Bilag 3. Vejledning om ledelsesinformation i Finansministeriet

Transkript

1 1 Bilag 3 Vejledning om ledelsesinformation i Finansministeriet

2 2 Indhold Indhold Indledning Økonomi Personale Resultater Fokusområder Politikker Finansministeriets Administrative Fællesskab (FAF) Øvrige opgaver som led i departementets tilsynsforpligtelse... 5 Bilag A... 7 Bilag B... 9

3 3 1. Indledning Departementet har som overordnet myndighed en forpligtelse til at føre tilsyn med, at den økonomiske og aktivitetsmæssige styring i ministeriets institutioner er tilrettelagt på betryggende vis og inden for politisk fastsatte rammer. Med henblik på at varetage departementets tilsynsforpligtelse er der etableret procedurer for opfølgning på institutionernes opgavevaretagelse, herunder systematisk ledelsesinformation, løbende økonomiopfølgning samt regnskabsgodkendelse. I nærværende vejledning beskrives de fælles retningslinier for ledelsesinformation i Finansministeriet. Ledelsesinformationen har til formål: At understøtte den overordnede ledelse af Finansministeriet At understøtte departementets tilsynsforpligtelse, herunder at følge den aktivitetsmæssige og økonomiske udvikling på ministerområdet, At sikre grundlag for, at ministeriets ledelse kan gribe ind, hvis aktivitetsudviklingen eller den økonomiske situation måtte udvikle sig på en ikke ønsket måde. At skabe grundlag for drøftelser af koncernfælles initiativer, samt udviklingen i de koncernfælles opgaver. Ledelsesinformationen for Finansministeriets koncern er baseret på centrale nøgletal for økonomi og resultater for ministeriets virksomheder. Ledelsesinformationen dækker følgende områder: Økonomi Personale Resultater Fokusområder Politikker Koncernopgaver Virksomhedernes udgifter i finansåret, herunder forventet driftsresultat og opsparing. Personaleforbrug, personaleomsætning og sygefravær m.v.. Opfyldelse af mål og resultatkrav i styrelsernes resultatkontrakter. Særlige fokusområder (temaer) med henblik på styrkelse af den tværgående effektiviseringsindsats og styring Opfølgning på udmøntningen af koncernfælles politikker. Opfølgning på koncernfælles opgaver, herunder Finansministeriets Administrative Fællesskab (FAF). I det efterfølgende angives den struktur, som ledelsesinformationen er baseret på Ledelsesinformationen er i videst muligt omfang baseret på eksisterende registeringssystemer og processer, hvilket fx indbeærer, at data og kadence for nøgletal på personaleområdet baserer sig på ISOLA, samt at nøgletal for økonomi baserer sig på rammeredegørelserne. 2. Økonomi Den økonomiske opfølgning skal give departementet det fornødne indblik i styrelsernes økonomiske situation og skabe et ledelsesmæssigt fokus på styrelsernes økonomiske resultater og ressourceanvendelse. Formålet er at tilgodese departementets tilsynsforpligtigelse, og at sikre koncernledelsens fokus på eventuelle økonomiske problemer. Herved gives koncernledelsen mulighed for at tage stilling til, hvordan eventuelle økonomiske problemer løses. De økonomiske nøgletal opgøres i forbindelse med rammeredegørelserne.

