DOKUMENTER, DER ER SIKRE OG OVERHOLDER COMPLIANCE, ER AFGØRENDE FOR MIG

Transkript

1 DOKUMENTER, DER ER SIKRE OG OVERHOLDER COMPLIANCE, ER AFGØRENDE FOR MIG FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS

2 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 2 DEN KORTESTE VEJ TIL STØRRE EFFEKTIVITET Advokatfirmaer producerer op til 60 % større printmængder end firmaer af tilsvarende størrelse i andre brancher. Undersøgelser peger desuden på, at næsten 97 % af alle advokatfirmaer opbevarer papirkopier af dokumenter i verserende sager. Dokumenter er jo, når alt kommer til alt, advokatbranchens levebrød. Samtidig foretager advokatfirmaer og domstole stadig en høj grad af redigering og administration af dokumenter på traditionel vis især af sikkerheds- og compliance hensyn. To af de vigtigste problemstillinger er sikkerhed for, at modtaget information ikke kompromitteres, og at uvedkommende ikke kan få adgang til indholdet. En anden afgørende faktor er at sikre compliance med juridiske regler og professionelle standarder samt regler for virksomhedsledelse. Arbejdsbyrden for advokatfirmaer og domstole stiger støt, og effektiv dokumenthåndtering og kommunikation med andre parter er derfor yderst essentiel for alle i advokatbranchen især pga. det stærkt konkurrenceprægede miljø. Forbedring af dokumentworkflowet uden at forringe sikkerhedstandarderne eller gå på kompromis med compliance er nu forretningskritiske problemstillinger. Dertil kommer nye certificeringsprocedurer og standarder vedr. kommunikation med domstole og andre parter, som har langtrækkende konsekvenser for branchen. Hos Konica Minolta tror vi på, at et nyt workflow kan fremtidssikre jeres virksomhed give jer mulighed for at koncentrere jer om at gøre det, I gør bedst: levere optimal juridisk rådgivning og vinde retssager. Behov for optimal dokumentstyring og -sikkerhed Sikkerhed i forbindelse med de oplysninger og dokumenter, dine klienter betror dig Compliance og professionelle standarder samt regler for virksomhedsledelse Produktivitet ved anvendelse af ressourcer Effektivitet i dokumentworkflows for at reducere omkostninger og forbedre indtægtsstrømme, f.eks. gennem mere effektiv og nøjagtig fakturering af klienter Sådan kan nye arbejdsmetoder hjælpe Hos Konica Minolta har vi den påkrævede ekspertise og erfaring med print-, kopi- og scanningsudstyr, dokumenthåndteringssystemer og it-tjenester til at indføre nye arbejdsmetoder, der kan opfylde dit firmas aktuelle behov, forbedre jeres dokumenthåndtering og effektivisere jeres workflows, såsom: Mobilprint, -scanning og -arkivering: Vores mobildokumentløsninger betyder sikker og pålidelig cloudprint, -scanning og -arkivering. Dermed kan I bruge alle mobile enheder til sikker og nem print via Wi-Fi. Det betyder, at du, dine kolleger og dine assistenter kan bruge tablets uden at belaste it-netværket eller gå på kompromis med datasikkerheden. Prognoser tyder for øvrigt på, at 90 % af alle organisationer i 2014 vil understøtte driftsapplikationer på mobile enheder. Pålidelig styring af brugergodkendelse: Vores løsninger styrer visning af data og tildeling af brugerrettigheder, hvilket især er vigtigt i forbindelse med beskyttelse af fortrolig information. Digitalisering af papirdokumenter: Pålidelig, nem og sikker konvertering af papirdokumenter til digitale filer betyder, at I får hurtig, effektiv og problemfri behandling, arkivering og genfinding af juridiske dokumenter.

