version Vejledning i brugen af Frederikshavn Kommunes elektroniske sagsbehandlingssystem til jobrotation SKS

Transkript

1 Vejledning i brugen af Frederikshavn Kommunes elektroniske sagsbehandlingssystem til jobrotation SKS

2 Indhold: FORORD:... 3 LOG-ON VEJLEDNING TIL FREDERIKSHAVN KOMMUNES MEDARBEJDERE:... 4 LOG-ON VEJLEDNING TIL ØVRIGE OFFENTLIGE OG PRIVATE VIRKSOMHEDER:... 7 SÅDAN OPRETTER DU EN ANSØGNING:... 8 GODKENDELSE OG OPRETTELSE AF ROTATIONSVIKARER: BEREGNING AF FORBRUG AF TIMER I ET ROTATIONSPROJEKT: ANMODNING OM UDBETALING AF JOBROTATIONSYDELSEN: SÅDAN FØLGER DU ANMODNINGEN OM UDBETALING AF ROTATIONSYDELSEN:

3 FORORD: For at du kan få mest mulig glæde og forståelse af sagsbehandlingssystemet har vi i Jobcenter Frederikshavn, udarbejdet denne vejledning. OBS hvis din virksomhed er en privat, statslig, regional eller anden offentlig virksomhed, skal du springe direkte til side 7. Der er vist billeder og beskrivelser af fremgangsmåden på det, du får brug for, når du arbejder i systemet. Du er altid velkommen til at kontakte os for support, eller tage direkte kontakt til SKS. Vi håber, du vil få glæde af vejledningen. 3

4 LOG-ON VEJLEDNING TIL FREDERIKSHAVN KOMMUNES MEDARBEJDERE: Inden du forsøger med log-on, skal du sørge for følgende: 1) At den seneste version af JAVA er installeret på din PC. ( Kontakt evt. IT-afdelingen for installation af seneste version ) 2) At du har Medarbejder Nem-ID med nøglefil, og at denne er installeret på den PC, du arbejder fra. ( Kontakt evt. IT-afdelingen for oprettelse af Medarbejder Nem-ID med nøglefil. ) Du kan selv tjekke, om du har en gyldig Medarbejder Nem-ID med nøglefil : Åbn en browser og vælg Funktioner Vælg Internetindstillinger Vælg Indhold og Certifikater 4

5 Dine certifikater: Har du allerede en Medarbejder Nem-ID med nøglefil, vil dit certifikat starte med TRUST. I modsat fald, skal du kontakte IT-afdelingen for at få udstedt en Medarbejder Nem-ID med nøglefil. Når ovennævnte er på plads, er du klar til: Første log-on: Du får adgang til sagsbehandlingssystemet via nedennævnte link: Klik på DASK Herefter får du nedenstående log-on billede: 5

6 Klik på Log ind med nøglefil. Husk at sætte hak i feltet: Husk jeg vil logge ind med nøglefil Når du har sagt OK, har du banket på i forhold til at få adgang og autorisation til at arbejde i SKS. Du kan ikke komme videre, før du har fået tildelt autorisation. For at få tildelt de rette autorisationer, skal du kontakte jobrotationsteamet. Samtidig skal vi bruge oplysning om, hvilket p-nummer du har brug for at skulle arbejde på, så hav disse oplysninger klar, inden du ringer. Skal du have adgang til flere p-numre, skal du oplyse dem alle sammen. Jobrotationsteamet opretter dine autorisationer, og du er herefter klar til at arbejde i SKS. 6

7 LOG-ON VEJLEDNING TIL ØVRIGE OFFENTLIGE OG PRIVATE VIRKSOMHEDER: Du skal logge på med Nem ID med nøglekort. Har du ikke denne signatur, kan den bestilles på Virk.dk. Er du ansat i en virksomhed, hvor der bruges Nem ID med nøglefil, kan du med fordel anvende log-on vejledningen, der gælder for Frederikshavn Kommunes medarbejdere. Har du spørgsmål eller problemer med at logge på, så kontakt Kevin Petersen fra Jobcentret på mail [email protected], telefon , eller Jeppe Andersen fra SKS på mail: [email protected], telefon

