Den kønsopdelte lønstatistik indberetning af lønoplysninger m.v. til DA

Transkript

1 8. november 2006 Den kønsopdelte lønstatistik indberetning af lønoplysninger m.v. til DA Rekvirer den kønsopdelte lønstatistik via din arbejdsgiverforening Virksomheder, der indberetter lønoplysninger til Dansk Arbejdsgiverforening (DA) til den årlige lønstatistik, kan rekvirere den kønsopdelte lønstatistik gratis via egen arbejdsgiverforening. Dermed kan den enkelte virksomhed ud over den kønsopdelte lønstatistik få vejledning fra sin arbejdsgiverorganisation omkring arbejdet hjemme i virksomheden med den kønsopdelte lønstatistik, med ligelønsarbejdet m.v. Find vejledningsmateriale m.v. på internettet De detaljerede indberetningskrav til lønstatistik fremgår af hjemmesiden Under menuerne Struktur- og KonjunkturStatistik øverst til venstre på hjemmesiden og Vejledninger og blanketter øverst til højre på hjemmesiden findes vejledning om indberetning til statistikken. Overhold indberetningsfristen Fristen for at indberette til lønstatistikken skal overholdes. Fristen fremgår dels af den anmodning, som virksomheden modtager fra DA Statistik, når den skal indberette, og dels af hjemmesiden Korrekt indplacering af medarbejdere Krav til anonymitet i den kønsopdelte lønstatistik betyder, at der skal være mindst 10 mænd og 10 kvinder i samme seks-cifrede DISCO-gruppe, for at statistikken kan udarbejdes. Optællingen omfatter alle virksomhedens ansatte i den seks-cifrede DISCO-gruppe, uanset om de er ledere, almindelige lønmodtagere, elever etc. Forkert DISCO-kode ødelægger statistikken Dermed kan en enkelt person indberettet med forkert DISCO-kode: Være tungen på vægtskålen for, om virksomheden skal fremlægge den kønsopdelte lønstatistik eller ej Resultere i en statistik, der ikke afspejler lønforholdene i den seks-cifrede DISCO-gruppe, idet personen burde være placeret i en anden gruppe Leder eller almindelig lønmodtager? Det er ligeledes vigtigt, at virksomheden er opmærksom på, at den enkelte medarbejder har korrekt jobstatus-kode.

2 2 Den kønsopdelte lønstatistik udarbejdes dels for alle virksomhedens medarbejdere og dels for almindelige lønmodtagere (herunder medarbejdere med særligt ansvar). Dermed kan f.eks. en person, der er udnævnt til leder, og hvor virksomheden ikke husker at ændre denne persons jobstatus-kode fra almindelig lønmodtager til leder, ødelægge sammenligneligheden af løntallene inden for gruppen af almindelige lønmodtagere. Elev eller almindelig lønmodtager? En lignende situation opstår, hvis virksomheden ikke husker at ændre jobstatus-koden for en person, der færdiggør sin elevuddannelse og fortsætter på virksomheden som almindelig medarbejder. Hvis medarbejderen fortsat står registreret som elev, mangler denne medarbejder i den kønsopdelte lønstatistik, der er udarbejdet for almindelige lønmodtagere. Forkerte anciennitetsberegninger m.v. I fortolkningen af den kønsopdelte lønstatistik kan mænds og kvinders anciennitet være en nyttig information. I statistikken anvendes den dato, der indberettes ved personoplysning 0100 Ansættelse i virksomheden til at beregne medarbejderens anciennitet på virksomheden. Det er derfor afgørende, at medarbejderen til statistikken oprettes med den faktiske ansættelsesdato. Vær derudover opmærksom på Ingen af oplysningerne i indberetningen er overflødige. Blot en enkelt fejlbehæftet oplysning kan medføre, at hele indberetningen ikke kan anvendes til udarbejdelse af statistik. Fejl kan resultere i, at der ikke er tal til kønsopdelt lønstatistik Fejl som alene virksomheden kan identificere Tjek lønsystemets opsætning af indberetning til statistik Dermed kan virksomheden ikke selv om den har mere end 35 medarbejdere og dermed er omfattet af loven om kønsopdel lønstatistik få udarbejdet statistikken på basis af virksomhedens indberetning til lønstatistikken. Mange dele af indberetningen er det alene virksomheden selv, der har mulighed for at afgøre korrektheden af. F.eks. som nævnt ovenfor den enkelte medarbejders DISCO-kode. På under menupunkterne Struktur- og KonjunkturStatistik, Undgå de typiske fejl en oversigt over en række af de typiske fejl i indberetninger til lønstatistikken. Vi anbefaler, at virksomheden laver et grundigt tjek af, at forholdene omkring statistikindberetning er i orden. Fejl skal rettes hurtigst muligt Såfremt virksomheden opdager fejl og mangler, skal de rettes hurtigst muligt. Den første kønsopdelte lønstatistik skal udarbejdes på basis af lønindberetninger for kalenderåret 2007, som skal indsen-

