Assens Kommune Aftalemateriale Tilbudsindhentning Prisaftale på bandager og ortoser Kontraktstart

Transkript

1 Assens Kommune Aftalemateriale Tilbudsindhentning Prisaftale på bandager og ortoser Kontraktstart

2 Indhold Prisaftale på bandager og ortoser i Assens Kommune Indledning Generel beskrivelse af prisaftalen Aftaleansvarlig Aftalens omfang Indgåelse af kontrakt Tidsplan Generelle vilkår for tilbudsindhentning Tilbudsindhentning Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til materialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Ordregivers forbehold Alternative bud Konsortier Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Fortrolighed Udvælgelses-/egnethedskriterier Tilbudsvurdering Tildelingskriterier... 8 Bilagsoversigt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Tilbudsliste Kravspecifikation Tro- og love erklæring Udkast til kontrakt Side 2 af 8

3 Prisaftale på bandager og ortoser i Assens Kommune 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af prisaftalen Assens Kommune ønsker at indgå en prisaftale på bandager og ortoser samt div. reparationer og tilretninger heraf til kommunens borgere, som er berettiget til tilskud efter Servicelovens 112. De omfattede produkter beskrives i det efterfølgende som bandager og ortoser. Det fulde sortiment fremgår af tilbudslisten, bilag 1. Der gøres opmærksom på, at da bandager og ortoser er omfattet af Servicelovens 112, har borgerne i Assens Kommune ret til selv at vælge leverandør på området, uanset hvilken leverandør Assens Kommune indgår nærværende prisaftale med. Derudover gøres der opmærksom på, at nærværende prisaftale ikke er gensidigt bebyrdende grundet borgernes ret til frit leverandørvalg. Prisaftalen vil derfor udelukkende blive brugt til at beregne Assens Kommunes tilskud til de borgere, som ønsker tilskud til køb af bandager og ortoser. 1.2 Aftaleansvarlig Indkøb og Udbud i Assens Kommune (i det efterfølgende kaldt ordregiver ) er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af tilbudsindhentningen. Indtil underskrift af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende tilbudsindhentningen af: Assens Kommune Rådhus Allé Assens Att.: Nia Kristiane Knudsen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Aftalens omfang Prisaftalen forudsættes indgået med én leverandør for perioden 1. september august 2018 med mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 måneder. Det samlede forbrug af produkter omfattet af prisaftalen udgør på årsbasis ca kr., excl. moms. Der er alene tale om et på historiske data baseret estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det faktiske forbrug vil derfor kunne være såvel større som mindre. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Da borgeren har frit valg med hensyn til valg af leverandør, kan der ikke garanteres noget salg inden for prisaftalen. Prisaftalen afgør alene, hvad der kan ydes i tilskud til en given leverance. I perioden januar 2015 til april 2016 var der 379 borgere med bevillinger til bandager og ortoser i ordregiver. Kravspecifikation fremgår af aftalematerialets bilag 2. Udkast til kontrakten fremgår af aftalematerialets bilag 4. Side 3 af 8

4 1.4 Indgåelse af kontrakt I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af kontrakten indgås den i bilag 4 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer kontraktens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede materiale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 1.5 Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Fremsendelse af materiale Onsdag d. 20. juli 2016 Spørgefrist Torsdag d. 10. august 2016 Tilbudsfrist Onsdag d. 17. august 2016 Tildeling af prisaftale Uge 33 Underskrivelse af prisaftale Uge 34 Kontraktstart Torsdag d. 1. september 2016 Side 4 af 8

