Beslutningsgrundlag for eventuel indførelse af digital valgliste og brevstemmeprotokol

Transkript

1 Beslutningsgrundlag for eventuel indførelse af digital valgliste og brevstemmeprotokol Indledning Udviklingen i og digitaliseringen af samfundet er øget væsentligt de seneste år, og senest i november 2014 skal al kommunikation mellem borgere og offentlige myndigheder foregå digitalt. Det er derfor oplagt at se på digitaliseringsmuligheder indenfor valghandlingen. Den nuværende eneste reelle mulighed er digitale valglister og brevstemmeprotokol. På landsplan er der dog p.t. 5 kommuner, som er interesserede i at lave forsøg med digital stemmeafgivning. Imidlertid er der aktuelt ikke flertal i Folketinget for at ændre valgloven, og dermed åbne op for, at der kan gennemføres forsøg med digital stemmeafgivning. Ved Folketingsvalget 15. september 2011 havde 43 af landets 98 kommuner besluttet at benytte digitale valglister og brevstemmeprotokoller. Der er på den baggrund skabt et omfattende erfaringsgrundlag, samt stor interesse i at optimere og udvikle edb-systemerne til sikker drift. Valggruppen har undersøgt forudsætningerne for, at Silkeborg Kommune digitaliserer valghandlingen optimalt. Forudsætningerne er nærmere beskrevet i dette beslutningsgrundlag. Valggruppen har besøgt både Skanderborg og Kolding kommuner, som har en del erfaringer med digitaliseringen af valghandlingen. Erfaringerne er yderst positive fra begge kommuner. Indførelse af digitale valglister og brevstemmeprotokol kan implementeres ved Byråds- og Regionsrådsvalget den 19. november 2013 og falder fint i tråd med Silkeborg Kommunes digitaliseringsstrategi. Formål Hovedformålet med indførelse af digitale valglister og brevstemmeprotokol er, at vælgerne oplever en let og smidig valghandling, uden at der på nogen måde gås på kompromis med lovgivningen eller sikkerheden for, at valget gennemføres og opgøres korrekt. Delformål er at leve op til Silkeborg Kommunes overordnede målsætning om øget digitalisering, at effektivisere og rationalisere valghandlingen samt at lette rekrutteringen af valgtilforordnede. Digitale valglister og brevstemmeprotokol KMD er eneleverandør af systemer til digitalisering af valglister og brevstemmeprotokol. Digital brevstemmeprotokol er et internt system, som borgerne ikke kommer til at opleve. Systemet sikrer, at brevstemmer bliver korrekt registreret, og der opføres oplysninger til valgli- 1

2 sten om, at vælgeren har afgivet brevstemme. Systemet effektiviserer det manuelle arbejde med brevstemmerne, og giver større sikkerhed m.h.t. korrekt registrering. Digitale valglister får direkte betydning for vælgerne. Den klassiske valgliste i papir forsvinder, opslaget går derfor betydeligt hurtigere, og den risiko der altid er for fejlafkrydsning forsvinder. Ved hvert valgbord opstilles i stedet en håndscanner og en pc, der via et lukket netværk er forbundet til den digitale valgliste. Når en vælger henvender sig ved et valgbord, scannes Streg-koden på valgkortet, og vælgerens data dukker op på skærmen. Den valgtilforordnede skal spørge om vælgerens fødselsdato, som checkes mod data på skærmen. Herefter kan stemmeseddel udleveres, og valghandlingen er herefter stort set uændret bortset fra, at vælgeren har frit valg m.h.t. stemmeboks og hvilken valgurne, som vælgeren vælger at aflevere sin stemmeseddel i. Fordelene for vælgeren er således, at: Vælgeren kan frit vælge valgbord, og dermed vælge den korteste kø Vælgeren bliver hurtigt registreret og får udleveret sin stemmeseddel Vælgeren kan selv vælge en ledig stemmeboks, og dermed hurtigt afgive stemme Antallet af fremmødte vælgere registreres løbende, og der er således hele tiden ajourført statistik over fremmøde og brevstemmer, og fremmødestatistikken kan hurtigt offentliggøres og bruges til stemmeseddelregnskabet. Valgsteder med digitalisering Det vil ikke være økonomisk rentabelt eller rationelt at indføre digitale valglister på de mindste af Silkeborg Kommunes 30 valgsteder. Omkostningerne til uddannelse, edb-udstyr og ny indretning af valgstederne vil ikke stå mål med den opnåede effektivisering. Det kan derfor ikke anbefales at indføre digitaliseringen på de valgsteder, hvor der i dag kun er 1 valgbord. Det er valgstederne: Gjessø, Grauballe, Hjøllund, Kragelund, Lemming, Linå, Sejling, Sjørslev, Sorring, Vinderslev og Voel (i alt 11 valgsteder). Digitaliseringen anbefales indført på følgende valgsteder, som i dag har mindst 2 valgborde: Ans (2), Balle (3), Bryrup (2), Buskelundskolen (3), Funder (2), Fårvang (2), Gjern (2), Gøvad (4), Kjellerup (3), Langsøskolen (2), Lysbro (2), Nordre (3), Resenbro (2), Sejs (3), Silkeborghallerne (5), Them (2), Thorning (2), Vestergadehallen (6), Virklund (2). Det er i alt 19 valgsteder. Antallet af valgborde på det enkelte valgsted er anført i (). 2

