KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE NYT HOSPITAL BISPEBJERG

Transkript

1 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Bilag 1 - Side -1 af 37 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE 1. oktober december 2018 NYT HOSPITAL BISPEBJERG

2 Bilag 1 - Side -2 af 37 2

3 Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. På regionsrådsmødet d. 31. januar 2017 blev mødesag om udbetalingsanmodning for Nyt Hospital Bispebjerg godkendt. Anmodningen er efterfølgende fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet til behandling. Sundheds- og Ældreministeriet har den 29. august 2017 meddelt regionen, at Økonomi- og Indenrigsministeriets departement fremover varetager behandlingen af sagen vedrørende udbetaling af midler til dette byggeri. Sundhedsministeren vil fortsat være øverste ansvarlige for tilsynet med byggeriet, men al sagsbehandling vil foregå i Økonomi- og Indenrigsministeriets departement. Økonomi- og Indenrigsministeriet har den 19. december 2017 skriftligt meddelt, at udbetalingsanmodningen er godkendt. 3

4 Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

5 Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Bispebjerg for perioden 1. oktober til 31. december Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31.december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har den 18. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Bispebjerg, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Bispebjerg afsnit 5.1, hvor der er oplistet en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på kvartalsrapportens afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vedr. manglende myndighedsbehandling: Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60 %. 5

6 Bilag 1 - Side -6 af 37 Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger, og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. DTØ anbefaler, at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd, der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbudsmateriale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til, at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til totalrådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes, hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, såfremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen. Endvidere henledes opmærksomheden til afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vurdering fra DTØ vedr. etablering af MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit): Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat, og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forventes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. DTØ anbefaler, at projektet afklarer omfanget af forventede ekstraomkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 6

7 Bilag 1 - Side -7 af Overblik Indledningsvis gives et kort overblik over status på de fire igangværende delprojekter Akuthus, MARS, Laboratorie og Logistikbygning samt ATESanlægget. Herefter gives en mere uddybende status på Nyt Hospital Bispebjerg for 4. kvartal Akuthus Udbudsstrategien for Akuthuset er fastlagt til totalentreprise udbud med forhandling. Delprojektet er sendt i udbud den 26. februar Den samlede udbudsproces udgør ca. 11 måneder inkl. ferier. Endelig aftale med en totalentreprenør forventes indgået ultimo Regionsrådet har i september 2018 godkendt etablering af kvinde/barn funktioner i nybyggeriet. Udbudsmateriale til kvindebarn centeret planlægges at indgå som tillæg i udbudsprocessen i foråret 2019, hvorved eventuelle usikkerheder hertil overfor en kommende totalentreprenør elimineres. I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, men projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet af dispensationer uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Projektorganisationen og Københavns Kommune er i dialog herom, og der er aftalt genfremsendelse at det samlede myndighedsandragende indholdende de ovennævnte projektjusteringer. Eventuelle konsekvenser af myndighedsgodkendelsen fremsendes som rettelsesblad til udbudsmaterialet, når godkendelsen er modtaget. Midlertidig Røntgen og Akut Satellit (MARS) Der forventes en forsinkelse på mindst 4 måneder på opførelsen af MARS, som følge af en længere sagsbehandlingstid med myndighederne. Årsagen er, at Københavns Kommune har ønsket en udvidet undersøgelse af mulighederne for at fastholde placeringen af et duetræ hhv. tulipantræ, og regionen samtidig har ønsket at bevare funktionaliteten i MARS. Københavns Kommune har nu givet en forhåndsmeddelelse om, at duetræet kan flyttes til en anden permanent placering på matriklen. Laboratorie- og Logistikbygning Bygningen er overdraget til driften pr. 1. november 2018 og ibrugtagningsforløbet forløber planmæssigt. Københavns Kommune fremsendte d. 2. oktober 2018 midlertidig ibrugtagningstilladelse for bygningen. Endelig ibrugtagningstilladelse forventes, når samlet landskabsplan for hele hospitalsmatriklen er godkendt af Københavns Kommune. Det har ikke konsekvens for brugen af bygningen, at der ikke foreligger en endelig ibrugtagningstilladelse. 7

8 Bilag 1 - Side -8 af 37 Aquifer Thermal Energy Storage (ATES) Anlæg Etablering af køle-nødstrømsanlæg, bestående af en teknikbygning, nødstrømsgeneratorer samt køleanlæg, forventes endeligt færdigetableret 1. kvartal Status for Nyt Hospital Bispebjerg pr. 4. kvartal 2018 Nyt Hospital Bispebjerg omfatter tre nybyggerier, et renoveringsprojekt samt en række understøttende delprojekter, der skal sikre en samlet plan for byggelogistik på Bispebjerg matriklen, herunder en fælles byggeplads samt fælles koordinering af forsyningsinfrastruktur mv. Projekterne gennemføres af en projektafdeling placeret på Bispebjerg Hospital. I projektet er Akuthuset og renoveringer af en række eksisterende bygninger 100 % finansieret af kvalitetsfondsbudgettet. Den midlertidige Akut og Røntgen Satellit (MARS) indgår i Akuthusprojektet, men en del af finansieringen er regionale midler. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i forbindelse med udbetalingsanmodningen godkendt, at en del af de midlertidige foranstaltninger i forbindelse med nybyggeriet kan finansieres af regionale midler. P-huset og Laboratorie- og logistikbygningen etableres i fællesskab med Ny Psykiatri Bispebjerg. ATES-anlæggets entrepriseudgifter er primært finansieret via leasing, mens en række projektudgifter, herunder rådgivning, finansieres af kvalitetsfondsbudgettet. Udbud Akuthuset Akuthuset udbydes i en totalentreprise efter udbud med forhandling. Udbuddet er udsendt den 26. februar Udbudprocessen er planlagt til at forløbe over ca. 11 måneder inkl. ferier. Endelig aftale med en totalentreprenør forventes indgået ultimo Totalrådgiver afleverede den 22. november 2018 udbudsmateriale for Akuthuset. Tiden frem til udsendelse af udbudsmateriale i februar 2019 er anvendt på færdigbearbejdning af det juridiske udbudsmateriale, samt kvalitetssikring af det af totalrådgiver udarbejdede udbudsmateriale. Myndighedsbehandling Myndighedsbehandlingen pågår. Der er truffet beslutning om at udsende udbudsmaterialet februar 2019 uden et godkendt myndighedsprojekt. Idet udbudsperioden strækker sig over 11 måneder, forventes der tilstrækkelig tid til, at byggetilladelsen vil kunne udsendes som rettelsesblad til udbudsmaterialet. 8

