I den forbindelse er målet med Sundhedsplatformen konkretiseret og gjort nemmere kommunikerbart.

Transkript

1 Dato: 15. maj 2014 Brevid: Status for Sundhedsplatformen Baggrund Den 20. december 2013 underskrev Region Sjælland og Region Hovedstaden kontrakt med den amerikanske leverandør Epic om levering af en sundheds-it-løsning til Sundhedsplatformen i de to regioner. Sundhedsplatformen er som program 1 derfor nu gået ind i en ny fase, hvor løsningen skal leveres og konfigureres svarende til de to regioners behov. I den forbindelse er målet med Sundhedsplatformen konkretiseret og gjort nemmere kommunikerbart. Sundhedsplatformen vil således gøre det lettere at være patient, kliniker og leder i sundhedsvæsenet, hvilket opnås ved at introducere én fælles elektronisk patientjournal for alle sygehuse i Østdanmark, som både patienter og klinikere har adgang til. samle patientinformationer, så der er godt overblik og nem adgang til sundhedsdata på tværs af regionernes hospitaler og afdelinger skabe mulighed for deling af data på tværs af sektorer understøtte papirløse arbejdsgange på hospitalerne. Sundhedsplatformen vil understøtte muligheden for at skabe store gevinster i sundhedsvæsenet gennem behandlingskontinuitet og forbedret patientsikkerhed effektivisering af kliniske processer og arbejdsgange øget patient- og medarbejdertilfredshed. Styring af programmet Den strategiske ledelse af Sundhedsplatformen sker i en samlet programstyregruppe bestående af repræsentanter fra koncerndirektionerne i Region Hovedstaden og Region Sjælland og med deltagelse af udvalgte ledelsesrepræsentanter fra begge regioner. Formandsskabet er delt mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden med henholdsvis koncerndirektør Lars Onsberg Henriksen og koncerndirektør Svend Hartling som formænd. Styregruppen har udpeget programledelsen, som forestår den daglige ledelse og styring af Sundhedsplatformen i et tæt samspil med delprogramledere fra de to regioner. 1 Implementeringen af Sundhedsplatformen er organiseret som et program omfattende delprogrammer, hver med et antal projekter. Organiseringen som program indebærer, at der fokuseres på sammenhængende og koordineringen mellem de mange projekter, der skal gennemføres for at det samlede program kan nå sit mål. Side 1

2 Den daglige ledelse af programmet varetages af programdirektør Gitte Fangel, der kommer fra en stilling som vicedirektør på Herlev Hospital, idet der herudover vil blive ansat en programleder med solid erfaring fra ledelse af tilsvarende komplekse implementeringer af forretningskritiske systemer. Programmet for Sundhedsplatformen er organiseret med fem delprogrammer. Hvert delprogram ledes og styres i det daglige af en delprogramleder, der har ansvar for at sikre den samlede fremdrift i delprogrammet i et tæt samspil med de enkelte projektledere i delprogrammet. Programmet understøttes administrativt af et programkontor (PMO). Mobilisering I kontrakten med Epic er det angivet hvilke ressourcer og i hvilket omfang de to regioner skal stille medarbejdere til rådighed for gennemførelse af det samlede projekt. Der er tale om en samlet ressourcepulje, som løser opgaver i fællesskab på tværs af de to regioner. Der er aktuelt tilknyttet 273 medarbejdere på fuld tid til programmet, heraf kommer 69 fra Region Sjælland, svarende til ca. 25%, hvilket også er den generelle fordelingsnøgle i programmet. Mobiliseringen af denne betydelige organisation er sket i årets første måneder og har kun kunnet lade sig gøre på grund af en stor fleksibilitet fra ledelse og medarbejderes side. Projektdeltagerne fra Region Sjælland er rekrutteret fra følgende områder: Center for Uddannelse og Kurser 1 Koncern IT 39 Kvalitet og Udvikling 3 Koncern Økonomi 2 Sygehusapoteket 1 Sygehuse og Psykiatri 23 I alt Region Sjælland 69 Business case Der er udarbejdet en business case for projektet forud for valg af leverandør. Denne skal løbende opdateres, og ikke mindst ajourføres i forhold til de helt konkrete kontraktvilkår og programmets faktiske forløb. Der er opstillet to hovedområder for programmets gevinster: Økonomiske gevinster De økonomiske gevinster for Region Sjælland forventes at udgøre mellem 195 og 335 mio. kr. årligt efter fuld implementering. Gevinsterne vil blive yderligere nedbrudt når implementeringens omfang er endeligt besluttet i august Ikke økonomiske gevinster Bedre behandlingskontinuitet og patientsikkerhed Forbedret overblik over igangværende behandling og opgaver per patient og deraf øget kvalitet af behandlingen for patienten Side 2