3 Rationalet Erfaringerne viser, at kapaciteten for et valgbord stiger til ca vælgere pr. bord, hvor vi i dag regner med ca vælgere pr. bord. Ud fra disse erfaringer, vil der kunne foretages en kraftig reduktion i antallet af valgborde. Fremover vil der kun være behov for 2 valgborde i Vestergadehallen, Silkeborghallerne, Gødvad og Kjellerup. Alle øvrige valgsteder reduceres til 1 valgbord. Herved kan antallet af valgborde reduceres fra 63 til 34. Det kan ikke udelukkes, at der i perioder vil kunne opstå en vis ventetid. Det forventes dog, at ventetiden bliver kortere end hidtil i spidsbelastningsperioder. Derfor kan antallet af valgtilforordnede i løbet af valgdagen reduceres med 174 (6 pr. valgbord) fra de nuværende 424 til ca. 250, hvilket svarer til det antal tilforordnede, som i dag udpeges af partierne. Administrativt vil der skulle udpeges valgsekretærer til samtlige 30 afstemningssteder og hjælpesekretærer til de 19 steder, hvor der indføres digitale valglister. Hjælpesekretæren skal bistå valgsekretæren med systemafviklingen m.m. En sådan væsentlig reduktion i antallet af valgtilforordnede vil nødvendiggøre, at udsende egentlige tællehold til at bistå med optællingen om aftenen, som ellers kommer til at tage uforholdsmæssig lang tid. Det anslås, at der skal udsendes ca. 100 tællere til de 19 valgsteder. Det anbefales, at tælleholdene består af administrativt personale (tilforordnede). På sigt vil rationalet kunne optimeres, såfremt der skete en sammenlægning af afstemningssteder, så alle afstemningssteder kom op på en størrelse på minimum vælgere. Herved kunne der indføres digitale valglister på alle afstemningssteder. Færre valgsteder vil dog kunne trække i modsat retning af de igangværende bestræbelser fra bl.a. Nærdemokratiudvalget om at få en højere valgdeltagelse, idet det især er valgstederne i yderområder og mindre landsbyområder, som vil blive ramt af omlægningen. Det er typisk disse valgsteder, som ligger under vælgere pr. valgsted. Sikkerhed Det vurderes, at it-systemerne er så driftsikre, at der ikke påregnes væsentlige problemer. Valggruppen har udarbejdet en risikoanalyse til imødegåelse af eventuelle problemer. Som et led heri, vil der bl.a. blive etableret et beredskab med ekstra hardware, som kan bringes ud på valgstedet, såfremt der opstår hardware problemer på valgdagen. KMD kræver, at der etableres et ekstra valgbord med pc på de 19 steder. Dette valgbord vil ikke blive bemandet, men stå i beredskab som en backupløsning, såfremt der måtte opstå problemer med udstyret ved ét af de valgborde, som er i brug. Valgbordet vil endvidere kunne tages i brug såfremt der skulle opstå for lang ventetid. Der er et teknisk beredskab ved KMD, som vil kunne løse mange af de tekniske problemer, og endelig påtænkes etableret et lokalt teknisk beredskab, som hurtigt kan rykke ud i tilfælde af problemer, som ikke kan løses telefonisk. 3