9 Bilag 1 - Side -9 af 37 I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, men projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Projektorganisationen og Københavns Kommune er i dialog herom, og der er aftalt genfremsendelse at det samlede myndighedsandragende indholdende de ovennævnte projektjusteringer. Risikoen ved en manglende adgang til de tilbageværende dispensationer vurderes at være, at der kan komme lidt færre sengepladser, og/eller at ønsker ift. nemme adgangsveje kan blive udfordret. Projektets totaløkonomi vurderes ikke at blive udfordret ved delvis eller hel afvisning af dispensationerne. Forretningsudvalget blev 13. marts 2018 orienteret om dispensationsansøgningerne samt risici forbundet med eventuelle afslag. Fødeområde på Bispebjerg Hospital Regionsrådet godkendte d. 28. september 2018 etablering af den nødvendige fødekapacitet med tilhørende funktioner i nybyggeriet ved Bispebjerg. Kvinde-barn centeret placeres i det fremtidige Akuthus. Funktionsbeskrivelser vedrørende fødeafsnittet og tilknyttede funktioner vil blive vedlagt udbudsmaterialet som supplement til den oprettede projektmodel. Etableringen af et kvinde/barn center vil medføre, at antal en-sengsstuer i nybyggeriet nedbringes fra de oprindeligt 593 senge til 564 senge, svarende til at 1 sengeafsnit med i alt 29 senge nedlægges, for i stedet at etablere fødeafsnit med fødestuer og operationsstue til akutte kejsersnit. Der er nedsat en brugergruppe for hhv. pædiatri og gynækologi/obstetrik, der i samarbejde med rådgiverne på Akuthuset skal tegne de nye funktioner. I brugergrupperne indgår der bl.a. ledere og medarbejdere fra kvinde/barn enheder på de øvrige hospitaler i Region Hovedstaden. Akuthuset er planlagt som et fleksibelt byggeri med standardrum. Da beslutningen om etableringen af Kvinde-barn funktionerne er truffet, inden der er indgået kontrakt med totalentreprenøren, er det vurderet muligt at indeholde de nye funktioner indenfor Akuthusbudgettet. De nye funktioner kræver et vist omfang af medicoudstyr, hvorfor det i den samlede prioritering af IT og medicoudstyr til Akuthuset vil blive overvejet, om der er behov for en højere andel af genanvendelse. Midlertidig Akut og Røntgen Satellit Til sikring af at matriklen kan fungere i hele byggeperioden, er der ved at blive etableret en Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit (MARS). Denne medvirker til at sikre billeddiagnostik i tilknytning til akutmodtagelsen, samt bedre adgangsforhold til akutmodtagelsen for brugerne i 9

10 Bilag 1 - Side -10 af 37 Akuthusbyggeperioden. Større medicoudstyr, der indkøbes til MARS, skal efterfølgende flyttes med til Akuthuset. Myndighedsbehandlingen af MARS pågår fortsat. Processen har været besværliggjort pga. 2 bevaringsværdige træer et duetræ og et tulipantræ, der giver anledning til en længere sagsbehandling. Københavns Kommune har nu givet en forhåndsmeddelelse om, at duetræet kan flyttes til en anden permanent placering på matriklen. Der forventes en forsinkelse på mindst 4 måneder, men projektet er ikke på kritisk vej i forhold til Akuthusprojektet. Renovering af fredet bygning 6 Regionsrådet godkendte i september 2018 bevilling til renovering af bygning 6, således at denne kan ibrugtages til nye funktioner efter udflytning af funktioner til Laboratorie- og logistik bygningen. Det er besluttet at samle de ortopædkirurgiske funktioner i bygning 6, med ambulatorier på 1. sal samt afdelingens kontorer på 2. sal. Disse funktioner ligger i dag spredt på Bispebjerg Hospital. Den resterende del af bygning 6 vil mest sandsynligt blive anvendt til permanent placering af gastromedicinske ambulatorier samt den samlede gastroenterologiske forskningsenhed. Renovering af bygning 6, 2. sal er afsluttet og indflytning har fundet sted i december Renovering af 1. sal forventes afsluttet, så lokalerne kan ibrugtages ca. 1. maj Når stueetagen er fraflyttet ultimo 2019, gennemføres den sidste del af renoveringsprojektet i bygning 6. Projektorganisationen Den 1. oktober 2018 tiltrådte projektchef Lene Stevnhoved som daglig leder af Nyt Hospital Bispebjerg. Projektchefen kommer fra Nyt Universitetshospital Køge, der i lighed med Nyt Hospital Bispebjerg har truffet beslutning om udbud i totalentreprise. Den nye projektchef har således erfaringer med ændring af udbudsform fra aftale med totalrådgiver om projektering til udbud i totalentreprise, som projektet kan drage stor nytte af. Akuthuset 100 % kvalitetsfondsfinansieret, ca m2 Akuthuset på ca m2 omfatter nybyggeri af en fælles akutmodtagelse (AKM) indeholdende alle nødvendige funktioner samt etableringen af 564 en-sengs stuer fordelt med i alt 522 en-sengsstuer, 17 en-sengs intensivstuer, samt 25 en-sengsstuer med eget toilet og med mulighed for bad til indlæggelser på op til 24 timers varighed placeret i akutmodtagelsen. Hertil er i akutmodtagelsen 12 senge fordelt i 3-mandsstuer samt 15 10

11 Bilag 1 - Side -11 af 37 observationspladser i form af stole, lejer og senge til ophold af 0-12 timers varighed. Endvidere etableres 108 ambulatorierum (behandlingsrum, undersøgelsesrum, patientmøderum), 8 større multifunktionsarealer samt kontorfunktioner. Beslutning om etableringen af et kvindebarn center medfører, at antal senge i projektet nedbringes fra de oprindeligt 593 senge til 564 senge, svarende til disponering af et sengeafsnit med 29 senge til etablering af fødeafsnit. I projektet indgår endvidere parkeringsfaciliteter i konstruktion samt landskabsarbejder. Nybyggeriet forbindes med tunneller til den eksisterende bygningsmasse, der udgør Bispebjerg Hospital. Dispositionsforslag blev godkendt af regionsrådet i december 2016, og projektforslagblev godkendt af regionrådet på mødet d. 24. oktober Totalentreprisen for akuthusprojektet planlægges gennemført etapevis, således at den nordlige del af bygningskomplekset afleveres og ibrugtages før nedrivning af den eksisterende bygning 7. Jordentreprisen (byggegruben) for Nordblokken er afsluttet. Bygherrerådgiver er Drees & Sommer A/S, og totalrådgiver er et konsortium bestående af ARUP og EYP. Somatisk renovering og ombygning 100 % kvalitetsfondsfinansieret I ansøgning til ekspertpanelet omfattede renoveringsopgaven infrastrukturarbejder samt etablering af ambulatorier i de fredede pavillon bygninger samt øvrige mindre renoveringsarbejder. Projektet har afsluttet de planlagte mindre renoveringsarbejder. Projekt vedrørende udvidelse og ombygning af den fælles personalekantine i Lersø komplekset er afsluttet i efteråret Ved godkendelse af dispositionsforslaget for Akuthuset blev det besluttet, at ambulatoriearealer etableres i nybyggeriet i stedet for ved ombygning af de fredede pavilloner. Herved blev omfanget af renoveringsarbejder i de fredede pavillon bygninger stærkt reduceret og vil primært omfatte renovering, hvor der sker funktionsændringer. Budget til ombygning og renovering udgør herefter i alt ca. 32 mio. kr. (09) plus delprojektets andel af fællesomkostningerne. 11

