Tilbudsindhentning. På udførelse af Bisættelser/Begravelser for Kolding Kommune

Transkript

1 Tilbudsindhentning På udførelse af Bisættelser/Begravelser for Kolding Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Aftaleansvarlig Aftalens omfang Tildeling af konkrete ordrer Kontraktindgåelse Betingelser for annoncering Tilbudsindhentelse Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til materialet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Kravspecifikation Handelsbetingelser Bedemandsydelser Beklædning Kiste Kistepynt Urne Transport Krav til køretøjer Miljø Begravelses- eller bisættelseshandlingen Pårørendes ønsker Leverandørens forpligtelser Krav til personalet Tavshedspligt Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Levering og leveringsbetingelser Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

3 22 Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Kontraktændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift...20 Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel Bilag 2 Vejledende tidsplan...23 Bilag 3 Tilbudsliste

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Tilbudsindhentningen vedrører levering af bisættelser/begravelser for Kolding Kommune, som herefter kaldes Ordregiver. Kolding Kommune er forpligtet til at forestå bisættelser/begravelser såfremt, afdødes nærmeste, den eller de personer eller den institution, der hidtil har draget omsorg for den afdøde, eller andre ikke fremsætter anmodning om foretagelse af begravelse eller ligbrænding. Der skønnes at være mellem af denne slags bisættelser/begravelser om året i Kolding Kommune. 1.2 Aftaleansvarlig Udbudskonsulent, Louise Pedersen er kontaktperson, og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af tilbudsindhentningen. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Aftalens omfang Ordregiver ønsker at indgå en prisaftale med 4 leverandører. Aftalen indgås for perioden De 4 leverandører udvælges som beskrevet under pkt Tildelingskriterium. Ordregiver forpligter sig, i aftaleperiode, til at købe de i tilbuddet omfattede ydelser hos de valgte tilbudsgivere, på de i nærværende materiale nævnte vilkår. Det anførte antal bisættelser/begravelser beror på et skøn, udregnet på baggrund af tidligere aktivitet. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver. Resultatet af nærværende tilbudsindhentelse samt den faktiske drift, kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter/ydelser fremgår af materialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af materialets kapitel Tildeling af konkrete ordrer Kun de 4 leverandører der indgår i prisaftalen, må udfører bisættelser/begravelser for Kolding Kommune. Ved bestilling af offentlig begravelser/bisættelse, kontakter Borgerservice, eller anden kommunal enhed, en af de 4 leverandører, der er indgået aftale med. Tager en af de ikke vindende bedemænd imod en ordre, om en offentlig begravelse/bisættelse fra tredjemand, uden særlig skriftlig tilladelse fra Borgerservice eller anden kommunal enhed, vil Borgerservice afvise at betale fakturaen. 4

5 1.5 Kontraktindgåelse Ved tildeling af aftalen, indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer aftalens vilkår i aftaleperioden, og er en integreret del af det samlede materiale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. 5

6 2. Betingelser for annoncering 2.1 Tilbudsindhentelse Kontrakten på kommunale bisættelser/begravelser udbydes efter reglerne i Europaparlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og lovbekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet). Bisættelser/begravelser er en bilag II B-tjenesteydelse, under kategori 27, andre tjenesteydelser, og derfor gælder lempeligere regler. Reglerne er yderligere lempelige, hvis den udbudte kontrakt ikke vurderes at have klar grænseoverskridende interesse. Ud fra en konkret vurdering af kontrakten, vurderes den ikke at have grænseoverskridende interesse. Vurdering er fortaget på baggrund af, kontraktens genstand, kontraktens anslåede værdi, forholdende i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis, og det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Udbud af bilag II B-tjenesteydelser, uden klar grænseoverskridende interesse medfører, at der ikke er pligt til at annoncere eller offentliggøre opgaven inden aftaleindgåelse, at der ikke er pligt til at overholde traktatens almindelige regler og principper om bl.a. gennemsigtighed og ligebehandling, at der ikke er pligt til at overholde udbudsdirektivets artikel 23, om tekniske specifikationer, som det normalt er tilfældet for bilag II B-tjenesteydelser. Kontrakten skal således kun overholde de almindelige forvaltningsretlige principper om saglig forvaltning, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning, samt proportionalitetsprincippet. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til adressen: [email protected]. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen i kapitel 3 besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i Bilag 3 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i materialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i tilbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 6

