MATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ MØDEFORPLEJNING OG KANTINE/CATERINGORDNING HOS

Transkript

1 MATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ MØDEFORPLEJNING OG KANTINE/CATERINGORDNING HOS

2 INDHOLDSFORTEGNELSE... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. UDBUDSBETINGELSER Indledning Velkomst Generelle forhold Ordregiver: Kontaktperson hos Ordregiver Kontaktperson hos tilbudsgiver Procedure for tilbudsafgivelse: Tidsplan Udbudsmateriale Udbudsmaterialets indhold Spørgsmål til udbudsmaterialet Besigtigelse Rettelsesblad Den udbudte mødeforplejnings- og cateringordning Mødeforplejnings- og cateringordningen Optioner Alternative tilbud Kontrakten Kontraktens løbetid Kontroltilbud Delbud Udarbejdelse/indhold af tilbud Sprog og tilbudspriser Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbuddets udformning Identifikation af tilbudsgiver mv Forbehold Pris Kvalitet Forpligtelser Tilbudsgivers omkostninger Fortrolighed og ejendomsret Aflevering af tilbud Aflevering Tildeling Tildelingskriterier Orientering Side 1

3 UDBUDSBETINGELSER 1. Indledning 1.1 Velkomst Socialstyrelsen (i det følgende benævnt Ordregiver) byder herved velkommen til deltagelse i tilbudsindhentning i forhold til mødeforplejning og kantinedrift i Odense (delaftale 1) og mødeforplejning og cateringordning hos Ordregiver i København (delaftale 2). Annonceringen gennemføres efter principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, samt de almindelige forvaltningsretlige principper. Særligt skal det fremhæves, at Ordregiver afviser tilbud, der: indeholder forbehold (afvigelser) over for materialets krav og betingelser, jf. pkt ikke er vedlagt den dokumentation, der er efterspurgt i udbudsmaterialet, jf. pkt. 5. ikke er modtaget korrekt, jf. pkt Tilbudsgiverne opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i udbudsmaterialets bestemmelser og frister og i øvrigt stille spørgsmål, hvis der er forhold, der giver anledning til tvivl. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregiver: Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1., 5000 Odense C Att.: Thomas Sommer Holm For en nærmere beskrivelse af Ordregiver henvises i øvrigt til Ordregivers hjemmeside Kontaktperson hos Ordregiver: Thomas Sommer Holm Mail: tsk@socialstyrelsen.dk 2

4 2.3 Kontaktperson hos tilbudsgiver Al korrespondance skal ske pr. mail til den af tilbudsgiver oplyste kontaktperson på dennes mailadresse. 2.4 Tidsplan og procedure for tilbudsafgivelse Udbudsproceduren kan forventes at følge nedenstående tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 3. august 2015 Udbudsmaterialet offentliggøres på udbud.dk 6. august 2015 Tilbagemelding vedrørende interesse og besigtigelse 7. august 2015, kl. 14 Besigtigelse i Odense 10. august 2015, kl.14 Besigtigelse i København Referat fra besigtigelserne offentliggøres 12. august på Socialstyrelsens hjemmeside 17. august 2015 kl. 12 Frist for aflevering af spørgsmål Frist for aflevering af tilbud 24. august 2015 kl. 12 Uge 35 Forventet orientering om tildeling af kontrakt 1. oktober 2015 Kontrakten træder i kraft 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets indhold Udbudsmaterialet består ud over nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag af følgende dokumenter: Bilag A 1 Udkast til kontrakt - Odense, delaftale 1 Bilag A 2 Udkast til kontrakt - København, delaftale 2 Bilag B 1 Kravspecifikation Odense, delaftale 1 Bilag B 2 Kravspecifikation København, delaftale 2 Bilag C 1 Tilbudslister - Odense, delaftale 1 Bilag C 2 Tilbudslister København, delaftale 2 3

5 Bilag D til de offentlige Erklæring om oplysninger om eventuelt ubetalt, forfalden gæld Bilag E Erklæring vedr. forpligtigelse vedr. beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Det samlede udbudsmateriale er offentliggjort på udbud.dk samt på Socialstyrelsens hjemmeside som PDF-dokumenter, mens Bilag C er offentliggjort som Excel-dokument. 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til materialet eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende nærværende opgave. Af hensyn til en ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsendes via mail til ordregivers kontaktperson, jf. pkt Samtlige mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Socialstyrelsens hjemmeside. Eventuelle spørgsmål til materialet og/eller nærværende opgave skal være stillet inden mandag den 17. august 2015 kl Henvendelser, som modtages inden ovenstående tidsfrist, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, som fremsendes efter denne frist, vil ikke blive besvaret. 3.3 Besigtigelse For at etablere den bedst mulige information og det bedste grundlag for afgivelse af tilbud afholder Ordregiver en besigtigelse af køkken- og kantine- /cateringområdet, hvor lokalerne kan besigtiges og hvor nærværende opgave kan drøftes. Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i denne. Det forudsættes, at tilbudsgiverne har gjort sig bekendt med køkken- og kantine- /cateringområdet og det er alene tilbudsgivernes ansvar, hvilke informationer, der lægges til grund for beregningen af tilbuddet. 4