12 Bilag 1 - Side -12 af 37 De fredede bygninger tænkes fortsat primært anvendt til administration, forskning og for en mindre del ambulatorier. Endvidere bibeholdes de palliative funktioner i bygning 2. Hospitalsdirektionen har udarbejdet en rokadeplan for anvendelsen af den samlede bygningsmasse til somatisk drift, hvilket også omfatter de fredede bygninger. Rokadeplanen blev forelagt for regionsrådet i september I den forbindelse er renoveringsbudgettet blevet revurderet, og det er fortsat forventningen, at alle forventede renoveringsarbejder i de fredede bygninger kan udføres for det resterende budget til renovering. Laboratorie og logistikbygning 74 % kvalitetsfondsfinansiering, m2 (samlet bygning m2) Sammen med Ny Psykiatri Bispebjerg etableres en fælles Laboratorie -og logistikbygning. Bygningen rummer fælles hovedlager og logistik, samt laboratoriefunktioner til forskningsformål. Projektets projektering blev forlænget, idet genudbud efter første licitation blev nødvendig. Entreprisearbejderne blev igangsat i sensommeren 2016 efter gennemførelse af udbud. Entreprenør på projektet er Per Aarsleff A/S. Bygningsarbejder omfattende råhus-, facade- og apteringsarbejder er sket under et byggetelt, der har overdækket nybyggeriet, indtil bygningen var lukket og tæt. Som en del af projektet er der etableret en tunnel fra Laboratorie- og logistikbygningen til den eksisterende tunnel- og bygningsmasse mod syd samt etableret en sprinklertank. Laboratorie- og logistikbygningen er afleveret til bygherre 12. juli Der var indgået aftale om, at nogle enkelte udskudte arbejder, herunder færdiggørelse af varegård og andre udvendige arbejder, kunne færdiggøres efter aflevering. Disse arbejder er afleveret til bygherre ultimo september De første funktioner påbegyndte indflytning den 15. august Ibrugtagning foregår i henhold til planen og forventes tilendebragt ultimo 2019, når KBA s produktionsanlæg er godkendt og idriftsat. Driften af bygningen er overdraget til regionens Center for Ejendommes den 1. november Københavns Kommune fremsendte d. 2. oktober 2018 midlertidig ibrugtagningstilladelse for bygningen. Endelig ibrugtagningstilladelse forventes, når samlet landskabsplan for hele hospitalsmatriklen er godkendt af Københavns Kommune. Det har ikke konsekvens for brugen af bygningen, at der ikke foreligger en endelig ibrugtagningstilladelse. 12

13 Bilag 1 - Side -13 af 37 P-hus 36 % kvalitetsfondsfinansieret (ibrugtaget) P-hus projektet omfatter et fælles P-hus på matriklens nordvestlige hjørne indeholdende 600 pladser, som blev udført af 5E Byg i totalentreprise med ibrugtagning i november 2015 samt en overfladeparkering med 100 pladser beliggende på matriklens sydvestlige hjørne, der blev ibrugtaget ultimo Regionen her efterfølgende, efter udbudsforretning, frasolgt en byggeret på et areal svarende til ca. 40 p-pladser i parkeringshusets nederste etage til Dansk Supermarked A/S. På arealet forventes en Nettobutik åbnet i 4. kvartal Det frasolgte parkeringsareal reetableres andetsteds på Bispebjergmatriklen. 13

14 Bilag 1 - Side -14 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Nyt Hospital Bispebjerg målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Det er Administrationens vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual således, at projektet realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden væsentlige forsinkelser. Administrationen har tidligere vurderet, at kapitaliseringen i risikologgen var lav. Projektorganisationen har derfor i 4. kvartal 2018 arbejdet med kapitaliseringen af risici. Det er nu administrationens vurdering, at der er overenstemmelse mellem det oplevede risikobillede af projektet og kapitaliseringen af dets risici. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se fortroligt bilag til mødesag. 5.1 Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for, at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes (DTØ) vurdering af projektets risikoprofil, der konkludere: 14

15 Bilag 1 - Side -15 af 37 DTØ har modtaget og gennemlæst det åbne samt det fortrolige bilag vedr. 4.kvartalsrapportering 2018 for Nyt Hospital Bispebjerg. Baseret på vore arbejder, er det vores vurdering at rapporteringen afspejler pro-jektets status samt forhold vedrørende projektets risiko- og reservebillede korrekt. Det vurderes samlet set, at der med de samlede likvide reserver er sikret en tilstrækkelig robusthed ift., at håndtere de aktuelle økonomiske risici for kvalitetsfondsprojektet ved udgangen af 4. kvartal 2018 i hen-hold til projektets risikovurdering og risikolog. Siden sidste DTØ kvartalsrapportering er projektets samlede og kapitaliserede risikobillede blevet øget med et væsentligt millionbeløb, hvor den største andel er afsat til Iboende (uidentificerede) risici, mens det resterende beløb er afsat til risici vedrørende Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen. Trods den øgede risikosum vurderes projektets samlede reserveniveau fortsat at være på et fornuftigt niveau i forhold til risikobilledet. DTØ bemærker dog, at Akuthusbyggeriet fortsat er i de indledende faser, hvorfor man endnu afventer de erfaringsmæssigt mere risikofyldte faser i et byggeri (eks. kontrahering, udførelse og aflevering). Lab/Log bygningen er overtaget fra leverandøren og ibrugtagningen har fundet sted. Der pågår fortsat en-kelte mangeludbedringer, som ikke helt har fulgt de aftalte terminer. Projektet vurderer dog, at manglerne har en begrænset økonomisk værdi og anfører samtidig, at der er foretaget tilbagehold i kontraktsummen med hovedentreprenøren svarende hertil. Det bemærkes at Lab/Log projektet fortsat afventer permanent byggetilladelse og As built dokumentation. I vores granskning af delprojekterne ud fra de materialer og oplysninger, vi har haft til rådighed, anbefaler vi følgende: ØKONOMI AKUTHUSET Manglende myndighedsbehandling Jf. bygherre er udbudsmaterialet udsendt 26. februar 2019 uden der er er modtaget byggetilladelse til Akut-huset fra Københavns Kommune. Udbudsmaterialet udsendes således uden et godkendt myndighedsprojekt. Forholdet er ikke særskilt kapitaliseret i bygherres risikobillede jf. 4. kvartalsrapport 2018 (fortroligt bilag). Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60%. Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. 15

16 Bilag 1 - Side -16 af 37 Anbefaling: DTØ anbefaler at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbuds-materiale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til total-rådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, så-fremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen. MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit) Jf. 4. kvartalsrapport 2018 etableres MARS til sikring af at matriklen kan fungere i hele byggeperioden. Denne medvirker til at sikre billeddiagnostik i tilknytning til akutmodtagelsen samt bedre adgangsforhold til akutmodtagelsen for brugerne i byggeperioden for Akuthuset. Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forven-tes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. Anbefaling: DTØ anbefaler at projektet afklarer omfanget af forventede ekstra-omkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. RISIKOSTYRING Forøget risikobillede Jf. 4. kvartalsrapport (fortroligt bilag) er det samlede risikobillede for projektet forøget med et væsentligt millionbeløb i forhold til 3. kvartalsrapporten (fortroligt bilag). Størstedelen af dette beløb er afsat til risiko id. 38: Iboende risici (uidentificerede risici)), der ikke er yderligere specificeret ud. Projektet meddeler DTØ, at risikoen er medtaget, da der ved store og komplekse byggerier erfaringsmæssigt vil være forhold, der ikke er nærmere specificeret i udbudsmaterialet og/eller forhold der ændrer sig undervejs. Projektet meddeler DTØ at risiko id. 38 primært skal dække entrepriserelaterede risici og den forventes ikke at komme i anvendelse før udførelsesfasen. Således bemærker DTØ at id. 38 ikke er tiltænkt at skulle dække uidentificerede risici i udbudsfasen. Anbefaling: DTØ anbefaler at projektet på overordnet niveau skitserer hvilke typer af risici som forventes dækket af risiko id. 38. Evt. suppleret med en fordeling på faserne i udførelsesfasen. Derudover anbefales, at projektet 16