4 4 De økonomiske nøgletal indeholder styrelsernes forventninger til årets resultat, og udvikling i opsparing. Formålet er at give departementet indblik i og mulighed for at vurdere styrelsernes forventninger til årets resultat og følge styrelsernes økonomiske situation. Departementet udarbejder ledelsesinformation til koncernledelsen på baggrund af de i bilag A opstillede figurer 3. Personale Med henblik på at følge udviklingen i personaleforbruget og de personalemæssige forhold generelt udarbejdes nøgletal vedrørende personaleforbrug, gennemsnitlige lønudgifter pr. årsværk fordelt på personalekategorier, over-/merarbejde, personaleomsætning og sygefravær m.v.. Nøgletallene til koncernledelsen opgøres kvartalsvis med udgangspunkt i de i bilag A og B skitserede figurer og tabeller. 4. Resultater Der udarbejdes en midtvejsstatus til koncernledelsen vedrørende styrelsernes målopfyldelse i forhold til resultatkontrakternes mål og resultatkrav. Formålet er at give en status for styrelsernes resultater i året og sikre grundlag for, at ledelsen kan gribe ind, hvis aktivitetsudviklingen eller den økonomiske situation måtte udvikle sig i en ikke ønsket retning. For at understøtte departementets muligheder for opfølgning på den samlede resultatkontrakt skal styrelserne angive målopfyldelsen i forhold til de enkelte resultatkrav. I tilfælde af manglende eller delvis målopfyldelse skal styrelserne kort redegøre for årsagen til, at målet ikke forventes opfyldes fuldt ud. Opfølgning på resultatkontrakten foretages ved halvårsstatus (august måned) og endeligt i årsrapporten. 5. Fokusområder Der udarbejdes ledelsesinformation for udvalgte fokusområder (temaer). Fokusområderne omfatter områder eller problemfelter, hvor der er behov for en nærmere information til koncernledelsen. Det gælder bl.a. projekter, der har særlig økonomisk og/eller politisk interesse. Ledelsesrapporteringen på fokusområderne kan både være i form af nøgletal og/eller i form af mere kvalitative opgørelser. De tematiserede fokusområder kan f.eks. være digitalisering, medarbejderudvikling, opfølgning på hvorvidt styrelserne efterlever fælles retningslinier, om virksomhedsinstrukserne er godkendte etc. Fokusområderne kan dels have karakter af områder, der på forhånd udvælges i begyndelsen af et år, dels områder, hvor der i løbet af året identificeres behov for opfølgning..

5 5 6. Politikker Der følges årligt op på udmøntningen af koncernens fælles politikker. Opfølgningens resultater sammenstilles af departementet og drøftes i koncernledelsen. Koncernens fælles politikker er fx Udbudspolitikken Indkøbspolitikken IT-sikkerhedspolitikken Opfølgningen i forhold til politikkerne følger de retningslinjer, der udmeldes for de enkelte politikker. Som led i opfølgningen opgøres bl.a. status for institutionernes udliciteringsgrad. 7. Finansministeriets Administrative Fællesskab (FAF) For at understøtte det koncernledelsesmæssige fokus på fælles administrative opgaver i FAF opgøres FAFs produktion, produktivitet og omkostninger samt styrelsernes tilfredshed med den leverede service. FAF foretager årligt en tilfredshedsundersøgelse, som afrapporteres til FAFbrugerudvalget. Institutionerne skal for hvert af hovedprodukterne angive tilfredsheden med leverancen fra FAF. Der måles på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er meget tilfreds. Tilfredshedsgraden angives for hver ydelse. Institutionerne har mulighed for at komme med forslag til, hvorledes FAF s ydelser og service kan forbedres. FAF udarbejder endvidere en årsrapport, hvor der redegøres for den økonomiske udvikling, foretages opfølgning på resultatkontrakten mellem bestyrelsen og FAFs ledelse m.v. 8. Øvrige opgaver som led i departementets tilsynsforpligtelse Ud over den fælles, ensartede ledelsesinformation, indhenter departementet løbende og efter behov informationer, der er nødvendige for varetagelse af departementets tilsynsforpligtelse og opgaver i øvrigt. I forhold til varetagelse af tilsynsforpligtelsen kan specielt opfølgningen på kvartalsregnskaberne nævnes. Finansministeriets virksomheder skal hvert kvartal samt i forbindelse med årsafslutningen godkende regnskabet for virksomhedens område over for departementet. Som led i virksomhedens godkendelse skal der føres kontrol med, om forbruget af givne bevillinger samt aktiver og passiver er korrekt opgjort. Det er endvidere virksomhedens ansvar at sikre, at dispositionerne er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt de generelle og specifikke forudsætninger, hvorunder bevillingen er givet. Det påhviler virksomheden at orientere departementet, såfremt regnskabet giver virksomheden anledning til bemærkninger. Departementet foretager efterfølgende en generel gennemgang af virksomhedens regnskab med henblik på at sikre, at regnskabsaflæggelsen er korrekt. Når regnskabet for alle ministeriets virksomheder er godkendt af virksomheden og gennemgået af departementet godkender departementet ministeriets samlede regnskab for den forløbne periode. Der er fra 3. kvartal 2006 igangsat et forsøg med et nyt koncept for regnskabsopfølgningen, som har til formål at sikre, at de nødvendige operationer for at kunne aflægge et retvisende regnskab gennemføres systematisk og ensartet i alle institutioner. På baggrund af forsøget, vil et tilrettet koncept blive implementeret fra 1. kvartal 2007.

