Den gode regnskabsinstruks

Transkript

1 Den gode regnskabsinstruks Værktøjskonference 2009 ved Thomas Astrup, Økonomistyrelsen

2 Den gode regnskabsinstruks opbygning og indhold En forståelsesramme for hvordan institutionens regnskabsmæssige opgaver og organisation kan beskrives Hvordan ønsker vi at beskrive vores opgaver og organisation

3 Til stede i dag: Oplægsholder: Thomas Astrup Task Forcen - Økonomistyrelsens kontor for økonomikoncepter

4 Til stede i dag: Deltagere fra statsinstitutioner Deltagere fra selvejende institutioner Andre interesserede

5 Målgrupper: Medarbejdere, der skal til at arbejde med regnskabsinstrukser for første gang Medarbejdere i institutioner, der skal til at revidere deres regnskabsinstruks

6 Hvor er deltagerne i processen? Forskellige steder i relation til erfaring med udarbejdelse af statslig regnskabsinstrukser Forskellige steder i relation til en eventuel overgang til ØSC Forskel mht. om man tidligere har betjent sig af et økonomiskadministrativt servicecenter

7 Overordnede emner: Generelt: 1. Hvad er en regnskabsinstruks hvordan kan en institutions regnskabsmæssige opgaver og organisation beskrives 2. Hvad er regelgrundlaget for udarbejdelse af regnskabsinstrukser Specifikt: 3. På hvilken måde kan regnskabsinstruksen ændres i forbindelse med overgang til ØSC skabelon for tillæg til regnskabsinstruksen - Løbende mere detaljeret gennemgang af udvalgte områder af regnskabsinstruksen med eksempler

8 Regelgrundlaget: Regnskabsloven Regnskabsbekendtgørelsen Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser

9 Regnskabsloven om regnskabsinstrukser

10 Regelgrundlaget: Regnskabsloven Regnskabsbekendtgørelsen Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser

11 Regnskabsbekendtgørelsen om instrukser Kravet om udarbejdelse af ministerieinstrukser, virksomhedsinstrukser og regnkabsinstrukser fremgår af regnskabsbekendtgørelsens kapitel 5: vedrører ministerieinstrukser vedrører virksomhedsinstrukser vedrører regnskabsinstrukser

12 Regnskabsbekendtgørelsen om regnskabsinstrukser Kravet om udarbejdelse af regnskabsinstrukser er hjemlet i i regnskabsbekendtgørelsen. 20. Hver regnskabsførende institution skal udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks. 21. Regnskabsinstruksen skal som minimum indeholde: 1. En beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, herunder hvilke bogføringskredse institutionen administrerer. 2. En beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver, herunder institutionens konkrete tilrettelæggelse og udmøntning af kompetencefordeling i relation til udgifts- og indtægtsforvaltningen, betalingsforvaltningen, den regnskabsmæssige registrering herunder registrering af dispositioner, regnskabsaflæggelsen, opbevaring af regnskabsmateriale og forvaltningen af aktiver og passiver m.v. 3. En beskrivelse af institutionens IT-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen, omfattende xxxx 22. Det skal af et bilag til regnskabsinstruksen fremgå hvilke medarbejdere, der har ansvaret for hvilke regnskabsmæssige opgaver i institutionen. 23. Den af institutionens ledelse godkendte regnskabsinstruks sendes til virksomheden og til Rigsrevisionen til orientering.

13 Regnskabsbekendtgørelsen 22, punkt 1 Indledningen: 1. En beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, herunder hvilke bogføringskredse institutionen administrerer.

14 Regnskabsbekendtgørelsen 22, punkt 2 Hovedkapitlet 2. En beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver: Institutionens konkrete tilrettelæggelse og udmøntning af kompetencefordeling: - Udgiftsforvaltning - Indtægtsforvaltningen - Betalingsforvaltningen - Den regnskabsmæssige registrering herunder registrering af dispositioner - Regnskabsaflæggelsen - Opbevaring af regnskabsmateriale - Forvaltningen af aktiver og passiver m.v.

