Udbudsbetingelser Annoncering af e-rekruttering som servicebureauløsning

Transkript

1 Click here to enter text. Koncernløsning udbud - Udbudsbeti ngelser «ed ocaddressci vilcode» Udbudsbetingelser Annoncering af e-rekruttering som servicebureauløsning

2 1 Indledning Om Aalborg Kommune De udbudte ydelser Kontraktperiode og option på forlængelse Udbudsmaterialet, herunder kontrakt og -bilag Ordregiver Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Fortrolighed Vedståelsesfrist Vederlag Spørgsmål til udbudsmaterialet Disponering af tilbud Tildeling af kontrakt Den tilbudte løsnings kvalitet (50%) Økonomi (35%) Servicemål og serviceniveau (10%) Referencer (5%) Procedure for valg af tilbud Udbyders forbehold Forventet tidsplan frem til idriftsættelse /7

3 1 Indledning Med dette udbudsmateriale annoncerer Aalborg Kommune, efter tilbudsloven, adgang til en digital e- rekrutteringsløsning. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på fra Om Aalborg Kommune Aalborg Kommune er landets 3. største kommune med ca indbyggere. Kommunen, som er regionens største arbejdsplads, har syv forvaltninger med tilsammen ca ansatte. De syv forvaltninger er: Borgmesterens Forvaltning Teknik- og Miljøforvaltningen Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Forsyningsvirksomhederne Ældre- og Handicapforvaltningen Skole- og Kulturforvaltningen Forvaltningen for Sundhed og Bæredygtig Udvikling De respektive forvaltninger er organiseret således, at de, ud over forvaltningsspecifikke opgaver, også varetager funktioner inden for eksempelvis økonomi og personale. Borgmesterens Forvaltning varetager en række tværgående funktioner, eksempelvis i forhold til implementering af it-systemer. Yderligere information om kommunen kan findes på kommunens hjemmeside De udbudte ydelser Aalborg Kommune rekrutterer til ca stillinger årligt. Aalborg Kommunes rekrutteringsprocedure er således, at de ledige stillinger i første omgang bliver opslået internt på kommunens intranet. Efterfølgende annonceres der på Aalborg Kommunes hjemmeside og på Jobnet. I særlige situationer annonceres der i trykte medier. Aalborg Kommune ønsker at digitalisere, forenkle og effektivisere arbejdsgangen i rekrutteringsprocesserne, og dermed understøtte den ansættende leder bedst muligt. Der er ca. 800 ledere i Aalborg Kommune, og e-rekrutteringssystemet skal sammen med kommunens interne rekrutteringsguide understøtte og bidrage til en professionel håndtering af rekrutteringsprocedurerne. Alle ledere og/eller disses stedfortrædere skal kunne anvende systemet. Det forventes, at der fra de respektive forvaltninger vil være i alt 6-8 superbrugere. Hertil kommer de brugere af systemet, som i en afgrænset periode skal have adgang til systemet i forbindelse med det at være medlem af et ansættelsesudvalg. Potentielt kan det være alle ansatte i Aalborg Kommune. E-rekrutteringssystemet skal understøtte og forenkle den administrative del af rekrutteringsprocessen på følgende måde: Oprettelse og publicering af stillingsopslag Oprettelse af ansættelsesudvalg Håndtering af ansøgere (rangering, indkaldelse til samtale, sende afslag og lign.) on-line i systemet Søgning efter potentielle kandidater i CV-base 3/7

