Notat. Pasløsning i Borgerportalen

Transkript

1 Allerød Kommune Notat Pasløsning i Borgerportalen Borgerportalen har i oktober 2011 fået stillet en pasmaskine til rådighed af virksomheden Scan-Tech og tilbyder nu digitale pasfotos. Flemming Villadsen har på den baggrund anmodet om en redegørelse for den praksis der er iværksat i Borgerportalen i forbindelse med udstedelse af pas. Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet dette notat. Kort sagsresume Digitale pasløsninger i Danmark har været undervejs i et par år og er udskudt i et par omgange, på grund af en række forsinkelser i implementeringen. Senest er det besluttet at udsætte ikrafttrædelsen til den 1. januar Borgerservice Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: [email protected] Åbningstider Mandag til onsdag Torsdag 8-18 Fredag Dato: 6. november 2011 Sagsbehandler: Direkte telefon: Allerød Kommune nedsatte i 2008 en styregruppe, som skulle sikre at opgaven kunne løses i kommunen. I forbindelse med etableringen af ny pasløsning besigtiger Borgerservice og Digitalisering og Kommunikation i foråret 2011 pasløsninger i forskellige kommuner (bl.a. Tårnby og Høje Taastrup). - Medio maj annonceres udbud for pasløsning på Allerød Kommunes hjemmeside. (annonceringen er vedlagt som bilag) - Den 6. juni er der frist for afgivelse af tilbud. - Kommunen modtager ét tilbud. - Den 10. juni underskrives kontrakt - Primo oktober 2011 påbegynder Scan-Tech etablering af løsning i Borgerportalen Udbuddet har været annonceret som en koncessionskontrakt. Det betyder, at tilbudsgivers betaling består i den betaling der opnås for borgernes løsning af opgaven. Prisen pr. foto skal således dække tilbudsgivers omkostninger og indtjening. Ordregiver betaler ikke tilbudsgiver for løsning af opgaven. Ordregiver garanterer ikke en minimumsløsning. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at det af tilbudsgiver installerede udstyr er behørigt forsikret. Betingelserne fremgår af vedlagte bilag.

2 Hvad siger lovgivningen? Danske pas er i dag forsynet med en chip, der indeholder et digitalt foto af indehaveren Fra 2012 skal nye pas være udstyret med biometriske aftryk ( fingeraftryk ). Processen vedrørende udstedelse af pas vil kunne foregå på to måder. 1. Enten som en delvist digital proces, hvor fingeraftryk optages og sendes digitalt til PAS 1.1, mens de resterende biometrityper (ansigtsbillede og underskrift) sendes på et stamkort direkte til producenten af pas. Det er denne model, som vil blive tilbudt af Rigspolitiet til udstedelse af pas og har været undervejs i et par år. 2. Processen med udstedelse af pas vil også kunne foregå som en fuldt digital proces, hvor alle typer biometri (dvs. fingeraftryk, ansigtsbillede og underskrift) sendes digitalt til PAS 1.1. Modellen forudsætter, at udstedende myndighed er i stand til at aflevere de biometriske data i korrekt format til Rigspolitiet.. Borgerservice har valgt model 2, med fuld digital proces for udstedelse af pas. Faciliteten med digitalt fingeraftryk er således indbygget i den nye pasløsning der er indgået med Scan-Tech. Ved valg af model 1 skulle Allerød Kommune have indkøbt en ny facilitet til digitalt fingeraftryk. Fotohandlerne i de kommuner, som benytter Scan-Tech har af Scan- Tech fået tilbud om at installere software og hardware fra Scan- Tech. Det giver fotohandlerne mulighed for fortsat at tage pasfotos af borgere og sende dem videre digitalt til borgerservicecentrene. Poul Erik Pedersen, formand for Danske Fotohandlere oplyser at dette samarbejde gør, at borgerne fremover også kan få taget pasfoto i de danske fotobutikker i forbindelse med indførelsen af de biometriske pas. Borgerservice har fået oplyst, at Allerød Foto har benyttet sig af dette tilbud. Baggrund for valg af løsning? Allerød Kommune har i juni 2011 indgået aftale med virksomheden Scan-Tech om en digital pasløsning på Rådhuset. Modellen giver en sikker og fleksibel brugervenlig løsning for både borgere og medarbejdere Sikker fordi en række personoplysninger hentes, lagres og sendes digitalt, hvilket reducerer risikoen for fejl betydeligt. Tidligere blev mange oplysninger udfyldt manuelt. Fleksibel fordi borgerne kan vælge mellem at medbringe eget foto eller få det taget i Borgerportalen Side 2

