Udbudsbetingelser. Rådgivning og detailprojektering af kalkfældningsanlæg. Side 1 af 11

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rådgivning og detailprojektering af kalkfældningsanlæg på Værket ved Marbjerg Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse 1 UDBUDSBETINGELSER UDBUDSMATERIALET KONTAKTPERSONER TILBUDDETS UDFORMNING TILBUDSLISTE PROJEKTORGANISATION FORBEHOLD TILBUDS GYLDIGHEDSPERIODE TIDSPLAN BESIGTIGELSE BEHANDLING AF SPØRGSMÅL FORHANDLINGSFORLØBET AFLEVERING AF TILBUD TILDELING AF KONTRAKTEN UNDERKRITERIUM 1: PRIS UNDERKRITERIUM 2: PROJEKTORGANISATION ALTERNATIVE TILBUD TILDELING OG STAND STILL-PERIODE SPROG OMKOSTNINGER OG EJENDOMSRET TAVSHEDSPLIGT... 9 BILAG A FORBEHOLD (UDFYLDES AF TILBUDSGIVER) BILAG B ERKLÆRING OM TILBUDSFRIST (UDFYLDES AF TILBUDSGIVER) Side 2 af 11

3 1 Udbudsbetingelser HOFOR A/S (herefter HOFOR eller ordregiver ) ønsker at indgå en kontrakt om rådgivning og detailprojektering i forbindelse med etablering af et anlæg til blødgøring af drikkevand på Værket ved Marbjerg. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til direktiv 2004/17/EF. Udvælgelsen er sket på baggrund af den kvalifikationsordning, der er annonceret af Sellihca ved udbudsbekendtgørelse 2015/S HOFOR har prækvalificeret følgende virksomheder til at afgive tilbud på opgaven: Envidan A/S NIRAS A/S Sweco Danmark A/S Krüger A/S Følgende betingelser gælder for udbuddet: 2 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser med bilag A-B Udkast til kontrakt med bilag: 1. Ydelsesbeskrivelse 2. Tilbudsliste 3. Kravspecifikationer: A. Hofor notat kravspecifikation ver 2 B. Teknisk specifikation dokumentation C. Generel kravspecifikation El-tavler FAB v2.8 D. Generel kravspecifikation El-installation FAB v2.9 E. DDS retningslinjer til kravspecifikation Tegninger: A. Arkitektprojekt volumenstudie B. Arkitektprojekt lysstudie C. Marbjerg blødgøring forslag 1 D. Marbjerg blødgøring forslag 2 E. Marbjerg blødgøring placering F. Marbjerg blødgøring ledningsplan G. Marbjerg flowdiagram for blødgøring foreløbig design v3 H A Råvandsbygværk 5. Resultater af blødgøringsprojektet på Værket ved Marbjerg med bilag 6. Dispositionsforslag, december 2015 Side 3 af 11

4 7. Arbejdsklausul vedr. sikring af arbejdstagerrettigheder 8. Leverandørens samfundsansvar (CSR) 9. Forbeholdsliste 10. Tilbudsliste Udbudsmaterialet ligger elektronisk tilgængeligt på Hofors hjemmeside på: 3 Kontaktpersoner Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., bedes i løbet af udbudsprocessen rettet til: udbudmarbjerg@hofor.dk. 4 Tilbuddets udformning Tilbudsmaterialet bør bestå af et tilbud med bilag og ønskes disponeret som angivet nedenfor: 4.1 Tilbudsliste Tilbudsgiver skal angive sine priser ved at udfylde tilbudslisten, bilag 2. De timetal, der er anført i tilbudslistens punkt 3 er udtryk for et skønnet omfang og skal alene bruges til tilbudsevalueringen. Der gøres særligt opmærksom på, at i det omfang Leverandøren i sin ydelse/detailprojektering måtte anvende enkeltkomponenter, processer, arbejdsmetoder m.v., der er underlagt særlige restriktioner i form af licenser eller andre rettigheder, skal omkostningerne ved efterfølgende at skulle anvende rettighederne til disse komponenter/ydelser være indeholdt i Leverandørens tilbud, jf. kontrakten punkt Projektorganisation Der ønskes en beskrivelse af, hvilke medarbejdere, tilbudsgiver påtænker at anvende til udførelsen af hvert af de arbejder, der er omfattet af delkriterierne. For hver af disse medarbejdere fremsendes et CV, der maksimalt bør fylde 4 A4-sider. CV et bør som basis indeholde: Navn Uddannelse Relevant efteruddannelse Side 4 af 11