17 Bilag 1 - Side -17 af 37 overvejer, hvorvidt der er behov for en kapitaliseret risiko vedrørende Iboende risici (uiden-tificerede risici) dækkende selve udbudsfasen. Administrationen har påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er det konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici, der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer, der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Projektet har i sit risikoarbejde fokus på de identificerede risicis påvirkning på projektets fremdrift, således at der iagttages nødvendige tiltag, der begrænser risiko for fordyrende stilstand i projektering og senere udførsel. Det er Administrationens vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets specifikke risici i henhold til gældende risikostyringsmanual. Risikorapportering Projektet afholder kvartalsvise risikoworkshops på de store delprojekter. Der er truffet beslutning om at ophøre med risikoworkshops på tværgående niveau med Ny Psykiatri Bispebjerg, idet der efter afleveringen af Laboratorie- og logistikbygningen alene er Akuthusbyggeriet og Fælles Byggeplads tilbage som større aktive delprojekter heraf vedrører alene Akuthuset byggeaktivitet. Relevante risici fra det tværgående niveau er pr. 30. juni 2018 indarbejdet i risikologgen for Akuthuset. Der afholdes ikke risikoworkshops for Laboratorie- og logistikbygningen efter 3. kvartal 2018, da der efter afleveringsforretning primært udestår afhjælpning af de sidste fejl og mangler samt installering af medicoudstyr. Risikostyringen er derfor varetaget administrativt i 4. kvartal Risikoworkshops for Akuthuset er kalendersat for Nedenfor er risikorapporteringen for 4. kvartal Rapporteringen er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med bygherrerådgivere. Risikostyringen for Nyt Hospital Bispebjergs og Ny Psykiatri Bispebjergs fællesprojekter, Laboratorie-og logistikbygningen og Fælles Byggeplads, varetages uden hensyn til finansieringen af de enkelte delprojekter. I nedenforstående tabel er der for disse fælles delprojekter foretaget en forholdmæssig fordeling af delprojekternes kvantificerede risici med udgangspunkt i de beskrevne fordelingsnøgler mellem Nyt Hospital 17

18 Bilag 1 - Side -18 af 37 Bispebjerg og Ny Psykiatri Bispebjerg. Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Bispebjerg for 4. kvartal 2018 omfatter på baggrund af ovenstående kriterier således alene risici på de enkelte delprojekter, hvor der er hel eller delvis finansiering fra kvalitetsfondsprojektet. Risici relateret til hospitalsdriften samt effektiviseringskrav, og risici der er overdraget til en kommende totalentreprenør, indgår ikke i risikorapporteringen. Projektets væsentligste (røde og gule) risici fremgår af nedenstående oversigt. Tallene under omkostning, kvalitet og tid er såkaldte risikopoint (RP), der er genereret af risikostyringsværktøjet Exonaut: Projekt Id Hændelse Dato Omkostning Kvalitet Tid Akuthus 38 Iboende risici (uidentificerede risici) Akuthus P&L Regulerings satsen udvikler sig markant anderledes end Byggeomkostningsindeks Risken vedrører fremtidig forskel i indeks Oprindelig fælles risk nr. 9 Akuthus 22 Sene beslutninger om bygherreydelser på fx it, medico kan medføre øget risiko for ekstraarbejder fra entreprenøren Akuthus 25 Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen (tidsrisiko) Akuthus Markedsrisiko Akuthus 26 Dele af projektet fordyres fordi nyeste viden omkring standarder ændres eller ikke forefindes Akuthus Funktioner i det færdige byggeri passer ikke til det endelige 30 optageområde Oprindelig fælles risk nr. 1 18

19 Bilag 1 - Side -19 af 37 Projekt Id Hændelse Dato Akuthus 16 Projektet forsinkes, såfremt bygning 7 ikke kan holdes i fuld drift, mens byggearbejder foregår på det nye akuthus Omkostning Kvalitet Tid Akuthus 8 Klinikkens forventninger/krav til funktionalitet kan ikke efterkommes inden for budgettet Akuthus 29 At Københavns Kommune ikke godkender dispensationer i byggeandragendet Akuthus Akuthus Rådgiver konkurs (under kontrakt) Oprindelig fælles risk nr. 23 Ibrugtagningsfasen forlænges på grund af manglende indkøringer af 33 nye arbejdsgange Akuthus 31 Oprindelig fælles risk nr. 10 Tab af nøglepersoner forsinker projektet Oprindelig fælles risk nr Akuthus risiko 38 Iboende risici (uidentificerede risici) Ny risiko der vedrører uidentificerede risici i projektets forløb, primært entrepriserelaterede risici. Ved store og komplekse projekter med længere tidshorisont vil der erfaringsmæssigt være forhold, der ikke er nærmere specificeret, herunder forhold der kræver ændringer ift. indgået entrepriseaftale. Udgifter relateret hertil skal kunne dækkes inden for de afsatte reserver under Nyt Hospital Bispebjerg. Risikoen vil alt andet lige mindskes, des tættere projektet kommer på afleveringen. Ved kvartalsrapporteringen for 1. kvartal 2019 findes et mere beskrivende navn for denne risiko. I løbet af forhandlingsfasen og inden kontraktindgåelsen vil risikoen blive grupperet og specificeret yderligere. Akuthus - risiko 32 - PL satsen udvikler sig anderledes end BOI satsen (tidligere fælles risiko 9) Der er inden for den regionale reserve disponeret midler til imødegåelse af risikoen for, at udviklingen i det regionale anlægs P/L (pris og lønindeks) og BOI (Byggeomkostningsindekset) er forskellig. Der er afsat særskilt reserve til imødegåelse af denne forskel. 19

20 Bilag 1 - Side -20 af 37 Projektet er opmærksom på, at udbud i totalentreprise medfører, at der sker kontrahering for hele delprojektet på en gang, således at forskel imellem reguleringsindeks får effekt på økonomien fra det tidspunkt, hvor totalentreprenøren har ret til at prisregulere kontrakten. Akuthus - risiko 22 Bygherreydelser for ex. IMT medfører ekstraarbejder fra entreprenørerne Projektet sikrer, at der indsamles information om behov for IT og medico i de enkelte rum. Det aftales med CIMT, hvilke ydelser der skal indgå som bygherreydelser og hvilke, der kan indgå som entrepriseydelser (dog med kravspecifikation fra CIMT). Der er fokus på at sikre klar ansvarsfordeling mellem projektet, CIMT og entreprenørerne. Der er fokus på identificering og rettidig koordinering af øvrige bygherreydelser i projekterne såsom eksempelvis CTS mv. Læring fra tilsvarende processer på Laboratorie- og logistikbyggeriet, anvendes ved tilrettelæggelse af Akuthusprocessen, og der afsættes et vist budget til forventede tillægsarbejder. Akuthus risiko 25 Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen Milestones i tidsplanen kan blive udfordret af sene bygherrebeslutninger, træg myndighedsbehandling, rådgiverforhold etc., hvilket kan resultere i forsinket udbud, forsinket udførsel og forsinket ibrugtagning. For at imødegå denne risiko fokuseres der på byggetakten, hvilket bl.a.giver fleksibilitet i tidsplanen i forhold til myndighedsbehandling etc. Med udgangspunkt i den igangværende dialog med Københavns Kommune om byggeandragendet, herunder dispensationerne, er det projektets vurdering, at myndighedsgodkendelse vil foreligge inden kontraktindgåelse. Såfremt dette mod forventning ikke er tilfældet, vil projektet i forbindelse med kontraktindgåelsen evaluere risikobilledet. Evalueringen vil tage udgangspunkt i de elementer, der måtte være udestående ift. endelig godkendelse af byggeandragendet. Som følge af den ændrede udbudsstrategi, hvor der udbydes i totalentreprise, er aftaleforholdet med totalrådgiverkonsortiet (TR) blevet ændret, således at TR alene skal forestå udarbejdelse af projektmateriale til udbud samt bistår under udbudsforløbet. Projektmaterialet blev afleveret til bygherre i november