3 Den overordnede plan Den overordnede tidsplan er opdelt i 6 faser, hvor de sidste to faser har et parallelt forløb. Der er ligeledes truffet beslutning om rækkefølgen for ibrugtagning på hospitaler/sygehus i de to regioner. Fase Tidspunkt Indhold 0 Jan - maj 2014 Planlægning og forberedelse 1 Maj - sep 2014 Afklaring og fastlæggelse af detailscope Uddannelse Etablering af infrastruktur og udviklingsmiljø 2 Sep - dec 2014 Opbygning og validering af kliniske standarder, samt indledende systemopbygning. Etablering af Infrastruktur 3 Jan-sep 2015 Systemopbygning og klargøring Forberedelse af modtageorganisationen og slutbruger-adoption Etablering af teknisk driftsmiljø 4 Sep 2015 maj 2016 Test af løsningen Uddannelse af de første slutbrugere Maj 2016: Første ibrugtagning på Herlev Hospital 5 Maj 2016 mar 2018 Opfølgning på ibrugtagning Tilpasning af systemet Forsat uddannelse af slutbrugere Ibrugtagning på de næste hospitaler Evaluering af ibrugtagning 6 Maj 2016 dec 2017 Parallel ibrugtagningsfase Selve implementeringsrækkefølgen er fastlagt til: Hvor Hvornår Herlev Maj 2016 Rigshospitalet og Bornholm November 2016 Nordsjællandshospital, Gentofte April 2017 Glostrup, Hvidovre, Amager Maj 2017 Bispebjerg, Frederiksberg og Psykiatri September 2017 Næstved Slagelse, Ringsted, Nykøbing Falster November 2017 Roskilde, Køge, Holbæk og Psykiatri December 2017 Som det fremgår, er Region Sjællands implementering placeret sidst, hvilket blandt er sket under hensyntagen til de forventede lofter for anlægsinvesteringer og planerne for den kommende akkreditering af regionens sygehuse, således at sammenfald undgås. Status i forhold til planen Fase 0 er gennemført, hvor følgende aktiviteter kan fremhæves: Præsentation af regionerne som kunde hos EPIC samt indledende planlægning Side 3

