H2020 for AU projektøkonomer. H2020 projektadministration, Aarhus 5. dec Jesper & Morten - Forskningsstøtteenheden

Transkript

1 H2020 for AU projektøkonomer

2 Kopi af slides Bliver tilgængelig som pdf-fil på: under punktet Nyttige links samlet nederst på siden.

3 Kontaktinformation Jesper Juel Holst - tlf Morten Hollænder Beeck - tlf Grethe Baasch Thomsen (Orlov til efterår 2018) Forskningsstøtteenheden - servicerer forskerne og projektøkonomer, ledelse, ministerier, revisorer og EU.

4 Spørgsmål fra deltagere Håndtering af kostpriser / omregnet kostpris i budget og regnskab. Navision og Financial statement skal stemme overens til sidst. Ny timenorm og timeseddel Gennemsnitskurs ved afregning budgettere med kursdiff.? Engangsvederlag Marie Curie proces og beregning

5 Agenda AU procedurer/roller internt på AU S. 6-9 Horizon 2020 og forskelle til FP7 S Subcontracting S Notater og Projektoprettelse S Participant Portal overblik S NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S NS-EU og Marie Curie S PP Financial Statement S Revision S

6 AU procedurer H2020 Forskningsstøtteenheden skal godkende: Ansøgningsskemaer samt budget FØR submission til EU/koordinator (FSE ansøgningsteams HE, ST og ARTS/BSS) Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJH/MHBE. Data og budget godkendes af projekthaver i FØR JJH/MHBE underskriver Declaration of Honour online (LSIGN). PØ tildeles. Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i til JJH/MHBE. Regnskaber Financial Statement (kladder og endelig). Herunder kontakt til revisor og underskrift på Financial Statement via FSIGN.

7 AU procedurer Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende: udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA). udkast til evt. Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer FØR afsendelse til EU/koordinator. Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist. Institut/Fakultet skal godkende: som vanligt ved ekstern finansiering og stå for den daglige administration. PØ orienteres af JJH/MHBE om nye projekter => Kontakt Jesper eller Morten, hvis I er i tvivl.

8 EU audit Konsortiumdannelse Lobby- Aktiviteter Projektafslutning Projektidé Screening af idé Lobbyaktiviteter Ændring til kontrakt og konsortium Deltagelse i projektaktiviteter og -møder Management, regnskab og audit Videnskabelig afrapportering Livscyklus for deltagelse i EU s rammeprogrammer Projekt- og økonomistyring Kick off og årsmøder Ansøgning Evaluering Projektoprettelse Kontraktforberedelse

9 Projektøkonomens rolle Henvis så tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser, som godkender ansøgningsbudget. Institutleder skal sige ok. Teamleder eller forsker oplyser navn på projektøkonom. Afrapportering: NS-EU, indtastning af Financial Statement samt underliggende Use of Ressources, tildeling af roller i PP, upload af revisionserklæring mv. udarbejdes af projektøkonom. Projektøkonom afklarer interne spørgsmål med Regnskab, HR, Institut mv. FSE hjælper med svære spørgsmål og skal godkende inden afsendelse. FSE er hjælp til selvhjælp

10 Horizon 2020 opbygning ( ) En struktur med lignende regler for alle programmer (dog specielle regler for ERC, Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions) Én enkelt refusionsrate: 100% direkte omkostninger + 25% flat rate til indirekte omkostninger (overhead) dog overhead speciel ved Marie Curie projekter. Læs mere om H2020 opbygning her: sections (engelsk) (dansk)

11 Horizon 2020 budget 592 mia. DKK

12 Terminologi FP7 -> H2020 FP7 Horizon 2020 Beneficiary Beneficiary Grant Agreement Grant Agreement Foreground Results Funding scheme Action (projekttype) Guideline to Financial Issues Certificate on the financial statements 14 checkpunkter Annotated Model Grant Agreement (AGA) Certificate on the financial statements 64 checkpunkter