3 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 3 Fordelene for jeres virksomhed Med vores løsninger vil I opnå store fordele gennem automatiseringen af dokumentworkflows. Det førende markedsanalysefirma Infotrends har i sin research påvist, hvordan advokatfirmaer har haft stor fordel af automatiserede processer: Hurtigere kontraktudarbejdelse (52,3 %) Mere effektiv kommunikation med klienter (47,7 %) Hurtigere fremlæggelsesproces (43,2 %) Mere effektiv kommunikation mellem advokatfirmaer (34,1 %) Bedre overholdelse af love og regler (31,8 %) Mere effektiv kommunikation med domstole (31,8 %) Forbedret fortrolighed og integritet mht. information (27,3 %) Konica Minolta en kompetent og pålidelig partner for advokatbranchen Konica Minolta Business Solutions har mange års erfaring med den juridiske sektor og kan levere en komplet løsning til dokumenthåndtering: Datasikkerhed, informationsintegritet, personlige oplysninger og backup Overholdelse af love og bestemmelser og professionelle standarder samt regler for virksomhedsledelse Øget produktivitet og kvalitet Reducering af omkostninger i forbindelse med dokumentworkflows samt gennemskuelige omkostninger Kompatibilitet med it-systemer Eftersom ingen organisationer er ens, har vi specialiseret os i brugerdefinerede dokumenthåndteringsløsninger. De advokatfirmaer, som vi samarbejder med, sætter stor pris på vores juridiske viden, nyskabende og grundige arbejdsmetoder og avancerede teknologier. I 2014 vandt Konica Minolta f.eks. for fjerde år i træk den prestigefylde pris Buyers Lab Inc. (BLI) Line of the Year Award for vores A3-multifunktionsproduktserie. Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe jer?

4 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 4 MERE EFFEKTIV LAGRING OG ARKIVERING AF FILER Opbevaring og arkivering af klientfiler optager værdifuld plads på kontoret, og gør genfinding af information ineffektiv og tidskrævende. Den stadigt stigende konkurrence i advokatbranchen tvinger advokatfirmaer til at indføre bedre strukturerede processer og teknologiske innovative løsninger samt optimal udnyttelse af personale og ressourcer. Det kan Konica Minolta hjælpe med via vores softwareløsninger til dokumentfangst samt håndtering og søgning af forskelligartet information. Effektiv løsning En advokatassistent kan scanne eller konvertere alle klient- eller sagsdokumenter til redigerbare, søgbare PDF-filer og gemme dem i et digitalt arkiv. Afhængigt af dokumenttypen kan advokatassistenten definere et personligt workflow, som kan udføres blot med et enkelt tryk på en knap på betjeningspanlet på Konica Minolta- multifunktionsprinteren. Dette workflow kan omfatte alt, lige fra scanningsdestinationer og konverteringsformat til instruktioner om videresendelse. Det er også muligt at få indekseret dokumenterne automatisk og sendt til en fastsat placering, f.eks. en skrivebordsmappe på en computer, en Windows netværksmappe eller et dokumenthåndteringssystem såsom Microsoft SharePoint. For at genfinde informationen kan en godkendt assistent ganske enkelt søge i alt indhold i scannede eller konverterede dokumenter. Tidskrævende søgning i arkivskabe hører dermed fortiden til. Klare fordele Øget sikkerhed: Sagscentreret dokumenthåndtering Nem adgang til dokumenter i forbindelse med forespørgsler, rapporter og optegnelser Automatisk scanning og behandling af klientdokumenter og mødeprotokoller Hurtig adgang til al information om en enkelt sag via søgefunktion Backup af data i skyen Rollebaserede regler for adgang til data Øget effektivitet: Hurtigere digitalisering af dokumenter Færre tilfælde af mistede eller forkert arkiverede data, notater og filer Hurtigere informationssøgninger Omfattende annotering Tidsbesparelse ved mødeforberedelse, kommunikation og dokumentredigering Slut med pladskrævende papirarkiver Konica Minoltas kunder anslår, at de sparer 4-5 timer om ugen pga. mere effektiv dokumentfangst, -opbevaring og -arkivering.

5 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 5 BEHANDLING LEVERING DOKUMENTFANGST Behandling Skrivebords mappe/ egen mappe Windowseller Novellnetværksmapper Konvertering til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Scanningsvisning Fax Manuel eller automatisk dokumentin deksering Forbedrede scanningsindstillinger inkl. fjernelse af tomme sider Automatisk tildeling af filnavn Billedforbedring OCR i fuld tekst og afsnit Stregkodegenkendelse Bates-nummerering Klient-/sagsmapper Microsoft Sharepoint Open Text Fax Server Juridisk software Visning Fletning Sammensætning Indsættelse af kommentarer Sikkerhed Digital underskrift Omkostningsdækning Automatisk opdeling af batchscanninger En applikation forbinder Konica Minolta-bizhubsystemer med applikationer til juridisk softwareløsning, så der kan foretages hurtig dokumentfangst, distribuering og håndtering af papirbaseret information. Dokumenterne scannes sikkert og problemfrit med et enkelt tryk på en knap.