6 Besigtigelse Odense, delaftale 1 Besigtigelse afholdes i Odense fredag den 7. august 2015 kl. 14 På adressen: Edisonsvej 18, 1., 5000 Odense C. Henvendelse i receptionen. Frist for tilmelding: torsdag den 6. august 2015 med angivelse af antal deltagere pr. mail til ordregivers kontaktperson jf. pkt Referat fra besigtigelsen, samt svar på stillede spørgsmål, forventes offentliggjort onsdag den 12. august Besigtigelse København, delaftale 2 Besigtigelse afholdes i København mandag den 10. august 2015 kl. 14 På adressen: Landemærket 9, 1119 København K. Henvendelse i receptionen. Frist for tilmelding: torsdag den 6. august 2015 med angivelse af antal deltagere pr. mail til ordregivers kontaktperson jf. pkt Referat fra besigtigelsen, samt svar på stillede spørgsmål, forventes offentliggjort onsdag den 12. august 2015 på hjemmesiden. Tilbudsgiverne gøres opmærksomme på at der er begrænsede parkeringsmuligheder i begge områder. 3.4 Rettelsesblad I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt via udbud.dk og herefter vil rettelserne være tilgængelige i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i materialet. 5

7 4. Den udbudte mødeforplejnings- og catering/kantineordning 4.1. Mødeforplejnings- og catering/kantineordningen Nærværende opgave omfatter mødeforplejning og catering/kantineordningen hos Ordregiver. Kravene til kvalitet og omfang er nærmere beskrevet i bilagene nævnt under pkt Det er i øvrigt forudsat, at tilbudsgiver gør sig bekendt med køkken- og kantine-/cateringområdet, jf. ovenfor nævnte pkt. 3.3 vedrørende afholdelse af besigtigelse. 4.2 Optioner Der henvises til Bilag B, pkt Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 4.4 Kontrakten Kontrakten skal indgås på grundlag af de kontraktudkast, der er vedlagt materialet som Bilag A 1 og bilag A 2. Den endelige kontrakt vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Ordregiver har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold overfor kontraktens bestemmelser og vil afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i kontrakten. Tilbudsgiver opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i kontraktens bestemmelser inden afgivelse af tilbud. 4.5 Kontraktens løbetid Kontrakten træder i kraft den 1. oktober 2015 og ophører uden yderligere meddelelse den 30. september Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til 1 x 12 måneder. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder inden Kontraktens udløb. De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode. Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens løbetid, efter 6

8 prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. 4.6 Kontroltilbud Ordregiver beregner IKKE et kontroltilbud. 4.7 Delbud Opgaven udbydes i 2 delaftaler. Delaftale 1 omhandler levering af de beskrevne ydelser i Odense og delaftale 2 omhandler levering af ydelser i København. Tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på såvel delaftale 1 som 2, men det er ikke noget krav at der afgives tilbud på begge delaftaler. Dog må der ikke afgives et samlet tilbud på begge delaftaler. Det er tilstrækkeligt kun at indsende minimumsoplsyninger en gang uanset om man byder ind på en eller to af delopgaverne. 7

9 5. Udarbejdelse/indhold af tilbud 5.1. Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen, til og med den 24. februar Ordregiver anser ikke en kontrakt for indgået og tilbudsindhentningen for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 5.3 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal indeholde samtlige de i materialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige biydelser. Tilbuddet skal vedhæftes alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang. Tilbuddet skal indeholde følgende: Identifikation af tilbudsgiver mv. Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og adresse på kontaktpersoner Forbehold Forbehold overfor materialet samt Ordregivers krav skal angives særskilt under overskriften Forbehold. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at Ordregiver afviser tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i materialet. Ordregiver afviser tilbud, der indeholder forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i materialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Ordregiver forbeholder sig uanset ovennævnte adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold. 8

10 5.3.3 Pris Pris skal afgives i overensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende tilbudspris Kvalitet Beskrivelse af kvalitet og menuplaner skal afgives i overensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende kvalitet Forpligtelser I tilbuddet skal angives, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver har mulighed for at indhente de relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Kontaktdata vedrørende skatter: Skat, Hovedcentret Østbanegade 123 DK-2100 København Ø Tlf skat@skat.dk Internet: Kontaktdata vedrørende miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK-1401 København K Tlf mst@mst.dk Internet: Kontaktdata vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: 9

