Praktisk vejledning til skoler

Transkript

1 Praktisk vejledning til skoler Vedrørende: Skrevet af: Indberetning af personalets arbejdstid til Undervisningsministeriet UNI C Styrelsen for It og Læring Hvilke skoler skal indberette?... 2 Hvor finder indberetningen sted?... 2 Hvornår finder indberetningen sted?... 2 Hvad skal indberettes?... 2 Hvordan gør man?... 2 PUNKTVIS FREMGANGSMÅDE... 3 Spørgsmål vedr. indberetningen... 9 Godkend Kvittering Offentliggørelse af data Bilag 1 Definitioner af arbejdstidskategorier Arbejdstidsaftale Arbejdstidsaftale Bilag 2 Inklusionsindsatser Bilag 3 Specialundervisning Denne vejledning indeholder praktisk information vedr. skolernes indberetning af personalets arbejdstid for skoleåret 2013/14.

2 Side 2 af 14 Hvilke skoler skal indberette? Alle folkeskoler, friskoler og private grundskoler, specialskoler for børn samt ungdomsskoler med heltidsundervisning skal indberette. Det er frivilligt for efterskoler og kommunale dagbehandlingstilbud at indberette oplysninger om arbejdstid. Ungdomsskoler uden heltidsundervisning skal logge ind og angive Skolen varetager ikke heltidsundervisning. Hvor finder indberetningen sted? Indberetningen foregår på Her logger skolen på med det 6-cifrede institutionsnummer og den adgangskode, der er tilsendt fra UNI-C til skolens officielle mailadresse medio september. Hvis skolen har mistet sin adgangskode, benyttes glemt adgangskode funktionen, som findes på indberetningssiden. Hvornår finder indberetningen sted? Indberetningen finder sted i perioden den 23. september til den 4. oktober Hvad skal indberettes? I dette skema indberettes oplysninger om skolens planlagte ressourceforbrug i form af personalets arbejdstid. Opgørelsesdatoen er den 5. september. Det er alene personale med undervisningsrelateret arbejde samt skolelederen, som skal indberettes. Skemaet giver et billede af personalets arbejdstid på skolen, sådan som den er planlagt ved skoleårets start. Det skal således ikke afspejle aflyste timer, vikardækning mv., selvom det er givet, at det vil komme i løbet af året. Grundlæggende skal ressourceskemaet vise, hvor mange medarbejdere, skolen råder over pr. 5. september, og hvordan skolen planlægger at anvende medarbejdernes arbejdstid i indeværende skoleår. Hvordan gør man? Erfaringsmæssigt finder mange skoler det vanskeligt at indberette personalets arbejdstid. Nedenfor er derfor angivet en punktvis fremgangsmåde med et beregningseksempel med udgangspunkt i en fiktiv skole.

3 Side 3 af 14 PUNKTVIS FREMGANGSMÅDE Udfyldelsen af personalets arbejdstid sker i fire skridt: 1. Samlet arbejdstid og antal årsværk. Det er nødvendigt at danne sig et overblik over, hvor mange medarbejdere med undervisningsrelateret arbejde, skolen råder over, og hvor mange timer de arbejder i løbet af et år. 2. Arbejdstidsaftale. Det er nødvendigt at kende den arbejdstidsaftale, der gælder for skolens ansatte. 3. Fordeling af arbejdstid i kategorier. Hvordan bruger medarbejderne deres arbejdstid? Det skal vises ved at fordele arbejdstiden i fem forskellige kategorier (Undervisning, Andre opgaver, Ledelsestid, Opgaver i tilknytning til undervisning, Ferie mv.) 1 4. Kontrol. Det er nødvendigt at kontrollere, at det indberettede antal årsværk svarer til det antal årsværk, der reelt findes på skolen (Det der blev beregnet under punkt 1) Punkt 1. Samlet arbejdstid og antal årsværk En fuldtidsansat medarbejder arbejder 1924 timer på et år. Det er disse 1924 timer pr. fuldtidsansat, der skal fordeles ud i fem arbejdstidskategorier (Undervisning, Andre opgaver, Ledelsestid, Opgaver i tilknytning til undervisning, Ferie mv.) Første skridt er derfor at gøre sig klart, hvor mange personaleårsværk, der er planlagt at anvende i alt i det kommende skoleår. Vikarer Der skal som udgangspunkt ikke indberettes vikartimer. Hvis en lærer fx går på barsel i løbet af skoleåret og erstattes af en vikar, skal der indberettes arbejdstid for både læreren og vikaren for de dele af året, hvor de hver især underviser. Hovedreglen er, at det kun er timer, der giver værdi for eleverne, som skal indberettes. Eleverne får ikke ekstra timer af, at de i en periode bliver undervist af en barselsvikar. Eksempel: Kildebækskolen har 1 leder, 20 lærere, 2 børnehaveklasseledere, 2 pædagoger, 1 undervisningsassistent, 1 skolesekretær og 1 pedel. Skolesekretæren og pedellen skal ikke indberettes, da deres arbejde ikke er direkte relateret til undervisningssituationen. 1 Disse kategorier gælder for skoler, der bruger arbejdstidsaftalen fra For skoler på arbejdstidsaftalen for 2005 er kategorierne Undervisning, Ikke undervisning, Ledelsestid, Individuel tid, Ferie mv.