7 2.5 Spørgsmål til materialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende aftalen skal stilles skriftligt og sendes til adressen: [email protected], med emnet: "Spørgsmål vedr. aftale om kommunale bisættelser/begravelser senest den kl Tilbudsgiverne skal gøres opmærksom på, at der under tilbudsindhentningen ikke kan rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende aftalen. Spørgsmål, og spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: (under erhverv - aktuelle udbud). Spørgemøde Der vil blive afholdt spørgemøde den kl på følgende adresse: Bredgade 1, 3. sal tv, 6000 Kolding Indgang Borgerservice. Bekræft venligst antallet af deltagere senest til [email protected] 2.6 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er kl I emnefeltet anføres: Tilbud Kommunale bisættelser/begravelser og fremsendes elektronisk til adressen: [email protected]. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.8 Tilbudsgivers forbehold Der accepteres ikke forbehold fra tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. afsnit 2.5 Spørgsmål til materialet. 2.9 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. 7

8 Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 millioner kroner. Teknisk og/eller faglig formåen En kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed og erfaring i erhvervet som bedemand. Oplysninger om de generelle faglige kvalifikationer og erfaring hos tilbudsgivers medarbejdere. Der ønskes ikke CV er på konkrete medarbejdere Tildelingskriterium Ydelsen bliver tildelt ud fra kriteriet laveste pris. Det laveste bud vil danne ramme for en prisaftale, som de 3 tilbudsgivere, der har de næstlaveste bud, vil blive tilbudt at medgå, såfremt de indvilliger i at matche laveste pris. De bedemænd der herefter er en del af prisaftalen, vil være en del af en liste, som medarbejdere i Kolding Kommune kan vælge fra i tilfælde af dødsfald, hvor begravelsen/bisættelsen påhviler Kolding Kommune, jf. kravsspecifikationen. Den laveste pris beregnes på baggrund af priser angivet på tilbudslisten se bilag 3 (Tilbudslisten udfyldes af tilbudsgiver og indsendes som en del af besvarelsen.) Laveste pris beregnes på følgende måde: Den samlede sum af nedenstående enheder se endvidere vedhæftet bilag med tilbudsliste. Grundpakke for begravelser (Estimeret årligt forbrug 5 - vægtet med 20%) Grundpakke for bisættelser (Estimeret årligt forbrug 18 - vægtet med 70%) Enhedspris på tilkøbsydelser: - Kørsel (Estimeret årligt forbrug 100 km vægtet med 5%) - Ligklæde (Estimeret årligt forbrug 10 vægtet med 5%) Tilbuddet skal angives i danske kroner, eksklusiv moms, og inkl. alle afgifter, omkostninger og gebyrer. 8

9 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder og telefonnummer) Kort beskrivelse af bisættelse/begravelse Der ønskes en skriftlig gennemgang af hvordan en begravelse/bisættelse udføres. Udvælgelseskriterier Tro og loveerklæring Se bilag 1 Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med dækningssum på minimum 5 millioner kroner. En kort beskrivelse af tilbudsgivers erfaring i erhvervet som bedemand. Der ønskes ikke konkrete CV er på enkelte medarbejdere. Tilbudsliste Udfyldelse og underskrivelse af Tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som Bilag 3. 9