5 Arbejdsfunktion i den tilbudte projektorganisation Relevante arbejdsfunktioner i nuværende og/eller tidligere ansættelser Erfaring af relevans for den udbudte opgave For projektlederen bør CV et desuden indeholde specifik oplysning om Antal års erfaring med projektledelse For hver af de tilbudte medarbejdere ønskes dokumentation for den pågældendes erfarings- og kompetencegrundlag i form af uddannelsesbeviser, kursusbeviser og eventuelt andet relevant materiale. Dette materiale vedhæftes som bilag til den pågældendes CV. 4.3 Forbehold Uanset at udbuddet gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling, bør tilbudsgiver tilstræbe, at tilbuddet er så komplet og fyldestgørende, at Hofor i princippet ville kunne indgå aftale på baggrund heraf uden forhandling med tilbudsgiver. Såfremt tilbudsgiver måtte finde det nødvendigt at tage forbehold i relation til udbudsmaterialet, bedes disse forbehold nævnt udtrykkeligt, ligesom der bør henvises entydigt til den tekst, der tages forbehold for. Eventuelle forbehold bedes oplistet i en skematisk oversigt i bilag A. 4.4 Tilbuds gyldighedsperiode Tilbuddet skal være bindende til og med den 30. september Dette bedes anført eksplicit i tilbuddet. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil HOFOR har underskrevet en kontrakt, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiveren pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 5 Tidsplan Tidsplanen for udbuddet er illustreret i nedenstående tabel. Tabel 1. Tidsplan ID Periode / frist Tidspunkt 1 Besigtigelse 29/ kl Frist for spørgsmål vedr. udbudsmaterialet 13/ Side 5 af 11

6 ID Periode / frist Tidspunkt 5 Frist for aflevering af tilbud 20/ kl Forhandling med tilbudsgiverne 26/5-27/ Udsendelse af revideret/supplerende udbudsmateriale 31/ Frist for aflevering af 2. tilbud (revideret tilbud) 3/ kl Orientering til tilbudsgivere om tildeling 9/ Stand still udløb 20/ Kontraktunderskrift 21/ Kontraktstart August Besigtigelse Der vil blive gennemført en besigtigelse på Værket ved Marbjerg, Slæggerupvej , 2640 Hedehusene, den 29. april 2016, kl. 13, hvor alle tilbudsgivere opfordres til at deltage. 5.2 Behandling af spørgsmål Alle spørgsmål bedes sendt til udbudmarbjerg@hofor.dk, således at spørgsmål vedr. udbudsmaterialet er ordregiver i hænde senest den 6/5 2016, idet sådanne spørgsmål vil blive besvaret senest den 13/ Spørgsmål modtaget efter den 6/5 2016, vil blive besvaret, så længe HOFOR vurderer, at besvarelsen kan ske senest den 13/ Der opfordres derfor til, at spørgsmål stilles tidligt, så der er tilstrækkelig tid til besvarelse. Spørgsmål modtaget efter den 13/ vil ikke blive besvaret. Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet sendes til samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form efterhånden som de udarbejdes. Alle spørgsmål besvares som udgangspunkt per e- mail, men oploades også på HOFORs hjemmeside. 5.3 Forhandlingsforløbet På baggrund af de modtagne tilbud vil ordregiver gennemføre en evaluering af hvert tilbud. Ordregiver vil derefter invitere samtlige de prækvalificerede tilbudsgivere til individuel forhandling hos HOFOR, hvor ordregiver vil give tilbagemelding på tilbuddet, stille afklarende Side 6 af 11

7 spørgsmål, herunder til eventuelle forbehold overfor udbudsmaterialet, samt påpege områder ved tilbuddet, hvor ordregiver vurderer, at tilbuddet med fordel kan forbedres. På baggrund af den 1. forhandlingsrunde vil hver tilbudsgiver få lejlighed til at afgive et revideret tilbud (2. tilbud). På baggrund af 2. tilbud vil ordregiver gennemføre en evaluering og tildele kontrakten. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af 1. tilbud. Tilbudsgiverne vil senest 7 dage forud for forhandlingsmødet få meddelelse om tidspunktet for forhandlingsmødet. Senest tre dage før mødet hos ordregiver bedes tilbudsgiveren oplyse, hvilke medarbejdere, der deltager på mødet. Medarbejdernes fulde navn og det firma, de er ansat i, skal fremgå. 5.4 Aflevering af tilbud Tilbuddet fremsendes til udbudmarbjerg@hofor.dk. 6 Tildeling af kontrakten Tildelingen af kontrakten sker på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne og disses vægtning er angivet nedenfor: Tabel 2. Underkriterier til tildelingskriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud ID Underkriterium Vægtning 1 Pris 50 % 2 Projektorganisation 50 % Procentsatserne angiver de enkelte underkriterier og delkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Underkriterierne er uddybet nedenfor. 6.1 Underkriterium 1: Pris Underkriteriet pris vil blive vurderet ud fra det samlede vederlag i danske kroner ekskl. moms, jf. tilbudslisten, bilag 2. Side 7 af 11

