige og andre faste udgifter 106Ejendomsskatter Vandafgift Renovation Forsikringer Afdelingens energiforbrug: 1. El til fællesarealer målerpasning m.v Bidrag til boligorganisationen 1. Bidrag pr. lejemålsenhed Offentlige og andre faste udgifter i alt

30 Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/ / / /2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Variable udgifter 114 Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser 1. Afholdte udgifter Heraf dækket af tidligere hensættelser Istandsættelse ved fraflytning m.v. (A/B-ordning) 1. Afholdte udgifter Heraf dækket af tidligere hensættelser Særlige aktiviteter 1: Drift af fællesvaskeri Andel af fællesfaciliteters drift Drift af møde- og selskabslokaler Diverse udgifter Kontingent BL Afdelingsbestyrelse m.v Andre bestyrelsesudgifter Afdelings aktiviteter Diverse Variable udgifter i alt

31 Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/ / / /2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Henlæggelser 120 Planlagt og periodisk vedligeholdelse Ekstraordinær henlæggelse t/vedligehold.plan Istandsættelse ved fraflytning. A-ordning Tab ved fraflytninger Henlæggelser i alt

32 Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/ / / /2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ekstraordinære udgifter Vindues udskiftning 125 Ydelse vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 1. Afdrag (konto 303.1) Renter m.v Administrationsbidrag Heraf dækket ved løbende offentlige tilskud Ydelse vedr. lån til individuel modernisering 1. Afdrag - individuel modernisering Tab ved fraflytninger Dækket af tidligere henlæggelser Dækket af dispositionsfonden Ydelser vedr. driftsstøtte 5. Andre driftsstøttelån, hjemfaldslån Korrektion tidligere år, korrigeret rentesikring Ekstraordinære udgifter i alt

33 Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget INDTÆGTER 2017/ / / /2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ordinære indtægter 201 Boligafgifter og leje 1. Almene familieboliger Hjemfald Individuel Modernisering Renter Andre ordinære indtægter 1. Tilskud fra boligorganisationen Drift af fællesvaskeri Fællesfaciliteters drift, genåbning af vaskekort Overført fra opsamlet resultat Ordinære indtægter

34 Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget INDTÆGTER 2017/ / / /2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ekstraordinære indtægter 204 Driftsikring, dispositionsfonds tilskud - hjemfaldslån Korrektion tidligere år Antenne-/mobilmast Ekstraordinære indtægter i alt

35 Effektivitetstal Hvert år modtager VIBO rapport fra Trafik, - Bygge- og Boligstyrelsen over effektivitetstal fra det seneste aflagte årsregnskab Rapportens indhold er opdelt på: 1. Hovedkonklusion 2. Om datagrundlaget 3. Om benchmarkmetoden

36 Benchmarking Afdelinger i Københavns Kommune - Etage byggeri xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx TOTAL Ibrugtagelsesår Antal afdelinger der sammenlignes med LM m , , , , , , , ,40 Effektivitetsresultat - Regnskab 16/17 64,2 76,9 69,4 70,2 62,7 63,7 61,5 66,94 Effektivitetsresultat - Regnskab 17/ ,29 Konti med størst effektivitetspotentiale 16/17 111, , , , , , ,115 Knt 109 pr m2 VIBO 16/17 31,49 31,59 26,55 27,56 28,53 25,57 33,97 30,05 VIBO 17/18 30,05 30,79 24,16 26,32 35,34 26,83 31,49 29,40 Københavns Kommune 17 - Etage byggeri ,00 Region Hovedstaden 17 - Etage byggeri ,71 -kr. Forbrug +/- KK gennemsnit i kr. for afd. 17/18 kr kr kr kr kr kr Alle over Københavns Kommune gennemsnit på 28 er markeret med rødt Afdelinger markeret med rødt både i 16/17 og 17/18, kan vi minimere udgifter til renovation?

37 Benchmarking fortsat Der foretages tillige benchmark på nedenstående konti: Konto 110 Forsikringer Konto 111 Fælles el Konto 114 Renholdelse (funktionærløn & trappevask mm.) Konto 115 Almindelig vedligeholdelse Konto 116 planlagt vedligeholdelse Konto 117 Istandsættelse ved fraflytning Konto 121/122 Henlæggelse til istandsættelser ved fraflytninger

38 Effektiv drift Afdelingsbestyrelsen & driften

39 A-ordning Normalistandsat ved indflytning på det niveau der er beskrevet i vedligeholdelsesreglementet.. Beboeren har vedligeholdelsespligten i bo perioden (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling). Beboeren skal betale beløbet til normalistandsættelse ved fraflytning. Beløbet nedskrives over max. 10 år. Efter bo periode på 120 måneder har afdelingen den fulde normalistandsættelses forpligtelse Misligholdelse skal betales af beboeren.

40 B-ordning Vedligeholdelsesreglement B-ordning Der hensættes beløb på konto for indvendig vedligeholdelse for den enkelte bolig, der dækker hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Beløbet opkræves hos den enkelte beboere udover huslejen. (24 kr. pr. m2 om året)

41 B-ordning Ingen istandsættelse ved indflytning Mindre beløb på istandsættelseskontoen til istandsættelse ved indflytning, generelt set. Løbende opsparing til istandsættelse i bo perioden. Ingen istandsættelse ved fraflytning. Misligholdelse skal betales af beboeren Ulempe at boligstandarden kan falde. Boligerne forfalder generelt set.

42 B-ordning 3-rums - 80 m 2 Køkken Entre Stue Badevær else Værelse Værelse Henlæggelse pr. år: 80 x 24,00 = 1.920,00 pr. år

43 Bestyrelsens rådighedsbeløb Hovedregel: 75 kr. pr. lejemål en gang årligt Kaffe, the, vand til afdelingsbestyrelsesmøder og beboermøder Udlæg til telefonudgifter Kørselsudgifter Kontorartikler, porto m.v. Andre småudgifter Regnskab over rådighedsbeløbet skal forelægges af afdelingsbestyrelsen på det ordinære beboermøde til orientering.

44 Regnskab over beboerlokaler og sociale aktiviteter Beboervalgte skal tillige udarbejde regnskab over udlejning af selskabslokale /beboerlokale/ beboerhus ligesom der skal udarbejdes regnskab over sociale aktivitets midler. Regnskaberne skal også her forelægges til orientering på det ordinære beboermøde.

45 Forbrugsregnskaber Regnskab og budget for fællesantenner og elektroniske kommunikationstjenester. Varmeregnskaber Vandregnskaber Evt. efterbetaling på varme og vandregnskaber på mere end kr. deles over 3 rater uden gebyr. Ny a conto på varme og vand udregnes af VIBO drift Individuel a conto er afhængig af seneste års forbrug

46 Hvad dækker indskud ved indgåelse af lejekontrakt? Beboerindskud er en del af finansieringen ved afdelingens opførelse. Beboerindskud forrentes ikke, da indskuddet er en del af finansieringen. Beboerindskuddet kan lovmæssigt forhøjes til i alt 237 kr. pr. m2 (2019). Indskuddet forhøjes kun ved genudlejning.