21 Bilag 1 - Side -21 af 37 Bygherre accepterede i oktober 2018, at KHR kunne udtrædet af konsortiet, men grundet udbudsmaterialets faktiske stade, aftaler om fortsat tilknytning af nøglemedarbejdere etc, samt konsortiets forpligtelse til at levere den aftalte ydelse til aftalt tid, blev det ikke vurderet, at dette forhold ville påvirke projektets risikobillede. Dette er fortsat projektets opfattelse. Akuthus risiko 4 Markedsrisiko (omdøbt fra Der er ikke tilstrækkeligt kvalificerede entreprenører) Risikoen for overskridelse ved licitation er søgt begrænset ved kontinuerlig fokus på udbudsformen, således at den så vidt muligt tilpasses det givne entreprisemarked på udbudstidspunktet. Der er de seneste år arbejdet med udbudsstrategien, og en række eksterne rådgivere, herunder Kammeradvokaten, har været inddraget i processen. Dette med det formål, at der opnås konkurrence om opgaverne. Projektet har stor fokus på at følge markedet, og der arbejdes proaktivt på at sikre viden om projektet hos både danske og udenlandske entreprenører for at skabe interesse for projektet, ligesom udbudsmaterialet har et internationalt fokus. I september 2017 afholdt projektet inspirationsmøde for interesserede rådgivere og entreprenører. Der deltog firmaer fra både ind- og udland, og der er også efterfølgende modtaget henvendelser fra interesserede firmaer. I 4. kvartal 2018 har der været afholdt inspirationsmøder med en række nationale og internationale entreprenører for derved at øge markedets kendskab til projektet umiddelbart inden udsendelse af udbudsmaterialet. Med baggrund i den seneste branchedialog er det vurderingen, at der bør være et tilstrækkeligt antal mulige bydende. Akuthus - risiko 26 - Dele af projektet fordyres fordi nyeste viden omkring standarder ændres eller ikke forefindes Projektet har fokus på fortsat dialog med Center for Ejendomme og CIMT i forhold til bygningsrelaterede standarder. Der arbejdes med en styret dialogproces med interne interessenter, således at ændringer/ønsker registreres så tidligt som muligt. Dette sker bl.a. med anvendelse af Change Management system. Der er i den fælles projektorganisation i efteråret 2016 opnormeret med tre ressourcer, der har særligt kendskab til tekniske installationer, således at der til stadighed er fokus på nyeste viden på området, og dermed er mulighed for at præge regionens valg af nye standarder samt sikre rettidig beslutning herom. 21

22 Bilag 1 - Side -22 af 37 I forhold til ændrede kliniske standarder, arbejdes der på at sikre høj grad af fleksibilitet og robusthed således, at der lettest muligt kan ske justering af bygningsfysikken efter ibrugtagning. Akuthus risiko 30 Funktioner i det endelige byggeri passer ikke til det endelige optageområde (tidligere fælles risiko 1) Der fokuseres på kontinuerlig opfølgning på de gældende Hospitalsplaner (HOPP) og løbende genberegninger af de forventede behov for senge, ambulatoriepladser etc. Der fokuseres på fleksibilitet og standardisering i nybyggeriet. Der fokuseres på løbende orientering til koncernen om projektets kapacitet og muligheder. HOPP 2025 er i høring i foråret 2019, men beslutning om etablering af Kvinde-barn funktioner i Nyt Hospital Bispebjerg er taget, og funktionskrav mv. hertil vil indgå i totalentrepriseudbuddet. Netop fleksibiliteten i nybyggeriet gør det muligt at indarbejde de nye Kvinde-barn funktioner uden betragtelige meromkostninger. Akuthus risiko 16 Bygning 7 kan ikke holdes i fuld drift Funktioner i bygning 7, der ligger midt i Akuthusets byggefelt, skal under hele udførslen være i fuld drift. Som en del af arbejdet med projektforslaget er der arbejdet med at sikre den bedst mulige byggetakt med mindst mulig indvirkning i den kliniske drift i bygning 7, således, at der kan sikres optimal klinisk drift og begrænset risiko for stilstand/forsinkelse i udførslen. I projektforslaget blev Akuthusbyggeriet således opdelt i en Nordblok og en Sydblok. Nordblokken, omfattende operationsstuer og Billeddiagnostik samt midlertidige personale- og patientfunktioner mv., skal gennemføres først. Selvom hele projektet nu udbydes samlet, fastholdes krav til byggetakt. Forhold vedr. bygning 7 er indarbejdet i udbudsmaterialet for Akuthuset som forudsætning. Der er endvidere stor fokus på at forberede den mest hensigtsmæssige afrigning og nedtagning af bygning 7 (decommissioning) dette både af hensyn til de kliniske funktioner men også i høj grad for at minimere såvel bygherres som totalentreprenørs risci, inden der kontraheres med totalentreprenør. 22

23 Bilag 1 - Side -23 af 37 Akuthus risiko 8 Klinikkens forventninger til funktionalitet kan ikke indfries inden for budget I brugerprocesserne involveres hospitalets organisationsudviklingskonsulenter, således at nytænkning af arbejdsprocesser, implementering af nye arbejdsgange og samarbejdsformer, ny IT og medico indgår som en interegret del af brugerprocesserne. Brugerprocesser med de kliniske brugere er tilrettelagt med udgangspunkt i erfaringer fra bl.a. OUH og Rigshospitalet. Der afholdes mange brugerworkshops og møder, og der indgås aftaler med brugerne, hvor rammerne for funktionalitet præsenteres. De overordnede funktionalitetsrammer blev fastlagt med klinikken i august Der foregår løbende forventningsafstemning med direktionen og klinikken, således at projektet løbende kan forholde sig til, om nye krav/forventninger/ønsker skal indarbejdes eller afvises. Projektet har fokuseret på høj grad af standardisering af rum samt løbende forventningsafstemning med klinikken for at minimere risikoen for uafdækkede forventninger. Akuthus risiko 29 At Københavns Kommune ikke godkender dispensationer i byggeandragende I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, og det var administrationens vurdering, at såfremt kommunen skulle afvise nogle eller alle punkter, da ville projektet fortsat kunne gennemføres efter en tilpasning. Risikoen var, at der kunne komme lidt færre sengepladser, og/eller at ønsker ift. nemme adgangsveje kunne blive udfordret. Projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet af dispensationer uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Der afholdes faste månedlige statusmøder med Københavns Kommune for at sikre en smidigere myndighedsbehandling. Det forventes, at godkendt byggeandragende foreligger inden forhandlingsfasen med den kommende totalentreprenør. Projektets totaløkonomi vurderes fortsat ikke at blive udfordret ved delvis eller hel afvisning af dispensationerne. 23

