Aftale for Team Myndighed

Transkript

1 Aftale for Team Myndighed Overskrifter for aftalens mål 1 Effektmål 2 Målrettet sagsbehandling 3 Økonomistyring Dato: Aftale mellem Susanne Strandkjær Centerchef Henrik Otto Teamchef Underskrift Underskrift Aftaleperiode: 1. januar 2015 til 31. december 2015

2 Økonomisk ramme Den samlede økonomiske ramme for enheden udgør i 2015: kr. Oprindeligt budget 2015 Budget 2015 Politikområde Administrativ enhed U3 Udgift Indtægt Budget total 20 Borgerservice og administration 100 Myndighed Sociale serviceydelser 100 Myndighed Hovedtotal For nærmere præcisering af budgettet på området, henvises til centerets Administrativt budgetdokument, 3. niveau. I aftaleperioden kan der ske justeringer af aftaleenhedens budget. Aftaleenheden vil altid blive orienteret om justeringerne og de korrigerede beløb vil fremgå af kommunens økonomisystem. Fælles fokusområder Borger- og brugereffekter Team Myndighed har gennem flere år oparbejdet stor professionalitet i forhold til at arbejde med den såkaldte spiraleffekt. Desværre har der også været sager, hvor borgene eller deres pårørende ikke har følt sig hørt eller ikke har kunnet finde ud af, hvad der foregik i deres sag. Derfor vil Team Myndighed i 2015 sætte fokus på arbejdet med borgerinddragelse i sagerne. Det skal ske gennem en række systematiske tiltag som er beskrevet i denne aftale. Men det skal også ske gennem opmærksomhed på emnet i hverdagen i den daglige sagsbehandling. Vi vil på vores fagmøder drøfte, hvordan borgeren kan inddrages bedre. Ikke mindst i de sager, hvor borgerne giver udtryk for, at de ikke er tilfreds med måden sagsbehandlingen foregår på. Effektive arbejdsgange Team Myndighed er forgangsafdeling, når det kommer til fordeling af arbejdsopgaver. Arbejdsopgaverne fordeles og prioriteres samlet så sagsbehandlerne hele tiden løser de rigtige opgaver. I 2015 vil vi gøre FOL endnu bedre gennem en systematisk evaluering. Vi vil også benytte lejligheden til at fortælle andre om det udviklingsarbejde, vi laver. Andre kommuner har allerede vist interesse for at høre om Fælles Opgave Løsning og Fremskudt Sagsbehandling. Tværgående samarbejde En vigtig forudsætning for at arbejdet i Team Myndighed lykkes er, at der er et godt samarbejde med samarbejdsparterne. Ikke mindst samarbejdet med centrets øvrige afdelinger fungerer allerede rigtig godt. Det skal nu forbedres yderligere med systematiske metoder til dokumentation, effektmåling og ensartede og gennemtænkte visitationsprocedurer. Også samarbejdet med kommunens øvrige centre skal forbedres og systematiseres. Det gælder først og fremmest SUOC, BURC og jobcentret. Vi vil også sætte fokus på samarbejdet med eksterne leverandører, hvor der bl.a. skal udarbejdes ensartede kontrakter til at lave aftaler om leverancer til Høje-Taastrup Kommune.

