Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc

Transkript

1 Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc

2 Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i Region Nordjylland (ESDH) Lovgivning/aftalegrundlag Politikken for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, skal ses i sammenhæng med bl.a.. Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven Ovenstående sætter de overordnede rammer for anvendelsen af ESDH, blandt andet i forhold til lovgivningsmæssige krav til dokumentation og graden af åbenhed. Indledning Formålet med denne politik er at beskrive Region Nordjyllands visioner og mål for elektronisk sags- og dokumenthåndtering. I tilknytning til politikken er udarbejdet følgende dokumenter - Procedurer og retningslinjer for anvendelsen af ESDH-systemet i Region Nordjylland - Brugervejledninger Omfang af Region Nordjyllands Politik for ESDH Region Nordjyllands ESDH-politik gælder for alle administrative enheder i regionen, både på sygehuse, i sektorer og forvaltning, og omfatter alle sagsbehandlere og administrative medarbejdere i Region Nordjylland. Den fælles politik og de fælles retningslinjer er dækkende for hele organisationen. De enkelte sektorer og afdelinger kan efter behov supplere de fælles retningslinjer. Formål Det grundlæggende formål med anvendelse af ESDH er at sikre, at Region Nordjylland lever op til de lovgivningsmæssige krav for dokumentation samt god forvaltning. Region Nordjylland har derudover det sigte med den elektroniske sags- og dokumenthåndtering at understøtte mulighederne for en mere effektiv sagsbehandling af høj kvalitet, også på tværs af sektorerne, og sikre en integration af tilgængelig viden i den enkelte afgørelse og beslutning. Ambitionen er på sigt en egentlig digitalisering af sagsbehandlingen og sagsstyringen. Region Nordjylland har dermed 6 konkrete mål for Region Nordjyllands elektroniske sags- og dokumenthåndtering: at fremme den digitale sagsbehandling at effektivisere arbejdsgange at binde regionens administration sammen på tværs af afdelinger og sektorer at støtte vidensdeling på tværs af organisationen at understøtte åbenhed i forvaltningen

3 at overholde lovmæssige krav, herunder offentlighedsloven, persondataloven og arkivloven og i relation til dette højne niveauet for datadiciplin og journaliseringspraksis Vision Region Nordjyllands vision er at regionen om 5 år har opnået at blive en digital forvaltning. Det vil sige, at det fremtidige dokument aldrig forlader ESDH-systemet - men er født i systemet og bliver bearbejdet og arkiveret uden på noget tidspunkt at have forladt systemet. Dokumentet ligger kun ét sted elektronisk. Det betyder, at den interne papirpost ikke er nødvendig og alle medarbejdere har nem elektronisk adgang til alle relevante dokumenter (undtagelsen er naturligvis hvis disse af lovgivningshensyn er fortrolige). Ingen dokumenter sendes internt med mail, og fællesdrevene er reduceret til et mininimum. Dokumenter er relateret og styret i forhold til det sagsbehandlingsflow, der er beskrevet og supporteret i systemet, så ensartede opgaver løses ens. Sagsbehandlere samarbejder om/på samme sag. Alle repetitive arbejdsgange er understøttet bedst muligt ved hjælp af workflows i systemet, og alle dagsordner til diverse administrative og politiske udvalg udarbejdes i systemet. Indhold For at sikre, at regionen opnår de opstillede mål og gevinster med ESDH-systemet, og at systemet anvendes aktivt til sagshåndtering og styring i regionen, og ikke blot til registrering og arkivering, er der fastsat følgende principper for anvendelsen af ESDH-systemet i Region Nordjylland. ESDH-systemet skal anvendes som et sagsbehandlingssystem og ikke kun som et digitalt arkivsystem. Det vil sige at dokumenter og sager løbende registreres og udarbejdes i systemet. Region Nordjylland har som udgangspunkt kun elektroniske sager og dokumenter. Den digitale udgave af et dokument er altid at regne for originalen, og derfor er hovedreglen, at alt sagsmateriale skal registreres. Det er nødvendigt for dels at kunne leve op til lovgivningens krav i forbindelse med retten til aktindsigt og dels for at muliggøre og sikre regionens politik om vidensdeling og overblik i koncernen. Det vil sige at seneste gældende version skal være tilgængelig i ESDH-systemet. I Region Nordjylland vil vi have en høj grad af åbenhed. Både indadtil i regionen i forhold til vidensdeling blandt medarbejdere - det skal være muligt at søge og finde både aktuelle og tidligere sager og dokumenter med relevant indhold på tværs af koncernen, men også åbenhed udadtil i forhold til borgere, pressen og samarbejdspartnere i relation til de åbne postlister. Alle sager og dokumenter tilhører Region Nordjylland og skal derfor til enhver tid være tilgængelig for den regionale sagsbehandling. Adgang til dokumenterne må derfor ikke være afhængig af, at én bestemt person er tilgængelig/til stede. Det skal være nemmere at samarbejde og vidensdele på tværs af sektorer og områder. Derfor skal alle relevante dokumenter og sager som udgangspunkt være tilgængelige for andre i ESDH-systemet, med mindre der er specifikke eller lovgivningsmæssige

