Afdelingsbestyrelsesmøde - konstituerende

Transkript

1 Afdeling Børglumparken Tæt på naturen v/torben Ringsø Jensen, afdelingsformand Børglumvej Herning 6. november 2013 M: E: Afdelingsbestyrelsesmøde - konstituerende Emne Ordinært bestyrelsesmøde Formål Bestyrelsen gennemgår løbende sager mv. Tid Onsdag den 6. november 2013 kl Sted Børglumvej 87 st. tv., Herning Indkaldt Bente Lind Jensen, kasserer Peter Østergaard Eriksen, referent Torben Ringsø Jensen, formand Ulla Thusgaard Jørgensen Afbud Frank Lyngholm Jakobsen Holger Fraværende Fjord Pedersen, suppleant Niels Peter Nielsen, suppleant Referat 1. Godkendelse af referat af møde 2. oktober og dagsorden til dette møde Referat og dagsorden er godkendt med tilføjelse af punkt 12 om beboermappe. Evt. er dermed punkt Siden sidst Martin Timm og grøn afdelingen er i gang med beplantningsplanen. Der er blevet ryddet krat og lige nu er de i gang med at plante bøgepur i afdelingen. Frugthaven er på plads og der har været en dialog omkring nogle særlige bede. Parklampen i hjørnet af afdelingen ind mod Lundgårdsskolen virker nu. Der er samtidigt aftalt et gelænder samme sted. Serviceteknikker, Kim Andresen har været i kontakt med bestyrelsen angående gelænder til nr. 61 og 75. Der er på den baggrund blevet besluttet en løsning med træ-gelænder. Udgifterne holdes inden for budgettet.

2 Begge madgrupper har haft aktiviteter i den forløbne måned og en fællesspisning er planlagt til den 8. november kl. 18. Fredagsklubben står for arrangementet. Den 15. oktober afholdt bestyrelsen et møde med Katrine Callesen om resultaterne af beboerundersøgelsen. Der bliver nu taget initiativ til, at der sættes små infotavler op på alle skurene. Klimaambassadørerne afholdt den 22. oktober møde i beboerhuset med deltagelse af TuT, Herning Kommune og 8 klimaambassadører. Mødet gik godt og der arbejdes videre med papirpiloterne og klimamad i Hjem til dig havde en fyldig artikel om afdelingen i seneste nummer af bladet, som udkom i starten af uge 44. Der er indkaldt til møde om forankring af TuT-aktiviteterne den 4. november. Stormen mandag den 28. oktober efterlod ingen skader i afdelingen. Dog gav de store vandmængder en del problemer på udearealerne. Der er lavet en plan for indretning af beboerhuset som alle bakker op om. Vi leder endnu efter egnede møbler. Der er lavet en mangelliste for køkkentøj i beboerhuset. Ketty og Torben går på jagt efter det der mangler i genbrugsbutikker. Container til plast er kommet på plads i containergården, og det ser ud til, at beboerne har taget godt imod den. Ændringen betyder, at klimaambassadørerne anmoder om, at der bliver anskaffet en yderligere glascontainer, tilsvarende den der er placeret ud for nr. 69. Martin må gerne kontakte klimaambassadør Peter om en egnet placering. 3. Næste mødedato Dato: onsdag 4. december Tid: kl Sted: 87 st. tv. 4. Økonomi Regnskab for Den underskrevne kassekladde er omdelt i bestyrelsen. 5. Repræsentanter til repræsentantskabet i Boligselskabet Fruehøjgaard Bestyrelsen skal udpege repræsentanter for det kommende år. Ulla, Peter og Torben er nuværende medlemmer af forsamlingen. Ingen udskiftning. 6. Laserprinter til beboerhuset Afdelingen bruger hvert år mange tusinde kroner på at printe nyhedsbreve og informationsmateriale ud. Den udgift kan nedbringes effektivt ved køb af en laserprinter til beboerhuset. / Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 2

