Udbud af navnerettighed

Transkript

1 Udbud af navnerettighed Slagelse Kommune sætter navneretten til Antvorskov Hallen i Slagelse by til salg. Beskrivelse af udbuddet: På baggrund af Slagelse Kommunes Byrådsbeslutning 26. januar 2015, sættes navneretten til Antvorskov Hallen, Sejerøvej 1, 4200 Slagelse til salg. Det er Slagelse Kommunes ønske, at Antvorskov Hallens nye navn vil styrke Hallens synlighed og det generelle kendskab til Hallen og dens placering, samt bidrage til styrkelse af markedsføringen af Kommunen. Aftalen vil være gældende i 5 år. Antvorskov Hallen anvendes til: Håndbold, badminton, gymnastikopvisninger, volleystævner, messer, møder, fester, konferencer, danseopvisninger, koncerter og teaterforestillinger. Der har de seneste 5 år årligt været ca. 20 store TV - transmitterede arrangementer, samt et ukendt antal små produktioner. Indtægten fra navnerettigheden tillægges Fritids- og Idrætspuljen. Slagelse Kommune forbeholder sig retten til, efter et sagligt skøn, at forkaste alle indkomne tilbud og aflyse udbuddet. Der tages samtidig forbehold for Byrådets endelige godkendelse af aftalen. Kontaktoplysninger og spørgsmål: Slagelse Kommune Indkøb og Udbud Louise Frændemark udbudsjurist [email protected] Alle henvendelser og spørgsmål skal være skriftlige og sendes til ovennævnte mailadresse, med emnet Spørgsmål navneret til Antvorskov Hallen senest 16. marts 2015 kl Spørgsmål fremsat efter denne frist, vil som udgangspunkt, ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Kommunens hjemmeside: Tilbud skal fremsendes elektronisk til Indkøbskontoret på [email protected], frist for modtagelse af tilbud er: 22. marts 2015 kl Tilbud afgives ved udfyldelse af bilag 1. Besigtigelse: Det er muligt at besigtige hallen inden der afgives tilbud, for aftale om besigtigelse kontaktes virksomhedsleder Ole Friberg Tlf.: af 7

2 Forventet tidsplan for opgaven: Nærværende materiale offentliggøres på og februar 2015 Frist for spørgsmål 16.marts 2015 kl Tilbudsfrist 22. marts 2015 kl Kultur, Fritid og Turisme udvalgsmøde 7. april 2015 Byrådsmøde 27. april 2015 Forventet offentliggørelse, beslutning om valg af navn 28. april 2015 Kontraktunderskrivelse uge 18 Krav Synlighed og eksponering ved køb af navneretten Beskrivelse Med navneretten vil køber opnå følgende synlighed og eksponering: Navn og logo på Hallens gavl ud mod parkeringsplads. Disponibelt format: bredde 3 m, højde 1 m. 2 stk. Flag/vimpler Navn og logo ved spillerindgang: bredde 4,4 m, højde 0,80 Navn og logo på øst og vest gavl inde i Hallen. Disponibelt format pr. gavl: bredde 2 m, højde 1 m. Navn og logo på alle trykte tavler og elektroniske info skærme, hvor Hallens navn omtales Navn og logo på Hallens hjemmeside Skilte som viser vej til hallen, 1 stk. ved indkørslen til Sejerøvej. Vejviser, telefonbog, stempler og tele henvendelser til hallen. Div. plakater/ programmer med henvisning til arrangementer i hallen. Udgifter til skilte, herunder skilte som viser vej til hallen, udskiftes af tilbudsgiver, for tilbudsgivers regning. Skilte mv. skal fastgøres forsvarligt. Køber kan anvende navneretten i virksomhedens PR og markedsføring og tilkøbe yderligere synlighed (bander mm.) i henhold til gældende retningslinjer for markedsføring i forbindelse med arrangementer i Hallen. Kravspecifikation Det er et krav at Slagelse indgår i navnet. Derudover er det et krav, at navn og reklamer lever op til gældende lovgivning og Kommunens interne retningslinjer jf. nedenfor. Lovgivning og interne regler Navnet skal være i overensstemmelse med til enhver tid gældende regler, bl.a. Markedsføringsloven jf. Lov nr af 25. september 2013, herunder lovens generelle krav til indhold og praksis på området, Slagelse Kommunes regler for reklamering (bilag 3) samt Slagelse Kommunes sundhedspolitik (bilag 4). Slagelse Kommune forbeholder sig retten til at se bort fra tilbud som efter Kommunens vurdering ikke lever op til god markedsføringsskik og kommunens interne retningslinjer. Ved vurderingen af om navnet/reklamen strider i mod ovenstående, tillægges bl.a. følgende vægt (ikke udtømmende): Kan omfang, udformning og placering virke stødende 2 af 7

