1 Udvalgets navn. Frivillighedsrådet i Ballerup Kommune. I daglig tale Frivillighedsrådet. 2 Formål

Transkript

1 1 Udvalgets navn Frivillighedsrådet i Ballerup Kommune. I daglig tale Frivillighedsrådet Begrundelser: 2 Formål Formålet med Frivillighedsrådet i Ballerup Kommune er at styrke, støtte og udvikle det frivillige arbejde og dets vilkår samt herunder, at skabe dialog om forslag til og udmæntning af Ballerup Kommunes Frivillighedspolitik og medborgerskab 3 Udvalgets kompetencer og opgaver Stk. 1 Rådet har til opgave - At være et rådgivende organ for de politiske udvalg med høringsret på områder af betydning for frivillighedsområdet - At drøfte og skabe rammer for tværgående, frivillige indsatser - At medvirke til dialog og formidling, således at centrale temaeer og problemstillinger bliver udbredt til og synliggjort for politikere, borgere og øvrige aktører inden for det frivillige arbejde i Ballerup Kommune - At modtage, behandle og indstille ansøgninger om 18-midler til Socialog Sundhewdsudvalget jævnfør 4 - At udarbejde en arbejdsplan for hele 3 stk 1 sidste bullit 3 sidste år bør udgå 3 nyt stk 3 Ballerup kommune yder sekretariatsbistand til Frivillighedsrådet. Det vil være godt tidligt i vedtægterne at få slået fast at Ballerup kommune yder sekretariatsbistand. Hvordan kommunen vil gøre dette er vedtægterne uvedkommende jfr. senere forslag til ændringer

2 perioden i det første år i valgperioden. Planen skal hvert år evalueres og tilpasses på årets første møde Stk. 2 Rådet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper tilo at behandle særlige temaer eller arbejdsopgaver 4 Behandling af ansøgninger om 18- midler Stk 1. Ansøgningsfrist for behandling på årets første møde er den 15. december året før. Stk. 2. Ansøgningsfrist for behandling på mødet i september er den 15. august samme år 4 Forslag til omformulering Stk 1. Ansøgninger indsendes til Ballerup Kommune. Stk 2. Ansøgninger behandles og besluttes som hovedregel på møder i Frivillighedsrådet i maj og september måned. Kompetencen til at afgøre ansøgninger kan delegeres til Frivillighedsrådet Stk. 3. Ansøgninger indsendes på digital blanket, som hentes på Ballerup Kommunes hjemmeside Stk. 4. Rådet behandler ansøgningerne enkeltvis med efterfølgende indstilling til Social- og Sundhedsudvalget. Stk. 5. Social- og Sundhedsudvalget har den 4. marts 2014, punkt 12, besluttet, at ansøgningerne om 18-midler behandles i Frivillighedsrådet og afgø res af formanden for Social- og Sundhedsudvalget, dog kan sage under kr. afgøres af formanden

3 for Social- og Sundhedsudvalget ved behov. 5 Funktionsperiode Stk. 1. Frivillighedsrådet virker for en 4-årig periode svarende til valgperioden for Ballerup Kommunalbestyrelse, dog således at medlemmerne fungerer indtilo nye medlemmer er udpeget. 5 Stk. 1 og stk. 2. bytter plads Kunne forenkles og stk 5 kan nu udgå Stk. 2. Kommunalbestyrelsen tager ved begyndelse af en ny kommunal valgperiode stilling til rådets foprtsatte virke, jævnfør Styrelseslovens 17, stk. 4. Stk. 3. Valget af de 10 medlemmer og op til 10 stedfortrædere, som repræsenterer det frivillige arbejde vælges direkte på et åbent møde. Mødet annonceres lokalt og ved udsendelse af brev til foreninger/organisationer. Stk. 4. Valget af de 10 medlemmer og op til 10 stedfortrædere fra det frivillige arbejde finder sted senest en måned efter Kommunalbestyrelsens beslutning, jævnfør stk. 2. Stk. 5. De i 2013 valgte medlemmer af Frivillighedsrådet, som repræsenterer det frivillige arbejde, får forlænget valgperioden indtil der i 2018 skal foretages valg til Rådet, jævnfør stk. 1 og 2. Stk. 4. Valget af de 10 medlemmer og op til 10 stedfortrædere fra det frivillige arbejde finder sted senest 3 måneder efter Kommunalbestyrelsens beslutning, jævnfør stk. 2. St. 5 Udgår Det er ikke tidsmæssigt muligt at gennemføre valget på en måned, idet der skal annonceres bookes lokale mv.