4 Styregruppen har gennemført referencebesøg på Epic-hospitaler i USA samt besøg hos Epic med henblik på indarbejdelse af erfaringer fra tidligere implementeringer i planerne for Sundhedsplatformen. Der er gennemført "KickOff for sygehus/hospitals direktioner i de to regioner, for afdelingsledelser og for medarbejdere på programmet. Epic har gennemført de første site-visits på udvalgte sygehuse/hospitaler for at opbygge bedre viden om og forståelse for vores sygehusvæsen Organisering og ledelse af programmet er i al væsentlighed på plads. Mobilisering med involvering af aktuelt 273 medarbejdere, heraf 69 fra Region Sjælland er på plads. Planlægning af initiel uddannelse er gennemført. En række infrastrukturopgaver er planlagt og gennemført, mens andre pågår. Fx skal der som noget af det første etableres et driftsmiljø til test- og udviklingsservere, som placeres i datacenteret i Ringsted. De kommende aktiviteter/leverancer Uddannelse af ca. 270 projektdeltagere i løbet af maj og juni Projektnedbrydning og planlægning i alle projekter og delprogrammer. Fastlæggelse af detailscope Forsat etablering af infrastruktur. Risici Der vil altid være ikke ubetydelige risici ved gennemførelse af så store forandrings- og itprojekter som Sundhedsplatformen. Programmet indebærer en standardisering af kliniske arbejdsgange for et meget stort antal medarbejdere og er samtidig it-teknisk komplekst. Ved at holde fokus på risici og på mulighederne for at imødegå dem vil der i programmet løbende blive arbejdet på at reducere og minimere risici i alle faser af programmet. Alle risici vurderes således efter, hvor stor sandsynligheden er for at de udløses og efter hvor stor deres påvirkning på programmet vil være. Der sikres opmærksom på alle risici og ikke mindst de, der er størst sandsynlighed for vil kunne indtræde og de, der kan betyde mest. Der vil gennem programmets faser blive taget forholdsregler for at modvirke, at disse risici udløses. Forholdsreglerne følges og justeres gennem hele projektet. Status på risici præsenteres for styregruppen på hvert styregruppemøde, hvor relevante forholdsregler besluttes. Programmets væsentligste aktuelt identificerede risici omfatter: Overholdelse af tidsplan Leverandørens leveranceevne Regionernes egenleverancer og klargøring Utilstrækkelige ressourcer Overskridelse af programmets økonomi Kompleks infrastruktur og teknisk løsning på tværs af to regioner Modstand mod forandring, herunder modstand mod fælles standardisering Sygehusenes parathed til implementering Andre konkurrerende projekter og opgaver Side 4

5 Økonomi På Forretningsudvalgets møde d. 5. december 2013, blev en indstilling til en revideret bevilling til det samlede projekt tiltrådt. Af indstillingen fremgik, at de forventede anlægsudgifter alene for Region Sjælland fordeler sig over projektperioden som følger (mio. kr.): Før I alt 4,3 23,3 82,9 100,1 38,6 249,2 Der er med afsæt i de to regioners regnskabstal for sygehusområdet aftalt en generel fordelingsnøgle for programmets omkostninger, hvor Region Sjælland betaler 25% af de samlede fælles omkostninger og Region Hovedstaden 75%. Der vil være typer af omkostninger, som er deles mellem regionerne, fx udarbejdelse af integration til samme løsning, hvor de to regioner således deler udgiften ligeligt. Der vil også være udgifter, som Region Sjælland alene må påtage sig (ligesom det vil være tilfældet for Region Hovedstaden), fx udvikling af integration til en løsning, som alene i Region Sjælland anvender. Samme principper gælder for den fremtidige udvikling af fx ny funktionalitet er behovet alene initieret og ønsket af Region Sjælland, vil regionen selv skulle betale hele udgiften. Hvis der ligger fælles ønsker eller behov bag, vil udgifterne blive fordelt Udover anlægsudgiften, er der også afsat driftsbudget til projektgennemførelsesudgifter og fremadrettet service- og vedligehold af løsningen. De to regioners økonomidirektører har sammen med programdirektøren fastlagt strategi og principper for afrapportering af Sundhedsplatformens økonomi. Der skal afrapporteres til forskellige niveauer og målgrupper, hvor de væsentligste er afrapportering til de to regioners direktioner og politiske niveauer, samt til styregruppen for programmet og programledelsen. Rapporteringen er først ved at blive fastlagt, og har betydning for opbygning og struktur i kontoplan mv. Der pågår derfor en implementering af den aftalte rapportering, hvilket betyder, at der i forbindelse med næste statusrapportering vil kunne afgives en dækkende økonomisk opfølgning. Side 5