Opfølgning på effektiviseringskrav

Transkript

1 Afdeling: Sydvestjysk Sygehus, Projektafdelingen/Økonomi- og planafdelingen Dato: 20. december 2016 Udarbejdet af: Klaus Sørensen/Karin Kirstine Orluff/Svend Erik Nielsen Mobil: Notat Opfølgning på effektiviseringskrav 1. Indledning Generalplanen for udbygningen af Sydvestjysk Sygehus Esbjerg (SVS) blev vedtaget af regionsrådet 1. marts De tre hoved-idéer i generalplanen er: Fra specialernes til patienternes sygehus Fælles akutmodtagelse FAM er omdrejningspunkt Standardisering med henblik på høj grad af fleksibilitet Disse er gennemgående i løsningsforslagene og forventes at være de bærende idéer i sygehusets videre udvikling til værende et akutsygehus. Generalplanen finansieres af regionens egne anlægsmidler og er således ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er i formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har i forbindelse med tilsagn for finansiering af kvalitetsfondsprojekterne fastlagt et effektiviseringskrav. Med afsæt heri er et tilsvarende krav derfor besluttet for SVS maj Effektiviseringskravet blev ved denne beslutning fastlåst til 4 % af de samlede driftsomkostninger på SVS i 2011, hvilket svarer til 67,0 mio. kr. (2012 pl-indeks.) på årsbasis under forudsætning af Generalplanens samlede implementering. Effektiviseringsinitiativerne forbundet herved er siden blevet samlet under et fælles projekt. En række af projekterne er identificeret og igangsat i siden Implementeringen vil successivt blive iværksat i takt med, at det givne initiativ er klart hertil.

2 Resumé, Byggeprojektet Generalplanen er oprindeligt opdelt i følgende hovedprojekter: Fase 1A Fase 1B Udvidelse af intensiv/intermediærkapacitet Samling af klinisk diagnostiske funktioner (Laboratoriehuset) Interimsudflytning af terapiafsnit Flytning af Nuklearmedicinsk afsnit Udvidelse og udflytning dialyseafsnit Etablering af ambulatorie- og forskningsklynge (afd. 242) Samling af den fælles akutmodtagelse, FAM (medicinsk og kirurgisk akutmodtagelse og sengeafsnit) Fase 2 Etablering af ny sengebygning Fase 3 Udvidelse af nuklearmedicinsk afsnit (fremrykket til fase 1A) Etablering af intern radiologi samt traumecenter i FAM (fremrykket til fase 1B) Udvidelse af dagkirurgisk center, DKC Renovering af arealer i eksisterende sengebygning Samling af administrative funktioner (fremrykket til fase 1) Status for de enkelte faser er som følger: Fase 1A er delvist gennemført. Projektet forventes afsluttet 3. kvartal Fase 1B, FAM er afleveret til sygehusdriften medio Fase 2 er kontraheret medio 2015 i totalentreprise. Projektet forventes klart til indflytning marts Fase 3 er samlingen af de administrative funktioner. Er gennemført, blev fremrykket til Fase 2. Resterende projekter afventer planlægning. Organisation I forbindelse med beslutningen omkring byggeriet blev der internt på SVS etableret en projektafdeling, som varetager bygherreopgaverne. Projektafdelingen referer linjeorganisatorisk til sygehusets direktion, men projektorganisatorisk til en styregruppe. Projektafdelingen er fysisk placeret sammen med de øvrige sygehusstabsfunktioner, og indgår ligeledes som en naturlig del af sygehusets stabsfunktioner. I hvert projektspor er der nedsat en projektledelse bestående af en projektleder fra projektafdelingen samt en projektejer udnævnt af sygehusdirektionen. For nærmere beskrivelse heraf henvises til styringsmanualen, senest opdateret på regionsrådet den 28. november Organiseringen skal ud over den daglige forvaltning sikre koordineret og ensartet rapportering til styregruppen. Styregruppen skal udover sikring af overgangene mellem byggeriet og sygehusdriften sikre synligheden og forankringen i driftsorganisationen. Afrapporteringens form og indhold Afrapportering omkring effektiviseringsgevinsterne for SVS tager afsæt i samme metodik udviklet for kvalitetsfondsprojekterne. Rapporteringen gennemføres derfor i henhold til ministeriets regnskabsinstruks. Der foretages derfor en opdeling af effektiviseringsgevinsterne på følgende 3 kategorier af effektiviseringer: Side 2 af 10

