Notat om udbud af madordningen til hjemmeboende borgere i Roskilde Kommune

Transkript

1 Social- og Sundhedssekretariat Køgevej 80 Postboks Roskilde Tlf.: Notat om udbud af madordningen til hjemmeboende borgere i Roskilde Kommune 16. november Baggrund Roskilde Kommune skal senest 31. maj 2010 have taget stilling til, hvem der producerer og leverer mad til hjemmeboende borgere. Roskilde Kommune har senest gennemført udbud om madordningen i Siden 2007 har firmaet Din Private Kok leveret mad til hjemmeboende borgere i distrikt Roskilde, mens der i distrikt Viby og distrikt Jyllinge har været kommunal produktion til hjemmeboende. Der har således ikke været foretaget en harmonisering af madudbud til borgerne i Roskilde Kommune. Sagsnr Brevid Ref. JLHA Dir. tlf [email protected] 2. Lovgivningsmæssig ramme for udbud af madområdet Reglerne om frit valg på ældreområdet (personlig og praktisk hjælp samt madservice) trådte i kraft d. 1. januar Lovens formål er at give hjemmeboende borgere mulighed for selv at vælge, hvem der skal levere den hjælp, som den kommunale myndighed har truffet afgørelse om. Reglerne indebærer, at den kommunale madproduktion til hjemmeboende (både mad med udbringning og uden udbringning) er konkurrenceudsat og at private leverandører kan byde på opgaven. Mad til plejecentre og lign. er ikke omfattet af reglerne. For at sikre give borgerne valgmuligheder mellem så mange kvalificerede leverandører som muligt, skal der ved fastsættelsen af kvalitetskravene skabes de bedst mulige betingelser for, at en bred vifte af leverandører kan opnå kommunalbestyrelsens godkendelse. Det betyder blandt andet, at kvalitetskravene ikke må udformes på en måde, der medfører en generel udelukkelse af visse leverandører. På madområdet fremgår det af bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp, mv. 9, stk. 3, at kommunalbestyrelsen kan ikke stille kvalitetskrav til leverandører, der bevirker at alle leverandører skal benytte en bestemt produktionsform. Der kan således ikke stilles krav om, at alle leverandører skal levere fx kølemad eller varm mad. Åbningstider Mandag-torsdag Fredag Telefontider Mandag-onsdag Torsdag Fredag 08-14

2 3. Fokuspunkter i kommende udbud I forhold til udvikling af fokuspunkter, har forvaltningen været i dialog med kommunens eget personale på kostområdet samt professionshøjskolen Metropol, som Suhrs Husholdsskole er en del af. Lærere og elever har her bidraget med seneste viden i forhold til ernæring, kostpolitikker, med videre. Dette medfører, at forvaltningen indstiller, at der i nyt udbud arbejdes videre med følgende fokuspunkter: Side2/5 Tilkøb Emne Tidligere udbud Kommende udbud Individuelt beregnet madportioner Menuplan Der har ikke været klare aftaler om tilkøb af yderligere portioner. Din Private Kok har i et vist omfang og uden for serviceniveauet kunne tilbyde borgere ekstra portioner. Der tilbydes i dag diverse standardiserede diætkosttibud Menuplanen er primært baseret på kødprodukter. Det skal være muligt for borgerne at foretage tilkøb af større portioner, udover normalportionen. Normalportion i dag lever dog fortsat op til samtlige krav om omfang, størrelse og ernæring. Dog har forvaltningen erfaret, at der er borgere, som ønsker større portioner. Der vil blive stillet flere krav til leverandørerne om levering af madportioner, der er baseret på Roskilde Kommunes konkrete og individuelle vurdering af borgerens behov for mad. Dette skal specielt ses i forhold til at give småtspisende den rette ernæring og portion. Der vil blive indskrevet flere af årstidens traditionelle grøntsager. Menuplan er et vigtigt styringsinstrument i forhold til at sikre, at leverandørerne efterlever de forventninger og krav, som opstilles i udbuddet. Det skal ligeledes for borgeren være helt klart, hvad næringsindholdet er i såvel den daglige mad som i menuplanerne. Økologi samt frugt og grønt Der er ikke opstillet krav til økologi. Frugt og grønt skal opfylde EU-normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet. Det skal skrives klart i udbudsmaterialet, at Roskilde Kommune ser positivt på anvendelsen af en så høj grad af økologiske varer som muligt. Tilbudsgiveren skal dokumentere sin anvendelse og mængde af økologiske varer. Endvidere skal der i udbudsmaterialet udarbejdes klar kravspecifikation på grønt og frugt. Dette sker for at sikre krav om en større grad af variation i tilbud af grønt og frugt.

