Anbefaling til Bygherreforeningens medlemmer om god bygherreskik ved anvendelse af ABR89 og AB92

Transkript

1 Anbefaling til Bygherreforeningens medlemmer om god bygherreskik ved anvendelse af ABR89 og AB92 November 2013

2 1. Indledning Nærværende dokument er Bygherreforeningens anbefalinger til sine medlemmer med hensyn til præciseringer og fokuspunkter i forhold til rådgiver- og entrepriseaftaler, som kan være med til at understøtte bygherrens rolle som den drivende kraft i en byggesag. Bygherreforeningen finder, at ABR89 og AB92 er brugbare udgangspunkter for udarbejdelse af aftaler mellem bygherrer på den ene side og rådgivere og entreprenører på den anden side. ABR89 og AB92 lægger op til, at der på en række punkter foretages nærmere præciseringer i forbindelse med indgåelse af rådgiver- og entrepriseaftaler. I det følgende redegøres for, hvorledes Bygherreforeningen anbefaler sine medlemmer at foretage sådanne præciseringer på baggrund af konkrete overvejelser i relation til den enkelte bygherres behov og forventninger forud for indgåelse af rådgiverog entrepriseaftaler. Dette dokument suppleres af et katalog over konkrete formuleringer til entrepriseaftaler (udarbejdet af Bygherreforeningen) og en vejledning med tekstforslag til rådgiveraftaler (udarbejdet i samarbejde med FRI og DANSKE ARK), som Bygherreforeningen anbefaler sine medlemmer at anvende i relevant omfang i deres byggesager. Kun på enkelte punkter er der tale om egentlige fravigelser fra ABR89 og AB92. Opmærksomheden henledes på, at andre fravigelser end dem, der findes i ovennævnte katalog, evt. kan indebære, at nogle rådgivere og entreprenører vil afholde sig fra at byde eller afgive bud med forbehold. Fravigelser, der indebærer større ændringer af parternes rettigheder og forpligtelser i forhold til ABR89 og AB92, kan også føre til, at rådgivere og entreprenører afgiver tilbud, der indeholder et tillæg for den risiko, de mener, der kan følge med den i forhold til ABR89 og AB92 ændrede retsstilling imellem partnerne. For mange offentlige bygherrer gælder det i øvrigt, at ABR89 og AB92 kun må fraviges, hvis der foreligger særlige forhold, der begrunder det. Bygherreforeningen anerkender, at nogle bygherrer afhængig af den konkrete sag kan have behov for at foretage andre præciseringer og fravigelser i forhold til ABR89 og AB92. Dette dokument samler anbefalinger vedrørende såvel rådgiver- som entrepriseaftaler, da det er af stor vigtighed, at bygherren kan håndtere den samlede byggeproces set under ét, da en byggesags succes er afhængig af, at alle elementer går op i en højere enhed. Et byggeri bliver således ofte problematisk, hvis et af leddene svigter, og navnlig når der opstår uenighed om grænsefladerne mellem dem. Det er imidlertid også klart, at rådgivere i højere grad end entreprenører skal være bygherrens tillidsmand. Desuden vil det ofte være rådgivere, der håndterer bygherrens relation til entreprenører. Bygherreforeningen håber med denne anbefaling og de hertil knyttede dokumenter at give sine medlemmer vejledning i håndtering af disse problemstillinger. Dette dokument med tilknyttede dokumenter er primært rettet mod byggeopgaver løst ved anvendelse af fag-, stor- og hovedentreprise, men en række af punkterne vil også kunne anvendes i forhold til totalentreprise reguleret af ABT93 eller opgaver løst under anvendelse af partnering, jf. Bygherreforeningens partneringpolitik. Dokumenterne er baseret på bidrag fra foreningens medlemmer, og er således ikke udtryk for en enkelt mønsterbygherres praksis. Styrken af dokumenterne vil afhænge af i hvor høj grad Bygherreforeningens medlemmer følger anbefalingerne og således bidrager til en hensigtsmæssig harmonisering af bygherrepraksis. Dette vil også være til gavn for byggeriets øvrige parter. 1 af 6