24 Bilag 1 - Side -24 af 37 Akuthus risiko 36 Rådgiver konkurs (under kontrakt) (tidligere fælles risiko 23) For at minimere følgeomkostninger ved rådgiverkonkurser, er der sikret ejerskab af datamateriale i Byggeweb, og der prioriteres løbende kontrol af, at materiale, herunder tegningsmateriale, løbende er opdateret. Materialeopdatering er fast punkt på byggemøder og/eller IKT-møder. Afhængigheden af rådgivere er blevet mindre som følge af ændret udbudsstrategi og udbud i totalentreprise. Akuthus risiko 33 Ibrugtagningsfasen forlænges på grund af manglende indkøring af nye arbejdsgange (tidligere fælles risiko 10) I enheden Klar til Nyt Bispebjerg med reference til direktionen, arbejdes der med processer, der forbereder hospitalsorganisationen til modtagelse af de kommende byggerier, herunder ansvar for at igangsætte etablering og indøvning af nye arbejdsgange som følge af de nye byggerier, organisering af flytteprocesser etc. Enheden vil i arbejdet prioritere indhentning af erfaringer fra andre færdiggjorte projekter, herunder Lab og Log, ligesom der netværkes med andre kvalitetsfondsprojekter. Byggeprojektet deltager også i disse netværksgrupper. Der udarbejdes overdragelsesplaner samt budget for drift og vedligehold af bygninger. Der planlægges løbende justering af overdragelsesplaner mm. i god tid før aflevering af delprojekter. Center for Ejendomme, der skal drifte nybyggeriet, har opkvalificeret på commissioningområdet. Akuthus risiko 31 Tab af nøglepersoner forsinker projektet (tidligere fælles risiko 5) Organisationen sørger til stadighed for at prioritere, at der ikke er afhængighed af meget få personer. Organisationen skal til stadighed have en tilstrækkelig størrelse og have et bredt kompetencefelt, så der kan tages over, hvor personer stopper. Med udgangspunkt i erfaringer med afgang af nøglemedarbejdere de senere år, er den økonomiske risiko lavere i forhold til tidligere. Forud for entrering med totalentreprenør vil projektorganisationen vurdere, hvilke kompetencer projektorganisationen skal råde over i udførelsesfasen. 24

25 Bilag 1 - Side -25 af 37 Væsentlige risici udgået siden sidste rapportering Akuthus risiko 34 Følgeeffekter af store entreprenørers konkurs (før kontraktindgåelse) (Under kontrakt - AB 92) (tidligere fælles risiko 18) Lukket, da risikoen vurderes at være omfattet af Akuthus risiko 4, der vedrører markedsrisiko. 5.2 Overordnet ramme for økonomistyring Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De udarbejdede samlede budgetter er baseret på de godkendte satser for prisog lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet Nyt Hospital Bispebjerg Projektøkonomien er opdelt i flere mindre projekter, heraf er projekt vedr. helhedsplan og en række indledende analyser samt etableringen af P-huset afsluttet. Akuthuset omfatter etablering af en fælles akutmodtagelse, operationsfaciliteter, røntgen afdeling, sengestuer samt ambulatorie funktioner. Akuthusprojektet er i udbudsfasen. Den samlede projektsum direkte allokeret til Akuthuset udgør incl. reservebudget pr. 31. december 2018 ca. 1,79 mia.kr (09PL). Projektsummen afspejler den i projektforslaget præsenterede entrepriseøkonomi, politisk godkendt den 24. oktober 2017, samt alle øvrige direkte omkostninger relateret til projektet. Med udgangspunkt i forventet byggetakt og udbudsstrategi blev der i 2017 foretaget en opdeling af projektbudgettet for Akuthuset i mindre delbudgetter på op til 400 mio.kr. jf. regnskabsinstruksens anvisninger. Som en del af det videre arbejde frem mod kontrahering med totalentreprenør, vil der ske en yderligere kvalificering af de angivne delbudgetter i henhold til den forventede faseopdeling/byggetakt. Projektets forventede renovering blev ved dispositionsforslagets godkendelse reduceret, idet ambulatoriefunktioner blev flyttet fra renoverede fredede bygninger til at blive indeholdt i nybyggeriet. Renoveringsarbejderne omfatter således primært udvidelse og ombygning af personalekantinen i Lersø komplekset samt mindre renoveringer i den eksisterende bygningsmasse, primært renovering i de fredede bygninger, hvor der sker 25

26 Bilag 1 - Side -26 af 37 funktionsændringer. Renoveringsbudgettet incl. reserver udgør ca. 32 mio. kr. (09PL) excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Kunst varetages i særskilt budget. Budgettet udgør 28,5 mio. kr. (09PL) excl. projektets andel af fællesomkostninger og ca. 29,5 mio. kr. (09 PL) incl. projektets andel af fællesomkostninger. Heraf er allerede anvendt midler til blandt andet etablering af kunst i P-hus og en række mindre kunstprojekter på udearealerne. Ekspertpanelets krav til budget til IT og medicoanskaffelser udgør 509 mio. kr. (09PL) incl. reserver, men excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Der er i forbindelse med godkendelse af projektforslaget for Akuthuset truffet beslutning om at anvende muligheden for at bygge for værdien af indekseringen fra af IMT puljen, svarende til 38,4 mio. kr. (09 PL), hvorefter det samlede IMT budget herefter udgør ca. 470,6 mio.kr. (09 PL). Projektets andel af den fælles laboratorie- og logistikbygning udgør 74 %, svarende til at budget incl. reserver på ca. 185 mio.kr. (09PL) excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Projektets andel af det afsluttede projekt med etablering af fælles P-hus udgør 36 % svarende til 31,6 mio.kr. (09 PL) Budget til fællesomkostninger incl. bygherreorganisationens lønninger, fælles byggeplads, forsikring, forsyningsinfrastuktur mv. samt reserver hertil udgør ca. 359 mio.kr. (09 PL). Samlet budget og akkumuleret forbrug Den samlede ramme på mio.kr. (09PL) er udvidet med energilånemidler svarende til 54,4 mio.kr. (09PL) og udgør således i 3.004,4 mio.kr. (09PL) svarende til mio.kr. (18PL). Projektets samlede forbrug udgør ca. 708,0 mio.kr. (18PL) i perioden 2010 til og med december 2018, hvorefter det samlede restbudget udgør mio.kr. (18PL). Det er projektets og administrationens vurdering, at restbudgettet er tilstrækkeligt til at realisere projektet i den kvalitet og til den tid, der er godkendt i projektforslaget. 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Fremdriften i projektet forløber generelt planmæssigt, hvilket også er illustreret i nedenstående figur. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. 26

