DIGITALISERING I DET OFFENTLIGE. Michael Fray, chefkonsulent ITS & ECM

Transkript

1 DIGITALISERING I DET OFFENTLIGE Michael Fray, chefkonsulent ITS & ECM

2 AGENDA Hvad er digitalisering Status på papirfri arbejdsgange ECM som næste skridt Konica Minolta og digitalisering 2

3 DIGITALISERING Undgå papir i arbejdsgange Få så mange henvendelser som muligt digitalt via den billigste kanal Start så mange processer som muligt digitalt Få digitaliseret papir mv. så tidligt i processen som muligt 3

4 PROCESSER MED PAPIR.. Er svære at styre Er svære at deltage i remote Er tilbøjelige til at skabe forsinkelser Koster ofte unødig tid Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

5 DIGITALISERING - FORUDSÆTNING FOR Automatisering Fjernelse af den ineffektivitet papir giver, VIL give besparelser og øget produktivitet og ja, det er også godt for miljøet.. Mobilitet Den mobile medarbejder kan ikke komme til informationer fra f. eks. sin tablet, hvis informationer og dokumenter ikke er digitale. Informationer, billeder og andet data skal fanges digitalt så hurtigt som muligt for at effektivisere processer. Finde informationer med mening på det rette tidspunkt AAA! (Any time, Any Where, Any Device) 5

6 HÆNDERNE OP ELLER PENGENE UD AF VINDUET Hvor mange mener, at det at fjerne papir fra processer vil medføre effektivitet? Hvor mange arbejder målrettet med kanalstrategier? Hvor mange arbejder med mobilitet? Hvor mange arbejder målrettet på at fjerne papiret fra arbejdsgangene? Hvor mange arbejder både med at digitalisere borgervendte OG interne arbejdsgange? Hvor mange har fået fjernet så meget papir som muligt fra alle arbejdsgange? Hvor mange arbejder målrettet på at automatisere så mange arbejdsgange som muligt? 6

7 HVAD MED DISSE PROCESSER? Økonomi Indkøb Fakturagodkendelse Månedsafslutning Debitorstyring Kreditorstyring Auditeringer Udgiftsafregninger Kørselsafregninger Administration Kvalitetssikring Posthåndtering Indkøb Arkiver Flådestyring Anlægsaktiver Juridisk Kontraktstyring Compliance Auditering Sagshåndtering HR Rekruttering Introduktionsforløb Politikker og procedurer Medarbejderudvikling Opsigelser Selvbetjening Personalesager IT Helpdesk Indkøb Styring af kontrakter Drift Beredskabsplaner Procedurer Salg og Marketing PR Kampagnestyring Produktstyring Opfølgning Salgsplaner Tilbud Ordreoptagelse Ordrehåndtering Borgerservice Håndtering af sager Selvbetjening Reperationer Garantihåndtering Ordrehåndtering Service Requests Facility Management / Anlæg Anlægsplanlægning Styring af arbejdsordrer Vedligehold af bygninger og områder Inventarstyring Sikkerhed Beredskabsplaner 7

8 STATUS PÅ PAPIRFRI ARBEJDSGANGE Winning the Paper Wars AIIM International, July

9 KEY FINDING #1 74% har gang i optimeringstiltag, der vil have gavn af at være papirfri Kun 24% af dem har en politik eller en leveregel til at drive papiret ud af arbejdsgangene Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

10 KEY FINDING #2 Gennemsnitligt, forbedres svartider til kunder, borgere, kollegaer og partnere med en faktor 4.0x Dem med mere erfaring med papirfri processer, rapporterer endnu større forøgelse med op til faktor 4.6x- (10% helt op til faktor 10x!) Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

11 KEY FINDING #3 Gennemsnitligt, forøges produktiviteten for administrativt arbejde med 29,7% stigende til 35,4% for dem med mere erfaring Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