3 Bygherreforeningen opfordrer derfor til, at anbefalingerne i denne anbefaling, vejledningen til totalrådgiveraftale og Bygherreforeningens formuleringer til AB92 anvendes i videst muligt omfang. Det er under alle omstændigheder Bygherreforeningens anbefaling, at bygherren i videst muligt omfang ved sin anvendelse og administration af ABR89 og AB92 indtager en klar og styrende rolle i forhold til kontraktparter og proces. ABR89 og AB92 er som nævnt brugbare kontraktgrundlag, men deres effekt afhænger i høj grad af, at parterne herunder ikke mindst bygherren forholder sig konkret og aktivt til en række forhold, således at der sikres den fornødne klarhed herom. Samarbejdet mellem de parter, der er involveret i en byggesag, fungerer bedst, når hver af parterne loyalt honorerer deres forpligtelser. En revision af AB-dokumenterne ventes igangsat i Nærværende anbefaling og hertil knyttede dokumenter er tiltænkt anvendelse indtil nye AB-dokumenter foreligger og kan ikke tages som udtryk for Bygherreforeningens holdninger i forbindelse med en AB-revisionsproces. 2. Forbehold Bygherreforeningen har noteret sig, at rådgivere og entreprenører i forbindelse med afgivelse af tilbud generelt ønsker at anvende ABR89 og AB92, men at der ofte tages en række forbehold. Bygherreforeningen finder som nævnt, at det som udgangspunkt er uhensigtsmæssigt at fravige indarbejdede aftalegrundlag som ABR89 og AB92, selvom udviklingen siden 1989 hhv i et vist begrænset omfang kan nødvendiggøre dette. Bygherreforeningen er dog af den opfattelse, at de af rådgivernes og de udførendes organisationer udarbejdede standardforbehold normalt ikke vil forrykke balancen mellem bygherre og rådgiver/entreprenør væsentligt, og at disse standardforbehold som udgangspunkt ikke vil være til hinder for indgåelse af kontrakt. Bygherreforeningens medlemmer skal dog være opmærksomme på de nævnte standardforbehold i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale ikke mindst i relation til fastlæggelse af krav til forsikring, sikkerhedsstillelse, vinterforanstaltninger og garanti for materialer. Generelt opfordres Bygherreforeningens medlemmer til at kræve, at rådgivere og entreprenører præciserer, om der tages forbehold og i givet fald hvilke. Bygherren må så i forbindelse med tilbudsvurderingen overveje, hvilken betydning forbeholdene får, herunder om forbeholdene skal prissættes, eller om tilbuddet må afvises som ukonditionsmæssige. Det er afgørende for en succesfuld byggeproces, at rådgivere og ikke mindst entreprenører kan afgive deres tilbud på et gennemarbejdet grundlag, og at der ikke fastsættes forcerede tidsplaner for gennemførelse set i forhold til den konkrete opgave. Opmærksomheden henledes også på, at rådgivere og entreprenøren skal have rimelig tid til at udarbejde deres tilbud. I traditionelle udbudsformer bør der ikke ydes tilbudsvederlag. Tilbudsvederlag kan derimod komme på tale i totalentreprisekonkurrencer og projektkonkurrencer, hvor bygherren kan siges at modtage en rådgivningsydelse i forbindelse med tilbudsindhentningen, som så ikke skal rekvireres hos en anden rådgiver. 3. Præcisering af kontraktgrundlag Det er under alle omstændigheder af afgørende betydning for, at der kan opnås en værdiskabende proces, at kontraktgrundlaget med tilhørende bilag (ikke mindst kravspecifikationen) er så enkelt, klart og entydigt som muligt, således at ingen af parterne kan være i tvivl om, hvad der er aftalt. Anvendelse af digitaliseret kravspecifikation, kontraktmateriale og korrespondance kan medvirke hertil. 2 af 6