6 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 6 SAMLING AF INDKOMNE DOKUMENTER I FORSKELLIGE FORMATER Klientfiler kommer ofte fra forskellige kilder og i mange forskellige formater, f.eks. papirdokumenter, Microsoft Officedokumenter og PDF-filer. I mange advokatfirmer bruger man derfor ofte lang tid på at konvertere, samle og printe filer. Konica Minolta kan imidlertid tilbyde smarte løsninger, så værdifulde ressourcer kan bruges til andre opgaver. Effektiv løsning Når først Konica Minoltas dokumenthåndteringsløsning er blevet installeret, skal advokatassistenten blot scanne papirdokumenterne eller konvertere de elektroniske filer til PDF-filer. Derefter kan alle de færdige PDF-filer samles i en enkelt professionelt udseende PDF-fil vha. drag'n drop af filerne, hvis det er påkrævet. Denne PDF-fil kan derefter es direkte til en domstol, hvilket nedsætter det samlede tidsforbrug til fremsendelse betydeligt. INPUT KLIENT-PC OUTPUT Print PDF Word Excel PPT TIFF, JPEG Desktop Management Søgning Virtuelle foldere Manuel drag n drop-distribuering Lagring SharePoint ERP-system FTP Netværk PDF-administration/ behandling Rediger PDF-filer Flet/opdel PDF-filer Udfold sider Send En applikation understøtter oprettelse, organisering, kombinering, søgning i og konvertering af PDF-filer og andre filer.

7 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 7 Klare fordele Øget sikkerhed: Nem adgang til sagsdokumenter Automatiseret scanning og oprettelse af dokumenter Bedre versionsstyring af dokumenter Sagscentreret dokumenthåndtering Fastlagte, rettighedsbaserede regler for dataadgang Øget effektivitet: Mindre tidsforbrug til konvertering, samling og print af filer Færre tilfælde af mistede eller forkert arkiverede data, notater og filer Mindre tidsforbrug til søgning efter data og genfinding af information Hurtigere fremsendelse af dokumenter til domstole Omfattende annotering Dokumentensartethed Undersøgelser har vist, at en advokatassistent kan spare helt op til fire minutter per time på at finde og kontrollere information via et effektivt dokumenthåndteringssystem. Samlet set giver det en stor årlig tidsbesparelse.

8 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 8 DELING AF DOKUMENTER I EN SAGS- ELLER KLIENTMAPPE Når I er flere, der arbejder med den samme sags- eller klientmappe, er I nødt til at dele dokumenter, som enten kan være i papirformat eller elektronisk format. Der er dog altid risiko for, at dokumenter lægges et forkert sted, eller at I spilder tid på at arbejde på et forældet dokument, hvilket har en negativ indvirkning på produktiviteten og klientservicen. Konica Minolta kan imidlertid også tilbyde løsninger til mere effektiv og sikker deling af dokumenter. Effektiv løsning Alle autoriserede medarbejdere kan scanne dokumenter, konvertere dem til søgbare PDF-filer og gemme dem i et digitalt arkiv via betjeningspanelet på en Konica Minoltamultifunktionsprinter. Derefter kan godkendte medarbejdere finde dokumenterne på et par sekunder ved at søge på tekst eller et alfanumerisk mønster. Da der også tages sikkerhedskopi af filerne, er der ikke fare for, at de bliver væk. Det er også nemt at oprette et Bates-stempel med fortløbende nummerering eller dato-/tidsmarkering på en PDF-fil for at garantere ægtheden og sikre, at alle, der arbejder med en sag eller en klientmappe bruger samme dokument. Klare fordele Øget sikkerhed: Sagscentreret dokumenthåndtering Ensartet adgang til data til videre behandling Backup af data i skyen Rollebaserede rettigheder for adgang til data Øget effektivitet: Mindre tidsforbrug til søgning efter dokumenter Bedre versionsstyring af dokumenter Mindre risiko for, at dokumenter forsvinder eller placeres forkert Efter installationen af et avanceret dokumenthåndteringssystem kan I spare op til fire timer om ugen på søgning efter og indsamling af information fra forskellige dokumenter ved deling af dokumenter i en sags- eller klientmappe.

