Vejledning til fravær i Tabulex TEA

Transkript

1 Vejledning til fravær i Tabulex TEA

2 Indholdsfortegnelse Indhold Hvad er TEA Fravær... 3 Fraværsårsager... 3 Hvad er dagsfravær... 3 Indberetning af fravær... 3 Udskriv mødeliste til afkrydsning... 3 Registrer fravær... 4 Dagsfravær... 4 Overblik over indtastningen... 4 Udskrifter... 5 Udskriv side... 5 Udskriv fraværsstamkort... 5 Fraværsrapporter... 5 Skolen... 6 Fravær via web... 7 Brugernavn og adgangskode... 7 Tildel skole... 8 Udskriv vejledning til lærerne side 2 af 8

3 Hvad er TEA Fravær Tabulex TEAs fraværsmodul gør det muligt at håndtere elevernes fravær i TEA. Din skole kan vælge, at kontoret indberetter fraværet i TEA, eller skolens lærere kan indtaste fraværsoplysningerne direkte i TEA databasen fra lærerværelset eller hjemmefra blot de har en computer med internetadgang. Uanset om fravær indtastes fra kontoret eller af lærerne, kan oplysningerne bruges til statistikker på både skolen og forvaltningen umiddelbart efter indtastningen. TEA forbinder skoler og skoleforvaltning i en fælles database. Derfor er der ingen indberetning fra skole til forvaltningen. Så snart oplysningerne er indtastede, er de til rådighed for kommunens skoleforvaltning uanset om registreringen foregår i TEA eller via web. Fraværsårsager TEA fraværsmodul arbejder med bekendtgørelsens tre fraværsårsager: L: Lovligt fravær S: Sygefravær U: Ulovligt fravær Hvad er dagsfravær I denne registreringstype fører klassens lærere en daglig registrering af fravær som enten kan foretages elektronisk for hver dag eller samles sammen og tastes for hver måned. Der kan på webindberetningen skrives et notat til den enkelte fraværsregistrering. Indberetning af fravær Det er kun muligt at indberette fravær på skoler. Det er altså ikke muligt for forvaltning at taste fravær direkte i forvaltningmodulet. Udskriv mødeliste til afkrydsning TEA kan udskrive en mødeliste, som lærerne kan bruge til afkrydsning i klasserne. Det kan også lade sig gøre for læreren selv at udskrive mødeprotokoller fra webindberetningsbilledet. Hvis du vil udskrive mødeprotokoller fra TEA, kan du gøre det således: Gå til klasseregisteret. Markér den eller de klasser, der skal have en mødeliste. Højre-klik og vælg Udskrifter Klasseliste Vælg en af de udskrifter der hedder mødeliste, eks. 40 Mødeliste Vælg elevernes sortering i bunden af vinduet. Vælg om udskriften skal direkte til printeren eller vises på skærmen eller f.eks. laves som pdf-fil, så den kan es til læreren side 3 af 8

4 Vælg derefter hvilken måned mødelisten skal dække. TEA gætter på, at du vil udskrive for næstkommende måned. Registrer fravær Når du skal i gang med at indtaste fravær direkte i TEA, skal du åbne elevregisteret. Højre-klik på den relevante klasse i kolonnen til venstre og vælg Registrer fravær. Dagsfravær Når du vælger dagsfravær, registrerer du fraværet pr. dag. Tea viser som udgangspunkt aktuel måned, som du kan se øverst i vinduet. Du kan sortere eleverne ved at klikke på en af kolonneoverskrifterne. Brug pilene i feltet Visningsdato til at gå en måned frem eller tilbage i tiden. For hver dag er der et felt, hvor fravær kan markeres med L/S/U. Husk at slutte indtastningen af med et klik på Gem ændringer nederst til højre! Ude til højre kan du se eleverne samlede antal fraværsdage frem til dags dato. Har du udfyldt grundkalenderen, kan du ligeledes se elevernes samlede fraværsprocent. Overblik over indtastningen I menuen Skole finder du et punkt ved navn Oversigt over fraværsregistreringer. Den giver dig et overblik over, hvilke klasser, der har fraværsindtastninger og hvilke der ikke har side 4 af 8

