FP7 for AU projektøkonomer. FP7 projektadministration 19. september 2012 Grethe Baasch Thomsen & Jesper Juel Holst Forskningsstøtteenheden

Transkript

1 FP7 for AU projektøkonomer

2 Kopi af slides Uddelt i papirform på informationsmødet OG Bliver tilgængelig som pdf fil på: under punktet Nyttige filer i højre kolofonen.

3 Kontaktinformation Grethe Baasch Thomsen tlf Jesper Juel Holst tlf Forskningsstøtteenheden og Kort til FSE servicerer forskerne og projektøkonomer, ledelse, ministerier, revisorer (PricewaterhouseCoopers, KPMG, Rigsrevisionen) og EU. Post kan sendes med INTERN POST i en hvid kuvert. Adresse: GBT eller JH, Forskningsstøtteenheden, Peter Sabroes Gade 12, bygn. 14A, AUH

4 Spørgsmål fra deltagere Interne procedurer ift. afrapportering til EU (hvem leverer hvad, projektoprettelse, tidsregistrering) Medfinansiering (herunder løn) Info omkring tilladte omkostninger (herunder moms) Gennemgang af NS EU arket (inkl. Marie Curie) Udfyldelse af Form C og EUs krav til financial reports Participant Portal: Rettigheder og roller Revisionskrav (opbevaring af bilag mv.)

5 Program Netværk (kaffe, the, rundstykke) Velkomst og programgennemgang FSE, Omk., Projektoprettelse, Form C Pause (kaffe, the, vand) NS EU, Participant Portal, Revision, Web Store/komplekse forskningsprojekter Afslutning

6 AU procedurer Forskningsstøtteenheden skal godkende: Ansøgningsskemaer samt budget FØR afsendelse til EU/koordinator (FSE Pre award (fundraiserne)) Kontraktforhandlingsskemaer (GPF) samt budget FØR afsendelse til EU/koordinator. Samtidig eller senere underskrives disse skemaer. Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer FØR afsendelse til EU/koordinator. Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig). Herunder kontakt til revisor og underskrift på Form C.

7 AU procedurer Technology Transfer Office (TTO) skal godkende: udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA). udkast til (og underskrive) evt. Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer FØR afsendelse til EU/koordinator. Administrative centre skal godkende: som vanligt ved ekstern finansiering og stå for den daglige administration. => Kontakt Grethe eller Jesper, hvis I er i tvivl, særligt vedr. FP7 projekter på tidl. DMU og DJF.

8 FP CP, CSA med flere ERC projekter Marie Curie (ITN, IEF, ERG mm.) Infrastructures mm.

9 FP7 refusion af omkostninger Maximum reimbursement rates Research and technological development activities (*) Demonstration activities Management of the consortium activities Other activities Network of excellence 50% 75% (**) (AU) 100% 100% Collaborative project (****) 50% 75% (**) (AU) 50% 100% 100% Coordination and support action 100% (***) (OH max 7%) 100% (***) (OH max 7%) (*) Research and technological development includes scientific coordination. (**) For beneficiaries that are non profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (***)The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. (****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs). Marie Curie: 100% refusion fra EU og 10% overhead det typiske, men tjek! ERC: 100% refusion og overhead 20%.

10 Tilladelige/ikke tilladelige omkostninger Institutionens regler: Afskrivninger, time/dagpenge, rejsetakster, ansættelsesprocedurer (dog Marie Curie formkrav og NS nr. i kolofon) Ikke tilladelige omkostninger: Uafløftbar moms ej omposteret (hotel, lufthavnsparkering mv.) Kurér (DHL, UPS osv.) af rapporter. Er kun tilladeligt, hvis det er forskningsrelateret, fx blodprøver Computere. Indgår i EU s øjne under normalt kontorhold. Er kun tilladelig, hvis det er en særlig computer, som er speciel ift. projektet eller hvis AU er koordinator (konkret vurdering af Annex 1 DoW)

11 Projektoprettelse Ved projektoprettelse følges AU s interne procedurer, som pt. er under endelig afklaring. FP7 projektoprettelser vil også i fremtiden blive tjekket af FSE bl.a. af statistik hensyn. Dette har høj prioritering i FSE, så forsinkelser undgås. Dette vil fremgå af Økonomimanualen. Hvor finder jeg oplysningerne i Grant Agreement? Se næste slide Kort titel format: kort projektakronym Bevillingsgiver: finansieringskildekoder er under opdatering. Projektoverblik (sagsforklæde) laves af FSE og udsendes til jer.

12 Projektoprettelse (se feltnavne) Hvor finder jeg oplysningerne til projektoprettelsesskemaet? Lokalt stednr. på instituttet Findes på GA forside Findes på GA forside; kort projektakronym (projekttype bev.haver) Se næste slide (finansieringskildekoder) Budget i Annex I / GPF Budget GA GA Året hvor EC underskriver Oprettes af FSE Findes på GA forside X

13 Projektoprettelse Oversigt over nuværende finansieringskildekoder i Navision Stat: Finansieringskildekode Bevillingsgivernummer Navn FP EU øvrige FP7 Ideas (ERC) FP7 People (Marie Curie) FP7 Cooperation FP7 Capacities FP7 Øvrige Interreg EU Socrates EU Erasmus 0 Sats/OH

14 Form C Contract number Acronym Aarhus Universitet AU 75 % No Se kontrakten! 60 % 60 % - Special Transitional flat rate , , ,20 60% 8.709, , , , , , , , ,05 75% 100% , , ,20 No No Se efterfølgende slide ang. renter

15 Form C No No PricewaterhouseCoopers Yes 1.250,00 Hvis requested overstiger Grethe Baasch Thomsen eller Jesper Juel Holst

16 Overhead Overhead (indirekte omkostninger) må ikke gå tilbage til EU projektet, dvs at overhead ikke må bruges til direkte omkostninger Projekter på tidligere DMU og DJF: I ansøgninger anvendes flat rate overhead. I eksisterende projekter skal overgangen fra beregnet overhead til flat rate overhead afklares.