9 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 9 Klare fordele DOKUMENT- REDIGERING OG -BEHANDLING Brug af dokumenter i forskellige formater papir, Microsoft Office, PDF osv. kan ikke alene medføre mindre effektivt samarbejde, men også gøre det dyrere og mindre sikkert. Konica Minolta tilbyder dokumenthåndteringsløsninger, der muliggør kommunikation og samarbejde med hidtil uset hastighed og effektivitet. Effektiv løsning Med en sådan dokumenthåndteringsløsning kan advokater, notarer og andre jurister nemt tilføje notater, kommentarer, stempler og vandmærker samt redigere dokumenter eller fremhæve vigtig information. De kan endda få vist, organisere, prioritere og opdatere alle deres kommentarer i et praktisk kommentarpanel. Beskyttelse med adgangskoder og digitale signaturer sikrer, at der ikke er risiko for, at følsomme oplysninger slipper ud, selv når dokumenter deles. Og eftersom dokumenterne kan deles digitalt, kan advokatfirmaer f.eks. slippe for at betale for dyre budtjenester, der skal sikre, at vigtige dokumenter når frem til tiden. Øget sikkerhed: Nem adgang til sagsdokumenter Automatiseret scanning og behandling Ingen risiko for arbejde med forældede dokumentversioner Sagscentreret dokumenthåndtering Rollebaserede rettigheder for adgang til data Øget effektivitet: Automatiserede dokumentbehandlingsworkflows Mindre tidsforbrug til konvertering, samling og print af filer Hurtigere redigering af nye dokumenter Færre tilfælde af forsvundne eller forkert arkiverede data, notater og filer Mindre tidsforbrug til søgning efter data og genfinding af information Hurtigere fremsendelse af dokumenter til domstole Omfattende annotering Undersøgelser foretaget af Thompson Reuters viser, at jurister bruger mindst en time pr. side, når de udformer et juridisk dokument, fordi skriveprocessen afbrydes af forskellige andre opgaver. Konica Minolta-kunder anslår, at deres jurister sparer op til 25 % af den tid, de normalt ville bruge, takket være indførelsen af effektiv dokumentsøgnings- og redigeringsprocesser.

10 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 10 ANALYSE AF BEHOV OG PRÆSENTATION AF LØSNINGER Advokatbranchen er både data- og arbejdskrævende. Hos Konica Minolta kan vi hjælpe med at kortlægge og optimere dokumentflows, så I kan bruge mere tid og flere ressourcer på at tilbyde juridisk rådgivning. Mere tid til klienterne Eftersom vi har et godt kendskab til alle typer informationsflows, kan vi tilbyde avanceret teknologi, intelligent software og brugerdefinerede løsninger, så I kan øge dokumenttilgængeligheden, øge effektiviteten og nedsætte omkostningerne via digitalisering af papirbaseret information og øget dokumentsikkerhed. Mere effektive og sikre dokumentprocesser Når vi har installeret hardwaren og softwaren, forbinder vi den med jeres eksisterende juridiske software og underviser medarbejderne i effektiv og sikker betjening af multifunktionssystemerne. Vores omfattende salgs- og teknikerstab sikrer fremragende service og optimal drift af jeres multifunktionsprintere. Enestående service Vi tror på et langsigtet partnerskab, hvor vi identificerer, registrerer og analyserer flaskehalse og forbedringsmuligheder i organisationen. Den indsamlede information bruges derefter til reduktion af dokument- og procesrelaterede omkostninger, sikring af et hurtigt investeringsafkast samt forøgelse af sikkerheden, produktiviteten og effektiviteten i organisationen som helhed ved hjælp af ny og eksisterende teknologi. Det kalder vi Optimized Print Services (OPS) hos Konica Minolta. OPS giver jer en god indsigt i jeres dokumentinfrastruktur, datasikkerhed, omkostninger og miljøvenlighed, både når det gælder jeres nuværende og fremtidige situation. Vi sikrer, at alle de afdelinger, der er involveret i processen, kan finde mulige besparelser, der kan retfærdiggøre investeringen. Dermed garanterer vi en løsning, der opfylder jeres behov og gør det muligt at opnå den nødvendige opbakning i organisationen. Fordelene for organisationen Én leverandør, der er ansvarlig for alt Minimal administrativ indsats, risiko og forstyrrelse af organisationens daglige drift Reducering af omkostninger, f.eks. intelligent omdirigering til den bedst egnede printer Problemfrie dokumentprocesser Nemmere administrative processer Hurtig og intuitiv adgang til ønskede dokumenter Sikker print, kopiering og scanning af dokumenter Sikker automatisering af datatransmissionsprocesser Kontrol af at dokumentworkflow fungerer optimalt Trinvis indførelse af nødvendige ændringer Fremtidssikret investering Har I råd til at undvære OPS? OPS kombinerer rådgivning, hardware- og softwareimplementering samt drift, så der kan udvikles forbedringsstrategier ud fra præcise fakta og tal, så I dermed er garanteret omkostningsreduktion og problemfrie processer.