4 forhold, der taler for det modsatte. Som udgangspunkt er det i ESDH-systemet, at dokumenter gemmes, og ikke på eget drev. Dette defineres nærmere i den regionale retningslinje for åbenhed og adgangsbegrænsninger. ESDH-systemet skal medvirke til at gøre sagsbehandlingen mere effektiv. Dette sker blandt andet ved at integrere dokumentationsprocessen i sagsbehandlingen, og at der sker en understøttelse af arbejdsprocesserne i forbindelse med sagsbehandlingen ved hjælp af workflows. I første omgang sættes der fokus på understøttelse af opgaveområderne; personalesager, patientklagesager samt forsikringssager, men der vil løbende blive taget stilling til, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at tage fat i andre delområder. Region Nordjylland ønsker en entydig ansvarsfordeling for registrering af dokumenter og en entydig placering af ansvar for sagsbehandlingen. Det skal være muligt at trække statistik om præcist afgrænsede sagsområder, afgørelser, sagsbehandlingstider m.m., på udvalgte sagsområder samt anden ledelsesinformation. Ensartet anvendelse til ensartede opgaver/sager. En vigtig forudsætning for effektivisering og skabelsen af overblik er en konsekvent anvendelse af løsningerne i sagsbehandlingen, således at systemet på sigt anvendes ensartet til ensartede opgaver på tværs i organisationen. ESDH-systemet skal understøtte de politiske processer og beslutningsflow, der er i Region Nordjylland, bedst muligt ved at sikre en høj kvalitet og ensartethed i forhold til de dagsordner, der produceres i regionen. Dette sikres gennem en systematisk og ensartet anvendelse af dagsordensfunktionen, således at data fremstår ensartet, struktureret og lettilgængeligt. Dette understøtter, at regionen hurtigt kan skabe et relevant overblik og reagere hurtigt og effektivt på omgivelsernes politiske og administrative krav. ESDH og sammenhæng til andre systemer I Region Nordjylland skal der kun være ét entydigt digitalt arkiv og dokumentsystem, således at udgangspunktet for al sagsbehandling og kildesystem til de øvrige administrative systemer foregår i ESDH-systemet. Dokumenterne skal have dette ESDH-system som oprindelse, før de udgives på eksempelvis Personalenet. Personalenet vil i den sammenhæng være en distributionskanal for relevant indhold, eks. referater m.m. som bor i ESDH-systemet. Dog skal retningsgivende dokumenter, der udelukkende er gældende for sygehusvæsenet i Region Nordjylland, fortsat ses, indlægges og styres i PRI-systemet, da målgruppen for denne er en anden. Da der for nuværende anvendes mange forskellige dokumentsystemer i regionen, skal der, i takt med udskiftning af disse, tages aktivt stilling til hvorvidt de ønskede funktionaliteter kan rummes i regionens ESDH-system.

