Vejledning om procedurer for institutionernes indgåelse af lejemål samt opkrævning og indbetaling vedrørende indtægtsdækket virksomhed

Transkript

1 Til de tidligere amtslige uddannelsesinstitutioner, der ikke overtager bygninger i 2010 (Institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse, Social- og Sundhedsskoler samt Sygepleje- og Radiografskoler og Undervisningsmiddelcenterfunktionen ved professionshøjskolerne) Institutionsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K Tlf Fax uvm@uvm.dk CVR nr Vejledning om procedurer for institutionernes indgåelse af lejemål samt opkrævning og indbetaling vedrørende indtægtsdækket virksomhed Version august 2010 Sags nr.: Institutionerne kan udleje lokaler eller selv tage et lejemål. I dette notat gennemgås procedurer for begge mulighederne. Desuden beskrives procedurer for Undervisningsministeriets betaling af lejeudgifter samt procedure vedrørende institutionernes dokumentation for og indbetaling af lejeindtægter til ministeriet. Indbetaling skal foretages til Undervisningsministeriets CVR-nummer via Nemkonto eller til ministeriets konto i Danske Bank: Reg.nr Konto Ved indbetaling anføres institutionens navn og institutionsnummer samt følgende oplysning: samt udlejning eller konsulentydelse, jf. side 6 i denne vejledning. Retningslinjerne for udlejning af tjenestebolig til pedel m.v. fremgår af Undervisningsministeriets Vejledning om procedurer for udlejning af tjenestebolig til pedel m.v. ved de tidligere amtslige institutioner. Evt. udlejning af tjenestebolig til andre formål end til pedelbolig m.v. skal dog ske efter retningslinjerne i denne vejledning. A. Skolen udlejer lokaler mv. til andre, herunder til egen indtægtsdækket virksomhed I hvilket omfang kan en institution udleje lokaler uden at indhente forudgående tilladelse fra ejendomscentrene under UBST? Hvordan defineres en lejeindtægt? Hvornår er en udlejning under bagatelgrænsen? Hvornår skal der indberettes og indbetales til ministeriet? Typer af lejemål:

2 2 1. Udlån i forbindelse med folkeoplysningsloven (mod betaling alene af forbrug (el, varme og rengøring)) 2. Enkeltstående udlejning til kortvarende arrangementer f.eks. aftenmøder eller weekendmøder 3. Tilbagevendende udlejning uden for folkeoplysningsloven f. eks. udlejning af idrætshal el. lign. en aften om ugen 4. Længerevarende udlejning af lokaler, hvorefter skolen ikke længere har dispositionsmuligheder (f.eks. varig udlejning af fløje eller lign.) 5. Indtægtsdækket virksomhed (konsulentydelse eller kursusvirksomhed, der foregår på skolen). 6. Udlejning af areal til antenneanlæg. Ad 1. Udlån i forbindelse med folkeoplysningsloven (mod betaling alene af forbrug): Statsligt selvejende institutioner er omfattet af folkeoplysningsloven. Institutionerne er dermed forpligtet til at udlåne lokaler m.v., der benyttes til udbud af uddannelser med godkendelse efter lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., lokaler, der benyttes til udbud af uddannelserne til social- og sundhedshjælper, social- og sundhedsassistent, sygeplejerske og radiograf, og af den pædagogiske grunduddannelse og lokaler, der benyttes til aktiviteter efter lov om centre for undervisningsmidler m.v. Omfanget af forpligtelsen fremgår af Bekendtgørelse af lov om støtte til folkeoplysende voksenundervisning, frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde og daghøjskoler samt om Folkeuniversitetet (Folkeoplysningsloven), jf. LBK nr. 535 af 14/06/2004, 21 og 22 med senere ændringer (LOV nr. 593 af 24/06/2005 ( 2), LOV nr af 20/12/2006, LOV nr. 561 af 06/06/ og LOV nr af 27/12/2009). Som det fremgår af 22 i LBK nr. 235 refunderer Kommunalbestyrelsen institutionens udgifter til el, varme og rengøring i forbindelse med udlånet. Derimod kan der ikke opkræves betaling for f.eks. eventuelle udgifter til pedel. Kommunens betaling for forbruget indgår i institutionens almindelige drift og skal ikke indbetales til Undervisningsministeriet. Nogle institutioner har udlånt lokaler til lokale foreninger med formål, der minder om folkeoplysning. Institutionen kan fortsat udlåne lokaler til sådanne formål mod dækning af forbrug (el, varme og vand) samt dækning af udgifter til pedel og rengøring. Betaling for dette indgår i skolens drift og skal ikke indbetales til Undervisningsministeriet. Ad 2. Udlejning til kortvarende arrangementer f.eks. aftenmøder eller weekendmøder: Enkeltstående udlejning til kortvarende arrangementer anses som indtægtsdækket virksomhed og skal behandles efter retningslinjerne herfor.

