Indkøbspolitik for Gentofte Kommune

Transkript

1 for Gentofte Kommune DE TVÆRGÅENDE FUMKTIONER

2 1. Forord kens overordnede formål kens indhold kens anvendelse og virkeområde Organisering af indkøb Indkøbsaftaler Anvendelse af indkøbsaftaler Etik, miljø og arbejdsmiljø Dokumenter med tilknytning til ken Ændring af indkøbspolitikken...5 Bilag Bilag 1 Indkøbsstrategi Bilag 2 - Servicestrategi De Tværgående Funktioner Side 1 Økonomiservice

3 1. Forord Gentofte Kommune ligger nord for København og er en del af Region Hovedstaden. Gentofte Kommune har indbyggere. Gentofte Kommune har defineret mål for Kommunens administrative organisation 1. ken skal bidrage til at styrke de administrative processer, og via optimering af Kommunens indkøb være med til at skabe mere værdi for Kommunens borgere og medarbejdere. Nærværende indkøbspolitik er jf. Gentofte Kommunes styrelsesvedtægter 2, vedtaget af Økonomiudvalget, kens overordnede formål ken har til formål at sikre koordination af Gentofte Kommunes køb af varer og serviceydelser, for derved at skabe grundlaget for optimale indkøbsvilkår i forhold til kvalitet, service og økonomi. ken har endvidere til formål at formulere det grundlag og de forventninger Gentofte Kommune har til indkøb og leverandørsamarbejde. 3. kens indhold ken skal bidrage til: at sikre Gentofte Kommune mest mulig værdi i samhandlen med eksterne leverandører, herunder gennem indgåelse af aftaler fremskaffe den nødvendige kvalitet til lavest mulig pris. at skabe lige vilkår for eksterne leverandører gennem åben konkurrence, synlighed og gennemsigtighed. at sikre, at Gentofte Kommune optræder som én professionel partner i forhold til indkøb og leverandørsamarbejde. at sikre hensyn til etik, miljø- og arbejdsmiljø i forhold til tilblivelsen og efterfølgende brug og evt. bortskaffelse af indkøbte varer og serviceydelser. at sikre overholdelse af gældende lovgivning om konkurrenceudsættelse samt EU`s bekendtgørelser og direktiver i forhold til de til enhver tid gældende udbudsregler De Tværgående Funktioner Side 1

4 4. kens anvendelse og virkeområde kens indhold finder anvendelse på alle indkøb af varer og serviceydelser foretaget af Gentofte Kommune. Alle Kommunens opgaveområder, herunder samtlige afdelinger og institutioner er forpligtet til at leve op til indholdet i indkøbspolitikken. Selvejende enheder er forpligtet af politikken, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. ken er fulgt af en indkøbsstrategi, der operationaliserer indkøbspolitikken. 5. Organisering af indkøb Indkøb i Gentofte Kommune arbejder ud fra en platform bestående af fire grundelementer: 1. Professionel organisering (centralt og decentralt) 2. Teknisk understøttelse (indkøbssystem og indkøbsproces) 3. Målrettet kommunikation (markedsføring, ledelsesinformation) 4. Systematisk opfølgning (målstyring, adfærds- og kontraktstyring) Professionel organisering Indkøb i Gentofte Kommune består af en central koordinerende strategisk indkøbsfunktion (benævnt Indkøb). Indkøb er organisatorisk placeret i Økonomiservice, som refererer til Økonomidirektøren. Indkøb er Kommunens centrale kompetenceenhed på alle indkøbsrelaterede opgaver. Indkøb er ansvarlig for implementering af Kommunens indkøbspolitik og tilhørende indkøbsstrategi. Indkøb er afhængig af decentrale kompetencer i forhold til at indfri formålet at skabe grundlag for aftaler med optimale vilkår i forhold til kvalitet, service og økonomi. I forbindelse med indgåelse af aftaler nedsættes arbejdsgrupper med repræsentanter fra fagområdet, samt sikkerheds- og miljøområdet. Teknisk understøttelse Gentofte Kommune har en digital strategi, der bl.a. fokuserer på IT-understøttelse i forhold til effektivisering af processer og databehandling. Indkøb af varer og serviceydelser skal i videst muligt omfang være elektronisk i hele processen fra bestilling til betaling af faktura. Indkøberne skal benytte Kommunens til en hver tid eksisterende e-handelsløsning. Derved sikres køb hos de rette leverandører på de aftalte vilkår. Samtidig genereres data til brug for bedre analyser og bedre udbudsgrundlag. Leverandører skal kunne levere elektroniske data til Gentofte Kommunes e-handelsløsning, samt leve op til kravene i henhold til lov om offentlige betalinger m.fl. De Tværgående Funktioner Side 2

