Opfølgende uanmeldt tilsyn på. Følstruphusene. - en del af Bocenter for unge og voksne med særlige behov

Transkript

1 Opfølgende uanmeldt tilsyn på Følstruphusene - en del af Bocenter for unge og voksne med særlige behov Foretaget af Borger- og Socialservice, Sekretariatet Dato for uanmeldt tilsyn: d. 4. juni

2 Indhold: 1. Indledning Metode Selve dagen Rapportens opbygning Opsamling på tilsynet d. 8. januar Uanmeldt tilsyn 4. juni Stemningen i husene og generel vurdering af Følstruphusene Opfølgning på de specifikke udfordringer i en bestemt afdeling Påbud Kompetenceudviklingsprojekt Utilsigtede hændelser og beredskabsplan Sygefravær Følstruphusene som uddannelsessted Pædagogiske handleplaner og dagbogsnotater Tilsynets vurdering af de udleverede handleplaner og dagbogsnotater Opsamling Krav, anbefalinger og påbud Indledning Denne tilsynsrapport er resultatet af Hillerød Kommunes uanmeldte tilsyn på Botilbuddet Følstruphusene, beliggende på Nødebovej samt 55F i Nødebo. Tilsynet blev foretaget den 4. juni 2013 og er et opfølgende tilsyn på tilsynsbesøget den 8. januar I forbindelse med tilsynet den 8. januar 2013 blev det overordnet konkluderet, at Følstruphusene er et rigtig godt botilbud for voksne med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser. Der blev dog på tilsynet stillet krav og anbefalinger, som Følstruphusene udarbejdede en handleplan for at imødekomme. På baggrund af dette blev der foretaget et opfølgende tilsyn d. 4. juni 2013 med særligt fokus på de anførte 2

3 krav og anbefalinger. Denne rapport er en afrapportering af dette opfølgende tilsynsbesøg. 2. Metode Det uanmeldte tilsyn den 4. juni tog udgangspunkt i opmærksomhedspunkter, anbefalinger, krav og påbud fra tilsynet i januar Med udgangspunkt i disse, blev der på tilsynet fulgt op på disse tidligere fokuspunkter via samtaler og observationer. Det uanmeldte tilsyn blev gennemført således at ledelse, medarbejdere, og borgere ikke havde mulighed for at forberede sig på tilsynsbesøget. Tilsynet besøgte alle seks huse på Følstruphusene hus 1, 2, A, B, C og D. Tilsynet blev foretaget af Afdelingschef for Borger- og Socialservice Susanne Lorentzen, pædagogisk konsulent Dorthe Merete Andersen samt AC-medarbejder Simon Juel Pedersen. 2.1 Selve dagen Tilsynet blev indledt med et orienterende opkald til Centerleder Lisbeth Jensen med beskeden om at Tilsynet var på Følstruphusene og at der ville blive foretage et uanmeldt tilsyn. Ledelsen mødtes herefter med Tilsynet for at have en indledende drøftelse. Herefter delte Tilsynet sig op, så de hver især besøgte to huse, ligesom det var tilfældet ved tilsynet i januar. Opdeling blev foretaget for at have mulighed for at besøge alle husene, samt for mere grundigt at vurdere de fysiske forhold og for at få talt med flest mulige borgere og medarbejdere. Til sidst mødtes tilsynet igen med ledelsen, hvor tilsynet orienterede om deres observationer og umiddelbare konklusion for dagen. Der blev ligeledes anmodet om udlevering af skriftligt materiale bestående af: et udsnit at pædagogiske handleplaner og dagbogsnotater for et repræsentativt udvalgt antal borgere. Følstruphusene blev bedt om at udlevere materialet på dagen. 2.2 Rapportens opbygning Rapporten er struktureret efter opmærksomhedspunkter ved tilsynet. Det gælder dels opmærksomhedspunkter, som opstod under tilsynsbesøget og dels opmærksomhedspunkter, anbefalinger, krav og påbud, som der følges op på fra tidligere tilsyn. I forhold til en beskrivelse af de faktuelle forhold om Følstruphusene henvises til rapporten af 8. januar I sidste del af rapporten specificeres Tilsynets påbud, krav og anbefalinger til tilbuddet. Påbud gives, når der forekommer meget seriøse mangler med markante negative konsekvenser for borgerens retssikkerhed og medarbejdernes arbejdsvilkår. Det noteres i tilsynsrapporten, hvordan påbuddet skal efterleves. Det er tilbudslederens 3