11 Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK-2100 København Ø Tlf Internet: Ovennævnte oplysninger kan afgives ved at udfylde, underskrive, indscanne og vedhæfte den som Bilag D og E vedlagte erklæring vedrørende skatter og afgifter, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. 5.4 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsindhentningen er Ordregiver uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i tilbudsindhentning. 5.5 Fortrolighed og ejendomsret Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med tilbudsindhentningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig Ejendomsret Det udleverede materiale og de heri indeholdte informationer er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt, jf. ovenfor nævnte pkt Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende tilbudsindhentningen uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 10

12 6. Aflevering af tilbud 6.1. Aflevering Tilbuddet skal senest mandag den 24. august 2015 kl være fremsendt i 3 fysiske eksemplar samt elektronisk på en USB til: Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1., 5000 Odense C Att.: Thomas Sommer Holm Mrk.: Tilbud på mødeforplejning og catering/kantineordning Socialstyrelsen samt hvilke(n) delaftale tilbud angår Tilbuddet skal indeholde følgende: Tilbudslisterne (hele Bilag C i sin fulde længde) i udfyldt, dateret, underskrevet og indscannet form. Der skal fremsendes henholdsvis bilag C 1 og/eller bilag C 2, således at det relevante bilag for den eller de delaftaler der afgives tilbud på, fremsendes. Tilbudslisterne (hele Bilag C i sin fulde længde) som Excel-dokument i udfyldt form i den elektroniske udgave, jf. overfor. Bilag D og E i udfyldt, dateret, underskrevet og indscannet form som dokumentation for, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser, jf. pkt Beskrivelse af opgaveløsningen, herunder menuplaner. Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 11

13 Efter udløb af tilbudsfristen, jf. ovenfor, er der ikke længere mulighed for at redigere/fremsende tilbud. Tilbud, der ikke er Ordregiver i hænde rettidigt, vil ikke komme i betragtning. 7. Tildeling Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende kriterier: Tilbudspris (Vægtning 48 %) Kvalitet (Vægtning 52 %) 7.1. Tildelingskriterier I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål. Tilbuddet vil blive vurderet på i hvilken grad tilbuddet lever op til den beskrevne opgave, herunder: Tilbuddets evne til at sikre kvalitet og variation Tilbuddets evne til at sikre fleksibilitet og stabilitet i leverancen Tilbuddets forslag til løsning i forhold til medarbejdernes betalingsfrist (evt. tilmeldingsfrist). Det vil blive vægtet positivt hvis der er mulighed for kontant køb. I vurderingen af pris (ex. Moms) indgår en vurdering af: Den tilbudte, samlede tilskud for opgaven og optionspriserne med hovedvægt på den samlede pris/ kantinetilskud. 12

14 Beskrivelse af opgaveløsningen skal indeholde hvordan følgende sikres/opfyldes: Organisering og arbejdsledelse, herunder personaleressourcer, det planlagte brug af faglært personale samt ledelsesmæssige ressourcer der påtænkes anvendt. Stabilitet i leverancen, herunder procedurer i forbindelse med fravær grundet sygdom, ferie og andet blandt personale. Kvalitet herunder egenkontrol, ekstern kontrol, rapportering, hyppighed og opfølgningsprocedurer. Personalepolitik, herunder uddannelsespolitik, seniorpolitik, overenskomster samt hvor stor en udskiftning, der har været procentuelt indenfor det sidste år blandt leverandørens personale. Leverandørens evne til at udvise fleksibilitet og proaktivitet ved skift i belastningen (kunder) samt møder, arrangementer og aktivitet. Leverandørens løsningsforslag i forholdt til håndtering af den skiftende belastning/udsving der periodevis kan være i antallet af brugere af henholdsvis mødeforplejning og cateringordningen. Herunder, men ikke begrænset til, en eventuel frist (dage) for tilmelding til catering/kantineordningen samt afregningsmetode for denne, jf. pkt. 3.7 i Bilag B 1 og bilag B 2. Beskrivelsen af menuplanerne skal indeholde et eksempel for henholdsvis en vinteruge og en sommeruge og menuplanerne skal som minimum angive de lune og varme retter. Såfremt beskrivelsen af opgaveløsningen fylder mere end 6 A4-sider og/eller menuplanerne fylder mere end 10 A4-sider, vil tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt Orientering Samtlige tilbudsgivere vil via mail hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Resultatet forventes offentliggjort i uge 35 13

15 Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 14