Spørgsmål og svar - Systemudbydere...

Transkript

1 Spørgsmål og svar - Systemudbydere... Hvilke medarbejdere skal der indberettes data på til ACF? Nettobeløb Som udgangspunkt skal der KUN indberettes beskattede feriepenge. Det svarer til, at I skal indberette data for de medarbejdere, der også indberettes bruttoferiepenge for i rubrik 201 til eindkomst. Desuden skal der indberettes opsparet netto SH og netto feriefridage, der svarer til hhv. rubrik 248 og 249 i eindkomst. Fælles for disse betalinger er, at der er tale om nettobeløb. Ud over saldoen af nettoferiepenge, skal der også indberettes feriedage. Bruttobeløb Desuden skal der indberettes bruttosaldi, når det drejer sig SH-, feriefridage og fritvalgskonti, idet arbejdsgiverorganisationerne i forbindelse med en betalingsstandsning, konkurs o.l. også står som garant for disse penge. En bruttosaldo, der vedrører en allerede beskattet SH og feriefridag (og som derved indgår i ovenstående beløb) skal ikke indgå, idet garanten kun skal dække pengene én gang. Fritvalg For indberetning af fritvalgssaldi gælder det samme regelsæt til trods for, at ikke alle fritvalgsbeløb garanteres af arbejdsgiverorganisationerne. Der skal ikke indsendes saldooplysninger for fritvalg, hvis der er tale om en månedslønnet medarbejder, der har ferie med løn. SH- og feriefridage Når det drejer sig om SH-, feriefridage og fritvalg skal der ikke indberettes dage. Spørgsmål til ovenstående: Hvordan skal der indberettes for nedenstående typer af medarbejdere? Kunde 1: Alle typer ansatte har ferie med løn under ansættelsen. I forbindelse med fratrædelse modtager medarbejderne iht. overenskomsten et feriekort, som administreres i virksomheden. Kunde 2: Alle typer ansatte har i lighed med ovenstående virksomhed ferie med løn under ansættelsen, men feriepenge afregnes i forbindelse med fratrædelse til FerieKonto. Der skyldes således ingen feriepenge til de fratrådte medarbejdere. Skal feriepengene, der vedrører de fratrådte medarbejdere indberettes til ACF? Og med hvilken FH kode? Kunde 1: Saldi indberettes ikke før, der foreligger et feriekort (først her indberettes der også til eindkomst) jf. ovenfor. I forbindelse med feriepengekørslen, skal man huske at angive en FH kode på medarbejderen. Kunde 2: Der skal ikke ske indberetning, hvis pengene er afregnet til Feriekonto. I disse tilfælde er arbejdsgiverorganisationen ikke garant for feriepengene. Er der imidlertid skyldige SH-, feriefridags- og fritvalgssaldi, skal der indberettes saldi på disse. Koden angives i disse tilfælde som SH1. Dette svar gælder kun, hvis virksomheden har medarbejdere, der får løn under ferie, eller hvor virksomheden til trods for, at det er muligt for den at beholde feriepenge i eget hus selv vælger at afregne til FerieKonto. En virksomhed har pligt til løbende at beregne og beskatte feriegodtgørelsen. Vælger virksomheden ikke at efterleve disse regler, gælder denne fritagelse for at indberette til ACF ikke. I sådanne tilfælde skal der enten indberettes skyldige saldi til ACF eller indberettes og indbetales til FerieKonto iht. reglerne herom.