4 Stk. 6. Frivillighedsrået foretager suppleringsvalg af de medlemmer og stedfortrædere, som repræsenterer det frivillige arbejde, hvis antallet af disse medlemmer i Rådet bliver mindre end 10. Stk 6 kan udgå og lægges ind i forretningsordenen Suppleringsvalg foretages på samme måde, som ordinære valg, jævnfør stk Sammensætning Stk. 1. Frivillighedsrådet består af 13 medlemmer: - 3 medlemmer valgt af og blandt Kommunalbestyrelsens medlemmer - 10 medlemmer fra det frivillige arbejde Stk. 2. Der vælges en personlig stedfortræder for de af Kommunalbestyrelsens valgte medlemmer Stk. 3. Der vælges op til 10 stedfortrædere fra det frivillige arbejde i en rægkkefølge fra 1 og op til 10 Stk. 4. Stedfortræderne indkaldes, hvis der er afbud til møder Stk. 5. Som frivillig forstås - At indsatsen er ulønnet - At indsatsen udføres for andre end familie og slægt, og som er til gavn for andre end én selv og ens familie 6 Stk 1 foreslås ændret titl Formanden for Social- og Sundhedsudvalget 1 medlem af Kultur- og Fritidsudvalget 1 medlem valgt af og blandt kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer Stk. 2. Udgår stk 5 Udgår. stk 6 Udgår. Begrundelse Der er behov for at understrege at rådet arbejder med andet end 18 sager og formanden for Social- og Sundhedsudvalget bø være medlem, når denne kan få tillagt beføjelsen til at træffe afgørelser i 18 sager

5 - At indsatsen er tværgående og udføres for lokalområdet og fællesskabet Stk. 6. En frivillig organisation eller forening er kendetegnet ved - At være frivilligt grundlagt - At dens primære formål ikke er at skabe overskud - At den frivillige indsats er en betydningsfuld del af organisationens grundlag - At der er frivilligt medlemskab Stk. 7. Som opstillingsberettiget kandidat skal man - - være bosiddende i Ballerup Kommune og - - opfylde kriterierne i stk. 5 og stk Formand og næstformand Stk. 1. Frivillighedsrådet vælger sin formand og næstformand blandt medlemmerne af udvalget. Stk. 2. I tilfælde af stemmelighed mellem de to kandidater til henholdsvis formands- og næstformandsposten trækkes der lod Stk. 3. Formanden har ansvaret for, i samarbejde med lederen af TAPETEN, forenings- og frivilligcenter, at udarbejde Stk. 7. Ændres til Stk. 5., sidste bullit udgår Og kan erstattes af - være indstillet af en af de frivillige organisationer i Ballerup kommune. 7 stk. 3 Lederen af Tapeten erstattes med ordet sekretariatet, jvfr. 13 Især bullit 3 er meningsløs og ikke nødvendigvis dækkende, fordi aktiviteterne sagtens kan vedrøre personer, der ikke bor i lokalområdet eller kommunen En frivillig organisation kan sagtens være grundlagt på anden måde end ved frivillighed og man kan sagtens være tvunget medlem af en forening, hvis det fremgår af andre regelsæt, f.eks. er medlemskab af beboerforeninger, grundejerforeninger o. lig, i Ballerup obligatorisk.