6 Når regnskabet for alle ministeriets virksomheder er godkendt af virksomheden og gennemgået af departementet godkender departementet ministeriets samlede regnskab for den forløbne periode. 6

7 7 Bilag A Skabelon for ledelsesinformation til koncernledelsen Indledning Ledelsesinformation til koncernledelsen udarbejdes i overensstemmelse med nedenstående. På økonomi- og personaleområderne anvendes et koncept, som grafisk illustrerer udviklingen på en række centrale områder gennem de seneste år. Baggrunden herfor er, at det er centralt at se fx tendenserne i udviklingen i sygefraværet, så ledelsen eksempelvis kan vurdere, om der er tale om en stigende tendens, som kræver iværksættelse af initiativer, eller om man omvendt ser en faldende tendens, fx på baggrund af tidligere iværksatte initiativer. Økonomiske nøgletal I forhold til de økonomiske nøgletal er de centrale oplysninger samlet i én samlet graf for hver institution, hvor udviklingen i dispositionsramme, forbrugsskøn/forbrug og forventet opsparing/faktisk opsparing er illustreret for en flerårig periode. Denne model har til hensigt at give ledelsen et hurtigt og enkelt overblik over den økonomiske udvikling i de enkelte institutioner. Figur: Eksempel på oversigt over dispositionsramme, forbrugsskøn/forbrug og forventet opsparing for en bestemt institution. Opsparing ultimo 250,0 50,0 Dispositionsramme og forbrugsskøn 45,0 200,0 40,0 35,0 150,0 30,0 25,0 100,0 20,0 15,0 50,0 10,0 5,0 - - RR RR RR R 2004 RR RR R 2005 RR Opsparing primo Bevilling (FL+TB) Forbrugsskøn Skønnet opsparing ultimo Personalenøgletal I forhold til nøgletallene på personaleområdet er de centrale oplysninger for bestemte delområder (fx sygefravær) samlet i én samlet graf for alle institutioner, hvor udviklingen er illustreret for en flerårig periode. Denne model har til hensigt at give ledelsen et hurtigt og enkelt overblik over, i hvilken retning koncernen og de enkelte institutioner bevæger sig på det påældende delområde.

8 8 Figur: Eksempel på illustrationen af nøgletal på personaleområdet: oversigt over udvikling i sygefravær 4,5 4,0 3,5 Antal fraværsdage 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5-1. kvt kvt kvt kvt kvt kvt kvt kvt kvt 06 Departementet Økonomistyrelsen Personalestyrelsen Staten Slots- og Ejendomsstyrelsen Resultat nøgletal I forbindelse med halvåsrapporteringen på målopfyldelsen af resultatkontrakterne indrapporterer styrelserne efter nedenstående skabelon. På baggrund heraf udarbejdes der en samlet status, som forelægges koncernledelsen. Tabel 4.1 Skabelon for opfølgning på resultatkontrakt Produkt Mål Resultatkrav Midtvejsstatus (Angiv produkt) (Angiv mål) Type (Angiv type: Effekt, aktiviteter, produktivitet, kvalitet) Beskrivelse af resultatkrav (angiv resultatkravet som det fremgår af resultatkontrakten) Frist Afsluttede Uafsluttede (angiv kvartal) (Angiv om kravet er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke opfyldt) (Angiv om kravet forventes opfyldt, forventes delvist opfyldt eller ikke forventes opfyldt) Nøgletal Udbudspolitik Én gang årligt opgøres koncernens udliciteringsgrad jf. nedenstående tabel. Tabel 5.3 Udliciteringsgrad Nøgletal Institution Mål Faktisk Udliciteringsgrad - Departementet - Økonomistyrelsen - Slots- og Ejendomsstyrelsen - Personalestyrelsen - Gennemsnit for staten [Afvigelser fra mål kommenteres og begrundes]