2 Hvad er en feriekorthåndteringskode? Alle lønmodtagere, der indberettes til ACF, skal have påført en feriekorthåndteringskode, der angiver, hvilken håndtering virksomheden benytter i forbindelse med udbetaling af nettoferiepengene for den pågældende medarbejder. En FH kode er en feriekorthåndteringskode, der angiver, hvilket feriekort, der udstedes. Angives koden til FH1 eller FH2, udsteder ACF automatisk et elektronisk feriekort (eferiekort), der lægges i e-boks. FH1 kan udstedes for medarbejdere, der ikke skal have feriekort underskrevet af nuværende arbejdsgiver og som derfor kan få glæde af en fuld elektronisk feriekorthåndtering, idet medarbejderen kan anmode om sine feriepenge via e-boks. FH2 kan udstedes for medarbejder, der ønsker at få deres feriekort lagt i e-boks, men som skal have nuværende arbejdsgivers underskrift. Efter denne er påført feriekortet, sender medarbejderen feriekort retur til arbejdsgiveren som almindelig post. Et evt. restferiekort vil ligeledes blive lagt i medarbejderens e-boks. Udstedes der et almindeligt papirferiekort angives koden til FH4. I forbindelse med udstedelse af et restferiekort kan medarbejderen vælge at skifte til en anden type feriekort. En medarbejder, der har ferie med løn, kan i forbindelse med fratræden have et feriekort for op til tre optjeningsår, f.eks. 2009, 2010 og Beregnes skatten samlet, er det muligt at indberette den samlede skatteberegning på det seneste feriekort, blot man på de øvrige feriekort angiver skat, AM-bidrag m.v. med 0 kr. (nul). Findes der uddybende liste med MO/FO koder? Her er en oversigt over MO/FO koderne: Virksomhedens medlemsforhold skal angives i forbindelse med indberetninger til ACF. Medlemsoplysningerne benyttes til at angive den konkrete MO, der står som garant for feriepengene. Ud over logo og navn, angives også adresse og evt. telefonnummer. Koden angives på følgende måde: MO kode FO kode = = 2401 = AI-BOA o 2201 = Benzin- og Oliebranchens Arbejdsgiverforening o 4601 = Asfaltindustriens Arbejdsgiverforening 4103 = Dansk Byggeri 2151 = Dansk Erhverv 1000 = DI 1101 = Dansk Mode & Textil 5201 = Danske Mediers Arbejdsgiverforening 4401 = Danske Malermestre 5101 = Grafisk Arbejdsgiverforening 8101 = Sammenslutningen af Mindre Arbejdsgiverforeninger i Danmark, SAMA o 1201 = Foreningen af Auto- og Industrilakerere o 2301 = Arbejdsgiverforeningen for Tømmerhandlere i København og Omegn o 4701 = Glarmesterlauget i Danmark o 8102 = Danmarks Frisørmesterforening o 8103 = Autobranchens Arbejdsgiverforening o 8104 = Danske Anlægsgartnere 4303 = TEKNIQ Installatørernes Organisation

3 Koden skal benyttes i følgende situationer: Samkøres med den kode, som virksomheden angiver i sin indberetning Angives på det elektroniske feriekort, der herefter lægges i e-boks Afgrænsning af, hvem en given MO må få adgang til i forbindelse med konkurssager og i forbindelse med forskellige statistikudtræk, hver enkelt MO skal kunne trække på egne virksomheder Selv om man angiver en FO kode, er det alligevel nødvendigt at angive en MO kode. FO koden henviser alene til, hvilken medlemsorganisation, der står som garant for feriepengene i tilfælde af betalingsstandsning eller konkurs, hvor MO koden anvendes til at identificere virksomheden i forbindelse med anmodning om adgangskode og ved indberetning af data. Skal der angives en FO kode, er det muligt at benytte de DAK koder, der på forhånd kendes fra lønstatistikindberetningen. Koderne fremgår af denne hjemmeside Hvis jeres virksomhed i forvejen benytter disse koder, kan I således genbruge dem. Hvor kan virksomhederne få oplyst deres MO og FO koder? Virksomhederne kan få oplyst deres kode på denne hjemmeside jf. ovenfor. Hvis en virksomhed/medarbejder har skiftet MO/FO koder i løbet af året, hvordan skal det så indberettes? Koden ændres, når der er sket skift af medlemsorganisation. Fremtidige indberetninger vil herefter automatisk være indberettet med den nye O/O kode. MO/FO koder er kun på fire cifre, hvorfor er feltet på 10 cifre? Koderne er blot fremtidssikret. Der sættes 0 er foran koden. Er MO/FO koder alfanumeriske eller numeriske felter? Da vi modtager indberetningerne via XML uden attributter, har vi valgt, som udgangspunkt, ikke at angive om et felt er numerisk eller alfanumerisk, da alt i XML en i sidste ende er tekst, og indholdet af de enkelte felter helt automatisk styrer, hvilken type data, der skal fyldes i feltet. Skal dit dokument om MO og FO koder forstås således, at FO koden er DAK koden, og MO koden er ny? Ja, det kan man godt sige på den måde. Men ikke alle har en DAK kode i dag, og det er alene virksomheder, der er medlem hos SAMA og AI-BOA, det er nødvendigt at angive en FO kode på. Årsagen er, at det i disse tilfælde er den enkelte arbejdsgiverforening, der står som garant for feriepengene m.v. og ikke SAMA og AI-BOA. SH, feriefridage, fritvalg: Skal fritvalgssaldoen og/eller SH-saldoen indrapporteres til ACF, når virksomheden i relation til feriepengene vælger at bruge FerieKonto? Ja. Vi har efterfølgende måtte oprette en helt ny feriekorthåndteringskode SH1, som skal indikere, at der afregnes til FerieKonto, men at SH m.v. alligevel skal indberettes til ACF. Denne kode kan imidlertid alene indberettes via filen med oplysninger om feriekortdata. Det er ikke muligt at tilføje denne kode på filen med den løbende indberetning. Der skal derfor indberettes et feriekort, hvor feriehåndteringskoden angives til SH1. Oplysningerne om feriepenge m.v. sættes til 0 kr. i de felter, der er krav til at skulle være udfyldte iht. filstrukturen.