15 Regnskabsbekendtgørelsen 22, punkt 3 En beskrivelse af institutionens IT-anvendelse

16 Regelgrundlaget: Regnskabsloven Regnskabsbekendtgørelsen Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser

17 Finansministeriets økonomisk administrative vejledning: Et elektronisk dokument på:

18 Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af januar Indledning 2. Gennemgang af regnskabsopgaver Regnskabsmæssig registrering Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Forvaltning af anlægsaktiver Forvaltning af omsætningsaktiver Forvaltning af passiver Betalingsforretninger Regnskabsgodkendelse Øvrige regnskabsopgaver 3. IT-anvendelse

19 Ad kapitel 1 Indledning 1.1. Institutionens opgaver og organisatoriske opdeling Der redegøres kort for de opgaver, som institutionen varetager. Endvidere redegøres for institutionens interne organisation med en præcisering af regnskabsopgavernes fordeling på kontorer, sektioner og lignende. Endelig redegøres for de bogføringskredse og delregnskaber, som henhører under institutionen

20 Ad kapitel 1 Indledning 1.2. Institutionens regnskabsmæssige opgaver Overordnede oplysninger om institutionens regnskabsmæssige opgaver Registrering for andre, momsregistrering, SE-nummer, udlånt personale, gebyrer, indtægstdækket virksomhed, tilskudsfinansieret virksomhed 1.3. Institutionens it-anvendelse Der oplyses om hvilke økonomisystemer man anvender, dels økonomistyrelsens og dels ens egne systemer og sammenhængen mellem systemerne

21 Kapitel 2 Institutionernes regnskabsopgaver Gennemgangen af institutionens regnskabsopgaver skal indeholde en beskrivelse af hvorledes institutionen har organiseret udførelsen af sine regnskabsmæssige opgaver, herunder forvaltningen af løn og tilskud. Beskrivelsen af de enkelte opgaver skal omfatte følgende forhold: En indledende - kortfattet - beskrivelse af arbejdsopgaven Ansvars- og kompetencefordelingen vedrørende opgavens løsning med oplysninger om, hvorledes opgaven er forankret i organisationen I et bilag til instruksen oplyses, hvilke navngivne personer der varetager de enkelte opgaver. Endvidere anføres medarbejdernes underskrifter og initialer.

22 Vejledningens opbygning For hvert punkt: Kort omtale af regelgrundlaget Link til yderligere oplysninger om regelgrundlag Angivelse af de oplysninger, som skal fremgå af instruksen Link til eksempel på oplysninger

23 2.1.1 Tilrettelæggelse af registrering Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen, jf. 24 i regnskabsbekendtgørelsen. Regelgrundlag For yderligere oplysninger om reglerne på området se: Organisering og funktionsadskillelse: Oplysninger der skal fremgå af instruksen Af instruksen skal fremgå procedurer og ansvar i registreringen af bilag, herunder den organisatoriske forankring af registreringsfunktionen (evt. uddelegering til administrativt fællesskab). Eksempler mv. Eksempel på beskrivelse af ansvarsfordeling ved tilrettelæggelse af registreringen Se eksempel her >>>

24 Ad Pkt. 2.1 (fortsat) Ad kontoplan og opbevaring af regnskabsmateriale Kontoplan Det skal fremgå, hvorledes den interne kontoplan er opbygget, samt hvorledes kontering og kontrol er organiseret Opbevaring af regnskabsmateriale Det skal fremgå, hvorledes opbevaringen af regnskabsmateriale er organiseret

25 2.2.1 Disponering af udgifter Disponeringen af udgifter skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet, jf. de generelle disponeringsregler i Budgetvejledningen. Regelgrundlag For oplysninger om reglerne på området se: Disponering af udgifter: Oplysninger der skal fremgå af instruksen Regnskabsinstruksen skal indeholde en redegørelse for institutionernes retningslinjer for disponering på forskellige områder. Af regnskabsinstruksen skal fremgå, hvem der har disponeringsret på de forskellige områder og dermed kan indgå aftaler, der medfører eller kan medføre udgifter for institutionen. Beløbs- og områdemæssige begrænsninger i retten til at disponere skal fremgå af instruksen Som typiske disponeringsområder, der bør beskrives i regnskabsinstruksen, er: ansættelse og afskedigelse af personale aftaler om ydelse ad vederlag en gang for alle og særlige ydelser iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser indgåelse af lejemål aftaler om reparation- og vedligeholdelsesarbejder bygge- og anlægsarbejder afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion, lån mv. udstedelse af garantier Hvis institutionen forvalter tilskud, skal forretningsgange og procedurer for tilskudsforvaltningen fremgå af regnskabsinstruksen. Eksempler mv. Eksempel på beskrivelse af udgiftsdisponering i instruksen Se eksempel her >>>

26 Ad Pkt Forvaltning af udgifter (fortsat) Indkøb Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter

27 Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af januar Indledning 2. Gennemgang af regnskabsopgaver Regnskabsmæssig registrering Forvaltning af udgifter Forvaltning af indtægter Forvaltning af anlægsaktiver Forvaltning af omsætningsaktiver Forvaltning af passiver Betalingsforretninger Regnskabsgodkendelse Øvrige regnskabsopgaver 3. IT-anvendelse

28 Spørgsmål og drøftelse med jer Kunde

29 Overordnede emner: Generelt: 1. Hvad er en regnskabsinstruks hvordan kan en institutions regnskabsmæssige opgaver og organisation beskrives 2. Hvad er regelgrundlaget for udarbejdelse af regnskabsinstrukser Specifikt: 3. På hvilken måde kan regnskabsinstruksen ændres i forbindelse med overgang til ØSC skabelon for tillæg til regnskabsinstruksen - Løbende mere detaljeret gennemgang af udvalgte områder af regnskabsinstruksen med eksempler

30 Overgang til ØSC Standard opgavesplit Handlingsplan Kundeaftale Fra Task Forcen: Tjeklister for regnskab og løn Skabelon for tillæg til regnskabsinstruks

31 Opgavesplit Opgavesplittet beskriver fordelingen af opgaver mellem Økonomistyrelsen og kunderne, når de skal betjenes af Økonomiservicecentret. Hvem skal gøre hvad?

32 Standard opgavesplit 1. Økonomi 1.2 Finansiel planlægning 1.3 Controlling 1.4 Regnskab Administrer kreditorer Administrer debitorer Udarbejd perioderegnskab Administrer kasse og likviditet Administrer anlæg Foretag regnskabsmæssig registrering af tilskud Opret og vedligehold registreringsramme i NS 2. Rejser Behandl rejseafregning 3. Løn

33 Eksempel på handlingsbeskrivelse ad opgavesplit Aktivitet Handlingsnummer Handling Kunde ØSC Anmodning om oorettelse/ændring af debitorstamdata På baggrund af ny ordre konstateres behov for oprettelse eller ændring af debitorstamdata Kunder indsamler de nødvendige oplysninger om debitor X 2 Opdatering af stamdata De godkendte informationer opdateres i portalen X 3 Kontrol af at kunden ikke allerede eksisterer ØSC kontrollerer at kunden ikke allerede eksisterer i Navision Stat X 4 Opdatering af stamdata ØSC opdaterer stamdata i Navision Stat med input fra Portalen X 5 Data vask Data fra CVR-registeret sammenholdes med kørsler periodisk med debitorstamdata i Navision Stat. Såfremt der er afvigelser, opdateres Navision Stat ud fra oplysninger i CVR-registeret. Opdatering foregår ved, at data fra CVR hentes ind i en kladde, og hver enkelt linie gennemgås og accepteres, hvis ændring er relevant X

34

35 Ad Handlingsplan Handlingsplan for håndtering af de processer, som afviger fra standard opgavesplittet tag særlig stilling til beskrivelsen heraf i tillægget til regnskabsinstruksen

36 Kundeaftale bilag til tillægget Institutionen vedlægger den indgåede kundeaftale som bilag til det underskrevne tillæg til regnskabsinstruksen

37 Kundeaftale ØSC kundeaftale med standardvilkår og servicemål er den serviceaftale (SLA), der skal indgås mellem hver institution (kunde) og Økonomiservicecenteret. Kundeaftalen med bilag udgør det samlede grundlag for reguleringen af samarbejdet mellem Økonomiservicecenteret og kunden.