4 Særligt om ABR89 Navnlig i byggeprojekters indledende faser vil opgavens omfang og karakter ofte ændre sig. Det er derfor især i forhold til rådgivere vigtigt løbende at sikre sig, at aftalegrundlaget og forudsætningerne herfor er ajourført og står klart for begge parter. I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at udforme rådgiveraftalen således, at den lægger op til successive tilvalg af forskellige nærmere definerede ydelser. I forhold til rådgiveraftaler anbefaler Bygherreforeningen, at der for så vidt angår fastlæggelsen af rådgivers ydelser henvises til rådgiverorganisationernes ydelsesbeskrivelser med præciseringer i forhold til den konkrete byggesag - således at rådgivers ydelse kun er beskrevet i ét dokument. Ydelsesbeskrivelserne beskriver også en faseopdeling, som reflekteres i ABR89 og tilhørende vejledning til totalrådgiveraftale. Bygherren bør derfor i forbindelse med udbud sikre sig at få tilbud til at omfatte tilstrækkeligt mange ydelser, da senere tilkøb kan blive bekostelige. Omvendt skal der ikke betales for flere ydelser, end der kan tænkes at ville blive brug for. Bygherren skal i den forbindelse nøje overveje ydelsesbeskrivelsernes invitation til valg mellem kan- og skal-ydelser især i forhold til særydelser. Hvilke ydelser, der skal med, vil afhænge af den enkelte byggesags organisering, herunder om der er tale om nybyggeri, ombygning, renovering eller vedligehold. Men også den enkelte bygherres vidensniveau vil spille ind. Det anbefales navnlig, at bygherrer præciserer og fastholder, at rådgiverne under alle omstændigheder er ansvarlige for projektets indhold og kvalitet. Dette kan navnlig være relevant i forhold til forskellige former for funktionsudbud, hvor rådgiver opfordrer entreprenør eller leverandør til at deltage i detailprojektering, men hvor det er vigtigt at bygherren over for rådgiver understreger, at sidstnævnte har ansvaret for grænsefladerne i projektet. Det er også vigtigt, at bygherren nøje overvejer, hvilke kompetencer, der kræves af de enkelte nøglepersoner til konkrete opgaver. Rådgivere skal endvidere gøres opmærksomme på særlige karakteristika ved den enkelte bygherre, fx behovet for, at rådgiver bistår bygherren med opfyldelse af særlige regelsæt som fx statsbyggeregler. Dette kan bl.a. omfatte særlige krav vedrørende økonomistyring og kvalitetssikring. Bygherren skal endelig overveje, om projektmateriale skal granskes af 3. mand, fx hvis projektet er meget stort eller rummer særlige risici. Særligt om AB92 Også entrepriseydelser bør udbydes så let gennemskuelige som muligt. Bygherreforeningen vil i den forbindelse pege på BIPS beskrivelsesværktøjer som en god og letgenkendelig ramme for beskrivelse af byggesager. I forhold til de udførende virksomheder anbefaler Bygherreforeningen, at bygherren som udgangspunkt altid kræver, at den udførende deltager i en projektgennemgang, jf. AB92 11, og at der afsættes rimelig tid hertil. Herved kan eventuelle fejl og mangler i kravspecifikationen identificeres på et så tidligt tidspunkt som muligt, hvorved bygherren opnår den bedste mulighed for at forholde sig hertil, ligesom bygherren kan vurdere om rådgiverne har leveret den aftalte ydelse. Hvor der fx med henblik på at inddrage entreprenørens kompetencer og viden om konkrete løsninger er tale om et udbudsgrundlag baseret på funktionskrav, må bygherren kunne kræve, at entreprenøren efter sin projektgennemgang og heraf følgende præciseringer og evt. justeringer af entrepriseaftalen erklærer, at projektet, ud fra hvad entreprenøren har og burde have gennemgået, kan realiseres på det foreliggende grundlag. Ved funktionsudbud kan det endvidere være relevant at fastsætte en såkaldt exit -klausul om afslutning af samarbejdet efter projektgennemgang. 3 af 6