5 Målrettet kommunikation Kendskab til indkøbsaftalerne er en forudsætning for, at indkøb kan foretages på rette vilkår. Indkøb arbejder efter en kommunikationsstrategi i forhold til intern markedsføring og udbredelse af kendskabet til indkøbsaftalerne. Indkøbsaftalernes indhold er fortroligt i forhold til tredjemand, hvorfor markedsføringen planlægges i samarbejde med leverandørerne og fagområderne. Den løbende dialog med de leverandører, der ikke har en aftale med Kommunen, håndteres af Indkøb ud fra målsætningen om åben konkurrence, synlighed og gennemsigtighed. Indkøb udarbejder løbende afrapportering på indkøbsområdet til Kommunens ledelse. Systematisk opfølgning For til stadighed at sikre Gentofte Kommune mest mulig værdi for pengene, samtidig med at Kommunen optræder som én professionel partner i forhold til indkøb og leverandørsamarbejde, opstilles strategiske mål for opfølgningsarbejdet. Kontraktstyring skal sikre leverandørens konstante fokus i forhold til levering af varer og serviceydelser i henhold til indgået aftale. Indkøb tager initiativ til opfølgning og vurdering af kommunens leverandørsamarbejder. Et element i leverandørsamarbejdet med Gentofte Kommune vil være løbende fokus på værdikæden til fordel for begge parter. Løbende opfølgning på Kommunens indkøbsadfærd skal sikre indkøb på de rette vilkår og via de mest optimale indkøbsprocesser. De Tværgående Funktioner Side 3

6 6. Indkøbsaftaler Alle indkøb af varer og serviceydelser i Gentofte Kommune skal som udgangspunkt være omfattet af en indkøbsaftale. Undtaget herfra er områder, hvor Indkøb vurderer, at det forretningsmæssige eller koordineringsmæssige incitament ikke er til stede. Alle aftaler indgås af Indkøb, alternativt efter aftale med Indkøb. Aftaler indgås efter EU-udbud eller via anden konkurrenceudsættelse jf. principperne om ligebehandling af eksterne leverandører. Forslag til etablering af aftaleområder kan komme fra alle led i organisationen, men vil blive afstemt med strategien og tilhørende udbudsplan. Ved alle former for tilbudsindhentning udarbejder Gentofte Kommune en kravspecifikation. Kravspecifikationen skal klarlægge Kommunens specifikke krav til kvalitet og service samt synliggøre Kommunens forventede behov på området. Ved indgåelse af indkøbsaftaler tages udgangspunkt i en helhedsbetragtning med fokus på optimale vilkår i forhold til forretningsmæssige kriterier såsom pris, kvalitet, service, garanti, levering, betalingsbetingelser, soliditet og elektronisk handel såvel som etik, arbejdsmiljø, miljø, sociale forhold og uddannelse. 7. Anvendelse af indkøbsaftaler Alle indkøb, der foretages på områder der er dækket af en indkøbsaftale, skal foretages i henhold til pågældende aftale. Undtaget herfra er som udgangspunkt indkøb, der foretages i forbindelse med en pædagogisk eller terapeutisk opgave. Konkrete undtagelser sker efter aftale med Indkøb. Indkøb der foretages på områder, der ikke er dækket af en indkøbsaftale foretages efter aftale med Indkøb. Enkeltstående indkøb over kr foretages efter indhentning af minimum 2 tilbud. Indkøb der anslås at have en værdi større end kr i en given aftaleperiode, skal jf. Konkurrenceloven 3 annonceres og konkurrenceudsættes før aftaleindgåelse. De decentrale indkøbere foretager selv indkøb på de gældende indkøbsaftaler, og til de efter aftalen gældende priser. De decentrale enheder er selv ansvarlige for bestilling, varemodtagelse, kvalitetsog priskontrol samt betaling. 8. Etik, miljø og arbejdsmiljø, sociale klausuler Gentofte Kommune stiller krav til etik, miljø og arbejdsmiljø både i forhold til leverandørens virksomhed, produktionsprocesser, den efterfølgende brug og bortskaffelse af produktet. 3 Pr. juli 2007 jf. revidering af Konkurrenceloven De Tværgående Funktioner Side 4

7 Gentofte Kommune kan via leverandørsamarbejder medvirke til at skabe et mere rummeligt arbejdsmarked. Gentofte Kommune kan stille konkrete krav til f.eks. sociale forpligtelser eller indarbejde sociale hensigtserklæringer i samarbejdsgrundlaget. Etik, miljø og arbejdsmiljø samt sociale klausuler indgår i relevant omfang som vægtede parametre ved valg af leverandør. Gentofte Kommune vil stille krav om dokumentation i forhold til leverandørens overholdelse af krav samt evt. certificeringer og politikker på det relevante område. 9. Dokumenter med tilknytning til ken Indkøbsstrategi ken er understøttet af en Indkøbsstrategi, der operationaliserer elementerne i ken. Servicestrategi Jf. den Kommunale Styrelseslov skal Gentofte Kommune udarbejde en servicestrategi. Servicestrategien består af Kommunens Udbudspolitik og en beskrivelse af, hvordan Kommunen håndterer private virksomheders udfordringsret på kommunale opgaver. 10. Ændring af indkøbspolitikken Med vedtagelsen af nærværende indkøbspolitik har Gentofte Kommune afstemt grundlag og defineret forventninger til indkøb og leverandørsamarbejde. ken tages op til revision efter behov. Senest 2. halvår 2012 vedtages en ny indkøbspolitik for Gentofte Kommune. De Tværgående Funktioner Side 5