10 4. Kravspecifikation Den udbudte kontrakt omfatter de tilfælde, hvor en afdød, hjemmehørende i Kolding Kommune, ikke efterlader sig nogle pårørende eller andre, der kan eller vil påtage sig at forestå begravelsen/bisættelsen, og det derfor påhviler Kolding Kommune at gøre dette. Kontrakten omfatter udførelse, og levering af de ydelser og vare, der vil være nødvendige for at sikre, at afdøde får en ordentlig og sømmelig begravelse eller bisættelse (ligbrænding). Kolding Kommune hæfter kun for bisættelser/begravelser bestilt af personale ansat i kommunen hos en af de 4 leverandøre, der er indgået prisaftale med. Har man ikke kvalificeret sig til at medgå prisaftalen, men alligevel påtager sig ordren på en bisættelse/begravelse, uden særlig skriftlig tilladelse fra Borgerservice eller anden kommunal enhed, betales regningen ikke af Kolding Kommune. Kontrakten omfatter: Levering af kiste Levering af urne (ligbrænding) Levering af kistedekoration Transport i rustvogn Udførelse af bedemandshandlinger så som, Iklædning i ligklæde, samt ilægning i kiste Aftaleindgåelse og koordinering med begravelsesvæsen Rådgivning Samt visse tilkøbsydelser (se tilbudslisten i bilag 3). Selve begravelseshandlingen, som bl.a. omfatter den kirkelige højtidelighed, begravelse på kirkegården og nedsættelse af urne, forestås af den pågældende sognepræst og indgår således ikke i kontrakten. 4.1 Handelsbetingelser Ved dødsfald vil en af leverandørerne, der indgår i prisaftalen, blive kontaktet telefonisk af en medarbejder fra Kolding Kommune/Borgerservice, som vil anmode om begravelse/bisættelse. Dødsanmeldelser underskrives af en medarbejder fra Kolding Kommune/Borgerservice. Det skal være muligt at bestille begravelser/bisættelser uden for normal åbningstid, herunder i weekender og på helligdage. Ved afhentning af afdøde, skal leverandøren ikke påregne hjælp fra ansatte på plejecentre, andre institutioner eller fra private. Afdødes ønsker skal imødekommes jf. begravelseslovens 8. Foreligger der ikke skriftlig ønske om begravelse, da bestilles bisættelse (ligbrænding) Leverandøren skal sikre at begravelse/bisættelse, med efterfølgende jordfæstelse af kiste eller urne, finder sted senest 8 dage efter dødsfaldet, dødsdagen medregnet. Denne frist kan forlænges når forholdene taler herfor, jf. bekendtgørelse om begravelse og ligbrænding. Leverandøren skal afhente afdøde der hvor døden indtrådte, eller der hvor afdøde er blevet midlertidigt flyttet til efter dødsfaldet, uanset at dette sted måtte ligge uden for Kolding Kommune. Hvornår afdøde skal afhentes aftales i hvert enkelt tilfælde, mellem leverandøren og bestilleren. 10