5 4. Prissætning af ændringer I de indledende faser af et byggeprojekt, vil der som nævnt ofte være behov for at justere projektets karakter. Bygherreforeningen anbefaler, at det i rådgiveraftaler nærmere præciseres, i hvilke tilfælde og i givet fald hvorledes honoreringen af rådgiver og tidsplanen påvirkes heraf. I forhold til entreprenører kan håndtering af ændringer give anledning til diskussioner om økonomiske og tidsmæssige konsekvenser heraf, og Bygherreforeningen anbefaler derfor bygherren, i dialog med brugere og rådgivere, at søge at beskrive sine behov så præcist som muligt og så vidt muligt undlade at foretage ændringer efter kontraktindgåelse. Bygherreforeningen anbefaler, at det afklares, hvorledes prissætning af ændringer skal ske, jf. AB Normalt vil anvendelse af enhedspriser anført i tilbudslister være en hensigtsmæssig model. For så vidt angår prisfastsættelse i forhold til ydelser, der ikke er omfattet af faste priser eller enhedspriser i entrepriseaftalen, anbefaler Bygherreforeningen, at bygherren overvejer at kræve, at et almindeligt anerkendt kalkulationsgrundlag, skal finde anvendelse. På den måde fås en høj grad af gennemsigtighed for prissætning af ekstraydelser, om end det ikke nødvendigvis altid vil være den laveste pris. Alternativt kan der indføres andre bestemmelser, der sikrer en eller anden form for kontrol af prissætning af ændringsarbejder, hvilket fx kan være i form af en styregruppe, en på forhånd udpeget opmand eller en sagkyndig beslutning efter principperne i AB På tilsvarende vis bør tidsmæssige effekter af ændringer så vidt muligt afklares forlods, jf Rådgiverfuldmagt Bygherreforeningen anbefaler, at bygherren over for rådgivere og entreprenører nøje præciserer, hvilken prokura byggeledelsen og tilsynet har, jf. AB Hensynet til at give bygherren de bedste styringsmuligheder taler for om overhovedet kun at give den tilsynsførende rådgiver fuldmagt til at indgå aftalesedler inden for en nærmere beskrevet ramme. 6. Kompetencer hos leverandørens medarbejdere Bygherreforeningen anbefaler, at bygherren overvejer, om der bør stilles krav om nærmere angivne kompetencer hos rådgiveres og entreprenørers centrale medarbejdere, herunder projekteringsleder, byggeleder og arbejdsleder, jf. AB Dette kan være hensigtsmæssigt af hensyn til at sikre en konstruktiv dialog under projektering og på byggepladsen, men det kan være vanskeligt at tilgodese for mindre virksomheder. Tilsvarende kan der stilles krav til underrådgivere og underentreprenørers kompetencer. 7. Sagsstyringsdokumenter og -rutiner Bygherreforeningen anbefaler, at bygherren nøje præciserer, hvilke sagsstyringsdokumenter parterne skal udarbejde undervejs, jf. AB92 19, herunder f.eks. nærmere beskrivelse af vejrligsdage. Dette kan skabe et bedre grundlag for parterne til at vurdere, hvorledes sagen er forløbet. I den forbindelse kan bygherren beskrive sine egne svartider, således at entreprenøren kan planlægge sit byggeri med henblik på at få en forudsigelig proces. Som supplement til Bygherreforeningens formuleringer til AB92 henvises til en række blanketter, der kan anvendes i forbindelse med entrepriseaftaler. Det bør også overvejes, om der som supplement til de sædvanlige konfliktløsningsmidler skal etableres konfliktløsningstrapper, fx med hurtig inddragelse af højere ledelsesniveauer, og/eller anvendelse af forskellige af Voldgiftsnævnets alternative konfliktløsningsmodeller. 4 af 6