17 Renteberegning Hvis AU er koordinator på et projekt (eller AU er eneste part), skal der foretages renteberegning af pre financing. Denne renteberegning skal laves indtil hele pre financing er opbrugt. Renteberegningen laves centralt via kontakt til FSE. Der skal ikke renteberegnes på senere indbetalinger fra EU.

18 NS EU regneark NS EU = broen fra Navision til EU s Form C Financial Statement. Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt. Eventuelle ændringer er forklaret og indskrevet i ét dokument. Revisionssporet bevares i hele den periode, hvor NS EU gemmes elektronisk, fx i Captia/på tilgængelige drev. EU kan ønske at se revisionssporet i op til 5 år efter sidste indbetaling kan være fx 11 år eller mere efter projektstart! Projektøkonom, FSE og revisor arbejder i og afslutter samme dokument, som ligger til grund for Form C Financial Statement. NS EU er således et arbejdsredskab og en del af dokumentationen.

19 Projektoversigt fra Navision Stat BI rapport i fremtiden

20 NS EU regneark Samlet

21 NS EU regneark Samlet

22 NS EU regneark Ansættelser

23 NS EU regneark PØS lønoversigt vi venter på en afløser (Økonomistyring)

24 NS EU regneark Medfinansiering I Timesedler:

25 NS EU regneark Medfinansiering II

26 NS EU regneark Momsafløftning

27 NS EU regneark Rejseliste

28 NS EU regneark Breakdown of direct costs ERC sender før hver afrapportering opdaterede skrivbare pdfskemaer direkte til projektøkonomen. Desuden mere og mere online via Participant Portal.

29 NS EU regneark Dimensioner

30 FP7 Marie Curie NS EU skabelon for Marie Curie projekter er svært tilgængelig pga. særlig lønafrapportering > FSE udfører mere af arbejdet vedr. løndelen i NS EU. Kategori D (participation) + E (research) afrapporteres som flat rate (ITN) > forbrug alligevel som tidligere beløbene indenfor projektperioden! Studieafgift kan medtages under D, hvis PwC godkendt, hvilket pt. er sket for ST (45 t/kr) og HE (40 t/kr). Ph.D. undervisning (de 840 t/36 mdr.) notat på vej. Spm. fra PO vedr. løn kontakt FSE da har erfaring.

31 Participant Portal Adgang til FP7 projekter opnås gennem Participant Portal. Det kræves at man er oprettet i sikkerhedsportalen ECAS. EU anvender i stigende grad online indtastning af Form C + sædvanlig papirunderskrift. Onlinesystemet anvendes til kontraktforhandling, Form C Financial Statement inkl. Use of resources, videnskabelige rapporter. Declaration of Conformity indtastes også heri, men uden underskrift til EU. Mange ændringer, så kontakt FSE med spørgsmål.

32 Participant Portal Participant Portal: ECAS: uestid=ecas

33 Revision Der er fire typer af revisioner: Revisionserklæring på Form C (audit certificate), hver gang requested når (PricewaterhouseCoopers) Desk audits: EU anmoder om bilag til Form C (EU) EU revision af partnere (EU eller KPMG) Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor) Husk timeregistrering, rejseliste og bilag gemmes i 5 år efter sidste indbetaling fra EU/koordinator Elektroniske revisionsmapper til PwC på vej NB! Revisionsudbud pt., så måske ny revisor!

34 Revisionsmappens indhold Faneblad Indhold 1 Sagsforklæde fra FSE journalsag (kopi til institut udsendt tidligere) Projektoprettelse i Navision Excel arket NS EU: Oversigt over aktuelle regnskabsperiode 2 Form C Financial Statement (1 faneblad pr. regnskabsperiode) 3 Navision Stat rapporter pr. regnskabsperiode: 1) Bevillingsoversigt (Projektoversigt) 2) Kontoudtog med dimensioner (slutdato gerne efter perioden) 4 Ansættelseskontrakter vedr. alle EU aflønnede dækkende hele perioden (Husk alle sider af kontrakten + alle ændringer til kontrakten) 5 Lønoversigt (PØS Excel) for aflønnede på projektet og medfinansiering (eller med i NS EU) 6 Timesedler pr. ansat pr. regnskabsperiode, herunder for medfinansiering. 7 Næstsidste Sidste Kopier/skan af alle fakturaer inkl. rejseafregninger (alle underbilag) ELLER lån af bilagsmappe til revisor ved mange bilag ELLER revisor afkrydser på Navision Kontoudtog med dimensioner, hvorefter projektøkonom skanner. EU kontrakten inkl. alle annex er (første revisionserklæring), derefter kun kopier vedr. ændringer, f.eks. periodeforlængelser eller budgetændringer. Til revisors noter.

35 Web/nyttige links Forskningsstøtteenheden: award/projektadm8000c/ Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte: EU ERFA: og internationaleprogrammer/eus7rammeprogramforforskning/eu erfa gruppen Ekstranet for EU ERFA: from=https%3a//ekstranet.fi.dk/forside/two columns disable columns

36 DARMA: EU FP7: Web/nyttige links (CORDIS) (ERC) Grant_Holders.pdf ctronic_submission_of_financial_report.pdf HORIZON 2020 (AU adm arbejdsgruppe nedsat i FSE):

37 Spørgsmål/erfaringsudveksling