4 SH, feriefridage, fritvalg: Hvad menes der med Netto Beløb? Vi har kunder, som IKKE registrerer Brutto-beløb - men kun Brutto-dage - hvordan skal de håndteres? Der er virksomheder, der har en SH-ordning, hvor de løbende opsparer i optjeningsåret og bruger pengene i samme optjeningsår. Det er i disse tilfælde saldoen, som bruttobeløb, vi har brug for at kende. Er der imidlertid tale om en SH-ordning m.fl. hvor der ved årets udgang f.eks. sker en beskatning, og der udstedes SH- og feriefridagskort, så vil der skulle stå skyldige beløb i nettofeltet det følgende år. Indtil pengene er udbetalt til medarbejderen. De, der skal have beløb ind som nettosaldo, vil typisk svare til de, der har beløb i felt 248 og 249 i eindkomst. Der håndteres på nuværende tidspunkt ikke SH-, feriefridage og fritvalgsdage i ACF, men alene beløb. Skal SH-, fritvalg- og feriefridage kun indberettes, hvis man ellers ville lægge disse ting på feriekortet, eller skal det gøres for alle? Der skal indberettes for alle. Indberettes der ikke feriepenge på disse medarbejdere, f.eks. fordi de afregnes til FerieKonto i stedet for, at der udstedes feriekort, skal de i stedet for en feriekorthåndteringskode (FH kode) være forsynet med en SH1. Det er nødvendigt, at der indberettes SH-, feriefridagssaldi m.v., selv om feriedata ikke indberettes, idet den enkelte arbejdsgiverorganisation også er garant for disse penge i forbindelse med betalingsstandsning og konkursbehandling. Hvorfor er ACF interesseret i bruttotallene vedr. SH-, fritvalgs- og feriefridage i den løbende indberetning? SH-, feriefridage og fritvalgsordningerne er ret forskellige. Jf. i øvrigt ovenstående svar. Spørgsmål til hjemmesiden Hvordan får jeg brugernavn og adgangskode til ACF s hjemmeside? Fra primo december 2010 vil det blive muligt at bestille adgangskoder via Er du er et større bureau, kan du kontakte os for at høre om muligheden for at kunne indberette via en FTP forbindelse. I opstarten vil dette dog kun være en mulighed i ret begrænset omfang og kun ved virkelig store datamængder. Senere vil vi se på andre mulige løsninger. Send din ansøgning om en speciel adgang og oplysninger om din datamængde via support@eferiekort.dk. Du vil høre fra os, efterhånden som vi får behandlet henvendelserne, og som nævnt kan vi ikke love at tilbyde denne adgang for alle før senere. Indberetning og feriespørgsmål generelt: Vi kan i vores lønsystem køre løn for både uge-, 14-dags, og månedslønnede virksomheder (dvs. flere lønperioder på en måned). Hvis vi vælger at overføre til ACF en gang pr. måned - skal vi så alligevel indberette bevægelser pr. lønperiode? Nej, ACF skal kun bruge den sidste aktuelle saldo. Hvordan kan lønsystemet slette en forkert indberettet bevægelse til ACF systemet? Hvis blot I sender en ny fil med de nye data, vil den automatisk overskrive de tidligere data, I har sendt.