8 SÅDAN OPRETTER DU EN ANSØGNING: Klik på Jobrotation og derefter på Ansøgning Dette billede kommer frem. Vælg Opret Klik på Søg virksomhed Stil markøren i det øverste felt og indtast virksomhedens p-nummer. Afvent, at der fremkommer navnet på din virksomhed og klik herefter på navnet. Nu bliver alle felterne automatisk udfyldt. Kontroller at oplysningerne er korrekte. Tilret evt. forkerte felter! Afslut med OK Husk at markere, om du er en privat eller offentlig virksomhed 8

9 Indtast virksomhedens kontaktperson. Det skal være en person, der er nem at få fat i, såfremt jobrotationsteamet måtte have spørgsmål i forhold til ansøgningen og rotationsprojektet. Indtastning af medarbejdere, der skal på uddannelse: Ansat = den eller de fastansatte medarbejdere, der skal deltage på uddannelse. Klik Tilføj Stil markøren i Cpr. og tast medarbejderens Cpr-nummer. Brug tabulatortasten til at springe fra felt til felt. Alle felter udfyldes, også Stilling. Det er vigtigt, du tager stilling til, om medarbejderen har en KVU- eller MVU uddannelse. Er du i tvivl om, hvad der gemmer sig under betegnelserne, ligger der en vejledning her. Du skal kun markere i Eksisterende uddannelse, hvis medarbejderen er omfattet, ellers skal feltet være blankt! De grå felter udfyldes af jobrotationsteamet i forbindelse med sagsbehandlingen af ansøgningen. Afslut med 9

10 Har du flere medarbejdere, der skal deltage i samme uddannelse i samme periode, kan du med fordel bruge Kopier, når du har lavet den første medarbejder. Kopier-knappen gør, at du kun behøver at indtaste medarbejderens cpr-nummer og stillingsbetegnelse. Alle andre oplysninger fremgår allerede af skærmbilledet Du kan også bruge kopier, når det er samme uddannelse, men i en anden periode. Så tilretter du bare perioden, inden du trykker OK. Ansøg altid før uddannelsen påbegyndes! Du skal være opmærksom på, at når du har foretaget denne ændring, så stiller markøren sig stadig i den oprindelig oprettede medarbejder ( altså den første, du oprettede ). Du skal derfor markere den linje, hvor du har foretaget ændringen, for at få glæde af kopieringen. Når du har markeret linjen, bliver den grøn. Læg mærke til, at der ud for den eller de medarbejdere, du har ansøgt om rotation på står Ukendt : Denne bemærkning fremkommer, da jobrotationsteamet for hver enkelt medarbejder skal sikre sig, at de ansatte opfylder betingelserne for at kunne deltage i uddannelse, og dermed kan godkendes ifølge lovgivningen om jobrotation. Såfremt du ikke har arbejdet i systemet i ca. 20 minutter, bliver du af sikkerhedshensyn logget af SKS. Hvis ikke du har nået at gemme de allerede indtastede oplysninger, vil dit arbejde være spildt. Derfor kan du med fordel og med jævne mellemrum rulle ned i bunden af dit skærmbillede og trykke Kladde : Kladde signalerer overfor jobrotationsteamet, at du er i gang med at lave en ansøgning, men endnu ikke er færdig! Når du har indtastet alle medarbejdere og i øvrigt er klar til at sende din ansøgning til jobrotationsteamet, skal du afslutte med Gem/underskriv. Når du har trykket Gem/underskriv kommer din ansøgning til behandling i jobrotationsteamet. Denne knap signalerer overfor jobrotationsteamet, at du er helt færdig og gerne vil have din ansøgning til behandling. Der må herefter ikke ændres i ansøgningen! 10