3 3 des til DA Statistik i januar Vær opmærksom på, at visse lønsystemer kan have vanskeligt ved at rette fejl tilbage i tid. En fejl, der først opdages et stykke inde i kalenderåret, kan måske tidligst rettes pr. dags dato. Derved vil årsstatistikken for det pågældende år fortsat være forkert, idet der er fejl i en del af lønopsamlingen. Lidt mere om DISCO-kode, jobstatus-kode m.v. Medarbejdere uden DISCO-kode Mange indberetninger kan ikke bruges til statistik, alene fordi DISCO-koden i personoplysning 0300 mangler eller er ugyldig. Typisk skyldes dette, at lønadministrator specielt i større virksomheder ikke har det fornødne kendskab til den enkelte medarbejders arbejdsfunktion. Opgaven med at indplacere virksomhedens medarbejdere i DISCO-nomenklaturen bør ikke varetages af lønningskontoret, men af personalekontoret, den daglige leder eller andre afdelinger/personer, der kender til medarbejderens præcise arbejdsfunktion. Læs alt om DISCO-koder på Her finder du også et søgeværktøj, hvor du kan se sammenhængen mellem stillingsbetegnelser og DISCO-koder. Hvis du f.eks. er usikker på, hvilken DISCO-kode en sælger i virksomheden skal have, kan du bruge dette søgeværktøj. Vær opmærksom på opbygningen af de 9 hovedgrupper i DISCOnomenklaturen. Hvis du søger på sælger, vil du se, at der foreslås DISCO-koder i både gruppe 3, 5 og 9. Det er derfor som nævnt ovenfor vigtigt, at den, der indplacerer personalet, har fuld information om de kvalifikationer m.v., som de enkelte jobs i virksomheden kræver. Husk også, at en DISCO-kode skal være seks-cifret. Forældede personoplysninger Et godt råd: Gør det til en del af den administrative procedure at opdatere personoplysningerne i forbindelse med ændringer i medarbejderens ansættelsesforhold. Husk f.eks., at: Jobstatus-koden i personoplysning 0400 SKAL ændres fra 1 til 9, hvis medarbejderen efter udstået elevtid fortsætter som almindelig lønmodtager i virksomheden DISCO-koden i personoplysning 0300 SKAL opdateres, når medarbejderen skifter arbejdsfunktion Koden i personoplysning 0800 SKAL ændres, hvis medarbejderen overgår fra timelønnet til fastlønnet aflønningsform.

4 4 Husk i disse tilfælde også at konsekvensrette øvrige personoplysninger Forkerte DISCO-koder for mellemledere Værkførere, overværkførere, formænd, kontorledere og andre mellemledere MÅ IKKE indberettes med en DISCO-kode fra gruppe 1 Ledelse på øverste plan i virksomheder, organisationer og den offentlige sektor. Mellemledere skal typisk placeres sammen med de personer, som de er ledere for det vil sige med samme DISCO-kode og adskilles fra almindelige medarbejdere ved hjælp af jobstatus-koden under personoplysning Generelt om indberetning til den årlige statistik Hvilke lønperioder skal indberettes? Hvad anvendes indberetningen til? Indberetninger til StrukturStatistikken skal omfatte hele kalenderåret, det vil sige samme periode, som ligger til grund for oplysningssedlen til SKAT. Den enkelte medarbejder skal indgå med den faktiske ansættelsesperiode i lønperioden. Det er derfor vigtigt, at medarbejdere afmeldes i edb-lønsystemet ved fratrædelse. Alle indberettede oplysninger anvendes kun til statistikformål. Opbevaring og bearbejdelse af data sker efter Datatilsynets forskrifter. En stor del af de statistikker, som udarbejdes på basis af virksomhedernes indberetninger, stiller arbejdsgiverorganisationerne inden for DA-området til rådighed for medlemsvirksomhederne. Kontakt derfor egen arbejdsgiverorganisation for yderligere information om disse statistikprodukter. Er der indberetningspligt? Indberetning til den årlige strukturstatistik er obligatorisk for alle virksomheder. Virksomheder inden for DA-området indberetter til DA s LønStatistik DA videresender indberetningerne til Danmarks Statistik. Indberetningspligten er både vedtægtsbestemt og lovbestemt. Der henvises til vedtægterne for virksomhedens arbejdsgiverorganisation, DA s vedtægter og lov om Danmarks Statistik. Indberetningspligten på DA-området omfatter i praksis alle virksomheder med to eller flere ansatte (opgjort efter Erhvervsregisterets størrelseskode). Deltagerenheden afgrænses til virksomhedens CVR-nummer således, at indberetningspligten omfatter samtlige medarbejdere på alle arbejdssteder på det pågældende CVR-nummer. Hvis et arbejdssted figurerer som medlem hos en arbejdsgiverorganisation, men medlemskabet ikke omfatter det juridiske CVR-nummer, vil der ikke skulle indberettes på sådanne arbejdssteder, da deltagerregistrerin-

5 5 gen er baseret på CVR-nummeret. Ophør Indberetningspligten til DA s LønStatistik bortfalder ved virksomhedens udmeldelse, eller hvis virksomheden ikke længere beskæftiger lønmodtagere. Ved udmeldelse skal virksomheden derefter indberette til Danmarks Statistik. Undgå de typiske fejl! Yderligere info På er uddybende og detaljeret information om, hvad der skal indberettes, og hvorledes samt hvornår det skal foregå. Endvidere er der under menupunkterne Struktur- og Konjunktur- Statistik og underpunktet Undgå de typiske fejl en oversigt over, hvorledes virksomheden undgår en række af de typiske fejl i indberetninger til lønstatistikken.