4 ansvar skriftligt at dokumentere, at forholdene i påbuddet er udbedret samt at udføre kvalitetskontrol af de udbedrede forhold. Der stilles krav, når der forekommer seriøse mangler med konsekvenser, der på sigt kan få markant indflydelse på borgerens retssikkerhed og medarbejdernes arbejdsvilkår. Krav imødekommes ved udarbejdelse af en handleplan, der redegør for, hvordan og hvornår tilbuddet vil udbedre forholdene. Tilsynet følger op på det efterfølgende tilsyn. En anbefaling gives, når der er forhold, som på sigt formodes at få konsekvenser for borgerens retssikkerhed og medarbejdernes arbejdsvilkår. Det vil ofte være forhold med udviklingspotentiale, som tilbuddet tager stilling til om og hvordan, de vil imødekomme. 3. Opsamling på tilsynet d. 8. januar Ved tilsynet i januar blev det overordnet vurderet, at Følstruphusene er et rigtig godt tilbud. Der er blevet arbejdet med at skabe synergi ved at øge samarbejde imellem husene to og to, samt at der var en positiv effekt af at afdelingslederne havde fået kontor ude i husene og dermed var mere synlige og til stede i husene. Der var dog forskel husene imellem og særligt i et hus (hus B), var der udfordringer og der blev fra medarbejderne efterspurgt mere synlig ledelse. Der var også stadig udfordringer i arbejdet med handleplaner, særligt omkring arbejdet med mål og delmål samt inddragelse af medarbejdere. Der blev ved tilsynet d. 8. januar stillet følgende krav: at der udarbejdes en handlingsplan for, hvordan ledelsen vil sikre, at der i ét bestemt hus (hus B) bliver arbejdet med at skabe en mere positiv tone, samt arbejdet ud fra Følstruphusenes mål og pædagogiske metoder. Strategien skal indeholde en dato for, hvornår den er implementeret. at der fremsendes beredskabsplan og beskrives, hvordan Følstruphusene har arbejdet med ageren ved brand og evakuering, samt at der ligeledes fremsendes en status på arbejdet med førstehjælpskompetencer til medarbejderne. At de pædagogiske handleplaner revideres en gang årligt, og at det er tydeligt, om beboeren har deltaget i udarbejdelsen af handleplanen. At der fortsat arbejdes målrettet med at gøre mål og delmål klare og operationaliser- og målbare. At der fastholdes fokus på de faglige tilgange, der var en del af kompetenceudviklingsprojektet, herunder særligt den systematisk, løsningsfokuserede tilgang. Strategien for arbejdet med handleplanerne skal indeholde en dato for, hvornår den er gennemført. Det blev anbefalet til Følstruphusene: 4