12 KEY FINDING #4 Næsten halvdelen (47%) af virksomhederne har kun gjort 5% fremskridt mod at skabe papirfri processer 18% er slet ikke startet endnu Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

13 KEY FINDING #5 2/3 af de der tager papirfri processer til sig, realiserer deres ROI indenfor 18 måneder 50% indenfor kun 12 måneder Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

14 KEY FINDING #6 Fysiske underskrifter og juridisk holdbarhed er blandt de største papirfri bekymringer hos ansatte med juridisk ansvar og i nogen grad hos økonomifolk Overordnet er dog, inkl. dem med juridisk ansvar, 37% for og 26% imod (Ledere og topledelse mest for) Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

15 INVESTERINGSPLANER Workflow og BPM er det område flest vil bruge flere penge på Kilde: AIIM - "Winning the Paper Wars, Juli

16 ITS PLANEN HOS KONICA MINOLTA IT Products Hard- & software Provisioning IT solutions IT Consultancy Infrastructure specialist Operation & support Management, projects & ITIL Managed IT services Cloud services Managed office services Business Applications ECM CRM 16

17 EGEN SCENE TIL ECM 17

18 ECM? Enterprise Content Management Virksomhed Indhold Håndtering 18

19 ECM! Enterprise Content Management Virksomhed Indhold Håndtering 19

20 DEFINITION PÅ ECM Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 20

21 STRATEGIER, METODER OG VÆRKTØJER Strategi Metoder Værktøjer Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 21

22 OPSAMLE, LAGRE, HÅNDTERE, BEVARE OG LEVERE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 22

23 OPSAMLE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 23

24 LAGRE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 24

25 HÅNDTERE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 25

26 BEVARE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 26

27 LEVERE AIIM Intl. ECM Roadmap Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 27

28 INDHOLD Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 28

29 RELATERET TIL ORGANISATORISKE PROCESSER Økonomi Indkøb Fakturagodkendelse Månedsafslutning Debitorstyring Kreditorstyring Auditeringer Udgiftsafregninger Kørselsafregninger Corporate / administration Kvalitetssikring Posthåndtering Indkøb Arkiver Flådestyring Anlægsaktiver Juridisk Kontraktstyring Compliance Auditering Sagshåndtering HR Rekruttering Introduktionsforløb Politikker og procedurer Medarbejderudvikling Opsigelser Selvbetjening Personalesager IT Helpdesk Indkøb Styring af kontrakter Drift Beredskabsplaner Procedurer Salg og Marketing PR Kampagnestyring Produktstyring Opfølgning Salgsplaner Tilbud Ordreoptagelse Ordrehåndtering Kundeservice Håndtering af sager Selvbetjening Reperationer Garantihåndtering Ordrehåndtering Service Requests Facility Management Anlægsplanlægning Styring af arbejdsordrer Vedligehold af bygninger og områder Inventarstyring Sikkerhed Beredskabsplaner Strategier, metoder og værktøjer der bruges til at opsamle, lagre, håndtere, bevare og levere indhold og dokumenter, som er relateret til organisatoriske processer. 29

30 KONICA MINOLTA - ECM PRODUCT MAP AIIM Intl. ECM Roadmap

31 DET HANDLER OM EFFEKTIVITET Digital Archive Integration Digital Processes Automation Hurtig genfinding Fælles adgang Fælles hukommelse Fundament for fremtiden Hurtigere genfinding Udveksling af data med forretningssystemer Færre fejl Dokument generering med forretningssystemer Strømligning Medarbejdere har klare arbejdsgange Nemmere nye arbejdsgange Intet arbejde forsvinder eller glemmes Hurtigere håndtering Trivielle opgaver automatiseres Mere fokus på vigtige opgaver Medarbejder tilfredshed Meget hurtigere håndtering

32 DET SKAL VÆRE LET 32

33 SPØRGSMÅL 33

34 Michael Fray Telefon: LinkedIn: linkedin.com/in/michaelfray LinkedIn gruppe: ECM - Enterprise Content Management i Danmark TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN