JEG VIL HAVE EFFEKTIVE WORKFLOWS MED HØJ SIKKERHED

Transkript

1 JEG VIL HAVE EFFEKTIVE WORKFLOWS MED HØJ SIKKERHED BEDRE BANKPROCESSER

2 DEN KORTESTE VEJ TIL OPTIMEREDE PROCESSER Finansielle institutioner producerer enorme mængder dokumenter. Lånebehandlere, kundeserviceansvarlige, bankfolk, kreditorer og revisorer har store udfordringer med at håndtere og beskytte fortrolige oplysninger. Finansielle institutioner har kort og godt tre store udfordringer. Den første er det konstante behov for at reducere omkostningerne, som hænger sammen med den stærke konkurrence på markedet og den konstante kamp om at tilbyde de bedste priser. Den anden udfordring er målet om at optimere interne processer med henblik på at opnå maksimal effektivitet. Den tredje udfordring er hele tiden at forbedre sin præstation. Konica Minolta tilbyder dokumenthåndteringsløsninger, som kan hjælpe med at nå disse vigtige mål. Moderne multifunktionsprintere med specifikke applikationer kombineret med avancerede kopierings-, print- og scanningsmuligheder hjælper med at etablere workflows, der forvandler papirbaserede dokumenter til procesklare data, som kan redigeres, gemmes og arkiveres i institutionens database. Samtidig er alle hardware- og softwareenheder udviklet til at overholde de strenge krav til sikkerhed og databeskyttelse, som finansielle institutioner skal kunne garantere deres kunder.

3 BEDRE BANKPROCESSER 2/3 indhold DKK At hente oplysninger fra dokumenter Side 4 Effektivisering af daglige opgaver Side 5 Sikring af arbejdsprocessen Side 6 Finans

4 DKK workflow: at hente oplysninger fra dokumenter Oprettelse af en bankkonto AT HENTE OPLYSNINGER FRA DOKUMENTER oprettelse af en bankkonto Oprettelse af en bankkonto er et perfekt eksempel på, hvordan en tidligere papirbaseret proces kan forvandles til et praktisk digitalt workflow, som lever op til essentielle krav: For det første kan brugeren drage nytte af enkle og brugervenlige applikationer, som giver mulighed for hurtigt at indeksere, gemme og hente digitale dokumenter, der er scannet direkte på multifunktionsprinteren. En kunde ønsker at oprette en ny bankkonto. Han skal udfylde og underskrive en formular. Bankassistenten scanner oplysningerne fra formularen direkte ind i bankens database ved at vælge det relevante foruddefinerede workflow i brugerpanelet på multifunktionsprinteren. En særlig applikation søger automatisk efter de relevante nøgleord i formularen, f.eks. kundens navn, kontonummer og dato. Applikationen overfører resultaterne til bankens database og kontrollerer endda, om formularen er korrekt underskrevet af kunden. Hvis ikke, lægges dokumentet i en særlig mappe. Desuden kontrollerer applikationen, om kunden har accepteret bankens vilkår og betingelser. For det andet handler det om sikkerhed i forbindelse med distribution og lagring af digitaliserede fortrolige oplysninger. Indbyggede sikkerhedsfunktioner hjælper finansielle institutioner med at overholde diverse forskrifter på dette område. Desuden kan de dokumenter, der er forbundet med oprettelse af en konto, udvides med metadata, herunder stregkodelæsning og formulargenkendelsesteknikker.

