Proces- og handleplan for ajourføring og genopretning af sager på det specialiserede socialområde. Maj 2014.

Transkript

1 Proces- og handleplan for ajourføring og genopretning af sager på det specialiserede socialområde. Maj Emne Trin Plan for Socialafdelingens proces og handling Udfordring Hvad har vi allerede gjort? Hvad gør vi fredadrettet Anbefalinger på enkeltsagsniveau 1 De gennemanalyserede gamle sager I de gennemanalyserede sager overvejer den enkelte sagsbehandler de anbefalinger, som BDO har givet og køreplanen for genopretning sættes i gang i de enkelte sager og opprioriteres. Servicelovens bestemmelse om at alle sager tages op til løbende revurdering og opfølgning har ikke været mulig at efterleve i kommunens egne botilbud. Det er således de enkelte botilbud, som har initieret og afholdt handleplansmøder med borgerne, ofte uden deltagelse af en myndighedssagsbehandler. Alle nye sager er behandlet efter voksenudredningsmetoden (VUM), og der følges løbende op med mindst en årlig opfølgning. Ældre sager er blevet nedprioriteret på denne baggrund. Sagsbehandler gennemgår sagerne og iværksætter relevante tiltag i forhold til BDOs forslag, med skelen til eventuelle lokale serviceniveauer og kvalitetsstandarder. På grund af de gamle sagers beskaffenhed og det meget ringe oplysningsgrundlag forventes der at ligge en betydelig og ressourcekrævende opgave i at oplyse sagerne til et tilfredsstillende grundlag. Deadline: Den resterende del af de gamle sager. Der skal tages stilling til, hvordan de resterende gamle sager i sagsstammerne håndteres: - Det afklares, hvordan nye sagsbehandlere får kendskab til hele sagsstammen. - Der laves en liste over forsømte sager for hver sagsstamme. - Det aftales i hvilken rækkefølge de forsømte sager skal genoprettes. BDO foreslår, at der prioriteres botilbudssager efter hvilke sager, det er længst tid Sagsbehandlingsmetoden DHUV- metoden (Digitalisering af Handicap og Udsatte Voksenområderne) er indført og anvendes systematisk i afdelingen fra efteråret 2011 som sagsbehandlingsmetode i alle sager. Metoden rummer en række standardiserede sagsbehandlingsskridt, som dels sikrer borgerinddragelse, retssikkerhed for borger og en fælles og systematisk udrednings- og bevillingsmetode på det specialiserede voksenområde. Det betyder, at alle sager, som er behandlet på afdelingens visitationsudvalg siden efteråret 2011 er udredt med voksenudredningsmetoden som grundlag Der arbejdes efter nedenstående plan for genopretning i de enkelte sagstyper. Tidsperspektiv for genopretning Arbejdet med genopretning forventes at være afsluttet ultimo 2015, hvor alle sager forventes at være udredt med VUM, borgerne tilbudt handleplan med effektmål, og opfølgning forventes at ske kontinuerligt og løbende i hver enkelt sag. Dette skal nærmere vurderes i et retssikkerhedsperspektiv for borgerne, idet nogle borgeres sager først vil blive fulgt op på om 16 måneder. Borgere i egne botilbud Borgere i egne botilbud er allerede planlagt opprioriteret som en del af FKO-projektet 1

2 siden, der er fulgt op på. - Der laves en tidsplan for denne proces med udgangspunkt i listen over sager der forsømte. for bevilling af støtte. Siden sommeren 2013 er det endvidere et krav at der er udarbejdet handleplan og bestilling i alle sager som forelægges visitationsudvalget. Visitationspraksis vurderes på denne baggrund at være skærpet, idet en grundig udredning og en ny kvalitetsstandard har sat ny ramme for bevilling af støtte. Særligt mindsteindgrebsprincippet, hvor borger bevilges den mindst indgribende støtteforanstaltning, er slået i gennem i afdelingens bevillingspraksis. I sommeren 2014 implementeres nyt itsystem, hvorved sagsbehandler vil gennemgå hele sin sagsstamme med henblik på at kvalitetssikre data i det nye system. Dette vil give den enkelte sagsbehandler kendskab til sagsstammen og mulighed for at prioritere genopretning af sagsstammen, så de ældste sager behandles først. (implementering af effektstyring på borgerniveau) og kompetenceudvikling er iværksat på både myndighedsniveau og udførerniveau. Arbejdet pågår resten af Det forventes, at alle borgere i egne botilbud er revurderet efter DHUV-metoden inden udgangen af Deadline: Socialpædagogisk støtte i eget hjem, SEL 85: På baggrund af kritiske revisionsbemærkninger fra kommunens revisionsfirma, KPMG, er handleplaner udarbejdet i sager om socialpædagogisk støtte i efteråret 2013, men ikke med komplet VUM i alle sager. Der arbejdes ved de kommende opfølgninger efter principperne om komplet DHUV sagsbehandling, (inkl. VUM, handleplaner, bestillinger og opfølgning) Deadline: Alle eksterne køb, 85, : Fuld DHUV sagsbehandling (inkl. VUM, handleplaner, bestillinger og opfølgning) ved den løbende opfølgning i sagerne. Deadline: Merudgifter, 100: Opfølgning i alle sager er undervejs som følge af lovændring pr Sager forventes gennemgået og vil herefter indgå i den samlede opfølgning på de tilbud borgeren modtager. Deadline BPA, 96 (Borgerstyret personlig assistance) Alle sager er under revurdering og forventes revurderet i efteråret Der må påregnes ekstra ressourcer til denne opgave i efteråret, idet BPAreglerne forventes ændret pr. 1. juli