11 Hvis du kigger på din forsiden under Ansøgning, vil der nu ligge en ny ansøgning med et løbenummer f.eks Beviset for, at din ansøgning er sendt til behandling vises ved, at der er sat flueben i Underskrift virk. Når du har klikket på Gem/underskriv, må du ikke ændre i ansøgningen uden først at undersøge og sikre dig, om jobrotationsteamet er i gang med sagsbehandlingen. Efterbehandling af din ansøgning: Efter behandling af din ansøgning i Jobcentret, og når jobrotationsteamet har svaret, vil din ansøgningslinje stå omvendt. Årsagen til, at dit flueben nu er forsvundet skyldes, du er pligtig til at se, hvad jobrotationsteamet har svaret på din ansøgning. Derfor skal du holde øje med SKS! Det gør du således: Vælg Jobrotation Vælg Ansøgning Kontroller, om der ud for Sag er registreret ovennævnte. Hvis ja. Markér linjen, hvor projektet står, så linjen bliver grøn og tryk på Rediger : 11

12 Du kommer nu ind på selve projektet, hvor du bl.a. kan se alle medarbejdere, der deltager i uddannelse. Rul ned til Ansat og kontroller, at markeringen Ukendt ud for hver medarbejder nu er ændret til Ja under overskriften Godk. JRT : Det betyder, at den eller de medarbejdere, du har søgt om rotation til, er godkendt af jobrotationsteamet, og at dit rotationsprojekt er bevilget som ansøgt. Ansøgninger til den Særlige pulje: Hvis du har søgt om rotationsprojekt til medarbejdere, der er omfattet af en KVU- eller MVU uddannelse, så kan der være op til 8 ugers sagsbehandlingstid. Du vil, så snart, der foreligger en bevilling fra STAR ( tidl. Arbejdsmarkedsstyrelsen ), modtage et bevillingsbrev og alle felter om godkendelse af medarbejdere vil blive udfyldt, og jobrotationsteamet vil markere Underskrift JC. For at signalere overfor jobrotationstemaet, at du har set godkendelsen, skal du rulle ned i bunden af skærmbilledet og trykke Gem/underskriv : På forsiden vil der nu ud for linjen med projektet være flueben således: og når der er flueben begge steder, betyder det, at projektet er på plads, og du kan gå i gang med at annoncere efter en rotationsvikar. Når du har fundet din vikar, skal du sikre dig, at vedkommende opfylder betingelserne for at kunne ansættes som rotationsvikar. Du modtager en bevillingsskrivelse med vigtig information, der skal læses! 12

13 Ændringer i ansatte medarbejderes deltagelse i uddannelse: Husk, det er de fastansatte medarbejderes deltagelse i uddannelse, der genererer timerne til ansættelse af rotationsvikarer. Derfor er det vigtigt, du hele tiden er opmærksom på, om der sker ændringer i de pågældende medarbejderes ansættelsesforhold ( f.eks. fratrædelse, barsel eller helt stop på uddannelsen ). I sådanne tilfælde har du pligt til omgående at meddele dette til jobrotationsteamet, da bevillingen i givet fald skal nedskrives, hvis ikke pladsen erstattes af en anden medarbejder. Rent praktisk forholder du dig således: Der skal udfærdiges en mail, der sendes til [email protected], i emnefeltet skrives der att: jobrotationsteamet. I mailen skal følgende fremgå: Sagsnummer, medarbejders navn og cpr. nummer, sidste dag på uddannelsen, antal timer på uddannelsen. Bliver den ovennævnte medarbejder erstattet af en anden medarbejder, opgives de samme oplysninger, men på den nye medarbejder. Du må aldrig påføre nye medarbejdere på et allerede bevilget rotationsprojekt, så det bevilgede antal timer overskrides. Du kan kun erstatte stoppede medarbejdere! Kontakt først jobrotationsteamet. Efter modtagelsen af mailen, vil rotationsafdelingen kontrollere, om den eller de nye medarbejdere også opfylder betingelserne for at kunne deltage i uddannelse og kan indgå som erstatning. Jobrotationsteamet foretager rettelserne i projektet. Din opgave er, at kontrollere, om din anmodning har kunnet godkendes, og du forholder dig på samme måde som på side 11. Ændringer i vikarens ansættelse: Sker der ændringer i vikarens ansættelsesforhold, har du ligeledes pligt til omgående at orientere jobrotationsteamet. Du sender en mail til [email protected], i emnefeltet anføres att: jobrotationsteamet. Mailen skal indeholde: sagsnummer, vikarens navn og cpr. nummer, oprindelig aftale om ansættelse fra og til, sidste arbejdsdag og årsag til vikarens fratrædelse ( f.eks. opsagt af dig, eller vikaren selv har ønsket fratrædelse p.g.a. ordinært arbejde et andet sted ). Jobrotationsteamet foretager ændringerne i SKS-systemet, og du skal igen kontrollere svaret i SKS-systemet, som beskrevet på side 11. GODKENDELSE OG OPRETTELSE AF ROTATIONSVIKARER: Du har nu fået bevilget dit rotationsprojekt og skal have ansat en erstatningsarbejdskraft rotationsvikar - i stedet for din fastansatte medarbejder, der deltager i uddannelse. Det er i den forbindelse vigtigt, du er klar over, der skal være sammenfald i perioden, hvor din medarbejder deltager i uddannelse og ansættelse af vikaren, ligesom der skal være sammenfald i deres arbejdsopgaver. 13