3 Reklame for farlige, underlødige eller ulovlige produkter Påtrængende eller anstødelig markedsføring Diskriminerende markedsføring Usømmelig, mangel på respekt for almen sikkerhed og mangel på social ansvarsfølelse i markedsføringen. Der må ikke anvendes urigtige eller vildledende oplysninger. Der må ikke være tvivl om, at der er tale om reklame. Der er særlige regler for reklamering rettet mod børn og unge. Kommunen er neutral og saglig. Der må derfor ikke reklameres for politiske partier, faglige organisationer, religiøse bevægelser eller lignende. Slagelse Kommune har desuden vedtaget en sundhedspolitik, således at der ikke må reklameres for usunde fødevarer, slik, sodavand etc. Lovgivning for opsætning af skilte skal overholdes. Vurdering af tilbud Tildeling af aftalen vil ske til den tilbudsgiver, der afgiver det højeste bud. Slagelse Kommune forbeholder sig ret til at forkaste tilbud, som skønnes ikke at overholde kravspecifikationen. Aftalens løbetid Aftalen løber i 5 år fra 1. maj april 2020 Aftalegrundlag Kommunen skal sikre, at navneretten sælges til markedspris jf. Lov nr. 490 af 7. juni 2006 om kommuners og regioners anvendelse af fast ejendom og løsøre til brug for reklamering for andre. Der tages forbehold for Byrådet endelige godkendelse af aftalen. Pris Tilbudspris for køb af navneretten angives i bilag 1. Prisen oplyses som et éngangsbeløb. I forbindelse med aftaleindgåelse kan det aftales, at der betales et årligt beløb svarende til éngangsprisen delt med 5. 3 af 7

4 Bilag 1 Tilbudsliste Navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: CVR-nr.: Web adresse: Kontaktperson: Ansøgeroplysninger Tilbyder at købe navnerettigheden til Antvorskov Hallen, Sejerøvej 1, 4200 Slagelse til en kontantpris på: Danske kr. ekskl. moms. Navn på Hallen: Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at aftalen skal foreligges Byrådet til godkendelse. Dato: Underskrift 4 af 7

5 Bilag 2 Kontraktudkast Rettigheder til navn på Hal beliggende Sejerøvej 1, 4200 Slagelse Nærværende kontraktudkast er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af Slagelse Kommune i forbindelse med aftaleindgåelsen. Har tilbudsgiver spørgsmål til kontraktudkastet skal de stilles i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Slagelse Kommune Kultur, Fritid og Borgerservice Gørtlergade Slagelse Kontaktperson: Kim Sanneman Mail: [email protected] Tlf.nr.: og Tilbudsgiver [Navn] [ADRESSE] [POSTNR.] [BY] [CVR.NR.] Kontaktperson: [NAVN] [MAIL] [TELEFONNR.] I det følgende benævnt parterne. 2 Aftalegrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter forudgående tilbudsindhentning. Rammeaftalen beskriver ordregivers og leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem [tilbudsgiver] og Slagelse Kommune B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [DATO] D. Leverandørs tilbud af [DATO] Ved uoverensstemmelse imellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten 5 af 7