38 Tjekliste til brug for fastlæggelse af regnskabsmæssige arbejdsgange samt opdatering af tillæg til regnskabsinstruks Tjeklisten viser institutionens arbejdsgange og opgaver Tjeklisten følger regnskabsinstruksens disposition Tjeklisten indeholder punkt for punkt henvisning til opgavesplittets disposition F.eks. : Regnskabsinstruks Opgavesplit Arbejdsgang/ -opgaver Godkendelse af bilag Fastlæggelse af arbejdsgang for Bogfør fakturaer fakturafordeler, herunder u. indkøbsordre godkendelsesprocedurer

39 BILAG 2 Tjekliste til brug for fastlæggelse af regnskabsmæssige arbejdsgange samt opdatering af tillæg til regnskabsinstruks Regnskabsinstruks Opgavesplit Hovedområde Område Aktivitetsnr. Aktivitet Arbejdsgang og opgaver for institution Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale Tilrettelæggelse af den regnskabsmæssige registrering Er Hvis nej, behandles Ansvarlig/e arbejdsgang emnet i for fastlagt? handlingsplanen? arbejdsgang Forvaltning af udgifter Beskrivelse af intern kontoplan og konteringsretningslinier Opbevaring af regnskabsmateriale Disponering af udgifter Indkøb Vedligehold finans- og dimensionskonti Registrerer leverandør Periodisk opfølgning Ved behov for vedligeholdelse eller oprettelse af nye finanseller dimensionskonti skal ØSC orienteres herom, således at dette registreres i Navision Stat. Udarbejdelse af disponeringsliste Fastlæggelse af arbejdsgang for fakturamanager Fastlæg arbejdsgang for, hvorledes data om nye levandører - udenlandske og andre uden CVR - frembringes og videregives til ØSC. Det samme er gældende, når leverandører ingen NEM konto har - her skal betalingsoplysninger leveres til ØSC Fastlæggelse af arbejdsgang for opfølgning på åbne indkøbsordre samt ikke godkendte fakturaer. Godkendelse af bilag Bogfør fakturaer - uden indkøbsordre Fastlæggelse af arbejdsgang for fakturafordeler, herunder godkendelsesprocedurer (attestation mv.) Endvidere skal det tilsikres, at kontering sker korrekt (kendskab til konteringsvejledning mv.) Bogfør fakturaer - med indkøbsordre Fastlæggelse af arbejdsgang for fakturafordeler, herunder godkendelsesprocedurer (attestation mv.) Endvidere skal det tilsikres, at kontering sker korrekt (kendskab til konteringsvejledning mv.) Bogfør fakturaer - fejl ved match Fastlæggelse af arbejdsgang for håndtering af fejl ved match af faktura og indkøbsordre Bogfør fakturaer - papirfaktura Fastlæggelse af arbejdsgang for håndtering af modtagelse af papirfaktura, herunder vurdering af accept af papirfaktura samt indscanning Håndter rykkere Fastlæggelse af arbejdsgang for modtagelse af rykkere.

40 ØSCs opgaver? ØSC beskriver selv sine regnskabsopgaver i en separat regnskabsinstruks De opgaver der varetages i ØSC skal ikke beskrives i institutionens regnskabsinstruks Udarbejdelsen af regnskabsinstruksen bør koordineres med ØSC således at det sikres at der er sammenhæng mellem opgaverne i ØSC og institutionen

41 Tillæg til regnskabsinstruks ved overgang til ØSC 1. Hvorfor skal der udarbejdes et tillæg 2. Hvordan skal tillægget opbygges 3. Hjælpemidler til udarbejdelse af tillægget - ØS s skabelon til udarbejdelse af tillægget - Checklister på driftsområdet - Checklister på lønområdet 4. Hvornår skal tillægget foreligge

42 2 Institutionens regnskabsopgaver Institutionens regnskabsmæssige opgaver er kort gennemgået nedenfor set i forhold de ændringer, der opstår som følge af overgangen til ØSC. 2.1 Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale ØSC varetager institutionens regnskabsmæssige registrering og opbevaring af regnskabsmateriale i henhold til den indgåede kundeaftale. Selve udvekslingen af information til brug for den regnskabsmæssige registrering udveksles mellem ØSC og (navn på regnskabsførende institution) via en særlig oversendelsesprocedure specificeret af ØSC. Her anføres eventuelle systemer der anvendes til udveksling af information mellem institutionen og ØSC ØSC opbevarer samtlige bilag, som de anvender i forbindelse med institutionens regnskabsmæssige registrering. Der er ingen ændringer i institutionens kontoplan som følge af overgangen til ØSC.