6 8. Mangelfri aflevering til tiden Særligt om ABR89 Bygherreforeningen anbefaler, at bygherren nøje overvejer, om det vil være hensigtsmæssigt at lade en del af rådgivers honorar være afhængigt af mangelfri aflevering som en bonus. Mangelfri aflevering til tiden er under alle omstændigheder også afhængigt af at rådgiver leverer et gennemarbejdet og fyldestgørende projektmateriale. Særligt om AB92 I forhold til de udførende kan bygherren overveje at udarbejde en betalingsplan, jf. AB92 22, stk. 4 med en ganske stor slutrate, der først udbetales, når evt. mangler er afhjulpet, herunder når drifts- og vedligeholdelsesmateriale er overdraget. På den ene side kan dette give entreprenøren øgede finansieringsomkostninger, som vil blive afspejlet i entreprisesummen. På den anden side kan det skabe et effektivt incitament for entreprenøren til at undgå mangler, eller i hvert fald få disse udbedret hurtigt og effektivt. Bygherren kan også understrege, at et meget stort antal banale mangler eller andre hindringer for ibrugtagning vil blive anset som en væsentlig mangel og dermed være hindrende for overtagelse. Bygherreforeningen anbefaler, at bygherrer normalt ved deres tekniske rådgivere gennemfører en teknisk gennemgang eller lignende, der kan medvirke til at få entreprenøren til at fokusere på at aflevere mangelfrit til tiden. 9. Erstatning og forsikring Særligt om ABR89 Bygherreforeningen anbefaler, at bygherrer nøje overvejer behovet for ansvarsforsikring fra rådgiverside, herunder om rådgivers almindelige ansvarsforsikring er tilstrækkelig, eller om der er behov for en projektforsikring. I mindre sager vil der sjældent kunne gøres noget stort ansvar gældende mod rådgivere, og for at undgå diskussioner med rådgivere og/eller et stort risikotillæg, vil bygherren normalt godt kunne acceptere, at rådgivers ansvar er begrænset til den løbende ansvarsforsikring.. I større eller mere risikofyldte sager, f.eks. over 20 mio. kr., kan det overvejes at lade ansvaret begrænse til en særligt tegnet projektansvarsforsikring. Særligt om AB92 I forhold til de udførende anbefaler Bygherreforeningen, at bygherrer som udgangspunkt fastsætter dagbod for forsinkelse, jf. AB92, 25, stk. 2 (normalt ca. 1 promille af entreprisesummen). Opmærksomheden henledes på, at dagbod kun kan opkræves for overskridelse af sanktionsbærende terminer, der meget tydeligt er markeret som sådan i kontrakttidsplanen, og at voldgiftspraksis ofte ikke giver fuldt medhold for dagbodskrav. Hvis dagbod fravælges til fordel for ret til erstatning efter dansk rets almindelige regler, skal bygherren godtgøre tilstedeværelsen af et ansvarsgrundlag, et dokumenteret tab og årsagssammenhæng mv. Dansk rets almindelige erstatningsregler kan overvejes ved fagentrepriser, hvor en entreprenørs forsinkelse i forhold til en udtrykkeligt sanktionsbærende termin kan medføre tab for bygherren i forhold til andre entreprenører, men disse sammenhænge skal nøje dokumenteres. Bygherrer kan endvidere i helt særlige tilfælde overveje at kræve evt. maximeret driftstabserstatning for mangler, der kan forstyrre brugernes kernevirksomhed, fx udbedring af fejlagtigt lagt gulv på et større areal i et butikslokale efter ibrugtagning. Dette vil imidlertid være en egentlig fravigelse fra AB92 35, stk. 2. Der kan i øvrigt tegnes forsikring for driftstab som følge af skader, der kan dækkes af en entrepriseforsikring. 5 af 6

