Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen. Projektleder Karen Zacchi/STAR

Transkript

1 Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen Projektleder Karen Zacchi/STAR

2 Præsentation Projektleder ekstern konsulent: Karen L. Zacchi Kontoret for Digitalisering og Support (DOS)

3 Kontanthjælpsreformen overordnet tidsplan

4 Joblog Forretningsmæssige mål Jobloggen hjælper den arbejdsløse med at have fuldt overblik over sin jobsøgning, både den planlagte og de afsluttede samlet et sted. Det giver indblik og overblik. Jobloggen understøtter også dialogen mellem jobkonsulent og borger, fx ved at den arbejdsløse og jobkonsulenten sammen planlægger de kommende jobsøgningsaktiviteter og nedfælder dem i loggen. Jobloggen understøtter også jobkonsulentens rådighedsvurdering af om den arbejdsløse er aktivt jobsøgende. Tidshorisont for ibrugtagning Fra den 1. maj 2014 oprettes jobcenterbrugere til den midlertidige visning af jobloggen på bi.star.dk Fra den 15. maj 2014 har alle oprettede jobcentermedarbejdere adgang til jobcenterets borgeres logs via bi.star.dk Fra december 2014 vil alle jobkonsulenter kunne se borgerens log, sådan som borgeren ser den på Jobkon. Fra Ultimo 2014 forventes det at borgerens joblog kan ses via jobcentersagsbehandlersystemet. Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Jobcenteret skal udpege en superbruger og denne skal sørge for at oprette alle nødvendige brugere i jobcenteret inden den 15. maj. Jobcenteret skal sikre at alle der arbejder med de nedenfor nævnte grupper er bekendt med Jobloggen og dens muligheder Jobcenteret skal implementere de nødvendige ændringer i arbejdsprocesser således nye processer understøtter brugen af jobloggen Størrelse/omfang for Jobcentret XXL t-shirt. Lovgivningsmæssig udbredelse Fra den 15. maj skal jobcentrene anvende jobloggen i deres løbende rådighedsvurdering og opfølgning overfor Jobparate kontanthjælpsmodtagere (Lab 2.2) og Åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere (Lab 2.12 undergruppe) For øvrige ledige er Jobloggen tilgængelig, men frivillig at bruge. Brug for hjælp? Kontakt Hjælp til implementering og ibrugtagningen kontakt Beskæftigelsesregionen Brugerhjælp til det nye system, dvs.: hvordan virker det, hvordan gør jeg. kontakt Landssupporten

5 Min Side for alle målgrupper på JN - Åbenlyst uddannelsesparate, uddannelses- og aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere samt aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere Forretningsmæssige mål Målet med projektet er, via Min Side på Jobnet, at give borgeren mulighed for selvbetjening (fx mulighed for syge- og raskmelding) samt en bedre indsigt i egen situation og de planer, der er lagt for og med borgeren. Borgeren skal derfor have adgang til, at se referatet fra afholdte samtaler (aftalen), se fremtidige aftaler i jobcenteret, og have adgang til at se aktiveringstilbud, planer m.v Tidshorisont for ibrugtagning Min Side for åbenlyst uddannelsesparate modtagere af uddannelseshjælp: Er i drift. Min Side for uddannelsesparate og aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere: Forventes i drift 13. oktober Min Side for aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere forventes udrullet i december Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Jobcentrene skal holde sig orienteret om, hvad borgerne kan se på jobnet.dk samt hvilke selvbetjeningsmuligheder der er tilgængelige for borgeren. Størrelse/omfang for Jobcentret Small (hvis nogen). Lovgivningsmæssig udbredelse Der er tale om it-understøttelse af lovkrav. Ikrafttrædelse bestemmes ved bekendtgørelse. Brug for hjælp? Kontakt Brugerhjælp ift. spørgsmål om jobnet.dk kontakt Landssupporten.

6 CV til alle målgrupper Forretningsmæssige mål Målet med projektet er at alle målgrupper skal have mulighed/krav om at udarbejde et CV på Jobnet. Arbejdet med CV et skal hjælpe borgeren med at blive afklaret om egen situation og jobønsker ved at overveje tidligere joberfaringer, jobmuligheder mv. For de målgrupper, der i dag ikke har et CV gælder det, at det for aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere blive et krav, at borgeren udarbejder et CV, mens det for øvrige målgrupper gælder, at de får mulighed for at udarbejde et CV. Endvidere skal CV et redesignes og optimeres på baggrund af brugerinput fra blandt andet sagsbehandlere/jobkonsuleter fra jobcentrene, så CV et opleves som tidssvarende og relevant for brugerne. Tidshorisont for ibrugtagning CV for alle målgruppe forventes udrullet i 2 faser, december 2014 og første halvår Krav til Jobcentrenes ibrugtagning For aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere skal jobcenteret sikre en opfølgning i forhold til om borgeren har udarbejdet et CV på Jobnet og yde medbetjening af de borgere, der ikke selv kan udfylde et CV. Samtidigt skal borgerens CV med oplysninger om tidligere joberfaringer og jobmuligheder indgå i samtalen mellem borger og jobkonsulenten i jobcenteret og medvirker til, at samtalen i jobcenteret blive fokuseret og relevant for den enkelte borger. Størrelse/omfang for Jobcentret Small (hvis nogen). Lovgivningsmæssig udbredelse Der er tale om it-understøttelse af lovkrav. Ikrafttrædelse bestemmes ved bekendtgørelse. Brug for hjælp? Kontakt Brugerhjælp ift. spørgsmål om jobnet.dk kontakt Landssupporten.