4 Side 4 af lærere arbejder fuldtid (37 timer pr. uge), mens to lærere arbejder på nedsat tid (30 timer pr. uge). De to pædagoger deltager i undervisningen 22,5 timer om ugen i 40 uger. Resten af deres arbejdstid bruger de i skolefritidsordningen, men disse timer er ikke relateret til undervisningen, og skal derfor ikke indberettes i dette skema. Derudover er der ansat en undervisningsassistent, der deltager i undervisningen 20 timer om ugen i 40 uger. Skolelederen og de to børnehaveklasseledere arbejder alle fuldtid, dvs. 37 timer om ugen. Arbejdstiden for de 26 personer med undervisningsrelateret arbejde ses i Tabel 1. Tabel 1. Ansatte på Kildebækskolen Antal ansatte Undervisningsrelateret arbejdstid pr. uge Arbejdstid pr. år Antal årsværk Ledere 1 1*37 = 37 37*52 = /1.924 = 1 Lærere 20 18*37+2*30 = *52 = /1.924 = 19,62 BH.kl. ledere 2 2*37 = 74 74*52 = /1.924 = 2,00 Pædagoger 2 2*22,5 = 45 45*40 = /1.924 = 0,94 Andre 1 1*20 = 20 20*40 = /1.924 = 0,42 I alt ,97 Punkt 2. Arbejdstidsaftale Folkeskoler skal vælge den korrekte arbejdstidsaftale i forhold til deres overenskomst. For arbejdstidsaftale 2008 er det karakteristisk, at der er et fast forhold mellem Opgaver i tilknytning til undervisning og Undervisning. For arbejdstidsaftale 2005 er det karakteristisk, at Individuel tid indgår med 375 timer uafhængigt af omfanget af Undervisning Lokalaftaler, der anvender princippet med et fast forhold mellem Opgaver i tilknytning til undervisning og Undervisning, bør vælge Lokal aftale med udgangspunkt i Lokalaftaler, der anvender princippet om en fast mængde Individuel tid bør vælge Lokal aftale med udgangspunkt i 2005.

5 Side 5 af 14 Friskoler og private grundskoler samt skoler uden overenskomst bør altid vælge arbejdstidsaftale 2005, da dette undervisningsbegreb passer bedst til deres situation. Se i øvrigt bilag 1 for en nærmere definition af de forskellige arbejdstidskategorier i de to arbejdstidsaftaler. Eksempel: Kildebækskolen er på arbejdstidsaftalen fra 2008, og markerer derfor dette inden skemaet udfyldes. Punkt 3. Fordeling af arbejdstid i kategorier Når den korrekte arbejdstidsaftale er markeret, begynder den egentlige indberetning af personaleressourcerne. Bilag 1 indeholder definitioner og eksempler på indholdet af de forskellige arbejdstidskategorier for de to arbejdstidsaftaler. Eksempel - ferie: Skolesekretæren på Kildebækskolen synes, det er nemmest at beregne personalets ferie først. Alle ansatte på Kildebækskolen holder 6 ugers ferie. Dertil kommer i 2013/14 9 helligdage, som falder på hverdage 2. Antallet af feriedage og helligdage er dermed 6 uger * 5 dage + 9 dage = 39 ferie- og fridage i skoleåret. Antallet af timer til ferie mv. for de forskellige personalegrupper beregnes som 39 dage * (37 timer / 5 dage) * antal årsværk = 39 dage * 7,4 timer pr. dag * antal årsværk. Tabel 2 viser antallet af timer for de forskellige personalegrupper. Tabel 2. Antal timer til ferie mv. Ferie mv. Ledere 39*7,4*1 = 288,6 Lærere 39*7,4*19,62 = 5.662,8 BH.kl. ledere 39*7,4*2 = 577,2 Pædagoger 39*7,4*0,94 = 270 Andre 39*7,4*0,42 = 120 I alt 6.918,6 2 Juledag, 2. juledag, 1. januar, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, store bededag, kr. himmelfartsdag, 2. pinsedag. Antallet af helligdage kan variere fra år til år.