3 Organisatoriske effektiviseringer, som er de effektiviseringsgevinster der hidrører, at byggeriet bedre understøtter mere optimerede arbejdsgange, bedre planlægning af vagter, fælles bookninger, automatiseret medicinering og optimerede patientforløb. Bygningsrelaterede effektiviseringer, der er de effektiviseringsgevinster, som kommer af, at bygningerne er billigere at vedligeholde, har et lavere energi- og vandforbrug samt besparelser på personale vha. automatiserede transportsystemer såsom rørpostanlæg. Strukturel effektivitet, som fremkommer ved nedlæggelse af sygehusmatrikler, besparelse på bygningsudgifter (husleje mv.) fra enheder, som flytter til det nye hospital. Indledningsvist gives der et overordnet overblik over forventningerne til effektiviseringsgevinsterne, hvorefter de enkelte deleffektiviseringsprojekter beskrives i projektskemaform i overensstemmelse med anbefaling udarbejdet af danske regioner Vurdering af effektivitetsgevinster fordelt på faserne og kategorier Nedenstående tabel viser en oversigt over de i december 2016 vurderede effektivitetsgevinster, fordelt på kategori og de enkelte faser: Vurdering december 2016 Organisatorisk Mio. kr. (2012-pl) Bygningsvedligeholdelse, Strukturel effektivitet Effektivitet og arbejdsgange materialer, energi og miljø Fase 1A 3,4 3,3 0,0 6,7 Fase 1B 20,1 0 0,0 20,1 Fase 2 26,8 0 0,0 26,8 Fase 3 13,4 0 0,0 13,4 Samlet 63,7 3,4 0,0 67,0 Tabel Oversigt over vurderede effektivitetsgevinster De forventede organisatoriske effektiviseringer omfatter: I fase 1A muliggør sammenlægningen af de klinisk diagnostiske funktioner en mere rationel driftsorganisation, som blandt andet optimerer personaleudnyttelsen på tværs af de tidligere mindre enheder. Et eksempel herpå er den fælles prøvemodtagelse, som ved hjælp af standardisering nu kan modtage prøverne på tværs af hele laboratoriehuset. I fase 1A har indkøbet af en mere automatiseret blodprøveanalyserobot, som dels forsynes med blodprøver via den fælles prøvemodtagelse fra eksterne enheder, og dels via rørpostsystemer fra det øvrige sygehus, betydet en lettelse for driften. Svarene tilbage til rekvirenterne er blevet elektroniske, og svartiderne er blevet reduceret væsentligt. Endvidere har det været muligt at gennemføre besparelser i driften i forhold til vareforbrug og affaldshåndteringen ved bedre fragmentering. Prøverne opbevares i tre døgn, og supplerende analyser kan i denne periode bestilles af rekvirenten uden gentagen blodprøvetagning for den enkelte patient. I alt Side 3 af 10

4 Dialysepatienterne har fået standardiserede stuer, med centraliseret fødning af dialysevæsker, som tidligere udgjorde en del af de krævende og tunge arbejdsopgaver. En opgave, som både krævede personaleressourcer og udsatte personalet for en del tunge løft. De forventede bygningsrelaterede effektiviseringer omfatter: Facaderne på laboratoriehuset er blevet opgraderet med bedre isolerede vinduer. Styringen af indeklimaet er blevet opgraderet og er nu behovsstyret. Ventilationsanlæggene er blevet udskiftet til mere energieffektive anlæg. Dialyseafsnittet er flyttet til en moderne bygning, der opfylder energirammekravene for BR Endvidere er det omkringliggende byggeri renoveret med nye vinduer og bedre isolering i tag. Samlet set vil dette tiltag reducere energiforbruget lokalt. De forventede organisatoriske effektiviseringer i Fase 1B er: Etableringen af den fælles medicinske og kirurgiske akutmodtagelse, FAM, som er overdraget medio 2016 til sygehusdriften, muliggør, at modtagelsen af patienterne fremadrettet sker direkte på stuemiljøerne. En rummelig standardisering i stuerne og deraf ligeledes i patientforløbene, muliggør besparelser i såvel den kliniske organisation som den supporterende. Et målkriterie her er, at den enkelte patient er tilset af en læge indenfor den første halve time efter ankomst og har en behandlingsplan efter senest 4 timer. Teamtankegangen har været bærende i hele den organisatoriske tanke bag FAM på SVS. Dette for at sikre, at de enkelte teams kompetencemæssigt er dækkende for patientforløbene på tværs af specialerne suppleret med ekspertviden fra enten naboteams eller speciale. De organisatoriske effektiviseringer har desuden været standardisering understøttet tilsvarende af byggeriet. Standarden for de enkelte stuer rummer fremadrettet de givne patientforløb uafhængigt af specialer. Dette for at sikre, at der ikke er bygningsfysiske barrierer i forhold til fremdriften i patientforløbet. Stuerne er indrettet med forsyningsskabe direkte på stuen, således det kliniske personale ikke skal bruge tiden på at hente forbrugsvarer. Stuerne er indrettet med skærmterminaler, som muliggør skrivning af journal, bestilling af medicin, prøver og fremvisning af prøvesvar sammen med patienten og eventuelt de pårørende. I den fælles akutmodtagelse er der endvidere etableret intern radiologi, der med udstyr som CT, konventionel røntgen og ultralyd fremadrettet vil kunne tilbyde umiddelbar radiologisk diagnostik, naturligt og optimeret placeret i forhold de givne individuelle patientforløb. Blodprøveforsendelsessystemer er etableret mellem teams, således disse naturligt og kontinuert fremsendes til laboratoriehuset straks, når prøverne er taget hos den enkelte patient. I den fælles akutmodtagelse FAM er der klargjort til en automatiseret medicinhåndtering, således at medicinen på sigt patientspecifikt kan bestilles af det kliniske personale direkte fra stuen via arbejdsstationen placeret ved siden af patienten. Rekvisitionen vil tilgå en medicindoseringsrobot placeret ved apoteket, som ved hjælp af en rørpost fremsender medicinen til afdelingen, som herefter kontinuert udleverer medicinen på stuen til patienten. Forventningen er, at det vil spare personaleressourcer i medicinhåndteringen, ligesom patientsikkerheden forventes øget i form af det reducerede antal personaleoverdragelser af information. Pårørendeforhold for en overnattende er etableret i basisudgangspunktet på stuen og kræver derfor ikke længere væsentlige supplerende tiltag fra personalets side for at sikre gode pårørendeforhold, som afledt forventes at give en højere patientoplevet kvalitet i forhold til patientforløbet. Side 4 af 10