5 I oversigten er der to kolonner for hver måned. Så snart der er registreret fravær i en klasse vil der komme et flueben i reg -kolonnen for den pågældende måned uanset om fraværet er tastet direkte i TEA eller via web. Fluebenet i god -kolonnen kommer når fraværet registreres af læreren via web og der sættes flueben i Det betyder, at du hurtigt kan se om lærerne har indberettet - lige meget om der har været fravær i klassen eller ej. Udskrifter TEA fraværsmodul har to forskellige udskrifter fra selve registreringsvinduet. Begge udskrifter bliver tilbudt ved højre-klik i vinduet. Udskriv side Denne udskrift giver en papirversion af registreringsvinduet. Dvs. en liste over alle klassens elever og deres fravær i den periode vinduet viser. Udskriv fraværsstamkort Denne udskrift giver en opsumering af fraværet for den valgte elev. Du bliver bedt om at vælge den periode der skal opsummeres for. Som standard vi TEA foreslå fra skoleårets begyndelse til dags dato. Du kan vælge en udskrift med eller uden fraværsprocenter (forudsat at du har udfyldt grundkalenderen). Fraværsstamkortet kan du også udskrive ved et højre-klik direkte på den relevante elev i elevvinduet (Udskriv I Fraværsstamkort). Fraværsrapporter TEA tilbyder forskellige rapporter over elevernes fravær. Mulighederne afhænger af om du arbejder i TEA Skole eller TEA Forvaltning side 5 af 8

6 Skolen I menuen Udskriv Udskriv udskrifter finder du punktet Fraværsrapporter. Her har du mulighed for at få en rapport over fraværet i én eller flere klasser, eller en statistik for klasserne eller skolen. På de statistiske udskrifter vil elevernes navne ikke fremgå. Bemærk hvis du højre-klikker, kan du vælge at markere alle klasser på en gang. Rapporten udskriver en oversigt over elevernes fravær i den angivne periode og du får mulighed for at angive om du kun ønsker at se fravær for elever der har over et bestemt antal fraværsdage, eks. 5. Statistikkerne viser det samlede fravær på klasserne/skolen uden at den enkelte elev vises side 6 af 8

7 Fravær via web Hvis lærerne selv skal indtaste elevernes fravær via web, skal du i TEA oprette lærerne som webbrugere. I Personaleregistret markerer du den lærer, du vil oprette som webbruger og klikker på Opret/rediger webadgang. Brugernavn og adgangskode TEA vil guide dig igennem oprettelsen af læreren som webbruger. Lærerens brugernavn bliver automatisk de initialer læreren er oprettet med i personalevinduet, mens adgangskoden skal oprettes enten ved at du skriver en kode (8 tegn, kombineret af store og små bogstaver, samt tal) eller lader systemet foreslå en adgangskode. Adgangskoden er den samme, som læreren evt. bruger til at indberette tekstopgivelser og karakterer. Brugerniveauet skal være webbruger, men dette vil TEA selv som standard angive. Klik derpå Næste. Du vil nu blive forespurgt om du ønsker at udskrive kodebrev. Skal lærerne gå direkte via tabulex.net er det en god ide at udskrive kodebrevet, men benytter lærerne SkoleIntra til at tilgå webtjenesten, skal de blot benytte deres unilogin og koden i TEA behøver dermed ikke at blive skrevet ud, men blot gemmes internt i systemet side 7 af 8

8 Tildel skole På næste trin får læreren tildelt rettigheder til skolen. TEA tildeler som standard skolen til læreren. Kun hvis du som administrativ medarbejder har adgang til flere skoler skal du manuelt trække den korrekte skole fra Tilgængelige skoler til Brugers skoler. Udskriv vejledning til lærerne Vil du udskrive en vejledning til lærerne i, hvordan de registrerer fravær via web, kan du gå i menuen Hjælp I Vejledninger, opdateringer m.v... I listen over vejledninger finder du Fravær via internettet for lærere side 8 af 8