27 Bilag 1 - Side -27 af 37 Nyt Hospital Bispebjerg Økonomisk fremdrift 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Nyt Hospital Bispebjerg Der blev på regionsrådsmøde den 28. september 2018 besluttet at etablere kvinde/barn funktioner på Bispebjerg Hospital. Konsenvensen af beslutningen er, at et senge afsnit vil blive disponeret til fødeafsnit, indeholdende fødestuer samt operationsstue til akutte kejsersnit. Der er således truffet beslutning om en reduktion af senge kapaciteten på 29 senge, det vil sige en reduktion fra de planlagte 593 nye en-sengsstuer til 564 en-sengsstuer i nybyggeriet. Hertil er fortsat 42 eksisterende senge til dermatologi og palliation. Hospitalets samlede sengekapacitet udgør således efter beslutningen 606 senge. Dertil forventes 2,5 sengeafsnit, svarende til 73 senge, disponeret til kvinde/barn funktioner. I denne sammenhæng bemærkes, at den samlede kapacitet på Frederiksberg og Bispebjerg Hospital i dag udgør 543 senge. Der er dog i forbindelse med budget 2019 truffet beslutning om lukning af 15 senge i forbindelse med flytning af senge fra Frederiksberg til Bispebjerg. Den samlede sengekapacitet udgør således efter effektueringen af beslutningen forventeligt ultimo 528 senge. 27

28 Bilag 1 - Side -28 af 37 Efter disponering af senge til kvinde/barn funktioner udgør Bispebjerg Hospital, når nybyggeriet er færdigt, således 5 senge mere end den planlagte sengekapacitet ultimo BFH i dag Nyt BBH uden Kvinde-barn Nyt BBH med Kvinde-barn FRH, Bygning 7 og Lersø Pavilloner (D/S og P) Senge i Akuthuset * Samlet sengekapacitet Planlagt reduktion af senge Samlet planlagt sengekapacitet oktober Senge til kvinde-barn (2,5x 29) 0 73 Ledig sengekapacitet (ift. de 543 senge på BFH i dag) Ledig sengekapacitet efter rokader (ift. de 528 senge på BFH fra oktober 2019)

29 Bilag 1 - Side -29 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018, og annonceret ved en formandsmeddelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Nyt Hospital Bispebjergs styringsmanual er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. 6.2 Fordelingsprincipper økonomiske grænseflader Nyt Hospital Bispebjerg Der er aftalt fordelingsprincipper for udgifter mellem det kvalitetsfondsfinansierede projekt Nyt Hospital Bispebjerg og det regionalt finansierede psykiatri projekt Ny Psykiatri Bispebjerg. Det samlede projekt på matriklen benævnes Nyt Hospital Bispebjerg og Ny Psykiatri Bispebjerg. Byggeprojekterne fordeler sig over 4 forskellige byggefelter på Bispebjerg matriklen samt renovering i eksisterende bygninger. Placeringen af bygningerne samt fordeling af arealer i eksisterende bygninger til hhv. somatiske og psykiatri er fastlagt ved en særskilt helhedsplanskonkurrence, der blev afsluttet i maj Resultatet blev en opdeling af Bispebjerg matriklen i 4 kvarterer, hvor Lersø komplekset, der i dag bl.a. indeholder somatiske senge, fremadrettet primært er planlagt anvendt til psykiatriske ambulatorier. Ligeledes forventes bygning 20, der i dag indeholder primært somatisk administration samt byggeprojektorganisationen, fremadrettet at skulle anvendes til Region Hovedstadens Psykiatris samlede administration. De fredede pavillon bygninger i det historiske kvarter planlægges i fremtiden primært anvendt til somatisk administration og forskning. 29

30 Bilag 1 - Side -30 af 37 Ved hvert byggefelt er der aktiviteter med udførselsmæssige og finansieringsmæssige grænseflader. Grænsefladerne er beskrevet i materialet om udbetalingsanmodningen, der blev forelagt og godkendt af Regionsrådet i januar I nærværende afsnit beskrives de enkelte byggeaktiviteter og principperne for de økonomiske grænseflader. Byggefelterne for nybyg fordeler sig som nedenstående: Laboratorie- og logistikbygning: 26 % psykiatri / 74 % somatik P-hus: 64 % psykiatri /36 % somatik Akuthus: 100 % somatik Ny Psykiatri: 100 % psykiatri 30

31 Bilag 1 - Side -31 af 37 P-huset P-huset finansieres med 64 % fra det regionalt finansierede Ny Psykiatri Bispebjerg og 36 % fra kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Bispebjerg. Nøglen er fastsat på baggrund af de to projekters afsatte budgetter til etablering af p-arealer på den samlede matrikel. Laboratorie- og logistikbygningen Laboratorie- og logistikbygningen finansieres med 26 % fra det regionalt finansierede Ny Psykiatri Bispebjerg og 74 % fra kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Bispebjerg. I forbindelse med byggeriet etableres to tunneller, der forbinder bygningen med det eksisterende tunnel system og Akuthuset, således at vareforsyninger mv. kan fragtes underjordisk til og fra bygningen. Det er alene tunnellen mod syd, der finansieres af budgettet til laboratorie- og logistikbygningen. Akuthuset Akuthuset er 100 % finansieret af kvalitetsfondsprojektet. I forbindelse med byggeriet er bygning 13 nedrevet i 2015/2016, mens bygning 7 vil blive nedrevet senere i projektforløbet. Alle nedrivninger finansieres inden for kvalitetsfondsprojektets samlede afsatte ramme. Ny Psykiatri Bispebjerg Ny Psykiatri Bispebjerg samler Psykiatrisk Center København på Bispebjerg matriklen. Projektet er 100 % regionalt finansieret. Alle udgifter relaterende til realiseringen af dette projekt afholdes af projektet Ny Psykiatri Bispebjerg. Fælles Byggeplads Budgettet for Fælles Byggeplads, der er opdelt i to faser, er som udgangspunkt fordelt efter hovednøglen 74 % somatik og 26 % psykiatri. Det faktiske forbrug fordeles løbende til de to projekter. Med udgangspunkt i forbrugserfaringerne til dato, er budgettet for fase 2 revideret og det samlede budget til Fælles Byggeplads er nedjusteret. Det er nyt Hospital Bispebjerg, der varetager projektledelsen af Fælles Byggeplads. Tværgående projekter og funktioner En række medarbejdere i projektorganisationen, gennemgående bygherrerådgivning samt omkostninger forbundet med helhedsplan, lokalplan mv. fordeles efter nøglen 26 % psykiatri og 74 % somatik. 31

32 Bilag 1 - Side -32 af Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Nyt Hospital Bispebjerg De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumulerede forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartalsrapports bilag B s forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsendt til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil, der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten opgjort i løbende priser, under hensyntagen til evt. ændringer i tidsplaner. Den realiserede færdiggørelsesgrad forbrug i bilag D er opgjort som de akkumulerede afholdte udgifter for alle delprojekter til og med 4. kvartal 2018 set i forhold til projektets samlede ramme opgjort i løbende priser. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen af arbejdernes fremdrift. Projektet påser, at der alene betales for arbejder, der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad er et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift, udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem de to skemaer skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden at det samlede projekt, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er angivet på delprojektniveau/underentrepriseniveau. 6.6 Principper for dispositionsregnskab Nyt Hospital Bispebjerg anvender regionens økonomisystem (SAP) til bilagshåndtering. Projektet har derudover et decentralt projektstyringsværktøj (PMI), hvori den mere detaljerede budget- og kontraktstyring foregår. Værktøjet indeholder bl.a. disponeringsregnskab, og det er muligt at 32

