Fredensborg Kommunes styringsfilosofi Central styring decentral ledelse

Transkript

1 Fredensborg Kommunes styringsfilosofi Central styring decentral ledelse April

2 Sammenhæng og enkelhed Denne pjece beskriver Fredensborg Kommunes styringsfilosofi. Styringsfilosofien bygger princippet om en klar og entydig central styring og en udbredt decentral ledelse. For at understøtte styringsfilosofien er der udviklet en række koordinerende styringsredskaber for hele organisationen. Styringsredskaberne skal sikre sammenhæng og samtidig være så enkle, at de giver mening på kommunens forskellige arbejdspladser. I denne pjece introduceres du til styringsfilosofien og dens redskaber. På Medarbejderportalen kan du finde yderligere information og inspiration til arbejdet med de enkelte redskaber. Kim Herlev Jørgensen Kommunaldirektør April

3 Central styring decentral ledelse I Fredensborg Kommune arbejder vi ud fra en klar rollefordeling mellem politikere, administration og institutioner. Vores styringsfilosofi fastlægger klar og entydig central styring og udbredt decentral ledelse. Det betyder, at opgaverne løses og udvikles, hvor fagligheden er størst og tættest på borgernes behov. Byråd og direktion fastlægger mål, rammer og fælles retning, således at Fredensborg Kommune via klarhed og entydighed kan manøvrere i spændingsfeltet mellem de mange nationale og lokale hensyn og krav. Centrene og institutionerne har ansvar for egen drift og udvikling, og prioriterer selv under hensyn til centrale mål og rammer. Den decentrale ledelse betyder, at opgaverne bliver løst og udviklet, hvor fagligheden er størst og tættest på borgernes behov. Grænsen mellem det centrale og decentrale ansvar er klar. Vi er en kommune med en vidtgående decentralisering. Organisationsstrukturen har afsæt i en professionel og faglig ledelse kombineret med et stærkt fokus på helheden og tværgående prioriteringer. Samtidig er målsætningen til stadighed en effektiv og velfungerende administration, der ser det som sin fornemste opgave at betjene borgere og servicere kommunens politikere og eksterne enheder. Den kommunale organisation består af en direktion med kommunaldirektør og 3 direktører, 12 administrative centre fordelt med 8 borgervendte og 4 tværgående centre. Dertil kommer de mange decentrale enheder, såsom plejecentre, skoler og dagsinstitutioner. April

4 Klar rollefordeling Rollefordelingen kan skitseres således: Byrådet Byrådet har det overordnede ansvar for Fredensborg Kommunes udvikling og for, at borgerne får de ydelser, de har ret til. Byrådet formulerer politikker og mål, fastlægger budget og serviceniveauer og varetager den samlede politiske helhedstænkning i kommunen. Derved styrer Byrådet via mål og bevillinger. Byrådet ledes af borgmesteren, som også er den politiske leder af administrationen. Byråd og borgmester støttes i deres arbejde af kommunens direktion. Direktionen Direktionen er Byrådets og borgmesterens nærmeste rådgiver, og koordinerer kommunens samlede drift og udvikling. Direktionen har det overordnede ledelsesansvar og dermed for: at kommunen følger gældende lovgivning at realisere de lokalpolitiske mål for drift og udvikling at koordinere og skabe sammenhæng på tværs af organisationen og sætte den overordnede retning for ledere og medarbejdere at sikre en løbende organisatorisk udvikling, der matcher en moderne kommune. Direktionen ledes af kommunaldirektøren. Centre og institutioner Alle centre og institutioner har under hensyn til centralt fastlagte mål og rammer, herunder eget budget, ansvar for drift faglig kvalitet og metodeudvikling økonomi personale og udvikling Alle centre og institutioner arbejder systematisk med at fastlægge, dokumentere og følge op på lokale mål såvel som tværfaglige mål. Direktørerne er ansvarlige for centre og institutioner inden for eget direktørområde. Centerchefer refererer til direktørerne, institutionslederne til centercheferne. April

5 Sammenhæng i styringsredskaberne For at understøtte styringsfilosofien i Fredensborg Kommune, er der udviklet en række koordinerede styringsredskaber for hele organisationen. Styringsredskaberne understøtter vores arbejde som en professionel organisation, hvor vi sætter mål for vores indsatser og sikrer, at de handlinger, vi udfører, er i overensstemmelse hermed. Styringsredskaberne skal sikre en sammenhæng mellem de forskellige tiltag i kommunen, dvs. vision, politikker, budget, strategier og de konkrete lokale initiativer. Samtidig er det vigtigt, at styringsredskaberne er enkle og rummelige, således at de ikke medfører unødigt administrativt arbejde og giver mening på kommunens forskellige arbejdspladser. Til hvert styringsredskab er udarbejdet en vejledning og skabelon, som giver gode råd og anvisninger i forbindelse med brugen af redskabet. Desuden findes yderligt materiale på Medarbejderportalen. Visionen udgør fundamentet for kommunens styring og de forskellige styringsredskaber tager udgangspunkt heri. April