3 3 Handleplanen som udgangspunk for genopretning Når de enkelte sager er fundet frem, foreslår BDO, at der tages udgangspunkt i at udarbejde handleplan i sagen, da denne er omdrejningspunktet for den igangværende og den kommende indsats. Handleplanen vil det give anledning til, at der både fokuseres på eventuelt manglende oplysningsgrundlag, eventuel manglende inddragelse af borgeren samt sikring af mål for indsatsen og plan for opfølgning (og tilsyn). Der arbejdes i alle nye sager med 141- handleplanen som omdrejningspunkt for sagen. Handleplaner har været et specifikt fokuspunkt i samarbejdet med revisionen i efteråret 2013, hvor der er tilbudt handleplan til alle borgere, som modtager socialpædagogisk støtte efter SEL 85. Deadline Ledsageordning, 97 Alle sager gennemgås og der sendes reviderede og opdaterede afgørelser til borgerne inden som følge af udbud på ledsageordningen. Sagerne indgår herefter i den samlede opfølgning på de tilbud, borgeren modtager. Deadline: Aflastning/afløsning i hjemmet, 84 Sker ved løbende opfølgning i sagen, jf. nye eller gamle sager ovenfor. I effektstyringsprojektet FKO (Faglige Kvalitets Oplysninger) arbejdes målrettet med implementering af et effektstyret årshjul med opfølgnings- og handleplansmødet som omdrejningspunkt for 1) At måle effekten af det seneste års arbejde og 2) At opstille mål for det kommende år i samarbejde mellem leverandør, borger og myndighed. Det er aftalt som en del af det igangværende kompetenceudviklingsprojekt i Socialafdelingen, at sagsbehandlere og tilbud arbejder tæt sammen om at etablere et årshjul med sagsbehandler som ansvarlig for handleplanen efter SEL 141. Målet er, at der i alle sager udarbejdes handleplaner med SMARTe effektmål på baggrund af en veloplyst VUM. Disse danner baggrund for det kommende års arbejde for tilbud og sagsbehandler. Metoden vurderes at være tidskrævende, men mest effektiv ift. at imødegå kravet om veloplyste sager og forvaltningsmæssigt forsvarlig sagsbehandling. 3

4 Idet mange sager ikke lever op til nutidens bevillingspraksis og oplysningsgrundlag forventes et betydeligt merarbejde med at udrede borgerne med VUM og efterfølgende udarbejde valide og effektbaserede handleplaner samt eventuelt træffe nye og forvaltningsmæssigt korrekte afgørelser. Dette arbejde forventes med de nuværende ressourcer at pågå gennem hele 2014 og De nye sager For de nye sagers vedkommende, laves der handleplan ved næste opfølgning. Nye sager følges løbende og i henhold til FKO-årshjulet, jf. ovenstående Nye sager følges løbende og i henhold til FKOårshjulet, jf. ovenstående. Anbefalinger på generelt administrativ t niveau 1 Ensartethed i journalføringen Journalføringen bør ensartes og føres på en hensigtsmæssig måde således, at Offentlighedslovens bestemmelser følges og journalen udelukkende indeholder oplysninger, der er påkrævet. Dette skal sikre overskuelige journaler, som også borgeren har mulighed for at danne sig et overblik over og som kan lette kollegaers overtagelse af sager. Det afklares på teammøde hvilke interne retningslinjer der eventuel skal justeres med henblik på krav til journalføringen. Der er i 2013 gennemført kurser for alle sagsbehandlere i socialret og i anvendelse af DHUV-metoden som grundlag for socialfagligt og forvaltningsmæssigt korrekte afgørelser og bevillingspraksis samt sagsbehandling som lever op til god sagsbehandlingsskik. Nyt it-system understøtter arbejdet med ensartethed i journalføring, i form af 1) tidligere journaler samles nu i samme system, som indeholder sagens faglige oplysninger og vurderinger. 2) faste journaloverskrifter, der agerer skelet for journalisering 3) indarbejdede arbejdsgange til brug for de enkelte typer af sagsbehandling 4) Elektronisk dokumenthåndtering, hvorefter eksterne dokumenter, f.eks. statusattester, lægeoplysninger mv. vedhæftes sagen og ikke behøver journalisering i borgerens journal. Ensartethed understøttes desuden på afdelings- og teamniveau i form af individuel og fælles faglig sparring i afdelingen. Det afklares på afdelingsmøder hvilke interne retningslinjer der eventuel skal justeres med henblik på krav til journalføringen. 4