13 H2020 actions (projekttyper) Projekttype Hvem kan søge Hvad yder EU i støtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA): Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre års varighed til store integrerede, multidisciplinære projekter. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Innovationsprojekter (IA): Projekter med særligt fokus på aktiviteter tættere på markedet f.eks. udvikling af prototyper, test og demonstration. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. For non-profit institutioner/organisationer er satsen 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 % for andre organisationer) 25 % overhead Koordinerings- og støtteaktioner (CSA): Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring. SMV-instrumentet (SME på engelsk): Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere små- og mellemstore virksomheder (SMV er). Enkeltpersoner eller konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. En SMV eller konsortier bestående af SMV'er fra EU-medlemslande eller associerede lande. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Fase 1: Op til euro til feasibility study Fase 2: 0,5-2,5 mio. euro til forskning, udvikling og demonstration Fase 3: Gratis rådgivning Herudover ERC og Marie Curie se næste slides

14 Det Europæiske Forskningsråd (ERC) Under Det Europæiske Forskningsråd (ERC) kan forskere søge om følgende fem bevillingstyper: Bevillingstype Varighed Beløb Starting Grant Op til fem år Op til 1,5 mio. euro Consolidator Grant Op til fem år Op til 2 mio. euro Advanced Grant Op til fem år Op til 2,5 mio. euro Proof of Concept Op til 1 ½ år Op til euro Synergy Grant (SyG) Op til seks år Op til 10 mio. euro + 4 mio.

15 Marie Skłodowska-Curie Actions - 1/2 Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse, også kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions, kan man søge om følgende projekttyper: Projekttype ITN Fælles forskertrænings- og/eller ph.d. programmer på tværs af lande. IF Træning og international, intersektoriel mobilitet for erfarne forskere. Projektets varighed 48 måneder 3 36 måneder måneder måneder Forskermåneder for den enkelte forsker

16 Marie Skłodowska-Curie Actions - 2/2 Projekttype Projektets varighed Forskermåneder for den enkelte forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende, regionale og nationale programmer til at omfavne international, intersektoriel og interdisciplinær forskertræning og transnational samt tværsektoriel mobilitet måneder min. 3 måneder NIGHT Gennemførelse af arrangementet 'European Researchers Night' om formidling af forskning og innovation. NCP Aktiviteter der styrker netværket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions. RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og idéer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde. 24 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 36 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 48 måneder 1-12 måneder

17 Horizon 2020 Model Grant Agreement A single document with all provisions Core text Special clauses General conditions Annex II Specific provisions Annexes III FP7

18 Horizon 2020 Model Grant Agreement Annexes to the grant Annex 1: Annex 2: Description of the action Estimated budget Annex 3: Accession Forms, 3a & 3b Annex 4: Financial statements Annex 5: Annex 6: Certificate on the financial statements Certificate on the methodology

19 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Ikke krav om årlig beregning af Productive Hours. Krav om Timesheets for al den tid, som aflønnes på projektet (- Marie Curie fellow, men dog dokumentation) Flere forskellige støtterater. F.eks.: (100+60%)*75% = 120 H2020 Krav om årlig beregning af Productive Hours (pt timer på AU). Desuden skal Productive Hours udgøre mindst 90% af Workable Hours ( *7,4-10*7,4 = 1628*0,9 = 1465 timer < 1580) Ikke krav om Timesheets, hvis personen arbejder fuldtids på projektet. Dog laves erklæring. For deltidsansatte - samme regler som i FP7. Én støtterate: (100+25%)*100% = 125 Innovation projekter: 100% for nonprofit organisationer 70% for andre.

20 Nyt timetal pr. 1/ Det nye timetal kan udledes af regelsættet for H2020. Reglen siger at man ikke må bruge et årligt timetal der er mindre end 90% af det årlige mulige antal timer. I tabellen nedenfor er vist dels det årlige mulige antal timer, dels 90% s reglen appliceret herpå over en årrække Calendar days Weekends Holidays Annual leave Standard Annual Workable Days Standard Annual Workable Hours (mulige timer) % of Standard Annual Workable Hours Annual sick leave (2015) -6,1-6,1-6,1-6,1-6,1-6,1-6,1-6,1 Child sickdays, child care days (2015) -0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7 Lunch -15,1-15,0-14,8-14,7-14,9-15,0-15,1-14,9 Other unproductive activities -0,4-0,4-0,4-0,4-0,4-0,4-0,4-0,4 PRODUCTIVE DAYS STANDARD ANNUAL PRODUCTIVE HOURS