5 BEDRE BANKPROCESSER 4/5 EFFEKTIVISERING AF DAGLIGE OPGAVER automatiseret dokumentbehandling Interne og kunderelaterede forretningsprocesser i den finansielle sektor er baseret på maksimal fortrolighed. De fleste af de dokumenter, der behandles, indeholder følsomme data, f.eks. kunde-id eller detaljer om virksomheders lån. Den bedste løsning er at automatisere disse processer for at minimere antallet af manuelle fejl og sørge for sikker overførsel af følsomme data. Det er særdeles vigtigt at tage hensyn til specifikke udfordringer og krav. På den ene side skal oplysninger, som er gemt i bankens CRMsystem, være tilgængelige ved behov. På den anden side skal et højt sikkerheds- og beskyttelsesniveau garanteres ved hjælp af autentificeringssystemer og foruddefinerede workflows baseret på automatiseret dokumentbehandling. Altså skal materialet i bankens database være tilstrækkeligt beskyttet, samtidig med at kun de rette medarbejdere har adgang til databasen. workflow: effektivisering af daglige opgaver Automatiseret dokumentbehandling DKK En kunde har brug for et nyt lån. Bankassistenten giver ham et personligt tilbud med en QR-kode øverst på hver enkelt side. Denne kode indeholder kunde-id, navn, dokumenttype, tidspunktet for oprettelse af dokumentet samt navnet på den bankassistent, der har oprettet dokumentet. Kunden læser tilbuddet igennem derhjemme, udfylder og underskriver det og returnerer det til banken. En bankassistent scanner det underskrevne dokument, og QR-koden aktiverer den automatiserede distribution til bankens CRM-system. Det er også muligt at hente flere dokumenter på denne måde, da QR-koden giver hvert enkelt dokument et unikt ID. Endelig bliver det underskrevne lånetilbud gemt i kundens mappe i bankens CRM-system. En anden situation kan være, at kunden har fået et nyt ID-kort, som han giver til en bankassistent. Bankassistenten vælger det korrekte workflow på multifunktionsprinteren. Den dynamiske opslagsfunktion på multifunktionsprinteren (som forbinder den med CRM-systemet) finder kundens mappe i CRM-systemet. Systemet finder automatisk kundens dokumenter i databasen og gemmer det nye ID-kort som et billede, hvorved de eksisterende oplysninger om kunden opdateres. For at kunne garantere maksimal sikkerhed skal alle bankassistenter identificere sig på multifunktionsprinteren, før de kan anvende de beskrevne funktioner. fordele for institutioner Oprettelse af en bankkonto og automatiseret dokumentbehandling Nem og hurtig behandling som følge af intuitive brugergrænseflader og foruddefinerede workflowprofiler Effektive og automatiserede dokumentprocesser takket være stregkodeintegration og pålidelig dokumentindeksering Optimal sikkerhed omkring dokumenthåndtering og arbejdsmiljøer takket være autentificering og indbyggede sikkerhedsfunktioner Optimal kundehåndtering som følge af omdannelse af data til procesklare informationer.

6 SIKRING AF ARBEJDS- PROCESSEN informationslogning Informationslogning er vigtigt for at sikre et sikkert miljø og kunne analysere forretningsmæssige aktiviteter og processer i tilfælde af problemer. Informationslogning er således et solidt grundlag for kritiske opgaver, f.eks. scanning af fortrolige oplysninger, kunde-id og andre personlige dokumenter. Informationslogning er en vigtig proces, som foregår i baggrunden og er usynlig for både kunder og bankansatte. workflow: sikring af arbejdsprocesser Informationslogning Informationslogning er baseret på en applikation, der registrerer alle processer på bankens multifunktionsprintere. Alle printede, kopierede, scannede og faxede sider bliver således gemt sammen med yderligere oplysninger, f.eks. medarbejdernavn, jobstatus og tidspunkt for behandling. Administratoren kan til enhver tid downloade og få vist informationsloggen samt udtrække specifikke rapporter i Excel-format. En databasebrowser giver administratoren udvidede søgemuligheder, som gør det nemt at finde og få vist de ønskede data. På den måde bliver det muligt at identificere læk af oplysninger og brugere, der overtræder reglerne for databeskyttelse. fordele for institutioner Beskyttelse mod lækage af oplysninger Etablering af et sikkert dokumentmiljø. DKK