5 Begrebet Overført Ferie - er det noget, der skal tages højde for i overførsel til ACF? ACF skal kun have indberettet oplysninger om nettoferiepenge. ACF skal ikke vide noget om feriepenge til fastlønnede eller om feriepenge, der afregnes til FerieKonto. Har der i 2008 været nettoferiepenge, der er overført til nyt ferieår, skal de fremgå af feriepenge for Ferie, der har været overført, afholdes først. Ferie, der er oplyst som 2008, vil som udgangspunkt skulle have været afregnet til FerieFonden, derfor må det ikke fremgå nogen steder, at der er skyldige beløb for 2008 og det er der jo heller ikke i disse situationer, hvor dagene er overført til nyt ferieår. Vedr. Saldo-Beløb (Feriepenge) er det Brutto- eller Netto beløb, der skal indberettes? Feriepenge vil altid skulle indberettes med nettobeløb. Hvornår skal der indberettes for funktionærer m/løn? Der skal kun indberettes for funktionærer m/løn kun, når de fratræder (som felt 201 i e-indkomst), og hvis de iht. overenskomsten har ret til at benytte feriekort. Har de ikke det, skal der afregnes til FerieKonto. Hvordan skal der indberettes, hvis en medarbejder har flere ansættelsesperioder på samme år? Som I ville gøre i dag der er ingen nye regler forbundet med ACF. Det er jer selv, der definerer det. I forbindelse med statistikindberetning, skal der kun oplyses DAK koder, hvis en virksomhed har to eller flere forskellige. Hvad er årsagen til, at det samme ikke gælder til ACF? Hvad angår statistikken opdeles de indberettede medarbejdere på DAK koden, hvis en virksomhed har flere medlemsforhold. De MO og FO koder, der er nødvendige for indberetningen til ACF, skal bruges til at angive, hvilken medlemsorganisation, der er garant for feriepengene, og som dermed skal oplyses på feriekortet. Der er rigtig mange DAK koder pr. arbejdsgiverorganisation, men vi har kun brug for at kende den organisation, der står som garant, og hvor en lønmodtager kan henvende sig, hvis virksomheden går konkurs. Hvis man f.eks. ser på DI, skal der alene indberettes kode 1000 i MO koden. Hvor ofte skal der indberettes? Der skal indberette mindst én gang om måneden iht. reglerne for eindkomst. Bemærk dog, at det er nødvendigt at modtage dataoplysninger til brug for udstedelse af eferiekort så betids, at feriekortet kan overføres til e-boks. En sådan overførsel vil normalt kunne foretages fra den ene dag til den næste, men der kan i perioder være så meget tryk på overførslerne, at det vil være fornuftigt at beregne lidt længere tid. De fleste feriekort skal være udskrevet senest 15. februar, men der kan være overenskomster, hvor feriepengene skal udskrives i januar og andre i marts. Spørg den pågældende virksomhed, der kender sin egen overenskomst bedst. ACF og DA kender ikke de forskellige frister. Er det nok at indberette saldoen i forbindelse med afholdelse af ferie, SH m.v.? Ja, det er kun de nye saldi, der skal indberettes.