4 Afhængig af hvilke typer stillinger der opslås, modtager Aalborg Kommune mange ansøgninger. I enkelte tilfælde vil der komme mere end 500 ansøgere, eksempelvis ved annoncering efter administrative medarbejdere, teknisk servicemedarbejdere og kontorelever. E-rekrutteringssystemet skal derfor kunne håndtere denne volumen af ansøgninger. Aalborg Kommune benytter ansættelsesudvalg i forbindelse med besættelse af ledige stillinger. Et ansættelsesudvalg består typisk af 3-5 medlemmer. Ansættelsesudvalget kan også bestå af eksempelvis forældrerepræsentanter i skolebestyrelser mv. Derfor skal e-rekrutteringssystemet kunne håndtere at ansættelsesudvalget kan bestå af såvel ansatte i Aalborg Kommune som af eksterne privatpersoner. Ansættelsesudvalget skal tildeles adgang til ansøgningerne og et givet job og skal opleve e- rekrutteringssystemet som brugervenligt, intuitivt og dynamisk. Systemet skal give en tydelig oversigt over ansøgninger, og det skal være muligt at læse og rangere/vurdere ansøgningerne uden at skulle printe dem. Ansøgere til stillinger skal opleve, at det er ligetil og ubesværet at søge job i Aalborg Kommune. Det vil sige, at en ansøger ikke skal opleve at skal igennem adskillige steps og udfylde diverse felter for at kunne aflevere en jobansøgning til Aalborg Kommune. Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning af løsningen, herunder: Brugsret til løsningen. Drift og support. Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig og teknologisk udvikling. Implementering af løsningen. Vejledninger og evt. e-learning. Integration og snitflader til/fra andre systemer. Superbrugeruddannelse for 6-8 superbrugere. Løsningen skal tilbydes som en servicebureauløsning (Software as a Service) Løsningen skal være klar til drift i Aalborg Kommunes forvaltninger og institutioner pr Kontraktperiode og option på forlængelse Kontrakten forventes underskrevet omkring uge 45 i 2013, og den træder i kraft ved underskrivelsestidspunktet. Kontrakten løber i 3 år og ca. 7 uger (afhængig af tidspunkt for kontraktunderskrift), dvs. til Aalborg Kommune ønsker option på forlængelse af kontrakten i 2x1 år. 1.3 Udbudsmaterialet, herunder kontrakt og -bilag Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Bilag 1. Kravspecifikation Bilag 2. Prisskema Bilag 3. Virksomhedsoplysninger og referencer Bilag 4. Fakta om It i Aalborg Kommune Den udfyldte kravspecifikation og tilbudsgivers evt. supplerende løsningsbeskrivelse indgår efterfølgende i den endelige kontrakt. Kontrakt indgås med udgangspunkt i K Ordregiver Ordregiver er Aalborg Kommune, Boulevarden 13, 9000 Aalborg. 4/7

5 1.5 Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Tilbud skal formuleres på dansk. Tilbud skal afgives i danske kroner eksklusiv moms. Pris skal angives i bilag 2. Prisskema. Tilbud skal afleveres senest onsdag den 25. september 2013, kl Tilbud skal afleveres i 1 underskrevet originalt eksemplar, 1 papirbaseret kopi samt 1 elektronisk eksemplar på USB-nøgle eller tilsvarende medie. Den elektroniske udgave skal have samme struktur som den papirbaserede. Ved evt. uoverensstemmelser imellem den papirbaserede udgave og den elektroniske udgave, har den elektroniske udgave af tilbuddet forrang. Tilbud kan ikke fremsendes pr. , men skal afleveres hos eller sendes til: Aalborg Kommune It- og Personalekontoret Att. Inger Kærgaard Christensen Boulevarden Aalborg. Tilbuddet bedes mærket Tilbud. Annoncering af e-rekruttering. Må kun åbnes af It- og Personalekontoret. 1.6 Fortrolighed Tilbudsgivers tilbud vil blive behandlet med diskretion af Aalborg Kommune. Aalborg Kommune er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der dog kan berettige parterne og andre til at få aktindsigt i tilbudsgivers tilbud. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler Aalborg Kommune. Forinden Aalborg Kommune imødekommer en sådan anmodning, vil tilbudsgiver, hvis tilbud der anmodes om aktindsigt i, få lejlighed til at udtale sig om, hvorvidt der i tilbuddet er oplysninger af fortrolig karakter, som Aalborg Kommune derfor bør friholde for aktindsigt. Tilbudsgivers udtalelse vil indgå i den vurdering, som Aalborg Kommune træffer beslutning på baggrund af. Der vil ikke være adgang for tilbudsgiverne til at overvære åbningen af tilbuddene. 1.7 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. 1.8 Vederlag Tilbudsgiver modtager ikke vederlag for udarbejdelse af tilbud. 1.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes elektronisk til Inger Kærgaard Christensen, It- og Personalekontoret, Aalborg Kommune, på [email protected] og Ane Elsnab, It- og Personalekontoret, Aalborg Kommune, på [email protected]. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive udgivet på Der opfordres til, at spørgsmål senest fremsendes den 18. september /7