5 At der ved personalemøderne er faste dagsordner og referater renskrevet på computer. 4. Uanmeldt tilsyn 4. juni 2013 I det følgende beskrives de iagttagelser der fremkom på tilsynet og emner der blev drøftet med beboere, medarbejdere og ledelse. 4.1 Stemningen i husene og generel vurdering af Følstruphusene Tilsynet foregik i de tidlige eftermiddagstimer, og der var overordnet en meget rolig stemning i husene. Flere af beboerne opholder sig uden for i det gode vejr. Der var således en hyggelig stemning og der blev taget godt imod Tilsynet fra både medarbejdere og borgere. Det vurderes fortsat at være en gevinst for såvel socialpædagogiske arbejde som ledelsen af medarbejderne, at afdelingslederne har kontor ude i husene og dermed har mulighed for at være mere synlig og deltagende i hverdagen. I de huse der virkede til at fungere bedst og hvor medarbejderne var mest tilfredse, var det tydeligt, at ledelse gav en høj grad af faglig sparring i hverdagen, som gav medarbejderne den nødvendige refleksion og retning for arbejdet. Der var dog i nogle af husene en oplevelse blandt medarbejderne af at der er udfordringer med arbejdstidsplanlægningen og med at få afholdt overlapningsmøder. 4.2 Opfølgning på de specifikke udfordringer i en bestemt afdeling I den handleplan fra Følstruphusene, der blev udarbejdet som opfølgning på det uanmeldte tilsynsbesøg i januar, var et af kravene, at der skulle udarbejdes en handlingsplan for, hvordan ledelsen vil sikre, at der i ét af husene (hus B) bliver arbejdet med at skabe en mere positiv tone, samt arbejdet ud fra Følstruphusenes mål og pædagogiske metoder. I Følstruphusenes handleplan beskrev de en række konkrete initiativer, der skulle sikre dette, bl.a. fokus på den pædagogiske tilgang, afholdelse af individuelle samtaler inden d. 1. maj samt efterfølgende supervision af medarbejderne. Der havde ikke været afholdt individuelle samtaler med medarbejderne og iværksat supervision i hus B ved tilsynsbesøget. Ledelsesmæssigt er det i stedet vurderet mere nødvendigt at arbejde med samarbejde og kommunikation. Det er på den baggrund ledelsens opfattelse, at indsatsen med dette har rykket ved medarbejderne i hus B, hvor tonen nu er mere positiv og lyttende. Der er endvidere blevet udviklet nye strategier og arbejdet mere anerkendende med borgerne. Det var også Tilsynets opfattelse, at der var en mere positiv tone i gruppen på dagen for tilsynsbesøget. Det er dog ligeledes stadig opfattelsen, at der er behov for at arbejde med relationen mellem medarbejdere og ledelse samt at have fortsat fokus på den pædagogiske tilgang i hus B. Der stilles på den baggrund krav til Følstruphusene om: 5

6 At der udarbejdes et notat der beskriver hvor langt Følstruphusene er med at iværksætte de aktiviteter, de beskrev vedrørende det første krav 1 fra tilsynsrapporten 8. januar 2013, samt udarbejder en handlingsplan for, hvordan de vil iværksætte de aktiviteter, de ikke har iværksat fra handleplanen eller udarbejder en konkret beskrivelse af hvorfor det enkelte initiativ ikke er vurderet nødvendigt Påbud Det andet hus i denne afdeling, hus A, blev ved tilsynet i januar vurderet som mere velfungerende og på vej i en positiv retning. Ved det opfølgende tilsyn oplevede Tilsynet dog, at der i hus A var lignende udfordringer, som Tilsynet oplevede i hus B ved sidste tilsyn. Tilsynets repræsentant blev mødt af en negativ stemning i hus A og oplevede at kommunikationen imellem medarbejderne, samt mellem medarbejdere og ledelsen, ikke fungerede tilfredsstillende. Det gav sig bl.a. udtryk ved, at medarbejderne oplevede problemer med samarbejdet i og planlægningen af det daglige arbejde. Der var ligeledes en negativ stemning og en utilfredshed med den måde, dele af arbejdet var organiseret på. Den negative stemning og problemer med samarbejdet vurderes at give en risiko for at gå udover det faglige arbejde og medarbejdernes arbejdsvilkår. Det er på den baggrund Tilsynets oplevelse, at der er brug for en markant mere synlig ledelse i hus A, der bl.a. understøtter den måde medarbejderne samarbejder og kommunikerer på. Derudover skal der konkret være fokus på at sikre, at ledelsens tilstedeværelse øges markant, bl.a. når der bliver afholdt overdragelsesmøder ved vagtskift og på andre måder aktivt sikre, at det daglige samarbejdet i medarbejdergruppen kommer til at fungere bedre. Da Tilsynet nu ved to på hinanden efterfølgende tilsyn har oplevet, at der i den samme afdeling (bestående af hus A og B) er udfordringer med kommunikation, samarbejde og utilfredshed blandt medarbejdere, gives der et påbud til Følstruphusene. Påbuddet består i, at Følstruphusene straks skal sikre, at der kommer en mere synlig og tydelig ledelse, som sætter rammen for fagligheden og samarbejdet i den pågældende afdeling. Derudover skal der arbejdes både individuelt med medarbejderne, og samlet med medarbejdergruppen, for at understøtte en mere konstruktiv dialog, med særligt fokus på den socialpædagogiske faglighed. Det betyder, at der dagligt ledelsesmæssigt skal lægges et arbejde i at skabe den ønskede kultur og faglighed i afdelingen samt arbejdes på at medarbejdergruppen kommer til at fungere bedre. Følstruphusene skal udarbejde en handlingsplan for, hvordan de vil agere på påbuddet. Det er ledelsen på Følstruphusenes ansvar at dokumentere, at forholdene i påbuddet er udbedret snarest samt at udføre kvalitetskontrol af de udbedrede forhold. Der vil ligeledes ved kommende tilsyn blive fulgt særligt op på dette. 1 Udarbejdelse af spilleregler, individuelle samtaler, supervision af medarbejderne. Handleplan udarbejdet d. 26. januar