7 Uddannelsespålæg og en plan Forretningsmæssige mål Formålet med løsningerne er at it-understøtte de unges dialog om uddannelsespålægget med jobcentret i en uddannelsesplan på jobnet.dk, herunder at muliggøre en digital dialog mellem sagsbehandler og borger Jobcentrenes dialog med uddannelsesinstitutionerne om den unge når den unge med et uddannelsespålæg optages på en uddannelse og siden hvis den unge er frafaldstruet Tidshorisont for ibrugtagning På disse tidspunkter vil sagsbehandlerne opleve, at der kommer ny funktionalitet: 13. Oktober 2014: kan de unge begynde at arbejde med deres uddannelsesplaner på Jobnet.dk og være i digital dialog med sagsbehandlerne i jobcentrene via jobcentersystemerne December 2014 april 2015: udveksling af oplysninger mellem jobcentre og uddannelsesinstitutioner vil være digital Krav til Jobcentrenes ibrugtagning At jobcentret har indkøbt og udrullet deres sagsbehandlingssystem (Opera,workbase eller fasit) indeholdende den funktionalitet, som rummer uddannelsesplaner At jobcentret holder sig informeret om eventuelle implementeringsaktiviteter ift. medbetjening af borgeren i jobnet.dk via Beskæftigelsesregionen (implementeringsaktiviteter og omfang er under planlægning) Størrelse/omfang for Jobcentret Small (afhænger af hvor brugervenlig og intuitiv løsningen i jobcentersystemerne er) men nye arbejdsgange pga digital dialog! Lovgivningsmæssig udbredelse Lovgivning om uddannelsespålæg er trådt i kraft 1. januar Værktøjerne vil understøtte arbejdsprocesserne. Brug for hjælp? Efter idriftsættelsen - kontakt Brugerhjælp ift. spørgsmål om uddannelsesplan i jobnet.dk kontakt Landssupporten Brugerhjælp ift. spørgsmål om uddannelsplan i KSS kontakt egen leverandør (KMD, Medialogic eller Schulz)

8 Læse/Skrive/Regne testresultater Forretningsmæssige mål Alle unge, der ikke har gennemført en ungdomsuddannelse skal læse-, skrive- og regnetestes. Kommunen har pligt til at igangsætte læse-, skrive- og regnekurser og ordblindekurser mv. som ret og pligt-tilbud, hvis testene viser et behov for det. Undervisningen skal som udgangspunkt fortsætte indtil den unge har opnået læse-, skrive- og regnefærdigheder, der svarer til folkeskolens afgangsprøve. Det skal sikre, at alle unge får de nødvendige forudsætninger for at kunne gennemføre en uddannelse. Læse-, skrive og regnetest og eventuel efterfølgende undervisning skal fremgå af uddannelsespålægget. Tidshorisont for ibrugtagning Det forventes at jobcentrene skal påbegynde indrapportering ultimo 2014/primo Den præcise tidshorisont afventer afklaring med interessenterne. Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Kan ikke udfyldes før analysen er færdig Størrelse/omfang for Jobcentret Kan ikke udfyldes før analysen er færdig Lovgivningsmæssig udbredelse Indgår i Reglerne om Uddannelsespålæg Brug for hjælp? Kontakt Hjælp til implementering og ibrugtagningen kontakt Beskæftigelsesregionen Brugerhjælp til det nye system, dvs.: hvordan virker det, hvordan gør jeg. kontakt Landssupporten