4 Økonomi Mindreudgiften ved færre valgtilforordnede vil udgøre ca kr. (diæter og forplejning). Herfra skal trækkes honorering af udsendte tællehold, som forventes honoreret med en dagsdiæt (p.t. 790 kr.), anslået kr., hvorfor der samlet kan forventes en besparelse på valgtilforordnede på ca kr. Udgifter til KMD s digitale valgliste og digitale brevstemmeprotokol udgør knap kr. pr. valg og ca kr. i løbende årlige afgifter. Nødvendig undervisning i systemerne koster kr. pr. person. Valggruppen forudsætter uddannelse af ca. 44 personer. De samlede omkostninger hertil udgør kr. KMD har tilbudt en mængderabat, så prisen i alt blive kr. Beløbet er excl. lokaler og forplejning. Kurserne forventes afviklet i SKU s lokaler, hvorved udgiften kan holdes nede på ca kr. Hertil kommer uddannelse i brevstemmeprotokollen for ca. 5 personer, som i alt koster ca kr. Anskaffelse af det tekniske udstyr er drøftet med IT-sektionen. Der vil i alt skulle bruges 65 bærbare PC. Det skal 3 PC ud på de 15 af valgstederne, hvor der er 1 valgbord, og 4 PC ud på de 4 valgsteder med 2 valgborde. Endvidere skal der være 4 PC i reserve i tilfælde af nedbrud. For at sikre at de 65 PC er til rådighed med kort varsel i tilfælde af et Folketingsvalg eller en folkeafstemning, som alene skal varsles med 21 dage er det nødvendigt at udvide IT s nuværende bufferpulje (lager) med de 65 PC. Derfor bliver der en engangsudgift på kr. Efter valget, vil PC erne indgå i kommunens almindelige flow, og ved næste valg vil nye PC fra bufferpuljen bliver opsat til valget. Den særlige opsætning af PC vil endvidere medføre klargøringsudgifter i IT på kr. pr. valg. Der skal indkøbes ca. 50 håndscannere ved KMD til en samlet pris på ca kr. Der kan muligvis indkøbes billigere håndscannere, men KMD garanterer ikke, at disse virker sammen med systemet. Herudover kan der blive behov for indkøb af forskelligt tilbehør (swich, netkabler, ups og printere). Samlet vurderes det, at disse udgifter kan holdes indenfor ca kr. Endelig skal påregnes udgifter til Ejendomme og Intern service til nyindretning af 19 valglokaler. Samlet overslag over økonomien i projektet: Mindreudgift til tilforordnede/personale Systemudgifter Uddannelse Forøgelse af Bufferlager med 65 PC Scannere og diverse IT-udstyr, klargøring af PC Indretning og rentegning af 19 valglokaler kr kr kr kr kr kr. 4

5 Diverse uforudsete udgifter Samlet merudgift i kr kr. Efterfølgende år bliver merudgiften væsentligt lavere, idet der ikke skal indkøbes PC og uddannelsesbehovet ikke bliver så omfattende. Endvidere forventes det, at en stor del af ITudstyret vil kunne genanvendes. Det anslås således, at merudgiften i efterfølgende valgår kun bliver omkring kr. (2013-niveau) primært til systemudgifter. IT-udgiften til udstyr finansieres af anlægsprojektet til digitalisering og it, og det forventes at øvrige udgifter kan afholdes indenfor valgbudgettet i 2013, såfremt der ikke udskrives valg til Folketinget eller afholdes Folkeafstemning i Valgbudgettet for 2014 og fremad bør forhøjes med kr. Tidsplan (overordnet) 15. april 2013 Godkendelse i Økonomiudvalget af indførelse af digitale valglister/digital brevstemmeprotokol til Byråds- og Regionsrådsvalget den 19. november Medio april 2013 April 2013 April 2013 Igangsættelse af projektarbejde med implementering af den valgte løsning. Indgåelse af aftale med KMD om system og uddannelse. Aftaler med Ejendomme og Intern service om nyindretning af 19 valgsteder. Indgåelse af faste aftaler med IT-sektionen om lån/indkøb af nødvendigt IT-udstyr. April-september 2013 Projektarbejde og implementering af ændringerne i informationsmateriale til og om valghandlingen. Oktober 2013 November 2013 Uddannelse af valgsekretærer, hjælpesekretærer, IT-medarbejdere m.fl. i brug af systemerne. Information til vælgerne om indførelse af digitale valglister. 19. november 2013 Byråds- og Regionsrådsvalg. Afledte konsekvenser Det vil ikke fremover være muligt at opdele optællingen på valgaftenen og til fintællingen i valgborde. Det betyder, at optællingen på valgaftenen vil blive noget vanskeligere. Bl.a. kan eventuelle optællingsfejl kun findes ved at omtælle samtlige stemmer på hele valgstedet. Det kan derfor 5

6 i værste tilfælde blive nødvendigt at omtælle op til stemmesedler, hvis fejlen opstår på kommunens største valgsted. Der kompenseres i et væsentligt omfang herfor ved at udsende friske tællere. at fintællingen skal ske pr. valgsted. Derfor vil tilrettelæggelsen af fintællingen skulle nytænkes. Her kan valggruppen trække på erfaringer fra nogle af de kommuner, som allerede er skiftet til digitale valglister. 6