Kravspecifikation i forbindelse med annoncering af frugtordning Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning

Transkript

1 Kravspecifikation i forbindelse med annoncering af frugtordning Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning 1. Beskrivelse af opgaven Forvaltningen ønsker ugentlig levering af frugt til personalet. Udbuddet gennemføres som en annoncering efter tilbudslovens kapitel 6, hvor alle interesserede kan afgive tilbud. 2. Kontaktpersoner Primær kontaktperson i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Ann Marie Vestergaard Chef for Miljø- og Indkøbsafdelingen Administrationscentret Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Københavns Kommune Sjællandsgade København N Tlf.: N432@suf.kk.dk Alternativ kontaktperson i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Solgerd Thomsen Administrationscentret Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Københavns Kommune Sjællandsgade København N Tlf.: DQ20@suf.kk.dk Kontaktperson hos tilbudsgiver Tilbudsgiver skal tydeliggøre, hvem der varetager den løbende kontakt hos denne ved et eventuelt samarbejde. Navn og kontaktoplysninger på minimum to personer skal fremgå af kontrakten. 2a. Fairtrade by Københavns Kommune blev i 2008 Danmarks første Fairtrade By. Københavns Kommune ønsker hermed at sikre en fremgang af økologi og bæredygtige produktionsformer af hensyn til miljøet, producenternes velfærd og sundhed. Yderligere information om København som Fairtrade by fås på 1

2 3. Frist for modtagelse af bud Fristen for at afgive tilbud er fredag den 27. juli 2012 kl Indgivelse af tilbud Tilbud kan indsendes pr. brev såvel som i elektronisk form. 5. Tildelingskriterier Forvaltningen ønsker at indhente tilbud ud fra kriteriet den laveste pris. Alle indkomne tilbud som lever op til samtlige stillede krav til opgaven, vil blive udvalgt med 100 % vægtning af prisen. 6. Indstilling af udbudsrunde Forvaltningen forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud, og indstille udbudsrunden, såfremt ingen af de indkomne tilbud vurderes egnede. 7. Kommunikation ved tilbudsgivning For at sikre krav om gennemsigtighed og ligebehandling af tilbudsgivere, skal al henvendelse fra interesserede foretages skriftligt til den primære kontaktperson. Spørgsmål fra tilbudsgivere besvares udelukkende skriftligt i anonymiseret form, og samtlige skriftlige spørgsmål der stilles, og skriftlige svar der afgives, offentliggøres i anonymiseret form, således at alle som har udvist interesse for at afgive tilbud på den pågældende annonce gøres bekendt her med. 8. Tilbuddets indhold Præsentation fra tilbudsgiver pris og løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver bedes fremlægge tydelig beskrivelse af pris og prisstruktur samt løsningsforslag til sortiment. 1. Præsentation af pris. Tilbudsgiver skal fremlægge præsentation af prisstruktur, dvs. et skema for hvornår et givet antal bestillinger udløser forskellige grader af mængderabat. Alle priser i prisstrukturen skal angives per kasse frugt. Der ønskes bud på 5 kg, 10 kg og evt. 15 kg kasser. Prisen skal være angivet inklusiv alle leverandørens udgifter indtil levering på forvaltningens adresse. Dog ønskes en særskilt pris for levering, som ikke indregnes i kassernes stykpris. Der skal opgives en pris ved levering på henholdsvis ét samlet sted på adressen samt én pris ved levering fordelt på 13 forskellige steder (etager) på adressen. 2. Præsentation af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Som dokumentation for at tilbudsgiver efterlever de specifikke minimumskrav, skal denne præsentere en tilfældig og gennemsnitlig frugtkasse, med grundig beskrivelse af sit sortiment. Der skal indgå billeder i præsentationen. Blandt samtlige tilbudsgivere som dokumenterer efterlevelse af de i opgaven stillede krav til frugten, vil prisen alene være afgørende for valget af leverandør. 9. Kriterier for egnethed hos tilbudsgiver 2