9 Jobnet for Jobkonsulenter Forretningsmæssige mål Jobkonsulenterne skal kunne se det borgeren ser på Jobnet.dk og anvende denne viden i forbidnelse med rådgivningen. Jobkonsulenterne skal kunne udsøge CV er på tværs af kommuner, trække lister over borgere, se borgeres joblog, oprette jobordrer oa. Tidshorisont for ibrugtagning Jobnet for jobkonsulenter vil udrulles i trin, hvor der først udrulles i enkelte kommuner i oktober 2014 for så at udrulles på landsplan ultimo Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Jobcentrene skal anvende samme login som de i dag bruger til Arbejdsmarkedsportalen, hvilket vil sige at jobkonsulenter ikke oprettet der skal oprettes via deres superbruger og indmeldelse til Landssupporten. Jobcentrene skal omlægge arbejdsprocesser fra at anvende CV Admin/Arbejdsmarkedsportalen eller Login som virksomhed til at udsøge CV er til at anvende Jobkon. Jobcentrene skal deltage i undervisning i brug af de nye funktionaliteter Størrelse/omfang for Jobcentret S i T-shirt størrelse Lovgivningsmæssig udbredelse Indgår i lovgivningen omkring formidling Brug for hjælp? Kontakt Hjælp til implementering og ibrugtagningen kontakt Beskæftigelsesregionen Brugerhjælp til det nye system, dvs.: hvordan virker det, hvordan gør jeg. kontakt Landssupporten

10 Fast track løntilskud og virks.praktik Forretningsmæssige mål Mindske de administrative byrder i virksomhederne ved at gøre det enkelt og effektivt at ansøge. Frigøre ressourcer fra administrative opgaver i jobcentrene ved at sikre en effektiv sagsbehandling (modtagne ansøgninger skal fx være fuldt udfyldt med korrekte data og der skal bruges mindst mulig tid på manuelle kontroller af oplysninger). Sikre (en dokumenteret) overholdelse af lovgivning og god forvaltningsmæssig praksis. Tidshorisont for ibrugtagning Formentlig medio 2015 i form af pilotidriftsættelse i enkelte kommuner, inden udrulning til hele landet. Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Endnu ikke fastlagt. Det forventes dog, at Jobcenteret vil skulle udpege en projektleder som kan stå i spidsen for den organisatoriske implementering i jobcenteret. Jobcenteret skal udpege 1-2 superbrugere, som kan deltage i undervisning Størrelse/omfang for Jobcentret Large Lovgivningsmæssig udbredelse Alle jobcentre skal anvende løsningen. Brug for hjælp? Kontakt Hjælp til implementering og ibrugtagningen kontakt beskæftigelsesregionen Brugerhjælp til det nye system, dvs.: hvordan virker det, hvordan gør jeg. kontakt Landssupporten

11 Udslusningskoordinatorer Forretningsmæssige mål For at understøtte at personer, der er på vej til løsladelse får forberedt en evt. kontanthjælpssag og eventelt tilknyttet en udslusningskoordinator (mentor), der skal lette overgangen til job eller uddannelse, skal der etableres digital underretning fra Kriminalforsorgen om tidspunkt for forventet og faktisk løsladelse. For at understøtte, at der ikke udbetales ydelser med urette skal der endvidere etableres digital underretning fra Kriminalforsorgen om indsættelse og unddragelse fra indsættelse. Tidshorisont for ibrugtagning I bedste fald medio Afhænger også af Kriminalforsorgen. Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Oplysningerne vil blive udstillet fra DFDG til de kommunale jobcentersystemer. Størrelse/omfang for Jobcentret Medium Lovgivningsmæssig udbredelse De nødvendige lovændringer er foretaget med kontanthjælpsreformen. Pligt til indberetning om indsættelse og løsladelse vil blive indarbejdet i databekendtgørelsen. Det samme vil den digitale videregivelse af oplysningerne fra DFDG til kommunerne.

12 Selvbooking Forretningsmæssige mål For at understøtte af ledige fremover får større ansvar for eget ledighedsforløb, skal alle ledige have adgang til selv at booke møder med Jobcenteret. Jobcenteret kan via systemet Planner udstille mødetider for den ledige på Jobnet. Tidshorisont for ibrugtagning Implementeringen kører med 10 jobcentre pr. måned fra august 2014 til juni Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Jobcenteret skal tilmelde sig undervisningshold og angive ønsket starttidspunkt, for åbning af Planner. Jobcenteret skal udpege en projektleder som kan stå i spidsen for den organisatoriske implementering i jobcenteret. Jobcenteret skal udpege 2 superbrugere, som kan deltage i undervisning. Undervisningen vil blive forankret i beskæftigelsesregionen. Jobcenteret skal tilkøbe et brevmodul hos en ekstern leverandør Størrelse/omfang for Jobcentret XXX-large Lovgivningsmæssig udbredelse Alle jobcentre skal have taget Planner i brug inden juni Brug for hjælp? Kontakt Hjælp til implementering og ibrugtagningen kontakt Beskæftigelsesregionen Brugerhjælp til det nye system, dvs.: hvordan virker det, hvordan gør jeg. kontakt Plannersupporten

13 Forankring og implementering af Selvbooking - Planner Projektleder Karen Zacchi/STAR

14 Selvbooking - Planner Vision for selvbooking Hvad er selvbooking? Hvordan virker det? Erfaringer fra pilotprojektet Forberedelser til opstart Spørgsmål?