3 3 Prisen for udlån skal lægges på et niveau, hvor den ikke er konkurrenceforvridende i forhold til private udlejere. I bilag 1 gengives de takster, der kan tages i anvendelse. Institutionen opkræver lejen. Institutionen kan beholde et beløb til dækning af institutionens forbrug, pedellens arbejdstid samt indvendigt vedligehold i forbindelse med udlejningen. Det anslås, at dette beløber sig til 40% af lejeindtægten. De resterende 60% skal indbetales til Undervisningsministeriet til dækning af husleje og udvendig vedligeholdelse. Eksempel: Skolen opkræver kr. for at udleje noget af skolen en weekend. Dette forudsættes at være fordelt med et forbrug på kr. til el, varme og vand, evt. rengøring samt til pedellens arbejdstid, når der skal låses efter arrangementet, mens resten, kr., er husleje, som skal indbetales til Undervisningsministeriet. Ad 3. Tilbagevendende udlejning uden for folkeoplysningsloven f. eks. udlejning af idrætshal el. lign. en aften om ugen: Tilbagevendende udlejning må kun ske, når dette ikke har konsekvenser for institutionens muligheder for at gennemføre egne aktiviteter på forsvarlig vis. Tilbagevendende udlejning skal opkræves og afregnes efter retningslinjerne for indtægtsdækket virksomhed svarende til beskrivelsen under punkt 2. Ad 4. Længerevarende udlejning af lokaler, hvorefter skolen ikke længere har dispositionsmuligheder (f.eks. varig udlejning af fløje eller lign.): Længerevarende udlejning kan kun ske efter ansøgning til relevant ejendomscenter under UBST, der vurderer ansøgningen i samarbejde med Undervisningsministeriet. Dette sker af hensyn til vurdering af udlejningens betydning for den samlede kapacitet i området. En evt. kontrakt skal underskrives af UBST. Lejeindtægten behandles som indtægtsdækket virksomhed svarende til proceduren under pkt. 2 og 3. Det skal bemærkes, at enkelte institutioner har udlejning af lokaler, hvor institutionens driftsudgifter overstiger lejeindtægten. Dette forhold kan ikke accepteres i nye udlejemål; men ved eksisterende lejemål deles et eventuelt underskud således, at institutionen dækker 40 % af underskuddet, og Undervisningsministeriet dækker de resterende 60 %. Dog skal der tages hensyn til, om udgiften til drift har været lagt ind i institutionens budget. Da der er en fire-årig overgangsordning til taxameter, og skolernes budget er delvist meldt ud efter dette, ser Undervisningsministeriets andel af underskuddet i givet fald således ud i overgangsårene:

4 4 År Taxameter udgør % af budgetgrundlaget % af budgetgrundlaget % af budgetgrundlaget % af budgetgrundlaget Undervisningsministeriets dækning af lejeunderskud udgør 25 % af 60 % = 15 % 50 % af 60 % = 30 % 75 % af 60 % = 45 % 100 % af 60 % = 60 % Ad 5. Beregning af leje i forbindelse med kursusvirksomhed, der foregår på skolen, eller indtægtsdækket virksomhed (konsulentydelser): Kursusvirksomhed, der foregår på skolen: For så vidt angår kursusvirksomhed bruges bygningstakster fra takstkataloget svarende til retningslinjerne i ministeriets Vejledning om indberetning og indbetaling til Undervisningsministeriet til medfinansiering af omkostninger forbundet med lokaleforsyning (aktiverede). Se Takstkataloget til FL I praksis foregår beregningen på den måde, at man i de ordinære forløb finder det kursusforløb, der mest ligner kursusvirksomheden. Dernæst ser man på, hvor mange timer det indtægtsdækkede kursus tager i forhold til det ordinære forløb, der sammenlignes med. For de ordinære forløb er det endvidere (i hvert fald på VUC) fastsat, hvor stor en andel af et elev-årsværk kurset dækker eller sagt på en anden måde, hvor meget det specifikke kursus skal regnes at bidrage til ved opgørelse af årselever. Årselevbidraget pr. kursist på den indtægtsdækkede undervisning beregnes som forholdet mellem timer på det ordinære forløb og det indtægtsdækkede kursus gange årselevvægten for en elev på det ordinære kursus. Det således beregnede årselevbidrag ganges på bygningstaksten i henhold til takstkataloget, og det er den pris, der skal opkræves for brug af bygningen. Af det opkrævede beløb fratrækkes taksten til indvendigt vedligehold, og resten indbetales til Undervisningsministeriet.