3 Aftalens mål 1. Effektmål Målsætning Målet er at sagsbehandlerne i samarbejde med borgeren fastsætter SMARTe mål i bevilgende afgørelse efter serviceloven. Baggrund I flere sager har Team Myndighed oplevet at bevilling af et mindre indgribende tilbud kommer bag på borgeren eller dennes nærmeste. Borgeren eller de pårørende har ikke forstået klart hvad bevillingen indebar og at den kunne ophæves igen, når borgeren havde opnået et højere funktionsniveau. Dette understøttes af afgørelser fra Ankestyrelsen, hvor Høje-Taastrup Kommune enten har fået hjemvist sagen eller borgeren har modtaget en afgørelse, der går imod Høje-Taastrup Kommunes afgørelse. Målet indgår som en del af SHC s mål Fælles og ens dokumentationspraksis og effektmåling, der igen er en del af Direktionens strategi i forhold til Borger- og brugereffekter. Resultat- og effektmål Borgerne (og deres pårørende der hvor de skal inddrages) oplever at være informeret om hvad der skal ske i deres sag og hvornår. Borgerne oplever, at de forstår, med hvilket formål indsatsen er blevet bevilget og hvad han og leverandøren skal arbejde sammen om. Borgerne oplever at de bliver inddraget i behandling af deres sag. Deadline Inden sommerferien og umiddelbart efter sommerferien følger Team Myndighed op på, om der bliver sat effektmål i alle afgørelser, der er bevilget i Visitationsudvalget efter at sagsbehandlerne har modtaget undervisning i formulering af effektmål. Indsatser I løbet af 1. halvår af 2015 skal alle medarbejdere, der arbejder med udarbejdelse af afgørelser efter serviceloven gennemgå et kursus i fastsættelse af effektmål i borgersager. Tidspunkter for opfølgning Team Myndighed følger på de ugentlige fagteammøder op på hvordan der arbejdes med effektmål i sagerne. Metode til opfølgning på mål Det konstateres, om den nødvendige undervisning er gennemført. Team Myndighed s juridiske konsulent kvalitetssikrer alle afgørelser, der er udfærdiget på baggrund af bevillinger givet af Visitationsudvalget. Efter afdelingens sagsbehandlere har modtaget undervisning vil konsulenten sikre, at ingen afgørelser sendes ud til borgeren, før der er oprettet effektmål. Team Myndighed vil evaluere om samarbejdet med borgere, pårørende og leverandører er blevet lettere og mere samstemt. Se i øvrigt under Metode til opfølgning på mål under Mål 2 om Målrettet sagsbehandling.

4 2. Målrettet sagsbehandling Målsætning Sagsbehandlerne arbejder efter en plan for en sags normalforløb. Baggrund Nogle borgere har givet udtryk for, at de ikke forstår hvad der sker, når deres sag behandles i Team Myndighed. Det handler ofte om hvem der træffer afgørelse om hvad, hvornår vi skal til næste møde, og hvad der skal foregå der. Team Myndighed indførte i 2013 Fremskudt Sagsbehandling og Fælles Opgaveløsning (FOL). Det har givet bedre overblik over sagerne for ledelse og medarbejdere. For borgerne har det betydet en forbedret service i form af fx at langt flere henvendelser kan straksafklares og at møder med borgerne ikke aflyses. I foråret 2015 skal FOL evalueres med henblik på at opnå endnu bedre styring med sagsbehandlingen i afdelingen. FOL har betydet en betydelig forbedret styring på fordeling af sager og arbejdsopgaver. En plan for en sags normalforløb, skal give bedre styring på sagernes afslutning og overholdelse af tidsfrister. Desuden skal vi sikre løbende information til borgeren om sagens forløb og hvad der skal ske på næste møde. Målet er en del af Direktionens strategi om en Servicekultur og Effektive arbejdsgange. Resultat- og effektmål Borgerne (og deres pårørende der hvor de skal inddrages) oplever at være informeret om hvad der skal ske i deres sag og hvornår. Borgerne oplever at de bliver inddraget i behandling af deres sag. Deadline Plan for en sags normalforløb er implementeret inden sommerferien Indsatser På baggrund af evaluering af FOL vil Team Myndighed udarbejde en plan for en sags normalforløb. Planen indeholder hvilke møder, der skal holdes og hvad de skal indeholde, hvilke deadlines, der skal overholdes og hvilke standardbreve, der sendes til borgeren med information om sagens forløb. Planen indeholder desuden skabeloner for hvordan og med hvilket formål de enkelte møder med borgeren holdes. Tidspunkter for opfølgning: Team Myndighed vil inden årets udgang foretage en vurdering plan for en normalsags virkning. Metode til opfølgning på Team Myndighed vil foretage en vurdering af om samarbejdet med borgere, pårørende og leverandører er blevet lettere og mere samstemt. Team Myndighed vil foretage en brugerundersøgelse blandt borgere, der har gennemgået et sagsforløb, hvor der er arbejdet med plan for en sags normalforløb og hvor der er sat effektmål. Brugerundersøgelsen skal vise hvordan borgeren har oplevet forløbet i forhold til hans mulighed for inddragelse og medvirken.