7 4.3 Kompetenceudviklingsprojekt Fra 2010 til 2012 har Følstruphusenes medarbejdere deltaget i et kompetenceudviklingsprojekt, der har fokuseret på uddannelse i pædagogiske tilgange og kommunikative redskaber. Følstruphusene har siden sidste tilsyn lavet en handleplan for den fortsatte implementeringen af kompetenceudviklingsprojektet. Det har betydet, at hvert enkelt hus har valgt en del af projektets temaer ud og valgt at arbejde særligt intensivt med dette. Det er medarbejderne i de enkelte huse, der i høj grad har valgt hvilket fokus, der skal være i det pågældende hus. Dette skal være med til at sikre deres ejerskab til implementeringen og motivation til at arbejde med temaet. Følstruphusene har derudover ansat en projektmedarbejder til at understøtte arbejdet. Det er ledelsens opfattelse, at den øgede indsats har skabt et øget ejerforhold og interesse for projektet fra medarbejderne. Det er Tilsynets vurdering, at der var forskellig viden om og opfattelse af projektet husene imellem. I nogle af husene hang der allerede ved indgangen et skilt med, hvilket tema de arbejdede med og medarbejderne fortalte begejstret om projektet og oplevede, at det havde givet øget faglighed og øget selvbestemmelse for borgerne. I andre huse var medarbejderne mere tøvende omkring spørgsmålene om projektet. I de fleste af husene var det dog tydeligt, at der havde været et stort fokus på projektet. Det virkede overordnet til, at det var redskaberne som Talking mats og de andre kommunikative værktøjer, der fyldte mest hos medarbejderne og den socialpædagogiske, løsningsfokuserede tilgang, der fyldte mindst og som de i mindre grad forbandt med projektet. Alt i alt er det dog positivt, at Følstruphusene fortsætter arbejdet med projektet og at implementeringen bliver taget seriøst. Flere medarbejdere talte også om konkrete effekter af projektet på de enkelte borgere. 4.4 Utilsigtede hændelser og beredskabsplan Ligesom ved tilsynet i januar er det Tilsynets opfattelse, at medarbejderne kender reglerne vedrørende utilsigtede hændelser, bl.a. magtanvendelse. Der er dog på Følstruphusene også et ønske om et øget fokus på området i nogle af husene, bl.a. i forhold til proceduren ved indberetning. Ved tilsynet i januar blev Følstruphusene bedt om at fremsende en beredskabsplan. Tilsynet har modtaget denne og drøftede den på tilsynsbesøget. Følstruphusene har siden sidste tilsyn haft et alvorligt busuheld, hvor flere beboerne var involveret. Det er såvel ledelsen, som tilsynets, opfattelse, at dette blev håndteret meget professionelt og viste, at beredskabet fungerede rigtig godt i praksis. 7