6 Side 6 af 14 Eksempel Undervisning: Herefter finder skolesekretæren opgørelser over samtlige personalegruppers undervisningstid i alt. Undervisningstiden indeholder også specialundervisning og inklusionsindsatser, se Figur 1 for illustration. Bemærk i øvrigt, at AKT-undervisning (Adfærd-Kontakt-Trivsel) skal indberettes som tid brugt på inklusion. Disse timer skal dermed også tælles med i den samlede undervisningstid, da inklusion er en delmængde af undervisning. Figur 1. Illustration af undervisningsbegrebet På Kildebækskolen er antallet af timer til undervisning samt underkategorierne vist i Tabel 3. Tabel 3. Antal timer til undervisning i alt Undervisning i alt -heraf inklusion specialuv. specialuv i sp. klasser Ledere Lærere BH klasseledere Pædagoger Andre I alt

7 Side 7 af 14 Eksempel Opgaver i tilknytning til undervisning: For lærerne er Opgaver i tilknytning til undervisning typisk opgjort som en fast omregningsfaktor ganget med mængden af undervisning. På Kildebækskolen er omregningsfaktoren 1,18 3. Det betyder, at antal timer til Opgaver i tilknytning til undervisning = 1,18 * Antal timer Undervisning. For børnehaveklasseledere på Kildebækskolen er omregningsfaktoren 1,10 4. Lederens forberedelse til undervisning indberettes under Ledelsestid. Pædagoger og andre kan ikke have Opgaver i tilknytning til undervisning. Deres forberedelsestid skal indberettes som Undervisning. Fordelingen ses i Tabel 4 herunder. Tabel 4. Antal timer til opgaver i tilknytning undervisning Opgaver i tilknytning til undervisning Ledere 0 0 Lærere 1,18* = BH.kl. ledere 1,10*1.453 = Pædagoger 0 0 Andre 0 0 I alt Eksempel Ledelsestid og Andre opgaver: Herefter skal Ledelsestid og tid til Andre opgaver beregnes. På Kildebækskolen har et par lærere ledelsesopgaver i en del af deres arbejdstid. Fordelingen ses i Tabel 5 herunder. Lærere på seniorordning har 175 timers aldersreduktion. Disse timer skal indberettes under Andre opgaver. 3 Omregningsfaktoren kan muligvis være anderledes for andre skoler. 4 Omregningsfaktoren kan muligvis være anderledes for andre skoler.

8 Side 8 af 14 Tabel 5. Antal timer til ledelsestid og andre opgaver Ledelsestid Andre opgaver Ledere Lærere BH.kl. ledere Pædagoger 0 0 Andre 0 0 I alt Eksempel Inklusionsindsatser: Herefter mangler kun at opdele timerne til Inklusionsindsatser i de forskellige kategorier, jf. Tabel 6. Kildebækskolen har i alt planlagt med timer til inklusionsindsatser, jf. Tabel 3. På Kildebækskolen er det særligt tolærerordninger og brug af undervisningsassistenter og pædagoger i undervisningen, der satses på for at skabe en god læringssituation for eleverne. Derudover har nogle elever brug for supplerende undervisning fx ekstra læseundervisning. AKT-undervisning indberettes under Andet. Bilag 2 indeholder en mere uddybende beskrivelse af begrebet inklusionsindsatser. Tabel 6. Antal timer til inklusionsindsatser Skolen har indberettet timer til inklusionsindsatser. Hvordan fordeler disse timer sig på følgende kategorier? Indberettet timetal til inklusionsindsatser Heraf: Tolærerordning Undervisningsassistenter og pædagoger Supplerende undervisning af enkelte elever Andet 250 Ej specificeret på nuværende tidspunkt 250