11 Afhentning af afdøde skal finde sted umiddelbart efter en dødsattest forligger. I visse tilfælde kan dette fraviges, hvis omstændighederne tillader det, på betingelse af at afdøde kan ligge på køl. 4.2 Bedemandsydelser Leverandøren skal levere alle de administrative og praktiske ydelser, som er nødvendige og sædvanlige ved udførelsen af en begravelse/bisættelse, og som normalt udføres af bedemænd. Ydelserne skal leveres i overensstemmelse med Ordregiverens bestilling. De administrative ydelser omfatter bl.a.: Rekvisition af nødvendige personlige attester, Anmeldelse til begravelsesmyndigheden, Kontakt og indgåelse af aftale om begravelses- eller bisættelseshandlingen med begravelsesvæsen, Krematorium og kirkegård (Kolding Kommune har et stykke jord på Sønder Kirkegård). De praktiske ydelser, omfatter bl.a.: Afhentning af afdøde på dødsstedet, Iklædning af afdøde i ligklæde, Ilægning og lukning af kiste, Transport inden for Kolding Kommunes grænser 4.3 Beklædning Leverandøren skal ved begravelse/bisættelse iføre afdøde i egen beklædning. Hvis ikke der er mulighed for at anvende afdødes egen beklædning skal leverandøren levere ligklæde. Ligklædet skal være en lang skjorte eller lignende med lange ærmer. Ligklædet skal være i cellstof eller bomuld. 4.4 Kiste Leverandøren skal både ved begravelse og ved bisættelser lægge afdøde i en funktionsdygtig kiste, med fugtabsorberende materiale som polstring. Der er ingen krav til om kisten skal være hvidmalet. Der skal leveres kister af varierende størrelse til børn og voksne. Den leverede kiste skal i hvert enkelt tilfælde have en passende størrelse i forhold til afdødes længde og vægt. Der skal kunne leveres kister i specielmål, i tilfælde hvor det er nødvendigt. Der forventes at være et maksimalt behov på op til 3 stk. af denne slags kister om året. Dette skal tilbudsgiver tage højde for, ved udarbejdelse af tilbuddet. Tilbudsindhentningen omfatter således Kolding Kommunes samlede forbrug af kister, uanset størrelse. Kister, der anvendes til bisættelse, skal opfylde kravene i Kistedeklarationen udarbejdet af Danske Krematoriers Landsforening (DKL). Kistedeklarationen kan downloades fra Kistepynt Leverandør skal forsyne kisten med en kistedekoration til min. 150 kroner. Kistedekorationen skal være bestående af ægte blomster. 4.6 Urne Ved bisættelse skal leverandøren anvende en urne til anbringelse af den aske, som fremkommer efter ligbrændingen. Urnen skal leve op til gældende miljøkrav, og anden relevant lovgivning. 11

12 4.7 Transport Leverandøren skal forestå transporten af afdøde, i kiste ved afhentning på dødsstedet, i forbindelse med eventuel transport til opbevaringssted, i forbindelse med højtidelighed i kirken eller kapel, og fra kapel til kirkegård eller krematorium. Transport af kiste skal foregå i rustvogn. Transport inden for Kolding Kommunes grænse skal medgå i tilbuddet. Kørsel uden for Kolding Kommune grænse faktureres med pris pr. kørt kilometer. Kørsel uden for Kolding Kommune grænse skal godkendes af Borgerservice Krav til køretøjer Leverandørens anvendte materiel skal i hele den kommende aftaleperiode være i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand, indretning, færdselssikkerhed mv. og opfylde de til enhver tid gældende EU-direktiver, dansk lovgivning og myndighedskrav, og som minimum leve op til sædvanlig standard i branchen. Køretøjerne skal som minimum overholde Euro-norm 4. Nye køretøjer skal overholde gældende krav p.t. Euro-norm 6 jf. De anvendte biler skal som minimum overholde kravene for energiklasse D (Benzin: 12,5-14,2/Diesel: 14,1-16,0) Miljø Kolding Kommunes tomgangsregulativ skal overholdes. Tomgangsregulativet kan findes på: Begravelses- eller bisættelseshandlingen Leverandøren skal forestå kontakt til og indgåelse af aftale med præst, kirkegårdsbestyrelse m.fl. om den begravelse/bisættelse, der skal finde sted. Leverandøren står for betaling af kirkegårdsydelser og ligbrænding og opkræver dette til dagspris af Ordregiver, på den endelige faktura. 4.9 Pårørendes ønsker Såfremt der er pårørende til afdøde, som har ønsker, i forbindelse med begravelsen/bisættelsen, der ligger ud over dette tilbud, hæfter Kolding Kommune ikke for udgifter, der er forbundet hermed. Det kunne fx være transport til et familiegravsted i en anden kommune eller lign. Imødekommer leverandøren de pårørendes ønsker, faktureres udgifterne i forbindelse hermed, direkte til dem der bestiller ydelsen. Fremgår der andre ydelser af fakturaen end de der efterspørges i dette udbudsmateriale, eller som der skriftligt er givet særlig tilladelse til fra Borgerservice, forbeholder vi os ret til at undlade at betale, indtil korrekt faktura foreligger. 12