21 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter. Mange forskellige budgetskemaer H2020 Alt foregår elektronisk igennem Participant Portal. Ingen papirunderskrifter længere -> reducerer time to grant (tiden fra ansøgning til projekt) og EU s godkendelse af regnskaber Ét budgetskema. Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt. Der er mange kolonner (a til m) og rækker, da Third parties også er inkluderet. Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne

22 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Pre-financing normalt 160% af forventet forbrug i første Reporting Period Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost H2020 Ingen regler for Pre-financing størrelse. Varierer fra projekt til projekt. EU overfører til koordinator senest ti dage før projektstart. Non-deductible VAT er en eligible cost. Pas på double funding, restaurations moms mm. H2020 øvrige ikke tilladelige omkostninger: MGA side mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

23 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Revision af projektet op til 5 år efter projektets slutdato Revisionserklæring: Revisionen skal gennemgå 14 checkpunkter H2020 Revision af projektet op til 2 år efter Final Payment, men dokumenter skal gemmes i 5 år (OLAF) Revisionserklæring: Revisionen skal gennemgå 64 checkpunkter. Det er ok, at lave en midtvejsrevision, så længe den samlede regning ikke overstiger det beløb en enkelt revision ville have kostet. Vurderes fra projekt til projekt. Formålet er at få brugt hele budgettet.

24 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Audit Certificate (CFS) bogføres som subcontracting uden overhead Grænse for Audit Certificate: Hver gang i Total Requested Contribution Valutakurs, den første bankdag i måneden efter periodens afslutning H2020 Audit Certificate (CFS) bogføres som Goods and services med overhead Grænse for Audit Certificate: i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution ). Kun ved payment of the balance (final payment) Valutakurs, gennemsnit for hele afrapporteringsperioden: nge/eurofxref/html/eurofxref-graphdkk.en.html

25 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Marie Curie Overhead = 10% Marie Curie Management = bogførte Actual Costs Ofte svært at definere en Management aktivitet H2020 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA). Ingen Overhead i %, men et fast beløb per fellow month I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200 /fellow month. Overhead vil variere fra projekt til projekt. Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne, helst allerede på ansøgningstidspunkt

26 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 H2020 Time to grant er 12 måneder efter ansøgningsfristen Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Alle modtagere af en bevilling på mere end euro Renteindtægter på 'pre-financing' skal indrapporteres af koordinator indtil 31/ Intern handel tilladt så længe prisberegninger ikke indeholder overheadrelaterede omkostninger eller profit. Time to grant er 8 måneder efter ansøgningsfristen Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Koordinatorer Renteindtægter på 'pre-financing' skal ikke indrapporteres. Intern handel tilladt som i FP7. Baseret på en unit cost. Se AGA Costs of internally invoiced goods and services (D.5).

27 FP7 Equipment H2020 Skal være nævnt i Annex 1 (også selvom udstyret straksafskrives) Afskrivningsmetoden følger institutionens interne regler Omkostningen bogføres på projekterne ud fra anvendelsesgraden, dvs. flere projekter kan dele et apparatur. Logbog Skal være nævnt i Annex 1 (også selvom udstyret straksafskrives) Afskrivningsmetoden følger institutionens interne regler Omkostningen bogføres på projekterne ud fra anvendelsesgraden, dvs. flere projekter kan dele et apparatur. Logbog

28 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 H2020 På Collaborative projekter (CP): mulighed for at få refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra midler til barsel. På Marie Curie projekter: Muligt at søge ekstra budgetmidler til dækning af barselsudgifter. På RIA projekter med monthly hourly rate, mulighed for at få refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra midler til barsel. På Marie Curie projekter: ikke mulighed for at få refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra budgetmidler til dækning af barselsudgifter, hverken IF eller ITN.

29 Originalbilag FP7 Ifølge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97: Beneficiaries are required to: keep the originals, or in exceptional cases, where the national legislation accepts or contemplates this possibility, duly authenticated copies including electronic copies of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the project. H2020 Elektroniske bilag accepteres jf. AGA v4.1 side 175: nts/data/ref/h2020/grants_manual/a mga/h2020-amga_en.pdf The Commission/Agency will accept any document considered an original under national law.