14 I Jobcenter Frederikshavn opfordrer vi altid til, at alle ledige rotationsvikariater offentliggøres på således alle interesserede ledige, der opfylder betingelserne for at kunne ansættes som rotationsvikar, får mulighed for at søge. I vores stillingsopslag gør vi ansøger opmærksom på, de skal vedlægge dokumentation for, at de opfylder betingelserne for at kunne ansættes som rotationsvikar. Det er en service overfor dig som virksomhed, for at sikre, du ved, hvem du kan invitere til samtale uden risiko for, de ikke opfylder betingelserne. MEN, da jobrotationsteamet jo ikke ved, hvor de ledige ansøger, er en dokumentation ikke lig med, vi ved, de har søgt hos netop dig. Derfor er det overordentlig vigtigt, du altid har Jobrotationsteamet med på sidelinjen i ansættelsesfasen. Dialogen sikrer, du får din vikar godkendt ( hvilket skal ske, inden første ansættelsesdag ), og at du dermed kan få rotationsydelsen udbetalt. Når du har gjort dit valg, sender du en mail med nedennævnte skabelon,( markeret med fed skrift ), indeholdende alle informationer [email protected] Det er vigtigt, alle felter fremgår af mailen. Projektnummer: Virksomhed: Virksomhedens cvr. nr. : Virksomhedens p.nr. : Kontaktperson: Tlf. nr.: Vikarens navn: Cpr. nummer: Stillingsbetegnelse: Antal timer pr. uge: Startdato: Slutdato: Efterfølgende vil du modtage svar på din mail i forhold til, om vikaren kan godkendes og dermed må ansættes. Rotationsafdelingen opretter vikaren i SKS-systemet. Herefter skal du gøre følgende: Log dig på SKS-systemet Klik i Ansøgning 14

15 Dit projekt mangler Underskrift virk.. Dette skyldes, at jobrotationsteamet har registreret din vikar i SKS, og du endnu ikke har bekræftet, at du har set, om der er svaret ja eller nej på din anmodning om godkendelse. Det skal du gøre nu. Marker vikaren ved at klikke i linjen, hvor vikarens navn står. Linjen bliver grøn. Vælg derefter knappen Rediger : Du kommer nu ind på den elektroniske ansøgningsblanket, der har følgende overskrift: Rul ned ad skærmbilledet til du kommer til: Ledig = rotationsvikaren Du skal nu kontrollere, at der ud for hver vikar er Ja til Godk. JRT. Det betyder, at vikaren er godkendt, kan ansættes, og der kan efterfølgende udbetales jobrotationsydelse, når der har været afholdt lønudgift til rotationsvikaren i godkendelsesperioden. Står der Nej, betyder det, at vikaren ikke opfylder betingelserne for at kunne godkendes som rotationsvikar, og vedkommende kan derfor ikke ansættes. Efter din kontrol afslutter du med: 15