13 4.10 Leverandørens forpligtelser Leverandøren er forpligtet til at sikre og garantere, at der til enhver tid er de nødvendige ressourcer til rådighed for foretagelsen af de kommunale bisættelser, som Kolding Kommune måtte bestille, at lovpligtige og i øvrigt fornødne forsikringer er tegnet og i kraft, at det personale, der varetager opgaven for leverandøren har tavshedspligt; tavshedspligten betyder, at personalet ikke må videregive fortrolige oplysninger til uvedkommende Krav til personalet Personalet hos leverandøren skal leve op til de krav, der er sædvanlige for en person ansat i erhvervet som bedemand. Der kræves at personalet, på anmodning kan fremvises en for Kolding Kommune antagelig straffeattest, kan tale dansk, skal bære passende påklædning, i forhold til erhvervet som bedemand, skal kunne identificere sig ved visitkort, logo på tøjet eller lignende, udfører arbejdet i henhold til gældende normer og regler, samt etiske regler på området Tavshedspligt Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som disse bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152, 152a samt 152c. Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om enkeltpersoners helbredsforhold eller eventuelle sociale problemer. Også andre oplysninger vedrørende enkeltpersoners forhold, der ikke er umiddelbart tilgængelige for andre end dem, som kommer i forbindelse med den pågældende, vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder fx oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold. 13

14 5. Kontrakt Kontrakt vedr. levering af bisættelser/begravelser 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Kolding Kommune Indkøb og Udbud Bredgade Kolding KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået på baggrund af tilbud modtaget d. [xx/xx-xxx]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den indtil den Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 1x12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontrakt-vilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Ved bestilling af offentlig begravelser/bisættelse, kontakter Borgerservice eller anden kommunal enhed en af de 4 leverandører, der er indgået aftale med. 8 Levering og leveringsbetingelser Der henvises til Kravsspecifikationens afsnit om handelsbetingelser (Kapitel 4 afsnit 4.1). 14

15 9 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder, skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som Ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. 15

16 Såfremt der under opfølgning af aftalen, viser sig at være et tilgodehavende, skal dette indbetales til det EAN-nummer, der fremgår af underretningsskrivelsen. Vær opmærksom på at dette ikke er det samme EAN-nummer som der er bestilt fra. 10 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 11 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 3 måneder før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [email protected]. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til [email protected] inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 12 Betalingsbetingelser Løbende måned + 30 dage. 13 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 14 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 15 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten. 16

17 16 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 17 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis Kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Kontrakthaver straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 18 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger. Hvis Ordregiver og Kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med Kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer Kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Ordregivers valg. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. 17

18 Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 19 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller Kontrakthaver påfører Ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller Kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsog produktansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i udbudsmaterialet. Kontrakthaver skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 20 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 21 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 22 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal Kontrakthaver efter aftale med Ordregiver tilbyde Ordregivers institutioner mv. disse produkter. 18

19 Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 23 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 24 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 25 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 26 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 27 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 19

20 28 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 29 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i et eksemplar og fremsendes herefter elektronisk til kontrakthaver. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver 20

21 Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj ) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret 21

22 e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift 22

23 Bilag 2 Vejledende tidsplan Offentliggørelse 24/ Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 07/ kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål 11/ kl Sidste frist for modtagelse af tilbud 15/ kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 3 Forventet kontraktunderskrivelse uge 4 Aftalens ikrafttræden 01/

24 Bilag 3 Tilbudsliste Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudslisten skal udfyldes og afleveres i excel-format. [Ligger i særskilt excel ark] 24