5 Det er af stor prioritering for Region Nordjylland, at udrulningen af nye digitale løsninger sker i et tempo, hvor det giver mening og rationale for organisationen og hvor brugervenligheden samt nytteværdien er optimal. Der er bl.a. derfor ikke sat tidspunkt på, hvornår og i hvilket omfang, sammenkædning med andre digitale løsninger implementeres. Organisatorisk forankring I takt med udviklingen i opgaver og forretningsområder i regionen vil der opstå nye behov for løsninger i systemet til at understøtte arbejdsgange og processer. Det er derfor en kontinuerlig opgave at være opmærksom på disse og sikre sig opsamling af ændrede behov og få udnyttet det potentiale, der ligger i understøttelse af disse. Med henblik på at sikre den optimale anvendelse af ESDH-systemet samt at nå Region Nordjyllands vision for elektronisk sags- og dokumenthåndtering er der derfor defineret en klar rolle- og ansvarsfordeling, som sikrer en forankring og fokus på lokalt niveau, hvilket beskrives i det følgende. ESDH-sekretariat ESDH-sekretariatet er forankret i Regionssekretariatet, som også er systemejer. Sekretariatet har ansvaret for den løbende opfølgning på politikken samt opsamling af erfaringer og behov for nye løsninger, der naturligt sker i forbindelse med anvendelsen af systemet lokalt, og som bør udbredes som retningsgivende for det regionale niveau. Sekretariatet er endvidere ansvarlig for at tilrettelægge en proces, således at organisationen flytter sig henimod visionen, og for at sikre erfaringsudveksling, dialog og samarbejde på tværs i koncernen, blandt andet gennem inddragelse af ESDH-koordinatorerne. Det er ligeledes ESDH-sekretariatet, som udbyder centrale kurser i ESDH-systemets mere avancerede funktionaliteter. ESDH-koordinatorfunktion Forudsætningen for at opnå en effektivisering af arbejdsprocesser er at fastholde en rolle som forandringsagent i enheden. Derfor skal hver enhed have en ESDH-koordinator. ESDH koordinatoren er bindeleddet mellem den centrale enhed/regionssekretariatet og den enhed, den enkelte koordinatorer repræsenterer. Superbrugere Den lokale erfaring og viden om anvendelse af systemet opsamles af superbrugerne. Det er derfor også deres opgave, i samarbejde med ESDH-koordinatoren, at forslå nye muligheder for systemets anvendelse og ændrede arbejdsgange til ledelsen. Der skal derfor som minimum være udpeget 1 superbruger i hver afdeling/enhed. Uddannelse af superbrugere og slutbrugere er et centralt punkt for en succesfuld anvendelse af det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Der ligger en fortløbende opgave for den enkelte afdeling i at uddanne nytilkommende medarbejdere i ESDH-systemet, og som udgangspunkt er det superbrugernes opgave at oplære de administrative medarbejdere i enheden gennem sidemandsoplæring

6 Superbrugeren skal kunne rådgive om de anvendelsesmæssige sider af systemet og i det daglige besvare spørgsmål og løse eventuelle problemer i relation til systemets understøttelse af sagsbehandlingen. Ledelsen En væsentlig del af potentialet i den digitale sagsbehandling er at have fokus på de muligheder for nye arbejdsgange og processer, der ligger i det elektroniske sags- og dokumentstyrings værktøj. Efterhånden som systemet bliver velkendt og indarbejdet i enhedens arbejdsgange, er det ledelsens ansvar at have fokus på, hvorvidt mulighederne i systemet giver anledning til at ændre eller optimere sagsgange i enheden. Endvidere er det ledelsens forpligtelse, i samarbejde med ESDH-koordinatoren, at sikre en opsamling af behov for understøttelse af nye arbejdsprocesser eller tværgående arbejdsgange og viderebringe disse til det centrale niveau med henblik på en understøttelse af disse i systemet. Det er endvidere ledelsens ansvar, at ESDH anvendes i overensstemmelse med politikken og de angivne retningslinjer. Opfølgning Politikken revideres efter behov og tages som minimum op til fornyet overvejelse hvert andet år. Ansvaret for dette er placeret hos ESDH-sekretariatet.

7 Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering Udgivet af Regionssekretariatet Region Nordjylland Niels Bohrs Vej Aalborg Ø April 2012 Læs mere om Region Nordjylland på