5 5 Den takst, som institutionen opkræver = (timer til indtægtsdækket kursus/timer til ordinært kursus) * årselevvægt ved ordinært kursus * bygningstaxameter. Den beløb, som institutionen indbetaler = Takst, der opkræves, minus den andel af bygningstaxametret, der er afsat til indvendigt vedligehold. Sygepleje- og radiografskoler ved professionshøjskoler skal dog opkræve og indbetale det fulde bygningstaxametertilskud til Undervisningsministeriet. Eksempel 1 (særligt med henblik på VUC): 1. Et ordinært forløb fylder 50 timer og giver en årselevvægt på 0,1. Det indtægtsdækkede kursus fylder 25 timer. 2. Årselevvægten for hver elev på kurset er dermed 25/50 * 0,1 = 0, Bygningstaksten for en årselev fremgår af takstkataloget. Eksempel 2 (særligt med henblik på gymnasier): Kurset omregnes til timer og til antal årselev, f.eks.: timer * 20 elever = 400 timer. 2. En årselev = 2470/3 = 823 timer. Kurset er 400/823 = 0,48 årselev. 3. Takst, der opkræves: * 0,48 = kr. 4. Indvendigt vedligehold: kr. * 0,48 = 576 kr. 5. Indbetaling til Undervisningsministeriet: kr. 576 kr. = kr. Konsulentydelser som indtægtsdækket virksomhed: Afregning af bygningsudgifterne i forbindelse med øvrig indtægtsdækket virksomhed, f.eks. konsulentydelser, sker efter opgørelse af den tid og de kvadratmeter, der bruges til aktiviteten. I opgørelsen af kvm indregnes også andel i fællesarealer, så som trapper, gange, toiletter, køkken m.v. Lejepriser er pl-reguleret med 7,74% fra og afrundet til nærmeste hele kronebeløb. Lejepriserne er uændrede fra 2009 til Eksempel: Lærerkontor og andel af fællesareal i alt 13 kvm = 13 kvm * timepris * antal timer, den pågældende lærer er beskæftiget med projektet: UBSTs vejledende kvadratmeterpris er på 2,70 kr. pr. kvm. pr dag, som skal betales af den indtægtsdækkede virksomhed. Heraf skal 1,60 kr. indbetales til Undervisningsministeriet, mens skolen selv beholder 1,10 kr. til indvendigt vedligehold og forbrug. Ad 6. Udlejning af areal til antenneanlæg Lejeindtægt af areal til antenneanlæg opsat på Undervisningsministeriet ejendom, skal indbetales til Undervisningsministeriet. Hvis det af kontrakten fremgår, at antenneoperatøren skal have adgang til anlæg-