8 4.5 Sygefravær Følstruphusene har været præget af et højt sygefravær de seneste år og af alle de udfordringer det medfører. Nedbringelse af sygefraværet har derfor også været et tema på de foregående tilsyn og haft et stort ledelsesmæssigt fokus. Den store indsats fra både medarbejder og ledelse på Følstruphusene har vist sig at have effekt, og der er sket et markant fald i sygefraværet. 4.6 Følstruphusene som uddannelsessted Der blev på tilsynsbesøget drøftet, hvilken indsats Følstruphusene gør for at være et godt uddannelsessted for studerende, der er i praktik. Der er bl.a. indført et introduktionsprogram for elevernes første periode, men ellers var der ikke en systematiseret tilgang til, hvordan man udvikler elevernes faglighed udover vejledningen. Tilsynet anbefaler derfor, at Følstruphusene i højere grad fokuserer på at sikre, at de elever der er i praktik, får et større indblik i de faglige metoder. Dette kunne eventuelt gøres ved at inddrage medarbejderne i højere grad til at undervise og formidle de metoder, der arbejdes efter. 5. Pædagogiske handleplaner og dagbogsnotater Ved tilsynet i januar blev der stillet krav til, at Følstruphusene skulle kvalificere handleplanerne og specifikt: At de pædagogiske handleplaner revideres en gang årligt, og at det er tydeligt, om beboeren har deltaget i udarbejdelsen af handleplanen og på hvilken måde. At der fortsat arbejdes målrettet med at gøre mål og delmål klare og operationaliser- og målbare. På bagrund heraf har Følstruphusene iværksat en række initiativer til at forbedre arbejdet med handleplanerne. Initiativerne sikrer bl.a. en mere klar struktur i arbejdet med handleplaner samt oplæring af medarbejderne i arbejdet med mål, delmål og metode. Målene i handleplanerne bliver nu i højere grad tematiseret på tværs af tilbuddene og knytter sig op på de politisk fastsatte udviklingsmål. Det er ledelsen opfattelsen, at man er i gang med en god proces i forhold til at løfte kvaliteten i handleplanerne. Både i forhold til udarbejdelse og opfølgning. Ledelsen berettede dog også, at det er en proces som man endnu ikke er i mål med. Følstruphusene er endvidere begyndt at have faste dagordener på personalemøder og skriver referaterne på computer. Der er gjort en indsats for, at møderne i højere grad beskæftiger sig med den socialpædagogiske indsats og borgernes udvikling bl.a. med udgangspunkt i handleplaner. Tilsynet bifalder dette. 8