30 Regelgrundlag: H2020: AGA artikel 13 Definition: Subcontracting En underleverandør, der mod betaling, udfører centrale projektopgaver ( action tasks ) på vegne af en projektdeltager ( beneficiary ). Krav: Nødvendigt for implementering af projektet Kun omfatte en begrænset del af en projektdeltagers projektopgaver. Skal godkendes af EU for at være tilskudsberettiget. Behovet for subcontracting skal være oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen. Modif: simplied approval procedure. Best value for money laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Udbudsreglerne skal følges. H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

31 Subcontracting Hvad er karakteristisk for subcontracting? Et forhold baseret på forretnings-/markedsvilkår Ingen instruktionsbeføjelser underleverandøren udfører arbejdet uden projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol En underleverandør er en selvstændig tredjepart, hvilket betyder; at underleverandøren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager at underleverandøren ikke selv underskriver GA, og er derfor ikke bundet heraf. at underleverandøren bliver betalt direkte af projektparterne som efterfølgende får støtte fra EU at underleverandøren kun kan gøre krav gældende overfor projektdeltageren ikke overfor EU. H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

32 Underleverandøraftale Subcontracting Skal indgås før underleverandørens udførelse af projektopgaverne Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO Aftalen skal have en IPR-regulering projektdeltageren skal sikres ejerskab over resultaterne EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv. af underleverandør (GA art. 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art. 23) Underleverandøren skal pålægges visse forpligtelser som projektdeltageren selv er pålagt under GA Interessekonflikt (GA art. 35) Fortrolighed (GA art. 36) Markedsføring af projektet og synliggørelse af EU-støtten (GA art. 38) Erstatningsansvar (GA art. 46) Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020: H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

33 H2020 notater fra FSE Følgende H2020-notater er clearet med PwC og ligger på AU s Økonomimanual: H2020 Moms H2020 Overhead H2020 Revision H2020 Løn (og timesedler) Øvrige vejledninger lokalt?

34 Projektoprettelse Ved projektoprettelse følges AU s interne procedurer. konomi/oekonomimanual/eksterne_projekter/projektoprettelse/vejledning_til_pro jektoprettelse_af_eu_h2020-projekter_-_pe_moede_den_10._februar_16.pdf NB! Når I modtager det delvist præudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE, skal I huske at omregne bevillingsbeløb til DKK. Projektakronymet skal stadig fremgå samt GA-nummer, men der må gerne tilføjes tekst ud fra lokale retningslinjer. H2020 ændringer (periode, bevillingsbeløb, projekthaver og økonom etc.) vil også i fremtiden blive tjekket af FSE bl.a. af statistik-hensyn. Dette har høj prioritering i FSE, så forsinkelser undgås.

35 Research Participant Portal (PP) Adgang til rammeprogramprojekter opnås gennem Research Participant Portal. Det kræves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS). EU anvender online indtastning af Financial Statement. Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse, Financial Statement inkl. Use of resources og videnskabelige rapporter. Researcher Declaration indtastes også heri (MSCA ITN projekter). Mange ændringer i PP, så kontakt FSE med spørgsmål.

36 Research Participant Portal - adgang Participant Portal: EU Login (tidligere ECAS):

37 Research Participant Portal - rolletildeling Ved tildeling af roller klikkes på knappen. Herefter findes Aarhus Universitet i listen. Tryk på Edit Roles. I det nye skærmbillede klikkes på Add Roles. Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact. Der kan også tildeles FSIGN og LSIGN roller.

38 Research Participant Portal Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang, hvis Participant contact) Morten og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont. giver rollen) Underskriver kontrakter, Financial Statement mv.

39 Projektøkonom Research Participant Portal - roller

40 FROKOST PAUSE

41 NS-EU regneark NS-EU = broen fra Navision til EU s Financial Statement. Revisionssporet fra Navision til Financial Statement er tydeligt. Eventuelle ændringer er forklaret og indskrevet i ét dokument. Revisionssporet bevares i hele den periode, hvor NS-EU gemmes elektronisk, fx i Workzone/på tilgængelige drev. EU kan ønske at se revisionssporet i op til 5 år efter projektslut kan være fx 10 år eller mere efter projektstart! Projektøkonom, FSE og revisor arbejder i og afslutter samme dokument, som ligger til grund for Financial Statement. NS-EU er således et arbejdsredskab og en del af dokumentationen. Skabelonen tilpasses løbende efter behov -> efterspørg nyeste!