8 Derudover vil underkriteriet pris blive vurderet ud fra et af HOFOR skønnet forbrug af ekstraydelser, jf. ligeledes tilbudslisten bilag 2. Optionerne i tilbudslisten indgår i evalueringen. 6.2 Underkriterium 2: Projektorganisation Underkriteriet projektorganisation vil blive vurderet ud fra det samlede erfarings- og kompetencegrundlag hos de medarbejdere, der i tilfælde af kontrakttildeling vil skulle medvirke i udførelsen af den udbudte opgave. I evalueringen indgår følgende delkriterier: Delkriterium 2.a): Processer og vandkemi Det vil blive vurderet positivt, at de tilbudte medarbejdere har dokumenteret erfaring med processer og vandkemi angående råvand til drikkevand, fødevareproduktion eller tilsvarende, herunder iltning, filter og blødgøring. Delkriterium 2.b): Bygningskonstruktioner Det vil blive vurderet positivt, at de tilbudte medarbejdere har dokumenteret erfaring med bygningskonstruktioner, især hvad angår vandværksbygninger eller tilsvarende bygninger. Delkriterium 2.c): SRO Det vil blive vurderet positivt, at de tilbudte medarbejdere har dokumenteret erfaring med SRO, især inden for vandværksarbejder eller tilsvarende arbejder. Delkriterium 2.d): Projektledelse Det vil blive vurderet positivt, at de tilbudte medarbejdere har dokumenteret erfaring med projektledelse, især inden for vandværksarbejder eller tilsvarende arbejder. Vægtning af delkriterier: Prioritet Delkriterium Vægt 1 2.a) 40 % 2 2.b) 20 % 3 2.c) 20 % 4 2.d) 20 % 7 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Side 8 af 11

9 8 Tildeling og stand still-periode Når HOFOR har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud, sendes der hurtigst muligt underretning til samtlige tilbudsgivere om tildelingen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for valget. Valget af samarbejdspartner anses ikke for endeligt afsluttet, før kontrakten er underskrevet. HOFOR underskriver kontrakten med den valgte tilbudsgiver tidligst 10 dage efter, at samtlige tilbudsgivere er blevet underrettet om valget af samarbejdspartnere, herunder har modtaget en begrundelse for valget. Bekendtgørelse om indgåelse af aftale offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de herom gældende regler. 9 Sprog Tilbud bedes afgivet på dansk. 10 Omkostninger og ejendomsret Alle tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsudarbejdelse og alle andre tilbudsaktiviteter afholdes af tilbudsgiver. Afgivne tilbud er ordregivers ejendom og returneres ikke. 11 Tavshedspligt Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Side 9 af 11

10 Bilag A Forbehold (UDFYLDES AF TILBUDSGIVER) Nr. Forbehold Forslag til ny tekst Reference Forbeholdsnummer Her anføres den tekst, som tilbudsgiver, ønsker at tage forbehold for. Her anføres den tekst, som tilbudsgiver ønsker i stedet for ordregivers tekst. Her anføres referencen (dokument / bilag / afsnit m.v.), til den tekst, som tilbudsgiver har taget forbehold for. Side 10 af 11

11 Bilag B ERKLÆRING VEDR. FRIST FOR TILBUDSAFGIVELSE Undertegnede, som er tegningsberettiget for, der er indbudt til at afgive tilbud på HOFOR A/S udbud vedrørende rådgivning og detailprojektering af blødgøringsanlæg på Marbjerg Vandværk, bekræfter hermed, at fristen for afgivelse af tilbud er aftalt til fredag den 20. maj 2016 kl Sted: Dato: Navn med blokbogstaver: Underskrift: Side 11 af 11