9 Side 9 af 14 Punkt 4. Kontrol Alle arbejdstidskategorierne er nu gennemgået og udfyldt. Herefter er det vigtigt at kontrollere, at antallet af personaleårsværk i skemaet stemmer overens med det reelle antal årsværk på skolen, som blev beregnet under punkt 1. Eksempel Kontrol og samlet oversigt: I Tabel 7 ses en samlet oversigt over det planlagte ressourceforbrug for Kildebækskolen. Skolesekretæren kontrollerer, at det beregnede antal personaleårsværk i søjle G er identisk med hendes indledende oversigt over antal ansatte i Tabel 1. Antallet af timer i alt i søjle F vil altid være lig med summen af søjlerne A1+B+C+D+E = F. Tabel 7. Samlet oversigt over den planlagte arbejdstid for Kildebækskolen Undervisning UVandel % -heraf Andre opgaver Ledelsestid OTU Ferie mv. Antal timer i alt Personale, antal årsværk Inklusion indsats Specialuv A1 A1 i % A2 A3 A4 B C D E F G Ledere 150 7, ,00 Lærere , ,62 BH.kl. ledere - i specialkl Pædagoger , , , ,94 Andre , ,42 I alt ,97 OTU = Opgaver i tilknytning til undervisning Spørgsmål vedr. indberetningen Har du spørgsmål, som vejledningerne ikke giver svar på, kan du kontakte [email protected] Tlf: (telefontid man-fre: 9-14)

10 Side 10 af 14 Godkend Når indberetningen er færdig, skal den godkendes. Det sker via menu-punktet Godkend indberetninger. Kvittering Hvis skolen har brug for en kopi af de indberettede tal, skal skolen selv sørge for at udskrive den via menu-punktet Udskriv kvittering eller ved at tage et skærmprint. Når indberetningssiden lukkes, er der ikke længere adgang til se de indberettede oplysninger for skolen. Offentliggørelse af data Data offentliggøres på institutions- og kommuneniveau i Undervisningsministeriets databank på Data bliver endvidere brugt til at beregne en række centrale nøgletal så som undervisningsandel, elev-lærer-ratio og antal årsværk. Disse nøgletal indgår i notater, der ligeledes offentliggøres på ministeriets hjemmeside. Sidste års notater findes her:

11 Side 11 af 14 Bilag 1 Definitioner af arbejdstidskategorier Arbejdstidsaftale 2008 Hovedkategori Kategori Definition Eksempler Skoletid Undervisning (A) Antal planlagte klokketimer (60 Klasseundervisning minutter), som bruges på klasseundervisning, holdundervisning og Holdundervisning individuel undervisning i skolens Specialundervisning fag, jf. det snævre undervisningsbegreb. Inklusionsindsatser Undervisning på lejrskole og ekskursioner Andre opgaver (B) Antal planlagte klokketimer (60 minutter) af skoletiden, som ikke indgår i det snævre undervisningsbegreb. Dvs. alle de aktiviteter, der hverken er undervisning eller opgaver i tilknytning til undervisning. De 175 timers aldersreduktion for lærere på seniorordning skal indberettes i denne kategori. Møder fælles for alle lærere Møder vedrørende skolens virksomhed Kursus og efteruddannelse Konkrete opgaver eller funktioner, fx skolebibliotek Tillidshverv Administrative opgaver Klasselærerfunktion Lejrskole Afgangsprøver og censur Ledelsestid (C) Antal planlagte klokketimer (60 minutter), som læreren bruger på ledelsesopgaver. Lederens forberedelse til undervisning indberettes som ledelsestid. Opgaver i tilknytning til undervisning (D) Den tid som læreren selv tilrettelægger og administrerer. Kategorien dækker antal planlagte klokketimer (60 minutter), hvor opgaverne har sammenhæng med eller udspringer af undervisningen. Det er de funktioner, som knytter sig til lærerens individuelle forberedelse og efterbehandling. Forberedelse og efterbehandling af undervisningen alene eller sammen med andre Samarbejde og udvikling om forhold vedrørende undervisning. Elevpraktik, brobygning, introduktionsforløb Faglig ajourføring Pauser/frikvarterer Ferie/feriefridage og søgnehelligdage (E) Antal klokketimer (60 minutter) der anvendes til afholdelse af ferie og feriefridage/søgnehelligdage. Den del af feriefridagene, som vælges udbetalt, skal ikke tælle med.