33 Bilag 1 - Side -33 af 37 registrere aftaleforhold og arkivere de faktiske aftaler i systemet, således at såvel projektledere som ledelse til stadighed har overblik over projektets økonomi, herunder budget, forbrug og disponeringer på såvel kort som lang sigt. Disponeringer defineres som udgangspunkt som aftaler, der er indgået med 3. mand, hvortil projektet er forpligtet til at yde betaling. Aftaleforholdene omfatter bl.a. rådgivning, entrepriser mv., såvel hovedkontrakter som aftaler om tillægsarbejder (ATR og aftalesedler) m.v. For udgiftstyper, hvor der ikke indgås egentlige kontrakter, f.eks. løn, kontorhold, mindre udgiftsposter etc., vurderer administrationen de forventede disponeringer. Aftaleforhold afregnes som udgangspunkt ved aconto faktura i henhold til dokumenteret fremdrift for den leverede ydelse eller efter aftalt betalingsplan. For så vidt angår tillægsarbejder, skal entreprenører og rådgivere sikre, at der foreligger en skriftlig aftale med bygherre om ekstraarbejder forud for opstart af en given opgave/ydelse. Disponeringsregnskabet opgøres på baggrund af de indgåede aftaler, administrationens forbrugsforventninger og den fakturering, der er registreret i projektet på skæringsdagen. Det er projektledelsen, der har ansvaret for at sikre, at disponeringsregnskabet er retvisende. 33

34 Bilag 1 - Side -34 af 37 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici - særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisor erklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje - særskilt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 34

35 Bilag 1 - Side -35 af 37 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december 2018 Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte beløb * 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering* Samlet deponering ,30 kr ,02 kr ,20 Forventet deponeringsudvikling Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Forbrug projekterne***** kr kr kr kr Indbetaling til kvalitetsfonden kr kr kr kr Statens indbetalinger kr kr kr kr Lånoptagelse kr. - kr. - kr. - kr Akkumulleret deponeringssaldo** kr kr kr kr Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfonds-investeringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer**** 1911 Det Nye Rigshospital kr kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr. - kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr. - kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr I alt kr kr kr kr kr Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. 903 Tilskud vedr. Fkt kvalitetsfondsinvesteringer*** kvalitetsfonds-investeringer 1911 Det Nye Rigshospital kr ,64 kr Nyt Hospital Herlev kr ,55 kr Nyt Hospital Hvidovre kr ,70 kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr ,40 kr Nyt Hospital Nordsjælland kr ,51 kr Nyt Hospital Bispebjerg kr ,36 kr Total kr ,16 kr Fkt Gæld vedr. kvalitetsfondsinvesteringer (lånoptagelse) 1911 Det Nye Rigshospital kr Nyt Hospital Herlev kr Nyt Hospital Hvidovre kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr Nyt Hospital Nordsjælland kr Nyt Hospital Bispebjerg kr Total kr Forventet forbrug (Indeks 108,8) Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Det Nye Rigshospital kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr kr kr Total (Akkumuleret) kr kr kr kr (hele kroner) * Ultimo 4. kvartal 2018 ** Eksklusiv indtægssalg vedr. Helsingør Hospital ***Statens andel 59,7826 % jf. afsnit 3 i Regnskabsinstruksen **** Indeholder også renter for KØK hovedkonto kvfm i Rigshospitalets beløb *****"Udbetalings- og finansieringsprofil for 2019 for FK2200 er ikke modtaget inden fristen for aflevering af bilag B til revisionen. Beløb i de øvrige kvartaler er derfor baseret på faktisk indbetaling i 1. kvt på t.kr. Totallen for 2019 er sammenholdt med seneste forventning på t.kr. På denne baggrund vurderes det, at det anvendte beløb må være nogenlunde på niveau med de faktiske tilskud i

36 Bilag C - Tidsmæssig fremdrift Bispebjerg Akuthuset Helhedsplan Projektkonkurrence Nedrivning bygning 13 Byggeprogram og dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt (udgår pga. udbud i totalentreprise) Udbud* (udarbejdelse af materiale samt faktisk udbud samt forhandling) Fase 1 - Udførsel Nordblok* Idriftsætning Nordblok* Fase 2 - Udførsel Sydblok* Idriftsætning Sydblok* Fase 3 - Nedrivning bygning 7 /etablering forplads og parkering Laboratorie og logistik bygning Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud Genudbud Fremskudte anlægsarbejder Udførelse Idriftsættelse P-hus (totalentreprise) Udbud Projektering Udførelse Idriftsættelse Ombygninger Kantine Lersø Eksisterende pavillioner Idriftsættelse J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D * Tidspunktet er usikker idet Københavns Kommune har meddelt at der først vil ske myndighedsgodkendelse medio november Tidsplan for Nordblok samt Sydblok vil være et forhandlingselement i den påtænte Totalentreprise, hvorfor den eksakte tidsplan ikke kan fastlægges. status Bilag 1 - Side -36 af 37 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Nyt Hospital Bispebjerg 36

37 Bilag 1 - Side -37 af 37 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Nyt Hospital Bispebjerg - Økonomisk færdiggørelse pr Økonomisk færdiggørelse (observationer) (Kr. i løbende priser) År Investeringsprofil - udbetalingsanmodning Pct. af total Revideret investeringsprofil Pct. af total Forbrug Pct. af total ,0% ,0% ,0% ,3% ,3% ,3% ,8% ,8% ,8% ,9% ,9% ,9% ,1% ,1% ,1% ,5% ,5% ,5% ,3% ,3% ,3% 1. kvt kvt kvt kvt ,7% ,2% ,2% 1. kvt kvt kvt kvt ,9% ,7% ,7% 1. kvt kvt kvt kvt ,8% ,1% ,0% ,4% ,0% ,9% ,9% ,2% ,1% ,6% ,8% ,0% ,0% ,0% 37

38 Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 18. marts 2019 Vores ref. MMF Følgebrev vedr. revisionserklæring for Nyt Hospital Bispebjerg, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 688,5 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 18. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

39 Bilag 3 - Side -2 af 4 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Bispebjerg (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 688,5 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer

40 Bilag 3 - Side -3 af 4 for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Bispebjerg afsnit 5.1, hvor der er oplistet en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på kvartalsrapportens afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vedr. manglende myndighedsbehandling: Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60 %. Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger, og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. DTØ anbefaler, at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd, der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbudsmateriale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til, at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til totalrådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes, hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, såfremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen.

41 Bilag 3 - Side -4 af 4 Endvidere henledes opmærksomheden til afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vurdering fra DTØ vedr. etablering af MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit): Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat, og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forventes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. DTØ anbefaler, at projektet afklarer omfanget af forventede ekstraomkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har herudover ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 18. marts 2019 BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

42 Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

43 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

44 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

45 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

46 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

47 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

48 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

49 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

50 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

51 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

52 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

53 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

54 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

55 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

56 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

57 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

58 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

59 Sandsynlighedsscore Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

60 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

61 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

62 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

63 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

64 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

65 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

66 Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28