5 3. Økonomistyring Målsætning Team Myndighed leverer på forhånd definerede nøgletal til budgetopfølgning hver måned. Team Myndighed leverer løbende analyser af årsagerne til ændringer i forventet regnskab. Baggrund Udgifterne til det specialiserede socialområde er vanskeligt styrbare. Stadigt flere borgere henvender sig til kommunen med behov for specialiseret støtte. På sin vis har området visse ligheder med sygedagpenge eller ledighedsydelse i den forstand, at lovgivningen på forhånd fastlægger omfattende krav til, hvad kommunen skal levere. På den anden side er området ikke ustyrbart. Samtidig er økonomien bygget op af en lang række af enkelte borgeres særlige sammensætning af ydelser fordelt på flere forskellige typer af målgrupper og lov. Det gør det samlede billede meget komplekst og dertil kommer at oplysninger om disse enkeltsager genereres hos sagsbehandlerne og hurtigst muligt skal kanaliseres over i økonomisystemerne for et validt billede af den samlede økonomi. Økonomien kan i nogen grad styres, men det kræver et godt samspil mellem tæt ledelse, gode redskaber til ensartet og gennemarbejdet sagsbehandling og dygtige medarbejderes omhyggelige og vedvarende arbejde med at tilbyde borgerne mindst indgribende foranstaltninger. Målet er en del af SHC s mål om Økonomi- og kapacitetsstyring og Direktionens strategi om Effektive arbejdsgange. Resultat- og effektmål Der foreligger valide tal for forventet regnskab. Udsving fra forrige budgetopfølgning analyseres, så der foreligger viden om hvilke ændringer, der er sket på borgerniveau. Borgere der er under 18 år og har en omfattende foranstaltning, som forventes at række ind i voksenlivet indarbejdes systematisk i forventet regnskab Deadline It understøttelse, struktur for visitationsmøder og BPA håndbog implementeres i 1. kvartal. Vejledning til 100 og skabeloner og metoder til budgetopfølgning implementeres i 2. kvartal. Indsatser Der indføres it understøttelse til disponering af udgifter i form af systemet Calibra. Alle regneark afskaffes. Der er indkøbt it snitflade Incorp, der er systemet til understøttelse af sagsbehandlingen. Oplysningerne i borgersagerne fødes i Incorp og bringes videre til Calibra, for at sikre at alle tal er valide. Der udarbejdes en model med skabeloner og metoder til budgetopfølgning i samarbejde med ØDC og SHC s centerchef. En række andre indsatser skal understøtte den økonomiske styring og bidrage til mere sikker vurdering af forventet regnskab. Det drejer sig blandt andet om at: Der implementeres en ny struktur for visitationsmøder med dagsordner og referater, så der systematisk kan følges op på hvornår der er truffet hvilke afgørelser og af hvem.

6 Der implementeres en BPA håndbog og et særligt regneark til bevilling af BPA ordninger for at sikre ensartethed og gennemskuelighed i de enkelte ordninger. Der udarbejdes materiale som vejledning til afgørelser efter servicelovens 100, til brug for en ensartet sagsbehandling af ansøgninger om merudgifter. Tidspunkter for opfølgning: ØDC og Team Myndighed vurderer værdien af modellen for budgetopfølgning ved kvartalsbudgetopfølgningerne. Første gang ved opfølgning på 2. kvartal. Metode til opfølgning på mål Økonomikonsulenter og ledere evaluerer modellen for budgetopfølgning.