15 Sagt af borgerne om selvbooking Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you.

16 Vision for Selvbooking At give borgere mulighed for at betjene sig selv på nettet i forhold til Jobcenteret og dermed i højere grad selv kunne tage ansvaret for kontakten med jobcenteret At lette den administrative proces i indkaldelsen af borgere, og dermed mindske den tid der anvendes på administration At gennemføre kontanthjælpsreformens krav om, at alle målgrupper i jobcentrene skal have mulighed for at booke og ombooke samtaler. At understøtte den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi ved øget selvbetjening.

17 Hvad er Planner? Jobcenter Planner gør det muligt for jobcentrene at udstille mødetider for borgerne på Jobnet, så borgeren selv kan booke møder med sit lokale jobcenter på et tidspunkt der passer borgeren Gør det muligt for borgeren via Jobnet at ombooke en tid, som borgeren er indkaldt til af jobcenteret indenfor rammer som jobcenteret udstikker Jobcenter Planner kan også bruges til at indkalde til individuelle eller fællesmøder på traditionel vis.

18 Jobcenter Planner og andre systemer Jobcenter Planner integrerer op mod Opera, Workbase og fra efteråret 2014 også FACIT møder der er indkaldt/booket via Planner, kan også ses i Opera og Workbase og vice versa. Møder indkaldt/booket i Planner lægger sig i vejlederens kalender som en mødeindkaldelse.

19 Planner og breve Når borgeren booker eller ombooker sit møde selv, er hele processen digitaliseret borgeren modtager intet brev. Ved indkaldelse, ombookning af jobcenteret og aflysning sender Planner de data, der skal til for at danne et brev, til jobcenterets brevleverandør. Her dannes brevet og sendes til print/e-boks eller digital postkasse.

20 Planners kalenderoptimeringsfunktion ved traditionel indkaldelse Planner indeholder en kalenderoptimeringsfunktion, som sikrer at Planner altid vælger det første ledige tidspunkt indenfor det tidsrum, som vejlederen har stillet til rådighed for Planner

21 Selvbooking på Jobnet - 1

22 Selvbooking på Jobnet 2

29 Selvbooking i Planner 1

30 Selvbooking i Planner - 2

34 Rammer for pilotprojekt Pilotprojektet har kørt i København, Gentofte og Næstved Selvbooking har kørt fra 5. marts i år.

35 Erfaringer fra pilotprojekt Mere effektiv produktion, hvis Planners kalenderoptimeringsfunktion bruges rigtigt Mere effektiv indkaldelse sfa. Mulighed for masseindkaldelse Færre opkald til omstilling/hovednummer, når borgere selv kan aflyse/ombooke Markant højere fremmødeprocent Borgerne er generelt glade for muligheden for at kunne booke og ombooke.

36 Selvbooking erfaringer - 1 Højere fremmødefrekvens i København, når borgeren selv booker De unge booker mindre end de ældre i Næstved og Gentofte De unge i København booker de har fået brev med en deadline

37 Selvbooking erfaringer - 2 Jobcenteret/vejlederen bør gøre borgeren opmærksom på muligheden for selvbooking Der vil stadig være en gruppe som ikke selv booker disse skal indkaldes på traditionel vis Jobcenteret kan vælge at sende et brev til borgeren med en frist for selvbooking.

38 Selvbooking erfaringer 3 Vejlederne kan opleve det som en udfordring, at de ikke har fuld kontrol over egen kalender Vejlederne kan opleve det som intimiderende, at borgeren kan vælge og vrage mellem vejlederne Hvilke møder vil jobcenteret gerne tilbyde?

39 Godt i gang hvordan? Italesætte de forandringer der ligger i at borgerne selv booker Udpege en projektleder og superbrugere Vælge hvilke(t) team(s) der startes op med Deltage i undervisning Deltage i netværksmøder Indkøb af brevmodul

40 Undervisning Undervisningen i Planner består af et 2-dages kursus til superbrugere som udgangspunkt får hvert jobcenter to pladser Der kører 10 undervisningshold, fra august 2014 til juni 2015 et hold om måneden. I Beskæftigelsesregion Syd vil der køre et kursus i 2. halvår 2014 og et i 1. halvår Der er mulighed for at deltage på hold i en anden Beskæftigelsesregion, hvis der er plads.

41 Hvor får jeg mere at vide? Hjemmeside for planner-brugere: Her findes: Spørgsmål og svar om Planner Vejledninger til Planner Undervisningsvideoer på de mest almindelige funktioner.

42 Spørgsmål?

43 Tak for i dag!