Indbudgettering af risikopulje ifm. nye itprojekter

Transkript

1 Indbudgettering af risikopulje ifm. nye itprojekter September 2012

2 Indbudgettering af risikopulje ifm. nye it-projekter Nyt kapitel 1. Indledning Nedenfor opstilles principper for indbudgettering af risikopuljen i forbindelse med it-projekter som er omfattet af reglerne i Budgetvejledning 2011 (Budgetvejledning 2011 pkt ). Principperne skal ses i sammenhæng med Retningslinier for udformningen af it-aktstykker, Finansministeriet, september Spørgsmål vedrørende udregning af risikopulje kan rettes til Sekretariatet for Statens IT-projektråd i Digitaliseringsstyrelsen. Øvrige spørgsmål i relation til vejledningen kan rettes til Finansministeriets departement. 2. Baggrund Risikopuljen er forskellen på de samlede uden risikojustering og med risikojustering. For såvel it-projekter over og under 60 mio. kr. i samlede udgifter til anskaffelse og udvikling (ekskl. renter) laves der risikojusterede udgifter, jf. figur 1. Det bemærkes, at med de nye regler for it-projekter og brug af business case model må budgetter for it-projekter i udgangspunktet ikke indeholde nogen former for reserver. Disse reserver beregnes efterfølgende i samarbejde med Sekretariatet for Statens IT-projektråd og giver anledning til en risikopulje. Indbudgettering af risikopulje ifm. nye it-projekter 1

3 Figur 1 Udregning af risikopulje for højrisiko-projekter & normalrisiko-projekter NORMALRISIKO- PROJEKTER Ikkerisikojusterede Risikopulje (eks. 9 mio. kr.) Risikojusterede (vægtet gnst.) Tallene findes i faneblad Rapportering HØJRISIKO- PROJEKTER Ikkerisikojusterede Risikojusterede (MC_Mean) Risikojusterede (MC_70) Risikopulje (eks. 18 mio. kr.) + Risikopulje (eks. 7 mio. kr.) Tallene findes i fanebladet Rapportering MC Kilde: Statens IT-projektråds sekretariat. For de mindre projekter (over 10 mio. kr. men under 60 mio. kr.) samt større projekter som vurderes at have normal risiko, og som derfor ikke vurderes at være et højrisiko-projekt, fastlægges de risikojusterede som et vægtet gennemsnit på baggrund af antagelser om spredning og sandsynlighed. For højrisiko-projekter fastlægges de risikojusterede udgifter via Monte Carlo simulering. Erfaringerne viser at mange, men ikke alle, it-projekter over 60 mio. kr. formentlig bliver vurderet som højrisiko-projekter. Der opereres med to niveauer for de risikojusterede, nemlig (i) det udgiftsskøn der er 50 pct. sandsynligt (betegnet MC_Mean i figur 1, dvs. det gennemsnitlige udgiftsestimat) og (ii) det udgiftsskøn, der er 70 pct. sandsynligt. I aktstykker om højrisiko-projekter indgår som samlede det udgiftsskøn, der er 70 pct. sandsynligt. Det bemærkes, at det ved projekter over 60 mio. kr. først er ved væsentlige overskridelser af de risikojusterede (udgiftsskønnet som er 70 pct. sandsynligt hvis højrisikoprojekt), at overskridelsen skal forelægges FIU (en væsentlig ændring er bl.a. en ændring i de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling på 10 pct. eller derover og mindst 6 mio. kr., jf. Budgetvejledning 2011 pkt ). 3. Principper for indbudgettering Spørgsmålet, om hvordan risikopuljen indbudgetteres, er kun relevant for it-projekter med samlede udgifter til anskaffelse og udvikling på 10 mio. kr. og derover og hvor der gives en merbevilling til projektet. Dvs. at projektet forelægges for Finansudvalget mhp. igangsættelse, 2 Indbudgettering af risikopulje ifm. nye it-projekter

4 og at der samtidig hermed forelægges forslag vedr. finansiering (rammeløft eller træk på reserver). Behov for finansiering opstår eksempelvis ved projekter, hvor gevinsterne ikke falder på samme ministerområde som ne eller driftsudgifterne. Endvidere kan der være projekter som skyldes implementering af international lovgivning eller kvalitetsløft (dvs. ikke effektiviseringsprojekter), hvor gevinsterne ikke svarer til udgifterne (dvs. har en negativ business case). Ved projekter, som ministerierne selv finansierer, uanset størrelse og risikovurdering, kan ministeriet selv bestemme, hvordan det vil indbudgettere risikopuljen. Risikopuljen beregnes i princippet for hvert enkelt år i projekt- og afskrivningsperioden. Det er imidlertid vurderingen, at risikopuljen først har relevans, når projektet nærmer sig afslutningen på gennemførelsesfasen og skal sættes i drift ifm. realiseringsfasen. Herudover kan risikopuljen have relevans ifm. realiseringsfasen, dvs. afskrivningsperioden, hvis anlægget er blevet dyrere end forventet, og afskrivningerne dermed er højere end forventet. Risikopuljen afsættes derfor som udgangspunkt samlet i det år, hvor projektets gennemførelsesfase afsluttes. Principper for indbudgettering af risikopuljen afhænger af risikopuljens størrelse samt projektets risikovurdering, jf. tabel 1. Det gælder i alle situationer, at det pågældende ministerium og projektledelsen er ansvarlige for at kunne redegøre detaljeret for eventuelle træk på risikopuljen overfor fx Rigsrevisionen. Principperne i tabel 1 gælder med mindre andet er aftalt konkret mellem Finansministeriet og det pågældende ministerium. Tabel 1 Indbudgettering af risikopulje for projekter hvor der gives merbevilling Risikopulje under 10 mio. kr. Risikopulje 10 mio. kr. eller derover Normal risiko Høj risiko Indbudgetteres direkte på det pågældende ministerområde Indbudgetteres direkte på det pågældende ministerområde Indbudgetteres direkte på det pågældende ministerområde Risikopuljen opdeles i to dele: Forskellen mellem ikke-risikojusteret udgiftsestimat og det MC-simulerede gennemsnitlige udgiftsestimat indbudgetteres direkte på det pågældende ministerområde Forskellen mellem det MC-simulerede gennemsnitlige udgiftsestimat og udgiftsestimat med 70 pct. sandsynlighed indbudgetteres på Reserve vedr. gennemførelse af højrisiko itprojekter Se tabel 1.12 i projektets business case for en opdeling af projektets risikopulje Udmøntning fra reserven på Reserve vedr. gennemførelse af højrisiko it-projekter til det konkrete kan ske direkte på forslag til lov om tillægsbevilling efter aftale mellem det pågældende ministerium og Finansministeriet. Reserven pl-opregnes jf. vanlig praksis. Indbudgettering af risikopulje ifm. nye it-projekter 3

5

6