11 FORBEDRING AF JURIDISKE WORKFLOWS 11 FORRETNINGSKRITISKE ANSVARSOMRÅDER Ansvarlig tilgang til datasikkerhed Multifunktionsprintere fra Konica Minolta overholder verdens strengeste datasikkerhedskrav såsom ISO 15408/EAL3 og sikrer, at kun godkendte medarbejdere har adgang til dataene. Vores datasikkerhed omfatter: Pinkode- eller adgangskodebeskyttelse, der sikrer fortrolig print Logfilopdatering med henblik på registrering af brugere og brugshyppighed Sikring af RAM-hukommelse og harddisk, hvor data automatisk overskrives under indtastning af nye data og slettes, hvis systemet slukkes Sikker follow-me printfunktion med registrering, identifikation og adgangskontrol, så brugerne kan printe relevante dokumenter på alle tilgængelige multifunktionsprintere Krypteret scanning, hvor brugeren før scanningen skal indtaste en adgangskode, der derefter skal bruges til al fremtidig adgang til dokumentet Kopibeskyttelse med vandmærke, så uautoriserede kopier umiddelbart kan opdages Netværkssikkerhed, herunder portbeskyttelse, SSL-indstillinger og krypteret dataoverførsel Pålidelig styring af brugergodkendelse for at kontrollere anvendelse af data og korrekte brugerrettigheder Ansvarlig tilgang til miljøet Hos Konica Minolta tager vi ansvar for miljøet ved at fremme bæredygtige strategier og miljøvenlige metoder i hele produkternes levetid. Alt dette er med til at reducere jeres multifunktionsprinteres CO 2 -udledning: Mindre elregning: Mere energieffektive enheder, for eksempel pga. brug af LED som scannerlys og den dynamiske øko-timer (en selvlæringsfunktion til optimal brug af forskellige dvaletilstande) Mindre papirspild: Funktioner såsom automatisk forebyggelse af print af hvide sider, dobbeltsidet print som standard, follow-me-print og forhåndsvisning af print reducerer papirspild Bedre arbejdsmiljø: Mindre støjende enheder Fokus på genbrug: Enheder og forbrugsstoffer, der kan genbruges og mulighed for brug af genbrugspapir af høj kvalitet Grønne nyskabelser: Den øgede anvendelse af genbrugsplast og bioplast i Konica Minolta-hardware fremmer f.eks. effektiv udnyttelse og beskyttelse af jordens eksisterede ressourcer Du kan se yderligere oplysninger om vores indsats for miljøet på Derudover har Konica Minolta udviklet en enestående service, der garanterer multifunktionsprinteres sikkerhed via en pakke med hardwareindstillinger. Indstillingerne konfigureres ved installationen for at sikre, at elektronisk information, uanset om det er i form af data eller dokumenter, forbliver fortrolig.

12 Alle specifikationer henviser til papir i A4-format med en vægt på 80 g/m 2. Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer. Den anførte forventede levetid for forbrugsstoffer er baseret på specifikke driftsbetingelser, såsom sidedækning for et bestemt sideformat (5 % dækning på A4). Den faktiske levetid for hvert forbrugsstof varierer afhængigt af anvendelse og andre printvariabler, herunder sidedækning, sideformat, medietype, kontinuerlig eller periodisk print, rumtemperatur og luftfugtighed. Nogle af produktillustrationerne viser systemerne med ekstraudstyr. Specifikationer og tilbehør er baseret på de oplysninger, der var tilgængelige på tidspunktet for trykningen af denne brochure og kan ændres uden varsel. Konica Minolta garanterer ikke, at de anførte priser eller specifikationer er fejlfri. Alle mærke- og produktnavne kan være registrerede varemærker eller varemærker tilhørende deres respektive ejere og anerkendes hermed. Din Konica Minolta Business Solutions-partner: Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf /2014