6 6 get for tilsyn og justering, kan institutionen beholde 5% af lejeindtægten som kompensation for ulejligheden, idet det forudsættes, at f.eks. pedellen kan blive involveret ifm. adgangsveje, alarmsystemer mv. I de tilfælde, hvor institutionen slet ikke har ulejlighed ifm. antennemasten, skal hele indtægten afregnes til Undervisningsministeriet. For nærmere oplysninger om indgåelse af lejekontrakter mv. i forbindelse med antennemaster henvises til Louise Seerup i Universitets- og Bygningsstyrelsen: lose@ubst.dk. Generel procedure for indbetaling til Undervisningsministeriet: Indbetaling til ministeriet skal ske umiddelbart efter, at institutionen har modtaget betaling for udlejning af lokaler, indtægtsdækket kursusvirksomhed eller konsulentydelse, jf. neden for om bagatelgrænse. Beløbet indbetales til Undervisningsministeriets CVR-nummer via Nemkonto eller til Danske Bank: Reg.nr Konto Ved indbetaling til ministeriet anføres institutionens navn og institutionsnummer samt følgende oplysning: samt udlejning eller konsulentydelse. Det beløb, som udgør forskellen mellem institutionernes tilskud fra Undervisningsministeriet og det opkrævede bygningstaxameter (for sygepleje- og radiografskoler det fulde bygningstaxameter) konteres på nedennævnte formåls- og finanskonti. Formålskonto 5320 Sygepleje- og radiografskoler: Formålskonto 5621 Finanskonto 4310 Intern statslig overførsel. Dokumentation for beregning af indtægter samt indbetaling til ministeriet vedrørende udlejning af lokaler og indtægtsdækket virksomhed skal opbevares på institutionen i overensstemmelse med institutionens regnskabsinstruks. Dokumentationen indgår i revisionen af institutionens årsrapport. Bagatelgrænse: For indtægter vedrørende udlejning af lokaler og indtægtsdækket virksomhed gælder, at hvis beløbet til indbetaling er på kr. eller derunder pr. forløb, skal beløbet ikke indbetales til Undervisningsministeriet. Ved forløb forstås: 1. Enkeltstående arrangementer: Indbetaling til ministeriet sker ved aftalens ophør og institutionen har modtaget afregning for arrangementet. 2. Vedvarende udlejning: Indbetaling til ministeriet sker mindst 1 gang for foråret og 1 gang for efteråret. 3. Konsulentydelser: Indbetaling til ministeriet sker ved aftalens ophør, dog mindst 1 gang for foråret og 1 gang for efteråret.

7 7 B. Skolen lejer lokaler hos andre Hvornår kan institutionerne selv indgå lejemål? I hvilket omfang kan en institution leje lokaler uden at indhente forudgående tilladelse fra Undervisningsministeriet eller ejendomscentrene under UBST? Hvornår skal de evt. selv betale dette? Institutionerne kan leje sig ind hos andre af forskellige årsager. 1. Enkeltstående leje f.eks. af hal til afholdelse af eksamen 2. Tilbagevendende leje af f.eks. idrætsfaciliteter 3. Varig leje af lokaler andetsteds Som udgangspunkt er alle disse lejemål en del af bygningsudgifterne, som skal betales af Undervisningsministeriet. Udgifter på under kr. pr. indgået lejemål forventes afholdt af institutionen selv. For lejemål med en udgift på kr. eller derover gælder, at omkostninger til leje kun betales af Undervisningsministeriet, hvis der er foretaget forudgående ansøgning, og denne er imødekommet. I gennemgangen nedenfor ses hvilke typer af lejemål, som Undervisningsministeriet betaler. Der gives ikke støtte til andre typer af lejemål. Ad 1. Enkeltstående leje af f.eks. hal til afholdelse af eksamen: Der kan alene ansøges herom, hvis lejen overstiger kr. pr. enkeltstående lejeforhold. Ansøgning om leje skal sendes til relevant ejendomscenter under UBST, og kun ved imødekommet ansøgning betales institutionens lejeudgifter mod indsendelse af regning til UBST. Der kan eksempelvis søges om ad hoc lejemål til brug for afholdelse af almen idrætsundervisning, eksamen, åbent hus arrangementer i forbindelse med optag og særarrangementer såsom skolejubilæer, dimission og en årlig gallafest, hvis institutionen ikke har lokalitet, der kan rumme en sådan. Der ydes ikke tilskud til: ad hoc lejemål i diverse idrætsfaciliteter såsom fitnesscentre, fægteklubber, ro- og kajakklubber, badmintonklubber, trampolincentre, m.v. leje af ekstra timer i en idrætshal diverse idrætskontingenter (kontingenter til tennisklubber, roklubber, m.v.) leje af lokaler til gymnasiefester.