5 2. Generelle vilkår for tilbudsindhentning 2.1 Tilbudsindhentning Tilbudsindhentningen vedrører en prisaftale på bandager og ortoser. Prisaftalen skal udelukkende bruges til beregning af tilskud til kommunens borgere. Nærværende tilbudsindhentning er ikke omfattet af udbudsloven, da prisaftalen ikke har karakter af en gensidig bebyrdende aftale, jf. BEK nr af 23/12/2012. Tilbudsindhentningen gennemføres derfor ikke i henhold til de detaljerede procedureregler i udbudsloven. Tilbudsindhentningen sendes til potentielle leverandører på Fyn, da der ønskes en prisaftale med leverandører som har butik i geografisk nærhed af ordregiver og de borgere, som er berettiget til ydelsen. 2.2 Formkrav Tilbudsgiver opfordres til at fremsende sit samlede tilbud i ét eksemplar (original version) samt på en USB-nøgle. Ved uoverensstemmelser mellem de afleverede eksemplarer, har den trykte original forrang. Alle forhold i aftalematerialet skal være indregnet i tilbuddet. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Alle beløb i tilbuddet skal angives i danske kroner eksklusiv moms. Vedlagt tilbudsliste - bilag 1 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form og kompatibel med Microsoft Excel. Det betyder, at der ikke må ændres i den fortrykte tekst (kun gule felter udfyldes) eller ændres i opsætningen, ligesom der ikke må indsættes eller slettes rækker og/eller kolonner, og heller ikke ændres i skriftstørrelser, skriftfarve el. lign. Omgåelse af dette kan medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i aftale- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til materialet Alle henvendelser i forhold til tilbudsindhentningen, herunder spørgsmål til aftalematerialet, skal fremsendes pr. til indkøbskonsulent Nia Kristiane Knudsen, [email protected] under overskriften Prisaftale på bandager og ortoser. Telefonisk korrespondance kan resultere i overtrædelse af ligebehandlingsprincippet. Side 5 af 8

6 Ordregiver skal derfor opfordre tilbudsgiverne til at afstå fra at rette telefonisk henvendelse til ordregiver. Spørgsmål, der modtages af ordregiver inden torsdag d. 10. august 2016, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. De stillede spørgsmål samt besvarelsen heraf vil i anonymiseret form blive lagt ud på Assens Kommunes hjemmeside: senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Det er op til tilbudsgiver selv at indhente spørgsmål svar og eventuelle rettelsesblade på ovennævnte hjemmeside. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Prisaftale på bandager og ortoser og Må kun åbnes af Indkøb og Udbud. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest onsdag d. 17. august 2016, kl på følgende adresse: Assens Kommune Rådhus Allé Assens Att.: Indkøb og Udbud Nia Kristiane Knudsen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 90 kalenderdage efter tilbudsfristens udløb. 2.9 Ordregivers forbehold Den valgte leverandør må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af antallet af berettiget borgere samt disses valg af leverandør Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, som et konsortium, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, hvilken befuldmægtiget konsortiet har udpeget til at udgøre den kontraktansvarlige over for ordregiver. For konsortier skal oplysningerne under aftalematerialets afsnit 2.14 gives særskilt for hver deltager i konsortiet. Side 6 af 8

7 2.12 Kontraktudkast og tilbudsgivers forbehold Ordregiver har udarbejdet det i aftalematerialet indeholdte kontraktudkast. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver de vilkår, der følger af kontraktudkastet. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold, i tilbuddet. Forbehold i tilbuddet kan medføre, at tilbuddet afvises. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i kontrakten som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i aftalematerialet Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af ordregiver dog med de begrænsninger, som følger af lovgivningen. Hvis der er dele af tilbuddet, som tilbudsgiver mener, er af en sådan karakter, at de skal undtages fra aktindsigt, bedes dette tydeliggjort i tilbuddet. Det skal i givet fald præciseres, hvad der er begrundelsen for, at tilbudsgiver ikke mener, at der skal gives aktindsigt i disse dele. I sidste ende er det dog ordregiver, der træffer beslutning om hvorvidt, og i hvilket omfang, der skal meddeles aktindsigt i henhold til offentlighedslovens regler Udvælgelses-/egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. For konsortier og konsortielignende konstellationer gælder dokumentationskravet for samtlige deltageres vedkommende. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. a) Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed (navn på selskab, selskabsform, tidspunkt for selskabets stiftelse, adresse samt oplysning om kontaktperson og dennes kontaktdata, herunder ) b) Tro og love erklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger kr. Formular, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af aftalematerialet - bilag 3. c) Kopi af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. 31 i kontraktudkastet. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på danske kr.. Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Ordregiver vil på baggrund af den under punkt a-c oplistede dokumentation vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation, ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten Tilbudsvurdering Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger om de tilbudte produkter. Side 7 af 8

8 2.16 Tildelingskriterier Tildelingskriterie Procentdel 1. Pris Ved pris forstås den samlede, laveste pris jf. tilbudslisten. Den samlede pris udregnes automatisk i tilbudslisten under samlet vægtet tilbudssum. Priserne skal tilbydes i danske kroner excl. moms og være gældende ved kontraktstart. Samtlige omkostninger skal være inkluderet i prisen. 100 % Side 8 af 8