43 2.2 Forvaltning af udgifter Forvaltning af udgifter omfatter disponering af udgifter, indkøb, godkendelse af udgiftsbilag samt periodisering af udgifter. Retningslinjerne for disponering af institutionens udgifter påvirkes ikke af overgangen til ØSC. ØSC er orienteret om disse retningslinjer, jf. oversigten over brugerbemyndigelser i bilag 1. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til udgiftsforvaltningen er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Registrering af leverandører Kontrol og bogføring af fakturaer Betaling af fakturaer Periodisk opfølgning Håndtering af rykkere Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gapfit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC. For så vidt angår institutionens retningslinjer for periodisering af udgifter påvirkes disse ikke af overgangen til ØSC. Selve arbejdsdelingen mellem institutionen og ØSC omkring udfyldelse og registrering af periodiseringsbilag fremgår af Økonomistyrelsens opgavesplit.

44 Task Forcens dokumenter: Tjeklister for regnskab og løn Skabelon for tillæg til regnskabsinstruks findes på:

45 Hvor omfattende skal regnskabsinstruksen være? Undgå at den bliver for omfattende. Den skal fungere som et oversigtsdokument, hvorfra man kan finde de mere konkrete beskrivelser af arbejdsgange mv Læsbarheden af regnskabsinstruksen øges ved så vidt muligt at anvende bilag hvor de mere konkrete beskrivelser af arbejdsgange mv. samles Gør regnskabsinstruksen tilgængelig på institutionens intranet således at der bliver mulighed for at etablere links til relevante bilag og øvrige relevante henvisninger

46 Spørgsmål og drøftelse med jer Kunde

47 Nu er der Tivolitime til kl Prøv en forlystelse - helt gratis Der er kaffe og kage to-go buffeter i arkaden bag Tivolis Koncertsal og under Himmelskibet God fornøjelse!

48

49

50 Vedrørende Task Forcens opgaver spor 4

51 Spor 4 Tilbageværende opgaver (1/2) Formålet med spor 4 er at bistå institutionerne i tilrettelæggelsen af tilbageværende opgaver, således at institutionerne fortsat kan varetage økonomistyring, lønstyring, intern kontrol mv. herunder have ansvar for, at der kan aflægges et retvisende og korrekt regnskab Aktiviteter de væsentligste Deltager i Gap-fit møder Indbydelse og afholdelse af opstartsmøde om Task Force opgaver Opstille prioriteret liste over indsatsområderne Udarbejdelse af leveranceaftale Konkret bistand Opfølgning på ØS s bistand Evaluering af ØS s bistand

52 Spor 4 Tilbageværende opgaver (2/2) Formålet med spor 4 er at bistå institutionerne i tilrettelæggelsen af tilbageværende opgaver, således at institutionerne fortsat kan varetage økonomistyring, lønstyring, intern kontrol mv. herunder have ansvar for, at der kan aflægges et retvisende og korrekt regnskab Task Forcens faglige grundmateriale består af: Arbejdsgange / Regnskabsinstruks / Handlingsplan Regnskabsgodkendelse Rapportering Økonomi og Løn Kompetencebehov Løn og HR Øvrige forhold (systemmæssige, GØS og afbureaukratisering)

53

54

55 Andre punkter fra skabelon til tillæg til regnkabsinstruks (pkt. 2.3 og frem)

56 2.3 Forvaltning af indtægter Forvaltning af indtægter omfatter disponering, udskrivning af regninger, godkendelse af indtægtsbilag, debitorforvaltning samt periodisering af indtægter. Retningslinjerne for disponering af institutionens indtægter påvirkes ikke af overgangen til ØSC. ØSC er orienteret om disse retningslinjer, jf. oversigten over brugerbemyndigelser i bilag 1. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til indtægtsforvaltningen er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Ordremodtagelse Debitoropkrævning Registrering og indbetaling Udstedelse af kreditnotaer Rykkerhåndtering Debitorhensættelser Tab på debitorer Registrering og vedligeholdelse af debitorstamdata Registrering af øvrige indbetalinger Forudbetalinger Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gap-fit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC.