7 Entreprenøren skal endvidere have en sædvanlig ansvarsforsikring. I visse sager kan det overvejes at samtænke forsikring af bygherre, rådgiver og entreprenør. 10. Forældelse Bygherreforeningen har overvejet, om ændringerne i forældelsesloven pr. 1. januar 2008 kan give anledning til nogen ændring af håndteringen af rådgiver- og entrepriseaftaler. Det er Bygherreforeningens vurdering, at den forkortede forældelsesfrist for krav, der er eller burde være kendt, accentuerer den professionelle bygherres behov for målrettet styring og opfølgning af byggesager, herunder ved hjælp af observationer fra brugere. Bygherren må således ikke blot passivt afvente et 5-års eftersyn, da dette kan betyde, at bygherrens evt. krav vedrørende mangler, der burde være opdaget inden 3 år efter aflevering, vil være forældede. Bygherrer bør derfor overveje at fremrykke 5-årseftersyn eller selv foretage et ekstra eftersyn, således at bygherren kan nå at afbryde den 3-årige forældelse gennem indgivelse af klageskrift eller tilsvarende, når der konstateres mangler. Bygherreforeningen har i øvrigt vurderet, at det som følge af forældelseslovens beskyttelsespræceptive regler ikke vil være muligt at aftale en længere frist for forældelse af rådgiveres og entreprenørers ansvar. Bygherrer skal naturligvis være opmærksomme på, at der som hidtil, som alt overvejende udgangspunkt, skal reklameres over mangler senest 5 år efter aflevering, jf. AB Udenlandsk arbejdskraft Bygherreforeningen anbefaler, at bygherrer anvender en særlig kontraktbestemmelse om, at rådgivere og entreprenører skal anvende sædvanlige lokale arbejdsvilkår i forhold til udenlandsk arbejdskraft, jf. de såkaldte ILO-konventioner. Bygherren bør også sikre sig, at udenlandske entreprenører er tilmeldt registeret for udenlandske tjenesteydere (RUT). 12. Særlige incitamenter Bygherren kan overveje at tilbyde bonusordninger, fx for at undgå arbejdsulykker og for at være proaktiv i forhold til overholdelse af arbejdsmiljøregler. Det kan også overvejes at give bonus til rådgivere og/eller entreprenører for mangelfri aflevering til tiden eller for opnåelse af gode effekter af byggeriet (f.eks. lavt energiforbrug). Som alternativ til at honorere rådgivere og/eller entreprenører særskilt for at opfylde deres forpligtelser, kan det også overvejes at give en bonus, hvis deres håndtering af sagen har bevirket, at bygherren har skullet anvende færre ressourcer på sagen, fx deltaget i færre møder end forventet. I en række tilfælde kan det være hensigtsmæssigt, at incitamenter slår igennem på medarbejderniveau hos rådgivere og entreprenører. Også udsigten til at kunne få en positiv reference fra bygherren vil kunne være et adfærdsregulerende incitament. 13. Afsluttende bemærkninger Afslutningsvist henledes opmærksomheden på, at selv den mest perfekte kontrakt ikke vil føre til det ønskede resultat, medmindre den administreres fair og kontant af de involverede parter. Nærværende dokument, Bygherreforeningens formuleringer til AB92 og Vejledning til aftaleformular for totalrådgiveraftale efter ABR89 er udarbejdet af et udvalg under Bygherreforeningen, bl.a. på baggrund af bidrag fra medlemmerne samt drøftelser med relevante brancheorganisationer og drøftelser på medlems- og bestyrelsesmøder. De nævnte dokumenter vil løbende blive ajourført af Bygherreforeningens Rammebetingelsesudvalg, bl.a. på baggrund af forslag fra medlemmerne. Der henvises til 6 af 6