6 dagsordenen Stk. 4. Formanden sikrer, at rådets beslutninger føres til protokol samt forelægges i de relevante og ansvarlige politiske udvalg Stk. 5. I formandens fravær udøver næstformanden dennes funktion 8 Mødeafvikling 8 Stk. 1. Indkaldelse til første møde i en ny valgperiode sker efter Kommunalbestyrelsens beslutning om nedsættelse af et Frivillighedsråd Stk. 2. Friillighedsrådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden Stk. 3. Frivillighedsrådets møder er ikke offentlige. Der er mulighed for at indkalde personer ad hoc Stk. 4. Ordinære møder for det kommende år fastlægges på årets sidste møde. Ved nyvalg fastlægges møderækken på det konstituerende møde Stk. 5. Der afholdes op til 3 møder om året, dvs i januar/februar, i maj og i september Stk 5 omformuleres op til erstattes med mindst 3 Stk. 6. Ekstraordinært møde indkaldes med mindst 7 kalenderdages varsel

7 Stk. 7. Der føres beslutningsprotokol Stk. 8. Frivillighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede Stk. 9. Der tilstræbes enighed i Frivillighedsrådets indstillinger og beslutninger 9 Dagsorden Stk. 1. Dagsorden til ordinært møde udsendes senest 1 uge før mødet Stk. 2. Dagsorden til ekstraordinært møde udsendes senest 3 dage før mødet, hvis fristen i stk. 1. ikke kan oveholdes Stk. 3. Ved begyndelsen af hvert møde kan der efter Frivillighedsrådets beslutning føjes punkter til dagsordenen 10 Mødereferat Stk. 1. Senest 7 dage efter mødet udsendes referatet 11 Udsendelse af dagsorden, referat, bilag m.m. Stk. 1. Dagsorden og bilag samt referater udsendes til medlemmer og suppleanter pr. Stk. 2. Andet materiale fx invitationer stk 9 udgår meningsløst i et demokratisk valgt organ

8 sendes pr. Stk. 3. Medlemmer, der ikke har vil modtage materiale med almindelig post Stk. 4. De medlemmer, som har , men som ønsker at få dagsorden og bilag i papir kan få materialet tilsendt med almindelig post eller få materialet udleveret på mødet Stk. 5.Dagsorden og bilag samt referater vil også blive publiceret til edagsorden for de medlemmer som måtte have adgang hertil Stk 4 udgår Stk 5 udgår 12 Offentliggørelse Dagsorden med bilag samt referat med bilag offentliggøres på Ballerup Kommunes hjemmeside og på INTRA. Lukkede punkter offentliggøres ikke. 13 Sekretariatsbetjening Stk. 1. Administrationen, pt. Center for Skoler, Institutioner og Kultur yder sekretariatsbistand til rådet, herunder 13 Detaljeringen i 13 er ikke vedtægtsrelevant, men bør være dækket under tilføjelsen til 3. Ønskes en selvstændig paragraf kan forslag til 3 stk. 3. flyttes hertil - Deltager i rådets møder og tager referat til beslutningsprotokollen - Udarbejder dagsordenspunkter for ansøgninger om 18-midler - Har kontakt til Frivillighedsrådets samarbejdspartnere i Ballerup Kommune - Udarbejder årsbudget (ramme 50.59

9 Øvrige sociale formål) Stk. 2. Dagsordener og referater udsendes pt. af Sekretariat for Politik og Ledelse 14 Økonomi og diæter Stk. 1. Frivillighedsrådets økonomi sikres gennem årlige bevillinger fra Ballerup Kommune efter godkendt budget Stk. 2. Der udbetales ikke diæter til Frivillighedsrådets medlemmer 15 Ændring af kommissorium Stk. 1. Kommissoriet er gældende fra den 1. januar 2016 Stk. 2. Kommissoriet kan ændres af Ballerup Kommunes Kommunalbestreysle Faldne bemærkninger i arbejdsgruppen - Engagementet øges blandt medlemmerne, borgerne, som er medlemmer af Frivillighedsrådet, hvis der er reel kompetence og indflydelse. Det kan f.eks. være at rådet tildeles mulighed for at afgøre 18-ansøgninger. - Økonomien er jo altid underlagt den kommunale revision - Forholdet mellem Kommunalbetsyrelse og Frivillighedsrådet skal være tillidsbaseret

10 - Frivillighedsrådet ønsker ikke at påduttes restriktioner og kvælende systemer, som ikke fremmer engagement og virkelyst i Frivillighedsrådet - Administrationen bør forenkles til fordel for en hurtigere sagsgang. Det giver ikke mening for de medlemmer, som IKKE er fra Kommunalbestyrelsen, at dagsorden dannes i særlige systemer. Frivillighedsrådet anerkender naturligvis lovpligtige procedurer, som journalisering og notatpligt.