12 Side 12 af 14 Arbejdstidsaftale 2005 Hovedkategori Kategori Definition Eksempler Skoletid Undervisning (A) Antal planlagte klokketimer (60 minutter), Klasseundervisning hvor lærerne er sammen Holdundervisning med børnene, enten i form af undervisning Specialundervisning eller i form af andre kompe- Inklusionsindsatser tencegivende aktiviteter, jf. det udvidede Lejrskole undervisningsbegreb. Ud over Gruppearbejde undervisning som klasseundervisning, holdundervisning og individuel Rådgivning/sparring/vejle dning Løbende evaluering undervisning finder undervisning i Målfastsættelser og princippet sted ved alle aktiviteter evaluering sammen med eleverne uanset organiseringen. Elevsamtaler Lejrskole/ekskursioner/ sociale og kulturelle arrangementer Afholdelse af mundtlige eksamener (både som lærer og censor) Ikke-undervisning (B) Ledelsestid (C) Individuel tid (D) Ferie/feriefridage og søgnehelligdage (E) Antal planlagte klokketimer (60 minutter) af skoletiden, som ikke indgår i det udvidede undervisningsbegreb. Dvs. alle de aktiviteter, som ikke foregår sammen med eleverne, og hvor skolen disponerer over lærerens tid. De 175 timers aldersreduktion for lærere på seniorordning skal indberettes i denne kategori. Antal planlagte klokketimer (60 minutter), som læreren bruger på ledelsesopgaver. Lederens forberedelse til undervisning indberettes som ledelsestid. Den tid som læreren selv tilrettelægger og administrerer. Kategorien dækker antal planlagte klokketimer (60 minutter), som anvendes til lærernes individuelle tid. Det er de funktioner, som knytter sig til lærerens individuelle forberedelse og efterbehandling. Antal klokketimer (60 minutter) der anvendes til afholdelse af ferie og feriefridage. Den del af feriefridagene, som vælges udbetalt, skal ikke tælle med. Lærersamarbejde og møder Arbejde/møder i forbindelse med skolens samlede udvikling Kursus og efteruddannelse Tillidshverv Forældremøder Pauser/frikvarterer Forældre- / elevhenvendelser uden for arbejdspladsen Individuel forberedelse og efterbehandling af undervisningen Individuel forberedelse og efterbehandling af mødevirksomhed Ikke leder-styret forberedelse med andre lærere.

13 Side 13 af 14 Bilag 2 Inklusionsindsatser Inklusionsindsatser skal forstås meget bredt som samtlige ekstraundervisningsressourcer, som skolerne tildeler klasserne, grupper af elever eller enkelte elever udover, hvad der svarer til en lærer pr. klasse med udgangspunkt i skolens sædvanlige niveau for klassestørrelse. Specialundervisning er ikke en del af inklusionsindsatserne. Inklusionsindsatserne opgøres på skoleniveau. Undervisningsressourcerne til inklusionsindsatser kan bl.a. anvendes til tolærerordninger (holddannelse mv. med tilførsel af ekstra lærerressourcer), undervisningsassistenter og pædagogtimer. Inklusionsindsatser omfatter også undervisningsressourcer afsat til at støtte elever i den almindelige undervisning, fx tale- hørepædagoger, læsevejledere og AKTvejledere, der understøtter eleverne i klassen eller parallelt med klassens undervisning, der ikke er specialundervisning. Inklusionsindsatser omfatter endvidere supplerende undervisning og anden faglig støtte som ikke er specialundervisning, og som gives til en eller flere elever som en del af eller ud over den almindelige undervisning. Der er tale om supplerende undervisning, når skolens leder har besluttet, at der skal gives supplerende undervisning til en elev udover den almindelige undervisning. Inklusionsindsatser omfatter også anden faglig støtte i under 9 timer ugentlig i form af træning i funktionsmåder og arbejdsmetoder, der tager sigte på at afhjælpe eller begrænse virkningen af psykiske, fysiske, sproglige eller sensoriske funktionsvanskeligheder. Indberetningen af inklusionsindsatser omfatter ikke tjenestetid til vejlederes vejledning af lærere, efteruddannelse eller andre kompetenceudviklingsaktiviteter, da indberetningen alene skal omfatte undervisningsressourcer.

14 Side 14 af 14 Bilag 3 Specialundervisning Afgrænsningen af specialundervisning er ændret fra skoleåret 2012/13. Det betyder, at specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand alene omfatter støtte til børn i specialklasser og specialskoler samt støtte til børn, hvis undervisning i den almindelige klasse kun kan gennemføres med støtte i mindst 9 undervisningstimer ugentligt. Støtten omfatter undervisning i folkeskolens fag og fagområder, der tilrettelægges under særlig hensyntagen til elevens indlæringsforudsætninger. Støtten er rettet mod den enkelte elev, men kan gives sammen med en eller flere elever. Støtten afgrænses i forhold til holddannelse ved, at kommunen eller skolen har truffet en konkret afgørelse i forhold til den konkrete elev efter en pædagogisk psykologisk vurdering. Personlig assistance skal ikke indberettes som specialundervisning.