6 Skal alle DA s medlemsvirksomheder indberette til ACF? Ja, men der skal kun indberettes for de medarbejdere, der har feriekort iht. ovenstående svar. Hvem er det, der må benytte det nye eferiekort? Virksomheder, der er medlem af en af DA s medlemsorganisationer og som iht. overenskomst må benytte feriekort. Hvordan ved jeg som systemudbyder, om en virksomhed er medlem i én af DA s medlemsorganisationer? Spørg din virksomhed. Er du et servicebureau, kan du ved opstarten få gennemlæst dit kundekartotek, og vi kan hjælpe med at angive den kode, der skal indberettes ACF. Kontakt Villy Jensen, vij@da.dk, for yderligere information. I løbet af 2011 vil der blive oprettet en opslagsmulighed på hjemmesiden. Vi vender tilbage, når dette er muligt. Afvises en virksomhed, der anmoder om at få brugeradgang via indikerer dette, at systemet ikke genkender CVR/SE nummeret, og at virksomheden højest sandsynligt ikke er medlem. Mener virksomheden imidlertid, at der er tale om en fejl, skal de kontakte deres arbejdsgiverorganisation, der efterfølgende skal have bragt medlemsforholdet på plads hos ACF. Herefter vil virksomheden kunne indberette data. Skal der indberettes feriedata for 2010? Ja, der skal løbende indberettes feriedata (op- og nedskrivninger af feriesaldi m.v.) fra og med 1. januar I januar 2011 indberettes endvidere data for hele optjeningsåret De data, der indberettes i januar 2011 for optjeningsåret 2010, svarer stort set til de data, der angives på feriekortet. Der skal indberettes data for alle typer af feriekort (FH1, FH2, FH3, FH4 og SH1). Det vil sige, at der skal indberettes data uanset, om man benytter det gammeldags feriekort af papir, eller om man benytter et eferiekort. Endvidere skal der indberettes nettoferiepenge, selv om virksomheden af administrative hensyn først vælger at udstede/udlevere et feriekort til medarbejder i forbindelse med, at denne fratræder. Er funktionærer med 12 % ordning sidestillet med timelønnede? Ja, det er de, hvis de iht. overenskomsten må få udstedt feriekort. Afregnes de til FerieKonto, skal der ikke indberettes i ACF. Skal funktionærer (ferie med løn) kun indberettes ved fratrædelse? Ja, hvis de iht. overenskomstens aftale må få udstedt feriekort. Afregnes de til FerieKonto, skal data ikke indberettes. Hvad er alternativet omkring indberetning af feriekort for virksomhederne, hvis deres lønsystem IKKE bliver ændret til eferiekort fra 2011? Her er jo tale om en obligatorisk ordning, derfor skal virksomheden indberette via websiden og det kan være omfattende, hvis det er en stor virksomhed. Er der særlige forhold, der gør sig gældende, er der dog mulighed for at søge om dispensation. Det kan bl.a. være, hvis et lønsystem udgår i løbet af 2011, eller hvis lønsystemet ikke længere opdateres. I sådanne tilfælde kan systemudbyderne opnå en generel fritagelse, og de virksomheder, der benytter disse systemer, vil ikke blive rykket for data. Ønsker virksomheden imidlertid at indberette data til ACF bl.a. for at kunne udstede et eferiekort kan de vælge at indberette data via websiden. Det forventes, at denne mulighed vil være tilgængelig ultimo januar 2011.

7 Kan vi få en liste over deadline for anmodning om udstedelse af feriekortet pr. MO? Nej, vi har desværre ikke noget samlet overblik over, hvilke overenskomster, der indeholder, hvilke deadlines, men generelt kan man sige, at mange overenskomster opererer med en dato, der hedder 15. februar men der kan være overenskomster, der har frist ultimo januar, og andre har frist til 15. marts. Data for filen med feriekortoplysninger, følger fristerne i overenskomsterne. Vær opmærksom på, at såfremt der skal udstedes et eferiekort, skal data være indlæst i ACF så betids, at der kan nå at blive udstedt et eferiekort. Normal vil der skulle påregnes en dag til ACF og en til e-boks, men i opstartsfasen kan der være forsinkelser pga. af de store datamængder, der indberettes på samme tid for første gang. Forsøg at tage højde for dette, så der ikke opstår overenskomstbrud. Kan vi som systemudbydere få en FTP-løsning? ACF kan desværre kun tilbyde en FTP-løsning til de store lønservicebureauer. Dog er der mulighed for at få en webservice løsning. Kontakt support@eferiekort.dk for at høre, om du har denne mulighed. XML-fil: Hvorfor er der tre filer, og hvad skal de bruges til? Der er udarbejdet følgende filer: 1. Filstruktur til brug for indberetning af data, der vedrører feriekortet herunder restferiekortet. 