3 Klare retningslinjer for opfølgning og kontrol Producent og leverandør er forpligtet til at lade leverancen vurdere af en uvildig kontrolfunktion udpeget af Roskilde Kommune. Side3/5 Der vil i udbudsmaterialet blive beskrevet mere klare retningslinjer for opfølgning og kontrol af leverandørerne, herunder forretningsgange for klager, ledelsesinformation og møder. Ændring i tildelingskriterier Ved seneste udbudsforretning var der følgende vægtning: Priser 40 %, kvalitetssikring 30 %, leverance- og driftssikkerhed 15 % samt fleksibilitet 15 %. I forhold til det samlede udbud indstiller forvaltningen, at der ændres i tildelingskriterierne ved vurdering af de indkomne tilbud. Med henblik på fortsat at opnå det økonomisk mest fordelagtige tilbud, indstilles det, at pris for produktion og leverance kommer mere i fokus i nyt udbud således vægtningen for denne kategori nu udgør 50 %. Kvalitetssikring og leverancesikkerhed 20 %. Mulighed for tilkøbsydelser til borgeren 15 % samt andel og anvendelse af økologiske råvarer i produktionen 15 %. Endvidere skal det nævnes, at det klart vil fremgå af nyt udbudsmateriale, at der i forhold til transport af mad ikke må ske ombytning af maden undervejs. 4. Harmonisering Der har tre år efter kommunalreformens ikrafttrædelse ikke været foretaget en harmonisering af madtilbud til hjemmeboende borgere. Således er både menuplaner og mulighed for fleksibilitet fortsat afhængig af den enkelte borgers bopælsadresse i kommunen. Samtidig er den samlede enhedspris for madproduktion til hjemmeboende borgere samt leverance ligeledes højere i distrikt Viby og distrikt Jyllinge ved en sammenligning med distrikt Roskilde. Borgerens egenbetaling på 49 kr. for et hovedmåltid med biret, er den samme i alle tre distrikter. Se nedenstående tabel 1:

4 Tabel 1 1 : Distrikter i dag Distrikt Roskilde hjemmeboende (Din Private Kok) Distrikt Jyllinge hjemmeboende (Gundsø Omsorgscenter). Distrikt Viby hjemmeboende (Toftehøjen Omsorgscenter). Ca. antal portioner pr. dag (hovedret) 2 Samlede omkostninger (produktion af hoved- og biret samt transport) Side4/5 Kommunal omkostning pr. portion ,31 kr. 14,31 kr ,34 kr. 38,34 kr ,04 kr. 52,04 kr. Det endelige omkostningsniveau er naturligvis endnu ukendt. Alt andet lige vil en endelig fastlæggelse af pris naturligvis afhænge af det konkrete tilbud. Erfaringer fra andre kommuner, samt drøftelse med flere firmaer på madområdet, viser dog, at omkostningsniveauet i en harmonisering vil være tæt på den eksisterende pris i dag i distrikt Roskilde. Er prisen ved en harmonisering den samme i hele Roskilde Kommune, som det i dag er tilfældet i distrikt Roskilde, vil der være en besparelse på over 1 mio. kr. Hermed vil det samlede omkostningsniveau pr. portion ligeledes være tættest på det kommende prisloft på 45 kr. for daglig egenbetaling, som regeringen har indgået aftale om i finansloven for Borgerne i distrikt Jyllinge og distrikt Viby har i dag ikke mulighed for den samme form for fleksibilitet som tilbydes i distrikt Roskilde i forhold til tidspunkt maden ønskes leveret, produktudvalg og tilkøbsydelser. Det er derfor vurderingen, at der ved et samlet udbud kan tilbydes alle visiterede borgere mere valgfrihed og fleksibilitet. Dette er erfaringen fra andre kommuner, der har udarbejdet lignende samlet udbud for de hjemmeboende borgere. 5. Øget fleksibilitet og valgmuligheder for borgeren Borgere i distrikt Jyllinge og distrikt Viby har i dag kun mulighed for at modtage varmeholdig, hvor borgere i distrikt Roskilde, kan vælge mellem at modtage maden kold eller varm. Dette benytter flere borgere sig af, da de hermed ikke behøver at være hjemme eller spise på det pågældende tidspunkt. Som nævnt ovenfor kan Roskilde Kommune ikke stille krav om produktionsformen, men det er muligt i udbudsmaterialet at fremme muligheden for, at borgeren selv kan 1 Tal fra Roskilde Kommunes indberetning til fritvalgsdatabasen 2 Antal daglige portioner kan svinge en smule da ikke alle borgere modtager hovedret hver dag. 3 Borgeren betaler dagligt 39,50 kr. for en hovedret og 49 kr. for en hovedret med biret

5 vælge mellem, hvor ofte de ønsker at modtage maden. Et mere frit og fleksibelt valg for den enkelte borger vil betyde valgfrihed mellem daglig modtagelse af varmholdig mad eller to til tre leverancer pr. uge af mad, der skal opvarmes når borgeren selv har lyst til at indtage måltidet. Der er følgende fordele ved i udbudsmaterialet at fremme muligheden for et mere frit valg for borgeren: Side5/5 Borgeren kan frit vælge, hvilken produktionsform, der passer i forhold til borgerens øvrige dagsaktiviteter. Der skabes mere fleksibilitet for den enkelte borger til selv at vælge tidspunkt for indtagelse af måltidet. Borgeren behøver ikke være hjemme hver dag på et fast tidspunkt. Kølemad er ernæringsmæssigt det bedste måltid. Kølemad kræver et lavere ressourceforbrug til udbringning af maden end varmholdt produktion, da udbringningsfrekvensen er lavere end ved varmeholdig produktion. En yderligere konsekvens af ovenstående mulighed for mere fleksibilitet, vil være indkøb af mikrobølgeovne til de borgere, der måtte ønske færre leveringer pr. uge. Med udgangspunkt i andre lignende modeller for andre kommuner, kan disse udlånes til de visiterede borgere.