3 Forslag: Bestyrelsen afsætter kr. til formålet til indkøb af en OKI laserprinter inkl. ekstratoner. Pengene vil være tjent hjem allerede inden for et år. Bestyrelsen finder at forslaget er godt, men relativt kostbar i sammenhæng med andre afventende udgifter til beboerhuset og har derfor besluttet, at lade printeren indgå i et samlet udkast til indretning af stedet. Bestyrelsen vil i den forbindelse søge om midler fra Boligselskabet Fruehøjgaards fond til sociale aktiviteter. Ansøgning vil blive udfærdiget og opgaven tager Torben sig af. 7. Plan for facadebeplantning Der har tidligere være rundsendt et oplæg og gennemgang af egnede facader. Facadebeplantningerne skal gøre afdelingen mere klimarigtig og rette op på skader, som en række facader er skæmmet af. Alternativet er enten nogle dyre reparationer, som der ikke er penge til eller at vi lever med de skader der er. Afdelingsmødet har tilsluttet sig en del af planen. Gennemgangen viser, at der er flere gavle og murflader, der er skadede, end forventet. Bestyrelsen holder sig til beslutningen, der blev taget på afdelingsmødet i september med en enkelt tilføjelse. Gavlen til nr. 77 over for nr. 87 er så medtaget at den bruges til beplantning. Bilagets figur 13. Bilag: Forslag til facadebeplantning. Plantegning for facadebeplantning og vindtunneler. 8. Fliser ved indgangspartierne Administrationen lægger op til, at vi gennemfører fliselægning uden at forespørge. For mange vil ikke interessere sig nok for sagen og derefter står vi med en række ikke-trufne beslutninger. Bestyrelsen fastholder beslutningen fra afdelingsmødet, som den fremgår af referatet at; Det vedtages, at der kan lægges fliser ved de opgange, hvor beboerne ønsker det. Forstået på den måde, at kommer beboerne fra en opgang og ønsker at pladsen ved indgangspartiet skal fliselægges, så gør vi det. Beboerne er velkomne og bestyrelsen videreformidler gerne et ønske herom. 9. Fladskærm til beboerhuset Aktivitetsudvalget har ansøgt TuT om midler til en stor fladskærm til den nye indretning af beboerhuset. På mødet er sagen sandsynligvis blevet afklaret med TuT. Midler til en fladskærm vil indgå i ansøgningen omtalt under punkt Små infotavler på affaldskurene På mødet den 15. oktober blev vi enige om at sætte små infotavler op på affaldsskurene, 10 i alt. Infotavlerne skal øge informationsindsatsen og sikre at flest muligt opdager, når der arrangementer i afdelingen. Kan bestyrelsen bakke initiativet op? Hvem tager sig af det? / Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 3

4 Tavlerne som var tiltænkt forslaget og som Peter muligvis kunne finde, egner sig ikke til formålet. Derfor foreslår vi TuT finder en løsning med faste opslagsrammer evt. i hver opgang på væggen ved postkasserne. TuT må gerne kontakte Peter desangående. 11. Carporte på parkeringsarealerne Afdelingsmødet bad i september bestyrelsen gå i gang med at undersøge mulighederne for carporte til de beboere, der måtte ønske det. En beslutning af den karakter kræver beboernes accept og at det hænger sammen økonomisk. Der er behov for en køreplan og nogle afgørelser på afdelingsniveau. Tovholder er Frank. Udsat i fravær af tovholder til projektet. 12. Beboermappen revideres En status og plan for gennemgangen. Bestyrelsen vil gennemgå beboermappen til næste møde. 13. Evt. Tjek af stamoplysninger som administrationen har på bestyrelsen. Ingen rettelser. Mødet den 22. oktober klimaambassadørprojektet. Møde i beboerdemokratiets navn den 4. november. Punkter behandling i december. Der mangler fortsat noget at låse scootere til i scooterrummet. Peter og Niels Peter kontakter Martin desangående. Skade på gelænder til nr. 53 er fortsat ikke udbedret! Bilag til omdeling: Forretningsordenen Håndbog for bestyrelser Med venlig hilsen Torben Ringsø Jensen Afdelingsformand / Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 4

5 Aktivitetsplan Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Planlægning X X X Forretningsorden X Carporte X X X X Værksted X X Urtehave X X Kommunikation X X Byttecentral X X Overnatning X X Solcelleprojekt X X Beredskabsplan X Sankthans X Afdelingsmøde X X X Vægt / Afdelingsbestyrelsesmøde referat.docx 5