2. Filstruktur til brug for den løbende op- og nedskrivning af de aktuelle saldi. 3. Filstruktur til brug for anmodning om feriepenge. Hvad er ACF s definition på en Bevægelse? - Er det indberetning af saldo på ALLE medarbejdere hver måned/lønkørsel eller kun indberetning ved ændring (optjening eller nedskrivning) i feriepenge/dage? Der skal kun indberettes på medarbejdere, der har været bevægelse på, men her skal så alle saldi indberettes. For ugelønnede medarbejdere bliver beregningen af Saldo-Dage upræcis. Er det nok kun at indberette Saldo-Dage ved årsafslutning? Nej, Saldo-dage skal indberettes løbende. Det er OK, at de er upræcise, for det bliver der rettet op på ved året afslutning, når dataleverancen indeholder det samlede antal dage i den sidste indberetning. Hvilke oplysninger skal indberettes for 2010? Feriepenge Saldo-Beloeb eller FerieAnmodning for 2010? Der skal indberettes alle de data, der kræves for at udstede et feriekort. Selv om ACF ikke skal danne et eferiekort, skal vi have alle data alligevel også ved restferiekort, for at medlemsorganisationerne kan bruge data til en konkursbehandlingssag. Filstruktur for ACF Ferieanmodning: Skal denne fil indberettes for medarbejdere, der har ferie med løn, i forbindelse med at de fratræder, eller kan det gøres årligt? Filen skal kun benyttes, når en medarbejder anmoder om feriepenge via e-boks. Denne del kan således udvikles senest, idet dette tidligst kan forventes udviklet i ACF i Fase 2, der forventes leveret senest 1. marts Udbetales der inden denne dato feriepenge fra 2010 eller 2011 (f.eks. ved pensionering, dødsfald eller udrejse af landet), skal udbetalingen ske som i dag og efterfølgende opdateres (saldi 0-stiller) i ACF.

8 Optjeningsperiode_fra og _til skal det altid være XX til XX, som vist i eksemplet eller skal Optjeningsperiode_til være medarbejderens fratrædelsesdato (hvis ja, findes den samme oplysning også i feltet Fratraadt_dato)? Det er jer selv, der definerer oplysningerne i lighed med i dag. Indberetningen skal indeholde de data, I ville påføre papirferiekortet, når det skal udskrives. Der er ikke nye regler forbundet med ACF. Må der sendes data for flere optjeningsår på samme medarbejder i samme fil? Ja. Hvis en lønberegning annulleres, og der allerede er indsendt data til ACF, kan vi så tilbagekalde det indberettede på en enkelt medarbejder eller måske alle med et referencenummer? Eller skal vi sende en normal fil ind med nye saldi? En ny indberetning vil overskrive saldi fra forrige indberetning, og dermed vil der igen være orden i tingene. I filen ACF_Optjening_Nedskrivning.XML mangler der feriepenge og feriedage? Eller skal de slås sammen med Feriefridage? Nej, de hedder nu Saldo_Dage og Saldo_Beløb. De er blevet omdøbt, da ACF besluttede, at det kun var saldi, vi havde brug for og ikke mellemregningerne. Spørgsmål vedr. e-boks Hvis en funktionær fratræder, og der efterfølgende kommer korrektioner, og der er et feriekort i e-boks, hvilke data skal så indberettes? Man kan sende en ny opdatering med kode FH1 eller FH2. Herved lægges der et nyt eferiekort i e-boks. Det vil altid være det seneste feriekort, der er det gyldige. Hvordan håndterer ACF en medarbejder, der ikke har e-boks? Alle borgere i Danmark har som udgangspunkt en e-boks, men den skal aktiveres. Se materialet om e-boks under linket Vejledninger på hjemmesiden, Ønsker enten virksomheden eller medarbejderen ikke at benytte eferiekort, skal der alligevel indrapporteres de obligatoriske data til ACF på de pågældende medarbejdere. Disse medarbejdere skal have en feriekorthåndteringskode FH3 eller FH4. Feriekort i form af en pdf-fil må ikke udstedes i virksomheden. Det undersøges dog, hvorvidt det kan blive en mulighed fra januar 2012 (optjeningsåret 2011). Ved udstedelse skal sådanne filer i givet fald forsynes med en unik kode. Hvad koster det at sende et eferiekort til e-boks? Som udgangspunkt afholder de enkelte arbejdsgiverorganisationer udgifterne ved eferiekortsystemet, herunder eferiekort i e-boks. Den enkelte organisation kan vælge at viderefakturere til medlemsvirksomhederne.