42 Projektrapport R fra AURAP

43 Sagspostering R fra AURAP

44 NS-EU regneark Forside

45 NS-EU regneark Samlet Husk at indtaste AURAP-tal og ændringer i næste linie! (så revisionssporet bevares)

46 NS-EU regneark Ansættelser

47 NS-EU regneark Omregnet kostpris I Husk at indtaste! Fx barsel eller deltid på projektet

48 NS-EU regneark Omregnet kostpris II

49 Time sheet master data (all white cells needs to be filled in) Name: Ressource No.: Year: Project no. 1: Project acronym: Name of superior: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: Project no. 2: Project acronym: Name of superior: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: Project no. 3: Project acronym: Name of superior: Navision no. Grant agreement number: EU project? EU project type: RSXXXXX- Ask your project economist See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list See frontpage of Grant Agreement 5 or 6 digit number from Navision See frontpage of Grant Agreement - 6 digits Yes/No See frontpage of Grant Agreement or choose from list

50 Time sheet Name Morten Hollænder Beeck Ressource No.: RSxxxxx Co-Financing ACRONYM External Project Nmb. SuperProject EU Y AU Projektnr AU Samleprojektnr. Name of Superior Jesper Juel Holst 37 7,4 Contract hours/week hours/day Time Periode Total Contract Hours: 162,8 Accounted Hours: 162,8 Time Periode Year: 2017 Month: January Non-work Hours Holiday Sick Leave Other Leave Work Hours excl. lunch SuperProject WP WP WP Other Projects Lunch Break Sum Note (WP) sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue wed thu fri sat sun mon tue (bh) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 151,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 6,9 6,9 6,9 0,0 0,0 6,9 6,9 151,8 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 0,0 0,5 0,5 11,0 Accounted Hours 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 7,4 7,4 7,4 0,0 0,0 7,4 7,4 162,8 Date Researcher - Morten Hollænder Beeck Date Superior

51 NS-EU regneark Omregnet kostpris III

52 NS-EU regneark Sandsynliggørelse I Formål: revisor ønsker, at få NS kostprisen sandsynliggjort for hver ansat på projektet. Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggørelse.

53 NS-EU regneark Sandsynliggørelse II Løntal findes via LDV. Brug rapporten: Løn/timeopslag på cpr.nr. Se i øvrigt vejledning til LDV. Skærmprint indsættes nederst på faneblad Sandsynliggørelse som dokumentation overfor mulig revision. I de lyseblå felter i det øverste skema på Sandsynliggørelsesfanen indtastes summen for den pågældende måned. Tjek og forklar differencer yderst til højre! På faneblad Sandsynliggørelse fremgår differencerne automatisk i DKK Forklaringer: lønhop mv. (acceptabelt spænd -1,5 til +1,5)

54 NS-EU regneark Sandsynliggørelse III

55 NS-EU regneark - Rejseliste Viser projekttilknytning udover lønseddel

56 Budgetopfølgning H2020 Budgetopfølgning løbende og særligt næsten til slut i projektet er vigtigt. Se skabelon i NS-EU-faneblad. Det er vigtigt, at Navision bogføringerne stemmer overens med afrapporteringerne i Financial Statements. Sikrer at budgettet i Euro opbruges. Sikrer at behov for budgetændringer spottes. Store budgetændringer skal godkendes af EU eller koordinator. ERC: lille ændring omtales i afrapportering. Ved godkendte ændringer opdaterer projektøkonomen projektoprettelsen i Navision via Projektenheden.

57 NS-EU H2020 Marie Curie NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svært tilgængelig pga. særlig lønafrapportering. PØ udfylder som normalt og herefter laver FSE faneblad EU s rater (engangsvederlag). FSE udarbejder udkast til indstilling til engangsvederlag, som sendes til PØ. PØ udfylder kontostreng og sender indstilling til AU HR (Jens Kristian Birthin). H2020 Marie Curie projekter skal aldrig revideres, da det hele bygger på unit costs.