6 2 Disponering af tilbud For at opnå et ensartet grundlag for tilbudsvurderingen skal tilbudsgiver følge nedenstående disposition ved udarbejdelse af sit tilbud. Disposition Indhold, kommentarer 1. Tilbudsgiver Følgebrev med kontaktoplysninger (Firmanavn, CVR-nr., kontaktperson samt dennes , telefonnummer og postadresse.) 2. Besvarelse af bilag 1. Tilbudsgivers besvarelse indsat i Aalborg Kommunes dokument. Kravspecifikation 3. Besvarelse af bilag 2. Tilbudsgivers priser indsat i Aalborg Kommunes dokument. Prisskema 4. Beskrivelse af den tilbudte løsning Tilbudsgiver har mulighed for at supplere besvarelsen af kravspecifikationen med en uddybende løsningsbeskrivelse. 5. Virksomhedsoplysninger og referencer Tilbudsgivers virksomhedsoplysninger og referencer indsat i Aalborg Kommunes skabeloner fra bilag 3. 3 Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakt sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af 4 vægtede underkriterier. 3.1 Den tilbudte løsnings kvalitet (50%) I vurderingen af kvalitetskriteriet indgår tilbudsgivers besvarelser og beskrivelser i kontraktbilag 1 (dog undtaget krav 11 og krav 12) og tilbudsgivers evt. supplerende løsningsbeskrivelse, idet Aalborg Kommune foretager en samlet bedømmelse af den tilbudte løsningsbeskrivelse. 3.2 Økonomi (35%) Ved evaluering af den tilbudte økonomi opgøres den samlede pris over kontraktens løbetid, inklusive forlængelsesperioden ud fra de afgivne prisoplysninger i bilag 2. Prisskema. 3.3 Servicemål og serviceniveau (10%) Besvarelserne af krav nr. 11 og krav nr. 12 i bilag 1. Kravspecifikation indgår i vurderingen under dette kriterium. 3.4 Referencer (5%) Med udgangspunkt i bilag 3, skabelon 6 foretages en vurdering af referencerne, idet der lægges vægt på de referencer, der illustrerer erfaring med opgaver tilsvarende den udbudte løsning. 4 Procedure for valg af tilbud Aalborg Kommune gennemgår de indkomne tilbud med udgangspunkt i tildelingskriteriet med de vægtede underkriterier. Aalborg Kommune vil, efter gennemgangen, eventuelt udvælge et antal tilbud, hvor tilbudsgiver indbydes til demonstration af den tilbudte løsning. Med udgangspunkt i demonstration af udvalgte krav i kravspecifikationen, vil der blive udsendt ensartet dagsorden til de tilbudsgivere, hvor Aalborg Kommune har ønske om demonstration af den tilbudte løsning. Såfremt der afholdes demonstration af et antal udvalgte tilbud, vil endeligt valg af tilbud ske blandt disse. 6/7

7 5 Udbyders forbehold Aalborg Kommune tager forbehold for bevilgende myndigheds godkendelse. 6 Forventet tidsplan frem til idriftsættelse Aktivitet Tidspunkt (2013) Annoncering på Uge 34 Tilbudsfrist (uge 38) Evt. tilbudspræsentationer. Uge Kontraktindgåelse Uge 45 Implementering Uge /7