5 2 Ensartethed i opfølgningen Teamfokus på at der sker en generel understøttelse af opfølgningen på indsatser både i forhold til proces og i forhold til indhold, således at der bliver ensartethed i Socialafdelingen med hensyn til, hvem der skal indgå i opfølgningerne samt med henblik på at sikre, at der sker rettidig opfølgning og personrettet tilsyn i alle sager, hvor det er relevant. FKO-projektet indebærer, at der følges op efter en fast standard med et interval som fastsættes for hver opfølgning. I opfølgningen er fokus særligt rettet mod borgerinddragelse, evt. pårørendeinddragelse, rettidighed, effektmåling og det personrettede tilsyn. Afdelingen påtænker at kontakte Servicestyrelsen med henblik på et samarbejde om at fastholde og videreudvikle den faglige kvalitet på voksenområdet. 3 Ensartethed i sagsbehandlingen i alle faser Teamfokus på at VUM benyttes i sagerne både nye og gamle sager. VUM har været gennemgående redskab i sagsbehandlingen siden efteråret 2011 og anvendes i alle sager fremadrettet. Handleplans- og bestillingsmodulerne er anvendt siden sommeren 2013 i alle sager for visitationsudvalget. Anbefalinger vedrørende samarbejde med andre parter: 1 Sikring af samarbejde og koordinering af samarbejdet med jobcentret. Især i sagerne omkring unge og psykiatri. Samarbejdet imellem jobcenteret og socialforvaltningen ses som hinandens forudsætninger for, at indsatserne skaber progression hos borgerne. Dette betyder konkret, at især psykisk sårbare unge bør have en parallel indsats, hvor beskæftigelse og social intervention koordineres og sammentænkes til én samlet indsats. Dette vil tilsikre, at indsatserne i højere grad lykkedes og på sigt skaber færre udgifter omkring målgruppen. Flere indsatser, herunder projekt koordinerende sagsbehandler og Socialafdelingens deltagelse i Rehabiliteringsteams understøtter allerede samarbejdet, som pågår i langt de fleste sager, hvor Jobcenter og/eller Socialafdeling vurderer det relevant. Endvidere drøftes koordinering og arbejdsmarkedsfokus, når sager drøftes og behandles i Socialafdelingens visitationsudvalg. Dog: Der vurderes at være behov for i højere grad at dokumentere samarbejdet, og koordinerede planer sikres fremadrettet ved: 1) Øget fokus på at beskrive og dokumentere i relevante dele af VUM. 2) Anvendelse af koordinerende sagsbehandler som en aktiv del af indsatsen. 3) Fortsat fokus i sager som forelægges rehabiliteringsteams på koordinering og helhedsorienteret rehabiliteringsplan for borgeren. 4) Den koordinerende sagsbehandler er forankret i Arbejdsmarkedsområdet, men opgaven overgår i komplekse sager med mange støtteforanstaltninger til Socialafdelingens sagsbehandlere. 5

6 2 Skriftlige statusrapporter fra tilbuddene. Det anbefales, at Socialafdelingen stiller krav til tilbuddene om skriftlige statusrapporter 1 x årligt med henblik på at disse i sagsbehandlingen, dels som dokumentation for, at der arbejdes efter de mål, der er opstillet i handleplanen og dels som grundlag for at vurdere borgerens samlede situation. Det foreslås at der laves en form for skabelon til tilbuddene, som ønskes brugt, således at der sker en ensartethed i materialet til brug for sagsbehandlingen. Skriftlige statusrapporter modtages allerede i vidt omfang, men der vil i det kommende opfølgnings- og handleplansarbejde i forbindelse med FKO være særligt fokus på, at status anvendes aktivt som en del af opfølgningen, særligt ved fastsættelse af kommende mål for borgerne. Fremadrettet anmodes om at der udarbejdes statusrapporter fra tilbuddene efter DHUV-metoden, med henblik på at sikre ensartethed i sagsbehandling og opfølgning. P.t. pågår udviklingsarbejde ift. sikring af effektfokus ved samarbejde med eksterne samarbejdsparter, som ikke anvender DHUV og/eller FKO-metoderne. Investering i faglighed: Fælles faglig platform for sagsbehandle re og socialpædag ogisk personale i tilbuddene Formålet er gennem investering i styrket faglighed blandt ledere og medarbejdere på det specialiserede socialområde (både myndighed og drift) at understøtte implementering af pejlemærker i kvalitetsstandarden mm. Forslaget indgår i budgetprocessen for 2015 (-18). 6