57 2.4 Forvaltning af anlægsaktiver Forvaltning af anlægsaktiver omfatter henholdsvis værdifastsættelse og værdiregulering samt aktivering af nyanskaffelser og udviklingsprojekter. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til forvaltningen af anlægsaktiver er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Oprettelse af anlægsaktiver (anlægskort) Vedligeholdelse af anlægskort Omdisponeringer Afskrivninger Nedskrivninger Salg Skrotning Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gap-fit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC.

58 2.5 Forvaltning af omsætningsaktiver Forvaltning af omsætningsaktiver omfatter forvaltning af institutionens varebeholdninger, tilgodehavender og udlån. Her anføres om institutionen forvalter omsætningsaktiver og fører fortegnelser over varebeholdninger, værdipapirer og udlån. Såfremt føringen af disse fortegnelser påvirkes af overgangen til ØSC angives dette her. Alternativt angives: Institutionens føring af fortegnelser over varebeholdninger, værdipapirer og udlån påvirkes ikke af overgangen til ØSC.

59 2.6 Forvaltning af passiver Forvaltning af passiver omfatter forvaltning af institutionens hensatte forpligtelser, kort og langfristet gæld samt institutionens egenkapital. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til opgaverne på betalingsområdet er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Regulering af egenkapital og videreførsler Regulering af hensættelser og forpligtelser Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gapfit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC.

60 2.7 Betalingsforretninger Institutionens betalingsforretninger afvikles via SKB og varetages af ØSC på baggrund af fremsendte udgifts- og indtægtsbilag, jf. afsnit 2.2 og 2.3. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til opgaverne på betalingsområdet er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Ekspedition og udarbejdelse af kasserapporter Afvikling af betalinger Bogføring af likviditetstildeling Bogføring af rentetilskrivning Opfølgning på låneramme Betalingskort Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gapfit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC. Virksomheden har afgivet 3. parts fuldmagt til ØSC, således at ØSC kan handle på virksomhedens vegne på SKB-konti i Danske Bank, NemKonto og tegne virksomheden i forbindelse med refusioner via Virk.dk.

61 2.8 Regnskabsaflæggelse Institutionens regnskabsaflæggelse omfatter godkendelsen af henholdsvis det månedlige, det kvartalsvise og det årlige regnskab. Den nærmere beskrivelse af arbejdsgangene mellem (anfør institutionens navn) og ØSC i relation til opgaverne omkring regnskabsaflæggelsen er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens opgavesplit. Beskrivelsen omfatter følgende forhold: Periodiseringer i forhold til SKS-regnskabet Reguleringer af hensættelser og forpligtelser i forhold til SKS-regnskabet Om- og efterposteringer i forhold til SKS-regnskabet Afregning af moms i forhold til SKS-regnskaber Afstemninger i forhold til SKS-regnskabet Godkendelse af månedligt SKS-regnskab Godkendelse af kvartalsmæssigt SKS-regnskab Godkendelse af årligt SKS-regnskab Her anføres eventuelle større afvigelser fra opgavesplittet identificeret i forbindelse med gabfit analyserne. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: De institutionsspecifikke afvigelser fra opgavesplittet fremgår af handlingsplanen, der indgår som bilag til kundeaftalen med ØSC. Det endelige ansvar for både den månedlige, kvartalsvise og årlige regnskabsgodkendelse i SKS fuldt ud påhviler institutionen, og dette ansvar ændres ikke som følge samarbejdet med ØSC.

62 2.9 Øvrige regnskabsopgaver Her anføres om institutionen forvalter øvrige regnskabsopgaver. I den udstrækning dette er tilfældet og såfremt dette er nævnt i i forbindelse med gap-fit analyserne anføres dette. I den udstrækning afvigelserne ikke kræver særskilt omtale kan anføres følgende generelle bemærkning: Institutionens øvrige regnskabsopgaver påvirkes ikke af overgangen til ØSC.