3 Brugervenlig fordi borgerne får en hurtigere og mere præcis service, hvormed de kan bestille pas i én arbejdsgang i Borgerportalen Scan-Tech stiller udstyr og levering af forbrugsmateriale gratis til rådighed og borgeren opkræves for den klikafgift, Scan-Tech har oplyst som vejledende udgift. Den nye pasløsning kan uden videre anvendes af kørestolsbrugere og indretningen er sket i dialog med formanden for Handicaprådet. Scan-Tech anbefaler, at børn under 6 år får taget pasfoto andetsteds, da det kræver, at man står fuldstændig stille under fotooptagelsen i maskinen. Det står alle borgere frit om de ønsker at benytte fotomaskinen eller medbringe egne foto, som efterlever lovgivningens krav. Allerød Kommune har ikke forpligtet sig til et bestemt forbrug. Der afregnes direkte med leverandøren for faktiske antal.. Scan-Tech har oplyst, at de pt. har indgået aftale med 80 kommuner om levering af pasfotos i lighed med Allerød Kommune. Hvad anbefaler KL? KL oplyser at en koncessionskontrakt - som den kommunerne har indgået med Scan-Tech - giver hjemmel til at udbyder stiller udstyr op på kommunal ejendom, som borgeren herefter kan vælge at benytte sig af. KL understreger samtidig, at betalingen er en sag mellem udbyder Scan-Tech og borgeren og man må derfor antage at det sker på markedsvilkår..kommunen har med nuværende lovgrundlag ikke hjemmel til at forhandle priser eller selv sælge pasløsninger. I nærværende aftale med Scan-Tech, stiller kommunen lokale til rådighed, og betaling for leje af lokale skal ske i overensstemmelse med markedsprisen. Som følge heraf vil der blive indgået lejekontrakt mellem Allerød Kommune og Scan-Tech om leje af lokale. En koncessionsaftale er ikke omfattet af udbudsdirektivet og tilbudslovens anvendelsesområde, men bør offentliggøres vedr. f.eks. annoncering af tilbud på hjemmesiden eller tilsvarende. Som det fremgår af sagsresumeet valgte Borgerservice at annoncere udbuddet på Allerød Kommunes hjemmeside. Økonomi Pasløsningen er udgiftsneutral for Allerød Kommune, da hele løsningen bliver leveret fra Scan-Tech. Borgerservice har dog valgt Side 3

4 at udvide med 1 arbejdsstation yderligere for at give fleksibilitet i opgaveløsningen i Borgerportalen, således at flere medarbejdere kan håndtere de ca pas som årligt udstedes. Dette har medført en udgift på kr. Scan-Tech leverer forbrugsmaterialer til systemets fotoprinter. Der afregnes månedligt bagud den klik-afgift, der er opkrævet hos borgerne. Kommunens økonomisystem forventes tilkoblet løsningen, således at også denne arbejdsgang optimeres. Når passene fra den 1. januar 2012 sendes digitalt, vil det udover øget sikkerhed også give en portobesparelse for kommunen. Allerød vil i lighed med øvrige kommuner indgå aftale med Scan- Tech om betaling for leje af lokale samt afledte omkostninger med virkning fra januar Sammenhæng med Allerød Kommunes digitaliseringsstrategi For Allerød Kommune er det overordnede mål, at kommunen set som myndighed, servicevirksomhed og administration udnytter digitale løsninger for at give borgere og virksomheder den bedste service i forhold til de anvendte ressourcer. Målet er at opnå mere smidige, fleksible og effektive arbejdsgange for såvel borgere som medarbejdere. Jf. strategiens bilag 2 - Investeringsplan - Selvbetjening og digitaliseret borgerbetjening hvor der står, at der i 2011 indarbejdes en ny pasløsning". Sammenligning med andre kommuner I hele landet har nu 80 kommuner indtil videre valgt den samme pasløsning og Scan-Tech oplyser, at de er ved at indgå flere aftaler. Brugerne i Allerød Kommune betaler pt. 85 kr. for 4 stk. foto. Prisen er den vejledende pris som Scan-Tech har krævet til dækning af firmaets udgifter og afregnes direkte til firmaet. Sammenligning med andre kommuner: Rudersdal kommune 85kr. / 4 stk. Fursø kommune 70 kr. / 4 stk. Ballerup kommune 95 kr. /4 stk. Gentofte rådhus 60 kr. /4 stk. Københavns borgerservice 85kr. /2stk. Fredensborg kommune 85 kr. / 4 stk. Frederikssund kommune 85 kr. / 4 stk. Egedal kommune (pris ukendt) Herlev kommune 85 kr. / 4 stk. Hvidovre kommune 85 kr. / 4 stk. Høje-Taastrup kommune 90 kr. / 4 stk Side 4

5 Ishøj kommune 85 kr. / 4 stk. Tårnby kommune 90 kr. / 4 stk. Scan-Tech har telefonisk oplyst, at der skal ske en justering af prisen så den fremadrettet er på niveau med eventuelt lokale forhandlere. Dette er ikke bekræftet skriftligt. 7.november 2011 Socialchef Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: [email protected] Åbningstider Mandag til onsdag Torsdag 8-18 Fredag Dato: 3. november 2011 Sagsbehandler: Direkte telefon: Side 5