9 9 Bilag B. Skabelon for koncernens lønniveauer for ansatte på ny løn Lønudviklingen opgøres som udviklingen i gennemsnitlig fast og samlet løn for koncernens grupper på ny løn. De tilsvarende grupper i staten indgår til sammenligning. Opgørelsen sker med udgangspunkt i ISOLA. Tabel 1: Indeks for fast løn, 2. kvt til 2. kvt (koncernen=100). DEP ØS PST SCKK SES/S&H Staten 2. kvt kvt kvt kvt kvt Tabel 2: Indeks for samlet løn, 2. kvt til 2. kvt (koncernen=100). DEP ØS PST SCKK SES/S&H Staten 2. kvt kvt kvt kvt kvt Tabel 3: Lønudvikling for grupper der indgår, 2. kvartal 2005 til 2. kvartal 2006 Staten Koncernen (grupper ansat i koncernen) Ændring i fast løn (pct.) Ændring i samlet løn (pct.) Anm.: Lønudviklingen er opgjort som ændring i gennemsnitlig fast og samlet løn for koncernens grupper på ny løn. De tilsvarende grupper i staten vises til sammenligning.

10 10 Tabel 4: Gennemsnitlig fast løn for ansatte på ny løn i 2. kvt Personalegruppe Kontorfunktionærer Løngruppe 1 Løngruppe 2 - trin 1 Løngruppe 3 - trin 1 Løngruppe 4 - sats 1 - sats 2 - sats 3 - sats 4 EDB-medarbejdere Departement ØS PST SCKK SES + S&H Koncernen Staten Antal Gns.løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn - trin 5 AC-ansatte - AC-trin 3 - AC-trin 4 - AC-trin 5 - AC-trin 6 - AC-trin 8 Specialkonsulenter Chefkonsulenter Kontorchefer (årem.) Kontorchefer (u.årem.)

11 11 Tabel 5: Indeks for gennemsnitlig fast løn for ansatte på ny løn i 2. kvt (Koncernen=100) Personalegruppe Departement ØS PST SCKK SES + S&H Koncernen Staten Kontorfunktionærer Løngruppe 1 Løngruppe 2 - trin 1 Løngruppe 3 - trin 1 Løngruppe 4 - sats 1 - sats 2 - sats 3 - sats 4 EDB-medarbejdere AC-ansatte - trin 5 Specialkonsulenter Chefkonsulenter - AC-trin 3 - AC-trin 4 - AC-trin 5 - AC-trin 6 - AC-trin 8 Kontorchefer (årem.) Kontorchefer (u.årem.) Vægtet gns. indeks Personalestyrelsen

12 12 Tabel 6: Gennemsnitlig samlet løn for ansatte på ny løn i 2. kvt Departement ØS PST SCKK SES + S&H Koncernen Staten Personalegruppe Antal Gns.løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Antal Gns. løn Kontorfunktionærer Løngruppe 1 Løngruppe 2 - trin 1 Løngruppe 3 - trin 1 Løngruppe 4 - sats 1 - sats 2 - sats 3 - sats 4 EDB-medarbejdere AC-ansatte - trin 5 Specialkonsulenter Chefkonsulenter - AC-trin 3 - AC-trin 4 - AC-trin 5 - AC-trin 6 - AC-trin 8 Kontorchefer (årem.) Kontorchefer (u.årem.)

13 13 Tabel 7: Indeks for gennemsnitlig samlet løn for ansatte på ny løn i 2. kvt (Koncernen=100) Personalegruppe Departement ØS PST SCKK SES + S&H Koncernen Staten Kontorfunktionærer Løngruppe 1 Løngruppe 2 - trin 1 Løngruppe 3 - trin 1 Løngruppe 4 - sats 1 - sats 2 - sats 3 - sats 4 EDB-medarbejdere AC-ansatte - trin 5 Specialkonsulenter Chefkonsulenter - AC-trin 3 - AC-trin 4 - AC-trin 5 - AC-trin 6 - AC-trin 8 Kontorchefer (årem.) Kontorchefer (u.årem.) Vægtet gns. indeks

14 14