63 3 IT- anvendelse Med overgangen til ØSC overtager Økonomistyrelsen systemejerskabet til Navision Stat samt vedligeholdelsen af systemet. Dette gælder dog først, når institutionens Navision Stat-database er opgraderet til en af de særlige varianter af Navision Stat, som Økonomistyrelsen udvikler. Her anføres hvad der er aftalt i institutionens handlingsplan omkring den eventuelle fortsatte adgang til Navision Stat for institutionens medarbejdere. I den udstrækning adgangen til Navision Stat ophører samtidig med overgangen til ØSC anføres følgende: Institutionens adgang til Navision Stat ophører med overgangen til ØSC. Institutionen er fortsat dataejer til data i Navision Stat. Økonomistyrelsen overtager efter nærmere aftale ansvaret for driften af Navision Stat. Indtil da har institutionen fortsat ansvaret for driften af Navision Stat. Økonomistyrelsen overtager ansvaret for at administrere brugerrettigheder, når institutionens regnskabsmæssige opgaver flytter til ØSC. Institutionens ansvar for egne lokale økonomisystemer eller fagsystemer er uændret.

64

65

66 Vedrørende arbejdsdeling mellem ØSC og institutionen i relation til regnskabsinstruksens punkter

67 Forvaltning af udgifter Arbejdsdeling mellem kunde og ØS 1. Registrering af leverandører ØSC foretager registrering ud fra oplysninger fra kunde 2. Kontrol og bogføring af fakturaer Kunde anfører kontering, ØSC foretager bøgføring 3. Betaling af fakturaer ØSC 4. Periodisk opfølgning Kunde angiver opfølgningskriterier, ØSC foretager opfølgning 5. Håndtering af rykkere Kunde angiver rykkerkriterier, ØSC foretager rykning

68 Forvaltning af indtægter Arbejdsdeling mellem kunde og ØSC 1. Ordremodtagelse Kunde 2. Debitoropkrævning Kunde udarbejder fakturagrundlag, ØSC udarbejder faktura og står for udsendelse og bogføring 3. Registrering og betaling ØSC 4. Udstedelse af kreditnotaer ØSC ud fra oplysninger fra kunde 5. Rykkerhåndtering Kunde angiver rykkerkriterier, ØSC foretager rykning 6. Debitorhensættelser Kunde angiver kriterier for hensættelse til usikre indtægter, ØSC foretager bogføring 7. Registrering og vedligeholdelse af debitorstamdata ØSC ud fra oplysninger fra kunde

69 Forvaltning af anlægsaktiver Arbejdsdeling mellem kunde og ØSC 1. Oprettelse af anlægskort ØSC ud fra oplysninger fra kunde 2. Vedligeholdelse/ændring af anlægskort ØSC ud fra oplysninger fra kunde 3. Omdisponeringer ØSC ud fra oplysninger fra kunde 4. Afskrivninger ØSC 5. Nedskrivninger ØSC ud fra oplysninger fra kunde 6. Salg ØSC ud fra oplysninger fra kunde 7. Skrotning ØSC ud fra oplysninger fra kunde

70 Forvaltning af betalingsforretninger Arbejdsdeling mellem kunde og ØSC 1. Ekspedition og udarbejdelse af kasserapporter Kasserapporter udarbejdes af kunde og bogføres af ØSC 2. Afvikling af betalinger ØSC 3. Bogføring af likviditetstildeling ØSC 4. Bogføring af rentetilskrivning ØSC 5. Opfølgning på låneramme Kunde 6. Betalingskort Kunde

71 Godkendelse af regnskaber Arbejdsdeling mellem kunde og ØSC 1. Periodiseringer ØSC på baggrund af oplysninger fra kunde 2. Regulering af hensættelser og forpligtelser ØSC på baggrund af oplysninger fra kunde 3. Om- og efterposteringer ØSC på baggrund af oplysninger fra kunde 4. Afregning af moms ØSC både for så vidt angår toldmoms som ikke fradragsberettiget købsmoms 5. Afstemning i forhold til SKS regnskab ØSC med afsteminingsrapporter til kunde 6. Godkendelse af månedligt SKS-regnskab ØSC 7. Godkendelse af kvartalsmæssigt SKS-regnskab ØSC 8. Godkendelse af årligt SKS-regnskab Kunde