8 8 Ad 2. Tilbagevendende leje af f.eks. idrætsfaciliteter: Der kan alene ansøges herom, hvis lejen overstiger kr. om året. Ansøgning om tilbagevendende leje skal sendes til relevant ejendomscenter under UBST, og kun ved imødekommet ansøgning betales institutionens udgifter mod indsendelse af regning. Såfremt der er tale om en af UBST godkendt lejekontrakt, der genindgås, behøver der ikke genansøges, med mindre der er tale om udvidelser af skolens lejemål. Som ovenfor gælder, at der ikke ydes støtte til medlemskaber eller træningsfaciliteter, såfremt skolen selv har tilstrækkelige faciliteter. Har skolen ikke tilstrækkelige faciliteter ydes støtte til leje af hal, fodboldbaner og svømmehal. Ad 3. Varig leje af lokaler andetsteds Varig leje af lokaler andetsteds kan kun begrundes i kapacitetsmangel, herunder erstatningslejemål. Der skal ansøges om dette til Undervisningsministeriet, att: Henriette Nielsen. Undervisningsministeriet og UBST skal have tid til at afdække behovet for varig leje af lokaler Institutionens udgifter til varig leje af lokaler andetsteds betales kun efter imødekommet ansøgning mod indsendelse af regning til UBST. Spørgsmål til denne vejledning: Spørgsmål om indgåelse af leje og beregning af indtægtsdækket virksomhed kan rettes til Henriette Nielsen, Henriette.Nielsen@uvm.dk. Spørgsmål om indbetaling til ministeriet kan rettes til Susanne Winther på Susanne.Winther@uvm.dk.

9 9 Bilag 1. Priser for udlejemål samt ad hoc-udlejemål: A. Længerevarende udlejemål Længerevarende udlejemål beregnes med en takst svarende til indtægtsdækket virksomhed = 2,70 kr. pr. kvm. pr. dag inkl. andel i fællesarealer. Denne takst er beregnet på baggrund af udgifter til udvendigt vedligehold, indvendigt vedligehold, el, vand, varme, pedeludgifter m.v. samt forrentning af investeret kapital. B. Ad hoc-udlejemål Takster for ad hoc-udlejemål er fastlagt efter andre kriterier, da det ikke vil være hensigtsmæssigt ved disse lejemål at anvende en fast pris pr. m2. Taksterne er derfor inddelt geografisk, da det på grundlag af faktiske lejer kan ses, at der er forskel på f.eks. hal-lejen afhængig af den geografiske placering. Det bemærkes, at der i de foreslåede beløb er taget udgangspunkt i nøgletallene samt eksempler fra hal-lejemål, men ved den endelige fastlæggelse kan der indlægges et lokalt skøn. I nedenstående beløb for ad hoc-lejemål er indregnet administrationsgebyr. Kategorier af placeringer: 1) København, Odense, Århus og Ålborg 2) Omkring København (det tidligere Københavns amt) 3) Øvrige Danmark. Timeleje (inkl. administrationsgebyr): Område Lille hal/sal/ gymnastiksal Stor hal København, Odense, Århus og Ålborg 750 kr kr. Omkring København (det tidl. Københavns 550 kr. 950 kr. amt) Øvrige Danmark 450 kr. 650 kr. Det forventes ikke, at almindelige lokaler udlejes på timebasis. Leje for 3 timer: Område København, Odense, Århus og Ålborg Omkring København (det tidl. Københavns amt) Øvrige Danmark Andre lokaler 750 kr. 650 kr. 450 kr.

10 10 Leje for 3 timer og op til 7 timer eller aften (her gives mængderabat, dog ikke mere, end pedelfunktionen også sikres dækket): Område Lille hal/gymnastiksal Stor hal København, Odense, Århus og Ålborg kr kr. Omkring København (det tidl. Københavns amt) kr kr. Øvrige Danmark kr kr. Weekend (dvs. fra fredag aften/lørdag morgen til søndag eftermiddag): Område Lejepris København, Odense, Århus og Ålborg kr. Omkring København (det tidl Københavns amt) kr. Øvrige Danmark kr. Her vil der typisk blive stillet faciliteter til rådighed ud over en hal eller et lokale, og der vil typisk følge ekstra rengøring med. Taksterne i forbindelse med weekendarrangementer skal som udgangspunkt lægges til grund for prisfastsættelsen. Hvis der ved et arrangement skønnes at være særlige udgifter til pedel/ekstra rengøring, kan disse lægges til regningen. Der kan dog, hvis forholdene i øvrigt tilsiger dette, i stedet for den ovenfor beskrevne weekendtakst opkræves dobbelt aftentakst jf. tabeller herom. Henriette Nielsen Susanne Winther Tlf.: Lokal tlf.: Økonomisk Analyseenhed Økonomisk Analyseenhed