58 NS-EU H2020 Marie Curie Kategori B1 Research, Training and Networking costs afrapporteres som unit costs -> forbrug alligevel beløbene indenfor projektperioden også a.h.t. lukning i NS Studieafgift kan medtages under Kategori B1, hvis klar beregning (revisorgodkendt) Marie Curie guides på FSE s hjemmeside: ITN: IF:

59 Marie Curie H2020 budget IF and ITN Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL AU s costs for the Fellow s salary. See employment letter. Research, training and networking costs will via invoices pay for the Fellow s travels, conferences, consumables etc. (must all contribute to the training of the Fellow). Both a normal PC and special/very powerful computers to be used in the research project e.g. to process large research data sets are allowed. In ITN this budget is redistributed in CA. Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU. This budget category is not available to the Fellow. ITN-budget redistributed in CA.

60 Research Participant Portal H2020 FS Klik på MP knappen ud for projektakronymet. Herefter på Financial Statement (FS). Hvis AU er koordinator (multi+erc+msca IF), så skal Periodic Report også udfyldes af AU.

61 Research Participant Portal H2020 FS FS udfyldes. Vi bruger typisk kategorierne a)+e). Som GA budget!

62 Særligt om ERC afrapportering Udover Financial Statement skal der udarbejdes en Financial Report. Dette er projekthavers ansvar, som laver den i tæt samarbejde med projektøkonomen. H2020: rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -> Report Core: Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up også til at ligge her. Afventer ERC. Erfaringer??

63 Indtast det samlede beløb for direct personnel cost fra NS-EU I linje a) Indtast det samlede beløb for other direct cost fra NS-EU i Linje f) Validate for at se om der er fejl.

64 Oversigt over mangler inden der kan submittes. 1: Der skal specificeres hvor mange PM der er brugt på WP niveau. Click på R iconet i linje a) 2: Vores Other Direct cost overstiger 15% af Personnel cost. Så nogle poster skal forklares. Click på R iconet i linje f)

65

66

67

68

69 Revision FSE koordinerer kontakten til PwC vedr. rammeprogramprojekter Kontakt os så hurtigt som muligt, hvis I har brug for revision PwC langtidsplanlægger (op til ½ år i forvejen) og derfor kommer revisionsforespørgslen fra FSE tidligt besvar den så godt og hurtigt I kan Dog koordinerer RKS og FÅF selv med revisor (indtil videre) Projektøkonom anviser revisionsfaktura i IndFak Projektøkonom modtager revisionserklæring fra PwC i én samlet fil og uploader i Financial statement. Original opbevares i projektmappen i papirform.

70 Revision Der er fire typer af revisioner: Revisionserklæring på Financial Statement (CFS certificate on the financial statement), H2020 først til slut når requested amount når (PwC) Desk audits: EU anmoder om bilag til Financial Statement (EU) EU-revision af partnere (EU eller Den Europæiske Revisionsret) Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor) Husk timeregistrering, rejseliste og bilag gemmes i 2 år efter payment of the balance. OLAF kan komme op til 5 år efter. Elektroniske revisionsmapper til PwC

71 Revisionsmappens indhold Indhold 1 Projektoprettelse i Navision Stat Excel-arket NS-EU (når FSE har godkendt indholdet) 2 Financial Statement (1 pr. periode) som pdf-udkast fra EU s online system Research Participant Portal, når FSE har godkendt indholdet 3 AURAP-rapporter pr. regnskabsperiode: 1) R Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R Sagspostering (slutdato må gerne være efter periodens slutdato) 4 Ansættelseskontrakter vedr. alle EU-aflønnede dækkende hele perioden (Husk alle sider + alle ændringer til ansættelseskontrakten) 5 Timesedler eller erklæring om fuldtidsansættelse pr. ansat pr. regnskabsperiode 6 Bilagsmappe. Revisor udvælger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R Sagspostering, hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektøkonomen 7 Grant agreement (EU-kontrakten) inkl. alle annex er, Amendments (tillægskontrakter), pga. f.eks. periodeforlængelser, budget/opgaveændringer, partnerændringer. Forskningsstoetteenheden/Revisionsmappens_indhold_dec2015.pdf

72 Web/nyttige links Forskningsstøtteenheden: Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte: EU-ERFA: og-internationale-programmer/eus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon- 2020/eu-erfa-gruppen - Næste halvårlige møde er til foråret 2018 DARMA:

73 Spørgsmål/erfaringsudveksling