6 3 Aftalens omfang Aftalen omfatter rettighederne til navn på hal beliggende Sejerøvej 1, 4200 Slagelse (Antvorskov Hallen) i 5 år, fra 1. maj april Rettighederne overdrages når kontrakt er underskrevet og betaling har fundet sted. 4 Betingelser Navnet og markedsføring af navnet skal ske i overensstemmelse med til enhver tid gældende regler herunder; Markedsføringsloven (Lov nr af 25. september 2013), lovgivning for opsætning af skilte, Slagelse Kommunes sundhedspolitik og Slagelse Kommunes interne retningslinjer for reklamering. Markedsføringen må ikke stride imod god markedsføringsskik. Køber afholder alle udgifter forbundet med produktion, opsætning og implementering af navneretten og skal efterfølgende afholde alle udgifter til vedligeholdelse, nedtagning og renovering når aftalen udløber. Enhver form for udformning af navn/logo, herunder også tilfælde af ændringer og lignende, skal inden opsætning godkendes af Slagelse Kommune. 5 Overdragelse af aftalen Tilbudsgiver kan ikke uden ordregivers skriftlige samtykke overdrage opgaven og aftalen helt eller delvis til andre. 6 Priser Prisen for rettighederne er kr. [tilbudspris]. Prisen er et éngangsbeløb og dækker hele aftaleperioden. 7 Betalingsbetingelser Betaling for rettighederne er forfalden til betaling 30. dage efter kontraktstart ikrafttræden jf Ansvar Tilbudsgiveren er ansvarlig for at betingelserne i 4 er overholdt i hele kontraktens løbetid. For aftalen gælder dansk rets almindelige regler om ansvar i kontrakt. Slagelse Kommune stiller rettighederne til rådighed for tilbudsgiveren i kontraktperioden jf. dog 9 om opsigelse. Parterne er aldrig ansvarlige for omsætningstab, indtjeningstab eller indirekte tab. 9 Misligholdelse Dansk rets almindelige regler om misligholdelsesbeføjelser finder anvendelse på nærværende kontrakt. Anvendes Navneretten ikke i overensstemmelse med betingelserne i 4 og i udbudsbetingelserne, uden at dette skyldes Slagelse Kommunes forhold, eller forhold som Slagelse Kommune i øvrigt bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Der foreligger også misligholdelse, hvis ydelsen ikke lever op til øvrige krav som fremgår af nærværende aftale. Slagelse Kommune kan ophæve kontrakten helt eller delvist, hvis Leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter kontrakten, eller underliggende aftaler. Ophævelse sker i givet fald uden tilbagebetaling af den betalte kontantpris for navnerettigheden. 6 af 7

7 10 Konkurs mv. Ved tilbudsgivers konkurs bortfalder navnerettigheden uden tilbagebetaling af betalt kontantpris. 11 Opsigelse Sker der i aftaleperioden ændringer i Slagelse Kommunes forhold, der medfører, at Slagelse Kommune ønsker, at opsige kontrakten, kan det ske med et varsel på 6 måneder. Kontraktens værdi afskrives med 1/5 af den kontantpris der er betalt for navnerettigheden pr. år. Det betyder, at tilbudsgiver ved opsigelse efter 2 år vil få: 1/5 af kontantpris x 2 år = betaling for opsigelse i kontraktperiode. 12 Aftaleændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Slagelse Kommune og tilbudsgiver. Hvis køber i aftaleperioden ønsker, at ændre navnet, kræver det forudgående skriftlig godkendelse fra Slagelse Kommune. 13 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. 14 Etik og socialt ansvar Slagelse Kommune forudsætter, at tilbudsgiver overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning samt Løn og ansættelsesvilkår (ILO nr. 94) Det forudsættes endvidere, at tilbudsgiver og dennes eventuelle underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning jf Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Slagelse Kommune [Køber] 7 af 7