16 På forsiden vil du se, at der igen er flueben i Underskrift JC og Underskrift virk. Projektet er nu korrekt registreret. BEREGNING AF FORBRUG AF TIMER I ET ROTATIONSPROJEKT: Har du mange medarbejdere på uddannelse, vil du typisk også have mange bevilgede timer i dit rotationsprojekt. For at holde styr på forbrug af anvendte eller reserverede timer til ansættelse af rotationsvikarer, kan du med fordel gøre således: Vælg Jobrotation og derefter Ansøgning Marker projektet, så linjen bliver grøn og klik på Rediger Du kommer nu ind på den elektroniske ansøgningsblanket. Rul ned, til du kommer til overskriften Ansat. Lige nedenunder overskriften, vil stå timetallet for den samlede bevilling. Rul længere ned, til du kommer til overskriften Ledig ( = rotationsvikaren ). De nuværende, godkendte rotationsvikarer på nærværende projekt er beregnet til at forbruge 7.873,60 timer af den samlede bevilling på timer. Disse 7.873,60 timer skal betragtes som en vejledning til forbrug af timer, - under forudsætning af, at vikarerne ikke afholder ferie-, fri- eller helligdage i ansættelsesperioden, hvortil der jo ikke kan ansøges om rotationsydelse. Differencen kan nu bruges til at udregne, hvor mange timer, der resterer i projektet til ansættelse af yderligere rotationsvikarer. 16

17 ANMODNING OM UDBETALING AF JOBROTATIONSYDELSEN: Det er de fastansatte medarbejderes uddannelsestimer, der danner grundlag for optælling af timer til ansættelse af erstatningsarbejdskraft ( rotationsvikar ), mens medarbejderne deltager i uddannelse. Der kan ikke anmodes om rotationsydelse, når vikaren har afholdt ferie, fri eller helligdage, hvor der ikke har været afholdt lønudgift. Sådan laves en anmodning om udbetaling af jobrotationsydelse. Gå ind i SKS-systemet via ovennævnte link. Klik på Jobrotation Klik på Ansøgning Dit rotationsprojekt eller projekter fremkommer på hver sin linje i det nye skærmbillede. Marker projektet, så linjen bliver grøn. Klik på Anmod kr.. Kan du ikke aktivere knappen Anmod kr., kan det skyldes, at der ikke er flueben i Underskrift JC og Underskrift virk.. Du skal få projektet registreret ved at følge proceduren, beskrevet i Efterbehandling af din ansøgning, side 11. Du kommer nu ind på den elektroniske anmodningsblanket: 17

18 Tilret Anmodning, start og Anmodning, slut, hvis du anmoder om en længere periode. Du behøver altså ikke kun anmode om en måned ad gangen. Når du har tilrettet datoen, så klikker du et tilfældigt sted i skærmbilledet. På denne måde vil der fremkomme den eller de rotationsvikarer, der er godkendt på projektet i den pågældende periode: Klik i feltet med 0,00 nedenunder Anmodet timer. Det bliver således muligt at skrive i feltet, og det er her, du skriver det aktuelle timetal, du har haft lønudgift på i den ovennævnte periode. Du må altid kun anmode om rotationsydelse for den reelle lønudgift, du har haft. Dvs.: har vikaren afholdt ferie, haft fridage eller der har være helligdage, hvor du ikke har haft lønudgift, så må du ikke anmode om rotationsydelse for de timer. De anmodede timer skal derfor altid stemme overens med det timetal, der er indberettet til e-løn/skat. Dog må timetallet aldrig overstige det timetal, der er i bevillingen. Eksempel: Har din vikar arbejdet 801,65 timer, og din bevilling lyder på 750 timer, så kan du kun anmode om 750 timer. De resterende timer, kan du ikke få tilskud til. Når du har tastet timetallet, afslutter du med SÅDAN FØLGER DU ANMODNINGEN OM UDBETALING AF ROTATIONSYDELSEN: Log på SKS-systemet. Klik på Fakturaer 18

19 Her kan du se, hvilke fakturaer/timer, der er afregnet. Det er muligt, at dét vikarnavn, der fremgår af forsiden, er navnet på en gammel vikar. Derfor kan du med fordel se, hvilke vikarer, der gemmer sig under fakturaen ved at klikke på Vis faktura Har du spørgsmål til din faktura, er det en meget stor fordel, hvis du noterer dig fakturanummeret. På den måde kan rotationsteamet bedre finde frem til netop din afregning. Af hensyn til beskyttelse af navne og cpr. numre, vises fakturaen ikke her. 19