6 Det borgerrettede spor Visionen I februar 2007 vedtog Byrådet Fredensborg Kommunes vision: Fredensborg Kommune tilfredse borgere. Visionen bæres af ordene mangfoldighed, bæredygtighed, udvikling, dialog, åbenhed og sammenhæng. Visionen sætter retning for hele kommunen og afspejler sig i vores handlinger og initiativer på alle områder. Fredensborg Kommune tilfredse borgere Kommunen skal med sin natur, kultur og mangfoldighed være en bæredygtig kommune i udvikling. I tæt dialog med borgerne skabes en attraktiv kommune, kendetegnet ved åbenhed og sammenhæng Politikker Der er politikker på alle kommunens politikområder. Politikkerne fastsætter overordnede politiske standpunkter på de konkrete politikområder. Politikkerne er således en tilkendegivelse over for borgerne om, hvad de kan forvente inden for et specifikt politikområde. En politik har i princippet evig varighed, men tages op til drøftelse og evt. revision minimum en gang i hver byrådsperiode, som udgangspunkt i det 2. år. Politikkerne operationaliseres og udmøntes hvert år i budgettet. Politikkerne vedtages af Byrådet og efterleves i hele kommunen. Strategier På nogle områder kan det være relevant at udarbejde strategier. Hvor politikken blot indeholder nogle overordnede standpunkter, beskriver en strategi også nogle mere konkrete målsætninger og ikke mindst, hvordan man vil nå målene. Strategierne vil både kunne dække et stort område, fx klimastrategi og et mere snævert område inden for et politikområde, fx inklusionsstrategi. Strategier vedtages løbende og tager sit udspring i en politik og kobles efterfølgende til budgettet. Strategier er ikke nødvendigvis politisk godkendt. April

7 Budgettet Den samlede udvikling af Fredensborg Kommune tilrettelægges gennem budgetarbejdet og den fysiske planlægning, hvor formålet er gennem en årlig helhedsorienteret planlægning at samordne kommunens politiske målsætninger og den økonomiske og fysiske planlægning. Budgettet vedtages hvert år i oktober måned og er Byrådets overordnede centrale styringsværktøj. Budgettet struktureres i politikområder, der knytter politikker og budget sammen. Budgettet tager således udgangspunkt i politikkerne og opstiller udviklingsmål for servicen, prioriterede indsatser og økonomiske rammer, og danner dermed strukturen for det strategiske arbejde på både politisk og administrativt plan. Samtidig kan borgernes i budgetdokumentet se både de overordnede politiske standpunkter inden for politikområderne samt de mere konkrete mål og indsatser. Budgetprocessen er bygget op om tre politiske begivenheder: Byrådets budgetseminar i april, Byrådets budgetseminar i august samt den formelle budgetvedtagelse senest 15. oktober. Herudfra kan budgetprocessen inddeles i fire faser, som vist i nedenstående figur. Udmøntningsfase Budgetvedtagelse oktober Januar Forberedelsesfase Beslutningsfase Budgetseminar april Budgetseminar august Bearbejdningsfase April

8 Organisation og HR Ledetråden Ledetråden er direktionens strategibrev og sætter retning for organisationens udvikling det kommende år. Ledetråden angiver direktionens krav og forventninger til den organisatoriske udvikling i en række tværgående indsatser. Indsatserne bliver implementeret i nogle direktionsinitierede projekter samt i centrenes og institutionernes årsplaner. Ledetråden udgives hvert år i november og forstås som en udmøntning af de krav der stilles til en moderne kommunal organisation. Årsplaner Med udgangspunkt i budgettet og direktionens ledetråd udarbejdes i begyndelsen af hvert år årsplaner i centre og institutioner/områder. Årsplanen er enhedens eget styrings- udviklings- og planlægningsværktøj. Årsplanen er der, hvor organisationens indsatser fra fx politikker, budget og ledetråd, men også arbejdspladsens egne indsatser bliver realiseret til konkrete handlinger. Årsplanen vil også indeholde tværgående mål, som flere enheder har opstillet i deres årsplan. Med årsplanen har arbejdspladsen styr på handlinger, deadlines og ansvarsfordelinger, der fører frem mod at nå bestemte mål. Årsplanerne færdiggøres hvert år i slutningen af februar. PUS, resultataftaler og udviklingsplaner Formålet med PUS er at skabe et gensidigt samspil mellem lederens eller medarbejderens faglige såvel som personlige kompetencer og det enkelte centers eller institutions målsætninger. PUS bliver således til gavn for både leder, medarbejder og arbejdspladsen. Som konklusion på PUS udarbejdes for direktører og centerchefer en resultataftale, hvor der opstilles mål for lederens og organisationens udvikling, mens der som konklusion på PUS med øvrige ledere og medarbejdere udarbejdes en udviklingsplan, der beskrives mål og handlinger for medarbejderens personlige og faglige udvikling. PUS med ledere afholdes i december og januar og PUS med medarbejdere afholdes i marts til juni. Trivselsundersøgelse og lederevaluering En god arbejdsplads bliver til, når vi i fællesskab tager ansvar i hverdagen. For at bevare en attraktiv arbejdsplads er det nødvendigt løbende at følge på hvad der er godt ved vores arbejdsplads og hvad skal vi arbejde med at gøre bedre. Fredensborg Kommune måler derfor på medarbejdertilfredsheden i kommunen hvert andet år via en trivselsundersøgelse og en lederevaluering. Et grundprincip for både trivselsundersøgelsen og lederevalueringen er, at arbejdspladserne i kommunen selv skal arbejde med resultaterne. Derfor modtager alle arbejdspladser en rapport om deres trivsel, og alle ledere har modtaget en personlig lederevalueringsrapport. Trivselsundersøgelsen og lederevalueringen gennemføres sensommeren i hvert ulige år. April

9 Kontakt Spørgsmål kan stilles til Center for Politik og Strategi Fredensborg Kommune Egevangen 3 B DK-2980 Kokkedal Tlf [email protected] April