5 De forventede organisatoriske effektiviseringer i fase 2 opnås via 158 enkeltstuemiljøer, der baseres på samme koncept som den fælles akutmodtagelse. Stuerne indrettes derfor efter en specialemæssig rummelig standard, der på tværs af specialerne rummer de givne patientforløb. Stuerne indrettes også her med forsyningsskabe direkte på stuen, således det kliniske personale ikke skal bruge tiden på at hente forbrugsvarer. Stuerne indrettes med skærmterminal, som muliggør skrivning af journal, bestilling af medicin, prøver og fremvisning af prøvesvar sammen med patienten og eventuelt de pårørende. De mere optimerede arbejdsgange forventes at give en mere intensiv udnyttelse af den enkelte seng i sengebygningen. Patientankomsten søges i lighed med FAM standardiseret således, at alle patienter, som indskrives i den nye sengebygning, er tilset af en speciallæge og har en behandlingsplan med sig. Pårørendeforhold for en overnattende er etableret i basisudgangspunktet på stuen og kræver derfor ikke længere væsentlige supplerende tiltag fra personalets side for at sikre gode pårørendeforhold, som afledt forventes at give en højere patientoplevet kvalitet i forhold til patientforløbet. De forventede organisatoriske effektiviseringer i fase 3 er samlingen af den fælles administration gennemført efter et nyt kontorkoncept, som muliggør en mere intensiv udnyttelse af kontor- og ambulatoriearealerne. Der forventes ingen strukturelle effektiviseringer som følge af byggeriet i faserne 1B Beskrivelse af indsatser for opnåelse af størst mulig effektivisering Nedenstående oversigt viser de enkelte effektiviseringstiltag fordelt på de enkelte faser og kategorier. Oversigten viser endvidere på hvilket stadie vurderingen af effektiviseringsgevinsten er foretaget. Delprojekt Fase 1A Laboratoriehus Planlagt færdiggørelse Forventet færdiggørelse Andel Beløb mio. kr. Effektiviseringsgevinst % 6,7 Mere rationel drift i laboratoriet Hurtigere leverancer (rørpost) Fase 1B Fælles Akut Modtagelse % 20,1 Mere effektiv behandling og dermed sparede sengedage Fase 2 Ny sengebygning % 26,8 Mere rationel drift af sengeafsnit Fase % 13,4 Mere rationel drift af det samlede sygehus Tabel 1.2. Oversigt effektiviseringstiltag og effektiviseringsgevinst/-potentiale, opgjort i 2012-pl. Tidspunktet for effektuering af besparelsen reguleres ved forsinkelser. Side 5 af 10

