Digital løsning til udbetaling af fleksrefusion

Transkript

1 #BREVFLET# Aalborg Kommune, Økonomiafsnittet Sønderbro 12, 9000 Aalborg Til arbejdsgiveren 28. august 2015 Digital løsning til udbetaling af fleksrefusion For at lette arbejdsgangen både for dig som arbejdsgiver og for os som myndighed tilbyder vi nu en digital løsning til udbetaling af fleksrefusion. Den digitale løsning gør det både lettere for dig at anmode om udbetaling, og giver dig samtidig mulighed for at følge din sag, herunder få en forklaring på eventuelle afvigelser mellem det beløb, du har anmodet om, og det beløb vi har udbetalt. Økonomiafsnittet Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Sønderbro Aalborg Init.: TB EAN nr.: Du tilgår løsningen på adressen hvor du skal anvende din digitale medarbejdersignatur eller dit medarbejder NemID for at logge ind. Første gang virksomheden logger på skal Aalborg Kommune godkende ønsket om adgang ( Banke på ). Godkendelsen sker løbende samme dag. Efterfølgende vil den første, der anmoder, kunne godkende andre brugere fra virksomheden. I den vedhæftede vejledning kan du læse mere om, hvordan du tilgår og bruger løsningen. Det vil stadig være muligt at ansøge via Nemrefusion. Men vælger du fremover at anvende den nye og nemmere løsning, kan du fremover forvente, at din anmodning vil blive behandlet hurtigere. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Fleksteamet på Venlig hilsen Tina Brix Leder Økonomiafsnittet Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Aalborg Kommune

2 #BREVFLET# Aalborg Kommune, Økonomiafsnittet Sønderbro 12, 9000 Aalborg Indholdsfortegnelse 1. INSTALLATIONER 3 2. SÅDAN FÅR DU ADGANG Første gang du logger på (eksempel: Aarhus Kommue) 3 3. KORT OM MENUERNE 4 4. OPRET UDBETALINGSAMODNING Vælg bevilling Udfyld anmodningen: Afregningsperiode og kopierfunktion Udbetalt løn og arbejdsgiverbidrag UPLOAD lønseddel Angiv fravær i afregningsperioden Godkend-/underskriv anmodningen 7 5. STATUS PÅ UDBETALINGSANMODNING 7 6. FAKTURA 7 7. OVERENSKOMSTSTIGNING 8

3 INSTALLATIONER Følgende programmer skal være installeret på maskinen: Silver Light til afvikling af applikationen Java til LOGIN med NEM ID eller Digital Signatur Installationsguiden aktiveres første gang du logger på hvis programmerne ikke er installeret. SÅDAN FÅR DU ADGANG Du får adgang til selvbetjeningsløsningen via browseren skriv adressen: Første gang du logger på (eksempel: Aarhus Kommune) Vælg Aarhus på forsiden KLIK HER LOGIN siden vises SÆT HAK og KLIK PÅ RUN (eller kør) Du kan vælge mellem at logge på med NEM ID eller Digital Signatur: Første gang du logger (banker) på, bliver du automatisk oprettet som virksomhedens burgeradministrator.

4 KORT OM MENUERNE Applikationen består af 3 menuer. KLIK på fleksjob : Fleksjob har 5 undermenuer: Tilbud: Tilbud på personer er i fleksjob i virksomheden. Bevilling: Bevillinger på personer er i fleksjob i virksomheden. Anmodning: Virksomhedens udbetalingsanmodninger om løntilskud. Opdateringer: Alle virksomhedens tilbud, bevillinger og anmodninger. Disponering: Økonomisk regnskab for bevillinger og udbetalingsanmodninger Fakturaer: Oversigt over de fakturaer, som danner grundlag for udbetalingerne KLIK på Bruger-administration : Bruger-administration har 2 undermenuer: Brugerliste: Liste over brugere i virksomheden der har adgang til systemet Opret bruger: Her kan virksomheden oprette en ny bruger eller slette en gammel. Bemærk: Nye brugere (dvs. virksomhedens bruger nr. 2 og efterfølgende brugere) skal banke på til systemet ved første logon, hvorefter virksomhedens systemadministrator (bruger nr. 1, jf. afsnit 2.1)kan autoriserer den nye bruger under punktet brugeradministration. OPRET UDBETALINGSAMODNING Vælg bevilling KLIK på undermenupunktet Bevilling. Liste vises med bevillinger aftalt mellem virksomhed og kommunen for personer i fleksjob.

5 Marker (klik) den bevilling hvor der skal anmodes om udbetaling og KLIK på Anmodning Udfyld anmodningen: Afregningsperiode og kopierfunktion Afregningsperioden kan ændres manuelt, men sættes automatisk til måneden efter seneste udbetaling Man kan kopiere løndata fra sidste udbetaling (dog ikke 1. gang i systemet). KLIK på Kopier anmodning Marker (klik) anmodning du vil kopiere fra og KLIK på OK. Udbetalt løn og arbejdsgiverbidrag UDFYLD FELTER fra lønseddel med relevante løndata for beregning af tilskud. Bemærk at tilskudsberettiget løn beregnes automatisk

6 UPLOAD lønseddel KLIK på upload fil og VÆLG fil (lønseddel) på maskinen der skal uploades. Lønsedlen er nu uploadet. Du kan slette filen, uploade en ny eller få filen vist. Angiv fravær i afregningsperioden UDFYLD felter der omhandler fravær SÆT HAK hvis medarbejder stadig er ansat eller ANGIV OPHØRSDATO Det udbetalte løntilskud automatisk:

7 Godkend-/underskriv anmodningen Nederst i skærmen: KLIK på Gem/underskriv Fejlmeddelelse vises pr. felt der ikke er udfyldt. Dobbelt KLIK på fejlmeddelelse og udfyld felt. KLIK (igen) på Gem/underskriv når fejl er rettet - KLIK på Ja for digital underskrivning STATUS PÅ UDBETALINGSANMODNING KLIK på menupunktet Anmodninger for at følge status på oprettede anmodninger Status viser Godkendt (virksomhed) når virksomhed har oprettet anmodning. Status ændres til Godkendt (jobcenter) når anmodning er godkendt af Jobcenter og sendt til betaling. KLIK på anmodningen for at se bemærkninger fra Jobcenteret (eks. ændring i udbetalt tilskud). FAKTURA KLIK på menupunktet Faktura for at se de fakturaer, som ligger bag udbetalingerne.

8 Fakturanummer består af de første 6 cifre i medarbejderens cpr.nr. plus et løbenummer. Fakturaen kan åbnes ved at dobbeltklikke i feltet Klik OVERENSKOMSTSTIGNING Virksomheden skal indberette overenskomstændringer til Jobcenter. Jobcenter opretter kopi af bevilling med ny løn og startdato for, hvornår den skal gælde. Hvis overenskomsten ikke har været reguleret i tidligere udbetalinger, oprettes der en særskilt udbetalingsanmodning på den nye bevilling der efterregulerer med tilbagevirkende kraft.