3 Forvaltningen kræver, at tilbudsgivere leverer nedenstående som dokumentation for tilbudsgivers generelle egnethed. 1. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (se pkt. 8), vil indgå i vurderingen af egnethed. Tilbudsgiver skal for at vurderes som egnet, dokumentere at kunne opfylde samtlige minimumskrav, der stilles til den frugt som ønskes leveret. 2. Tilbudsgiver forpligter sig til at overholde gældende regler for handel med og behandling af de i udbuddet nævnte varer. 3. Offentlige myndigheder er ifølge loven forpligtet til at sikre sig, at samarbejdspartnere overholder gældende arbejdsmiljølovgivning og gennemfører de lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV), hvorfor det forventes, at tilbudsgiver afgiver en erklæring herom. 4. Tilbudsgiver skal afgive tro og love erklæring vedr. oplysninger om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 5. Yderligere forventes det, at tilbudsgiver afgiver erklæring fra virksomhedens ledelse / direktion om virksomhedens soliditet og fortsatte drift. Ovennævnte erklæringer (nr. 3, 4 og 5) skal afgives på skemaer, der fremgår i elektronisk form i forbindelse med udbudsannoncen. 10. Samlet materiale der skal fremsendes til forvaltningen ved tilbudsgivning: Løsningsbeskrivelse - eksempel på frugtkasse. Beskrivelser og billeder. Beskrivelse af pris / prisstruktur samt pris for levering. Erklæring vedr. overholdelse af Arbejdsmiljølovens krav. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Tro og love erklæring vedr. oplysninger om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Erklæring vedr. virksomhedens soliditet og fortsatte drift. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Beskrivelse af virksomhedens egenkontrol. 11. Kriterier for tildeling af kontrakt Tilbudsgiver skal indsende alle relevante dokumenter (punkt 10). Tilbudsgiver skal dokumentere efterlevelse af samtlige stillede krav til frugten. 3

4 Tilbudsgiver skal være billigst blandt alle indkomne tilbud. 12. Kravspecifikation 12a. Minimumskrav til frugten Tilbudsgiver kan frit sammensætte frugtkasserne ud fra nedenstående kriterier: Økologi Frugten skal være økologisk. Håndfrugt Frugtkasserne skal primært bestå af frugt, der kan holdes i hånden uden forudgående udskæring. Kendt frugt foretrækkes. Årstidens frugt Frugten skal være sæsonaktuel og må meget gerne indeholde danske frugtsorter, hvor dette er muligt. 12b. Krav til levering og emballage Frugten skal leveres mandage ml. 10 og 12. Frugten skal leveres i kasser/kurve, som er egnet til at frugten kan blive i dem. Minimum 70 % af emballagen skal være genanvendelig, således at der sikres mindst mulig generering af affald. Tilbudsgiver skal medtage tom emballage fra den foregående leveringsgang. Frugten skal leveres i emballage, der sikrer frugtens kvalitet således at denne fremstår frisk og indbydende. Forvaltningen kræver desuden, at frugten leveres i emballage, som er garanteret 100 % fri for PVC, ftalater og andre sundheds- og miljøskadelige stoffer. Yderligere er det et krav fra forvaltningen, at såfremt frugten leveres i biler over 3,5 ton skal disse være forsynet med partikelfiltre. Forvaltningen kræver, at der sammen med den leverede frugt vedlægges en følgeseddel for antallet af kasser frugt, som skal leveres, svarende til antallet af bestilte kasser frugt den pågældende dag. Dette kræves som dokumentation for korrekt levering. Tilbudsgiver skal kunne sikre levering året rundt på alle mandage, dvs. også i ferie- og helligdagsperioder. Hvis tilbudsgiver ikke selv kan sikre dette, skal denne sørge for, at der de pågældende tidspunkter leveres fra et eller flere alternative firmaer. 12c. Øvrige krav 4

5 Tilbudsgiver forpligter sig til at overholde gældende lovgivning på området. 12d. Opgavens omfang samt krav vedr. bestilling / afbestilling Antallet af stykker frugt, der bestilles, forventes at ligge på ca stykker frugt pr. uge i ca. 45 uger pr. år. Da behovet for frugtkasser vil variere i forhold til feriesæsoner o.a., vil forvaltningen have mulighed for at foretage ændringer i de afgivne bestillinger, på en sådan måde, at ændringer kan varsles fra uge til uge. Tilbudsgivers fleksibilitet i forhold til bestilling og afbestilling, må gerne være mere fleksibel end det ovenfor beskrevne. 5