6 2. Projektbeskrivelser 2.1. Laboratoriehus Status pr. december 2016 Fase 1A Kategori Hovedemne Emne Beskrivelse med begrundelse og potentiale Besparelse (mio.kr.) pr. år opgjort ved overgang fra(anført med fed skrift) Organisatorisk effektivisering / Arbejdsgange Nyt laboratoriehus Samling af Klinisk Diagnostisk Afdeling, KDA Den nye laboratoriebygning effektiviserer driften gennem bedre vilkår for samarbejde på tværs af specialer, introduktion til ny teknologi der sikrer højere grad af automatisering, forbedrer vilkårene for laboratoriespecialernes faglige udvikling, giver fælles anvendelse af apparatur og lokaler samt forbedret arbejdsmiljøet for personalet 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanel 1 Indledende faser (konkurrence/byggeprogram) 2 Dispositionsforslag 3 Projektforslag 4 Udførelse 5 Ibrugtagning 3,4 Øvrige gevinster Nye tidssvarende lokaler og bedre logistik ift. Arbejdsgange, samt effektivisering i forhold til sygehusets daglige drift. Berørte enheder Klinisk Diagnostisk Afdeling, Rekvirenter Berørte personalegrupper Bioanalytikere Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt 2015 Realiseringsplan og status Gennemført Særlige risici for potentiale Ingen Side 6 af 10

7 2.2. Laboratoriehus Status pr. december 2016 Fase 1A Kategori Hovedemne Emne Beskrivelse med begrundelse og potentiale Bygningsvedligeholdelse, matr., energi og miljø Nyt laboratoriehus Robot / automatisering / rørpost Besparelser på forbrugsmaterialer som følge af ændringer i apparatur. Besparelse (mio.kr.) pr. år opgjort ved overgang fra(anført med fed skrift) Projektet er ibrugtaget. (Garantiperioden) 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanel 1 Indledende faser (konkurrence/byggeprogram) 2 Dispositionsforslag 3 Projektforslag 4 Udførelse 5 Ibrugtagning 3,3 Øvrige gevinster Ikke relevant Berørte enheder Teknisk afdeling Berørte personalegrupper Ikke relevant Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt 2015 Realiseringsplan og status Gennemført Særlige risici for potentiale Ingen Side 7 af 10

8 2.3. FAM Status pr. december 2016 Fase 1B Kategori Hovedemne Emne Beskrivelse med begrundelse og potentiale Besparelse (mio.kr.) pr. år opgjort ved overgang fra(anført med fed skrift) 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanel 1 Indledende faser (konkurrence/byggeprogram) 2 Dispositionsforslag 3 Projektforslag 4 Udførelse 5 Ibrugtagning Øvrige gevinster Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Realiseringsplan og status Særlige risici for potentiale Organisatorisk effektivisering / Arbejdsgange Ombygning af FAM Ombygning og udvidelse af den fælles akutte modtagelse Samling af FAM, standardisering af patientforløb, behandlerstueprincip, medicinrobot Projektet er ibrugtaget og befinder sig lige nu i garantiperioden, der udløber april Herefter overgår projektet til garantiperioden. 20,1 Reduktion af sengemasse og reduktion af bemanding af medicinrum. Både kliniske og ikke kliniske personalegrupper Projektet er etapevist afleveret til sygehusdriften. Første gang medio 2016 og senest januar 2017 Gennemført Side 8 af 10

9 2.4. Ny sengebygning Status pr. december 2016 Fase 2 Kategori Hovedemne Emne Beskrivelse med begrundelse og potentiale Besparelse (mio.kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanel 1 Indledende faser (konkurrence/byggeprogram) 2 Dispositionsforslag 3 Projektforslag 4 Udførelse 5 Ibrugtagning Øvrige gevinster Organisatorisk effektivisering Ny sengebygning Behandlerstueprincip, standardisering, medicinrobot Projektet er under udførelse og forløber tilfredsstillende ift. tidsplanen 26,8 Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt 2019 Realiseringsplan og status Er i udførsel Særlige risici for potentiale Introduktion af projekt Nye arbejdstider, optimering via automatisk vagtplanlægning samt implementering af fælles booking. Alle specialer ekskl. FAM Alle Side 9 af 10

10 2.5. Fase 3 Status pr. december 2016 Fase 3 Kategori Hovedemne Emne Beskrivelse med begrundelse og potentiale Besparelse (mio.kr.) pr. år opgjort ved overgang fra(anført med fed skrift) Organisatorisk effektivisering Samling af administration, udvidelse af dagkirurgisk center (DKC), Renovering af eksisterende sengebygning (Udvidelse af ambulatorier) 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanel 1 Indledende faser (konkurrence/byggeprogram) 13,4 2 Dispositionsforslag 3 Projektforslag 4 Udførelse 5 Ibrugtagning Øvrige gevinster Berørte enheder Berørte personalegrupper Både kliniske og ikke kliniske personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt 2020 Realiseringsplan og status 2 mio. kr. er identificeret, yderligere initiativer identificeres, når planlægningen herfor gennemføres. Særlige risici for potentiale Side 10 af 10