9 5.1 Tilsynets vurdering af de udleverede handleplaner og dagbogsnotater Forud for tilsynet var der repræsentativt udvalgt ti beboere. Følstruphusene blev bedt om at udlevere handleplaner og dagbogsnotater for disse beboere. Handleplanerne og dagbogsnotaterne er herefter blevet gennemgået af Tilsynet. Generelt er der sket en forbedring af de pædagogiske handleplaner. Der kan dog stadig arbejdes med mål, delmål og metodebeskrivelse, hvilket ledelsen, som beskrevet, også italesatte. Dernæst er det vigtigt, at fokusere på effekten af de initiativer der iværksættes, ved hjælp af evaluering, og evt. justering og opfølgning. Dagbogsnotaterne er generelt korte, præcise og informative i en anerkendende og respektfuld tone. Systematikken omkring brugen af dagbogsnotaterne i relation til mål og delmål er klart blevet bedre. Der kan dog stadig arbejdes med denne del. Det kræver fortsat mere disciplin fra medarbejderne at gruppere noterne. Det er på den baggrund Tilsynets opfattelse, at Følstruphusene er på rette vej i arbejdet med handleplanerne og dagbogsnotaterne. Der er stadig mulighed for forbedring, og det er nødvendigt at Følstruphusene fastholder fokus på arbejdet hermed, både i forhold til udarbejdelse og opfølgning. Det anbefales særligt, at der arbejdes mere med at dokumentere effekten af de initiativer der iværksættes og dette vil der blive fulgt konkret op på ved kommende tilsyn. Følstruphusene har modtaget en detaljeret gennemgang af de udvalgte handleplaner og dagbogsnoter. 6. Opsamling Det blev ved tilsynet i januar 2013 vurderet, at Følstruphusene er et rigtig godt tilbud, men at der også var konkrete forhold, der gav anledning til nogle specifikke krav og anbefalinger. Dette tilsyn tog i høj grad udgangspunkt i at følge op på tidligere tilsyns krav og anbefalinger, men det er overordnet set stadig Tilsynets opfattelse, at Følstruphusene er et rigtig godt tilbud med høj faglighed og engagerede medarbejdere og ledere. Overordnet er Følstruphusene på mange områder inde i en god udvikling, hvilket bl.a. ses i det faldende sygefravær og den øgede kvalitet i handleplanerne. Det er ligeledes Tilsynets opfattelse, at den mere synlige ledelse har skabt resultater i de fleste huse og at den øgede samling af husene i tre enheder/afdelinger, to-og-to, fortsat virker til at være en rigtig god idé. Tilsynet har dog over de to tilsyn i 2013 oplevet, at der også i en af afdelingerne er udfordringer. Ved dette tilsyn særligt i hus A, hvorimod det ved tilsynet i januar var i hus B. Der er behov for en mere tydelig og synlig ledelse og der er derfor stillet et påbud til Følstruphusene for at sikre dette. Tilsynet oplevede at ledelsen tog Tilsynets oplevelse meget seriøst samt havde kendskab til nogle af de udfordringer der blev italesat. Nedenfor kan ses de anbefalinger, krav og påbud der stilles. 9

10 6.1 Krav, anbefalinger og påbud Der stilles følgende påbud til Følstruphusene: at Følstruphusene straks skal sikre, at der kommer en mere synlig og tydelig ledelse, som sætter rammen for fagligheden og samarbejdet i afdelingen (hus A og B). Derudover skal der arbejdes både individuelt med medarbejderne, og samlet med medarbejdergruppen for at understøtte en mere konstruktiv dialog, med særligt fokus på den socialpædagogiske faglighed. Det betyder, at der dagligt ledelsesmæssigt skal lægges et arbejde i at skabe den ønskede kultur og faglighed i afdelingen samt arbejdes på at medarbejdergruppen kommer til at fungere bedre. Følstruphusene skal udarbejde en handlingsplan for hvordan de vil agere på baggrund af påbuddet. Det er ledelsen på Følstruphusenes ansvar at dokumentere, at forholdene i påbuddet er udbedret samt at udføre kvalitetskontrol af de udbedrede forhold. Der stilles følgende krav til Følstruphusene: at der udarbejdes et notat, der beskriver hvor langt Følstruphusene er med at iværksætte de aktiviteter, de beskrev vedrørende det første krav 2 fra tilsynsrapporten 8. januar 2013, samt udarbejder en handlingsplan for, hvordan de vil iværksætte de aktiviteter de endnu ikke har iværksat fra handleplanen eller udarbejder en konkret beskrivelse af hvorfor det enkelte initiativ ikke er vurderet nødvendigt. Der stilles følgende anbefalinger til Følstruphusene: at Følstruphusene i højere grad fokuserer på at sikre at elever får et større indblik i de faglige metoder, evt. ved at inddrage medarbejderne i højere grad til at undervise og formidle de metoder, der arbejdes efter. at der i højere grad arbejdes med at dokumentere effekten af de initiativer, der iværksættes i handleplanerne. Ledelsen på Følstruphusene skal senest 3 uger efter modtagelsen af denne rapport fremsende en handlingsplan for, hvordan kravene og påbuddet imødekommes. 2 Udarbejdelse af spilleregler, individuelle samtaler, supervision af medarbejderne. Handleplan udarbejdet d. 26. januar