7 VIGTIGE ANSVARSOMRÅDER MILJØ/DATASIKKERHED 6/7 VIGTIGE ANSVARSOMRÅDER ansvar for miljøet ansvar for datasikkerhed Konica Minolta arbejder efter bæredygtige strategier og integrerer miljøvenlige perspektiver gennem hele livscyklussen for vores produkter. Vi arbejder for et samfund med fokus på genanvendelse, forebyggelse af forurening og minimering af potentielle risici. Grøn produktion Vores forsknings- og udviklingsafdeling bestræber sig på at skabe grønne produkter, f.eks. Konica Minoltas egen polymeriserede toner, Simitri HD, som er produceret med 33 % lavere CO 2 -udslip end ved traditionel tonerproduktion. Grøn transport Mindre pakker og intelligent logistik hjælper med at reducere transportafstande, transportvolumen og transportspild. Grøn service Med produkter som f.eks. Power Saver og Eco Calculator bidrager vi til at opfylde nutidens miljøkrav. Grøn anvendelse Forbedrede funktioner i vores printudstyr, f.eks. autentificering, follow me-print og præcise forhåndsvisninger, medvirker til at spare papir og undgå dagligt spild. Grøn genanvendelse Dette område omfatter genanvendelse af vores printudstyr og forbrugsstoffer, såvel som avanceret brug af genbrugspapir uden at gå på kompromis med printkvaliteten. Konica Minolta har påtaget sig en førende rolle inden for udvikling og implementering af sikkerhedsbaseret informationsteknologi i vores multifunktionsprintere. Et af vores hovedformål er stadig at levere løsninger, der værner om fortroligheden af digitale oplysninger, uanset om de har form af data eller dokumenter. Netværkssikkerhed Vores standarder sikrer netværket samt individuel adgang til printere og netværksfaciliteter. Personlig sikkerhed Personlige data og oplysninger, der behandles af en Konica Minolta-printer, er altid beskyttet mod uautoriseret adgang. Hvor det er nødvendigt, er det muligt at begrænse funktionerne. For eksempel sikrer autentificering og follow me-print, at følsomme dokumenter kun havner i de rette hænder og ikke ligger utilsigtet i printeren. Certificeret sikkerhed Konica Minolta tager sine kunders overvejelser omkring sikkerhed alvorligt. Derfor er næsten alle multifunktionelle bizhub-printere godkendt i henhold til Common Criteria (CC) EAL3 eller den tilsvarende ISO I modsætning til mange andre leverandører er det hos Konica Minolta altid hele multifunktionsprinteren, der er certificeret, hvilket sikrer de højest mulige sikkerhedsniveauer. Grøn information

8 Alle specifikationer vedr. papirkapacitet gælder for papir i A4-format med en vægt på 80 g/m 2 Alle specifikationer vedr. scannings-, kopierings- eller printningshastigheder gælder for A4-papir, der scannes, kopieres eller printes enkeltsidet på tværs. Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer. Den anførte forventede levetid for forbrugsstoffer er baseret på specifikke driftsbetingelser, såsom sidedækning for et bestemt sideformat (5 % dækning på A4). Den faktiske levetid for hvert forbrugsstof varierer afhængigt af anvendelse og andre printvariabler, herunder sidedækning, sideformat, medietype, kontinuerlig eller periodisk print, rumtemperatur og luftfugtighed. Nogle af produktillustrationerne viser systemerne med ekstraudstyr. Specifikationer og tilbehør er baseret på de oplysninger, der var tilgængelige på tidspunktet for trykningen af denne brochure og kan ændres uden varsel. Konica Minolta garanterer ikke, at de anførte priser eller specifikationer er fejlfrie. Microsoft, Windows og Windows-logoet er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Alle andre mærke- og produktnavne kan være registrerede varemærker eller varemærker tilhørende deres respektive ejere og anerkendes hermed. Din Konica Minolta Business Solutions-partner: Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf