Annoncering af kvalitetskontrol af rengøring til Skive Kommune

Transkript

1 Annoncering af kvalitetskontrol af rengøring til Skive Kommune Skive Kommune Februar 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af annonceringen Ansvarlig Annonceringens omfang Indgåelse af kontrakt Betingelser Form Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til materialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Kontraktgrundlag Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Kontrakt Parterne Aftalegrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Erstatningsansvar og forsikring Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Udvidelse i kontrakten Ændringer i kontrakten Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Side 2 af 21

3 Bilag Bilag 1 Vejledende tidsplan Bilag 2 Tro og love erklæringer Bilag 3 Tilbudsliste Side 3 af 21

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af annonceringen Annonceringen vedrører kvalitetskontrol af rengøring på udvalgte kommunale institutioner/ afdelinger i Skive Kommune. Hvis en institution/afdeling, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst, ikke fra start har tilsluttet sig kontrakten, gøres der opmærksom på, at alle institutioner/afdelinger har mulighed for at tilslutte sig kontrakten i løbet af kontraktperioden herunder efterfølgende optionsmuligheder. 1.2 Ansvarlig Skive Kommune, Indkøbsafdelingen, Christina Toft Bertelsen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af annonceringen. Indtil underskrift af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende annonceringen af: Skive Kommune Indkøbsafdelingen Christina Toft Bertelsen Torvegade Skive [email protected] Spørgsmål til annonceringen skal ske i henhold til afsnit Annonceringens omfang Kontrakten forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 16. marts 2015 og ophører uden yderligere meddelelse den 28. februar Ordregiver er berettiget til at forlænge kontrakten på uændret vilkår i op til 3 x 1 år. I tilfælde af, at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for tilbudsgiver 3 måneder inden kontraktens udløb. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende materiales nævnte vilkår. Resultatet af nærværende annoncering samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de omfattede ydelser fremgår af materialets kapitel 3. Betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af materialets kapitel Indgåelse af kontrakt I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af kontrakten indgås den i kapitel 4 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer kontraktens vilkår i kontraktperioden og er en integreret del af det samlede materiale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Side 4 af 21

5 2. Betingelser 2.1 Form Denne annoncering sker i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a- 15d. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i et fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 3 bør benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i materialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til materialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen skal være skriftlige og rettes til Christina Toft Bertelsen, pr. [email protected], med emnet: "Spørgsmål vedr. annoncering på kvalitetskontrol af rengøring senest den kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på nedenstående adresse: Skive Kommune Indkøb Rådhuspladsen Skive Att.: Christina Toft Bertelsen 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristen. Side 5 af 21

6 2.9 Kontraktgrundlag Aftale om levering af de omfattede ydelser indgås på grundlag af nærværende materiale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte kontrakt. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bør oplysningerne under materialets afsnit 2.19 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende annoncering har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt kontrakten indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. Den estimerede volumen er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringsteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstrukturering eller kapacitetstilpasninger. I henhold til ordregivers indkøbspolitik forbeholder ordregiver sig ret til at benytte delydelsesreglen Tilbudsgivers forbehold Hvis tilbudsgiver mener, at materialet er uklart eller er i tvivl om forståelsen af materialet, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i materialets afsnit 2.5. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i materialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til materialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver ikke lader tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Side 6 af 21

7 Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende kopi af gyldige erhvervsansvarsforsikring med en samlet dækningssum pr. år på minimum 5 millioner DKK Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation bør vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Pris 55 % Kvalitet Kvalitet af kvalitetsrapport Kvalitet af rapportering til ordregivers indkøbsafdeling Vægtning i procent 45 % Underkriteriet Pris Pris evalueres ud fra den samlede årlige pris for kvalitetskontrol til Skive Kommune beregnet på baggrund af oplysninger i bilag 3 tilbudsliste herunder tilbudsgivers pris pr. kvalitetskontrol multipliceret med antal kvalitetskontroller pr. institution/ afdeling. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på pris ved udfyldelse af bilag 3 tilbudsliste. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Tilbudsgiver skal udfylde de hvide felter i bilag 3 tilbudsliste. Underkriteriet kvalitet Ordregiver vil foretage en samlet skønsmæssig vurdering af underkriteriet kvalitet ud fra følgende: Kvalitet af kvalitetsrapport Kvalitet af kvalitetsrapport evalueres ud fra en kopi af tilbudsgivers kvalitetsrapport. Tilbudsgiver bedes derfor vedlægge en kopi af den kvalitetsrapport som tilbudsgiver vil anvende i forbindelse med en kvalitetskontrol hos ordregiver. I kravspecifikationen kapitel 3 er der sat mindstekrav til Side 7 af 21

8 hvilke oplysninger kvalitetsrapporten skal indeholde, men kvalitetsrapporten må gerne indeholde yderligere oplysninger. Evalueringen vil blive foretaget af en gruppe fagpersoner fra nogle af de institutioner/ afdelinger, som er omfattet af annonceringen. Ordregiver vil foretage en samlet skønsmæssig vurdering af underkriteriet kvalitet af kvalitetsrapport ud fra en kopi af tilbudsgivers kvalitetsrapport. Det vægtes positivt, hvis kvalitetsrapporten er overskuelig, let forståelig og informativ. Kvalitet af rapportering til ordregivers indkøbsafdeling Kvalitet af rapportering til ordregivers indkøbsafdeling evalueres ud fra tilbudsgivers beskrivelse af hvad tilbudsgiver kan tilbyde ordregivers indkøbsafdeling for at have et samlet overblik over kvaliteten af den rengøring, som ordregiver får leveret af ordregivers rengøringsleverandører på de institutioner, der får foretaget kvalitetskontrol. Tilbudsgiver bedes derfor vedlægge en beskrivelse af den rapportering tilbudsgiver kan tilbyde ordregivers indkøbsafdeling. I kravspecifikationen kapitel 3 er der sat mindstekrav til en årlig samlet afrapportering samt hvilke oplysninger denne afrapportering skal indeholde. Evalueringen vil blive foretaget af nogle af indkøbsafdelingens medarbejdere. Ordregiver vil foretage en samlet skønsmæssig vurdering af underkriteriet kvalitet af rapportering til ordregivers indkøbsafdeling ud fra tilbudsgivers beskrivelse. Det vægtes positivt, hvis rapporteringen er overskuelig, let forståelig og informativ. Side 8 af 21

9 3. Kravspecifikation Kravspecifikationen er minimumskrav, som skal opfyldes. Ordregiver har følgende krav til kvalitetskontrol af rengøring på udvalgte kommunale institutioner/afdelinger i Skive Kommune. Ordregivers indkøbsafdeling vil have en indgang til tilbudsgiver det vil sige, at opgaven skal tilknyttes en fast kontaktperson, med hvem al kommunikation foregår. I praksis kan der til selve opgaveudførslen tilknyttes flere konsulenter, blot ordregiver orienteres om hvem, der varetager hvilke institutioner/afdelinger. Kommunikation til tilbudsgiver skal kunne ske pr. telefon og pr. mail. Reaktionstiden fra ordregiver retter henvendelse og til tilbudsgiver tager handling herpå må maximalt være 24 timer (weekender og helligdage naturligvis fraregnet). Rengøringen i ordregivers institutioner/ afdelinger sker primært tidlig om morgenen og efter endt arbejdstid. Tilbudsgiver planlægger i samarbejde med kontaktpersonen på den enkelte institution/afdeling i Skive Kommune kvalitetskontrollen. Tilbudsgiver skal udstyre sit personale hos Ordregiver med et ID- kort, der som minimum angiver tilbudsgivers navn, logo, CVR- nr. samt medarbejderens navn og billede. ID- kortet skal bæres synligt under udførelse af kvalitetskontrollen på ordregivers institutioner/ afdelinger. Kvalitetskontrollen foretages af tilbudsgiver og skal primært ske med en hyppighed pr. år, som beskrevet nedenfor. Institution/afdeling: Antal besøg: Daginstitutioner 4 Administrationsbygninger 4 Skoler 6 Ved 4 årlige kontrolbesøg skal kontrollen ske henholdsvis i januar, april, juli og oktober kvartaler, og nogenlunde på samme tidspunkt i det enkelte kvartal således, at der er mest mulig spredning på de 4 besøg hen over året. Ved 6 årlige kontrolbesøg skal kontrollen ske henholdsvis i perioderne januar- februar, marts- april, maj- juni, juli- august, september- oktober og november- december, og nogenlunde på samme tidspunkt i de enkelte perioder således, at der er mest mulig spredning på de 6 besøg hen over året. Efter behov skal det være muligt for kontaktpersonen på den enkelte institution/afdeling og/ eller rengøringsleverandøren at deltage i kvalitetskontrollen. Kvalitetskontrollen skal overfor rengøringsleverandøren ske uden varsel. Kvalitetskontrollen skal ske med en kvalitetsstandard, der tager udgangspunkt i programmeret rengøring, og skal som minimum indeholde en gennemgang af et repræsentativt antal udvalgte lokaler, samt tage hensyn til eventuelle konkrete forhold og observationer. Side 9 af 21

10 Tilbudsgiver skal udarbejde en detaljeret kvalitetsrapport på hver enkelt institution/afdeling. Kvalitetsrapporten skal indeholde en samlet vurdering af rengøringen i form af en karakter, et afsnit, der beskriver alle konstaterede fejl og mangler, et afsnit hvornår fejl og mangler skal være udbedret samt et afsnit, hvor rengøringsleverandøren skal kvittere for udbedring af disse. Kvalitetsrapporten skal sendes elektronisk til henholdsvis kontaktpersonen på den enkelte institution/afdeling, rengøringsleverandøren og ordregivers indkøbsafdeling indenfor 2 arbejdsdage. Tilbudsgiver skal sikre, at kontaktpersonen på den enkelte institution/afdeling holdes orienteret omkring den aftalte handlingsplan i forhold til kritiske observationer. Tilbudsgiver skal ved kvalitetskontrollen foretage en vurdering af rengøringen. Vurderingen skal foretages efter en skala fra 1-6 med følgende beskrivelse: 6 Yderst tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Utilfredsstillende lidt mangelfuld 2 Uacceptabelt meget mangelfuldt 1 Helt uacceptabelt Institutioner/afdelinger, hvor rengøringen har været vurderet som værende utilfredsstillende (ved karakterer på 3 og derunder), skal følges op af et yderligere kontrolbesøg lagt umiddelbart efter den frist, som rengøringsleverandøren har fået til at rette op på manglen. Det ekstra besøg, som skal have fokus på om manglerne er afhjulpet, skal være indlagt i prisen således, at det foretages uden ekstra omkostninger for ordregiver. Opfølgningsbesøget skal afsluttes med en skriftlig rapport, som efterfølgende sendes til kontaktpersonen på den enkelte institution/afdeling, rengøringsleverandøren og ordregivers indkøbsafdeling. I tilfælde af fejl eller mangler, som i henhold til kontrakten mellem ordregiver og rengøringsleverandøren berettiger ordregiver til en økonomisk kompensation skal tilbudsgiver varetage denne opgave. Tilbudsgiver skal uden beregning stå til rådighed for spørgsmål, sparring, m.v. for kontaktpersonen på den enkelte institution og ordregiver. Tilbudsgiver skal efter behov deltage i møder mellem ordregiver og rengøringsleverandøren uden beregning. Tilbudsgiver skal foretage forhandling af kontraktforhold, herunder forhandling af priser på udvidelser, reduktioner, ekstra arbejde m.v. successivt efter behov. Tilbudsgiver skal orienterer ordregivers indkøbsafdeling om, hvorvidt den årlige vederlagsregulering på rengøringen er i overensstemmelse med vilkår i den indgåede kontrakt mellem ordregiver og rengøringsleverandøren. Tilbudsgiver skal hvert år udarbejde en samlet årlig afrapportering, der angiver den gennemsnitlige karakter for hver enkelt institution/ afdeling hos ordregiver, som efterfølgende sendes til ordregivers indkøbsafdeling. Side 10 af 21

11 4. Kontrakt Kontrakt på kvalitetskontrol af rengøring til Skive Kommune 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter annoncering i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlige støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a- 15 d. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Annonceringsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Ordregiver er berettiget til at forlænge kontrakten på uændret vilkår i op til 3 x 1 år. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for tilbudsgiver 3 måneder inden kontraktens udløb. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for Side 11 af 21

12 uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende aftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Ordregiver er i kontraktens løbetid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udgangen af en måned såfremt en af ordregivers institutioner/ afdeling flytter fra en adresse, lukker en adresse, hjemtager ydelsen eller i øvrige ikke ønsker at gøre brug af ydelsen. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten på uændret vilkår i op til 3 x 1 år. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for tilbudsgiver 3 måneder inden kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer). Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Beskrivelse af de leverede ydelser Pris pr. kvalitetskontrol Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Pris pr. kvalitetskontrol: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten. Side 12 af 21

13 Fakturering skal ske 1 gang pr. måned. Fakturaen skal afspejle prisen pr. kvalitetskontrol og ikke den gennemsnitlige pris pr. måned. Der accepteres ikke fakturering forud. Det betyder, at hvis der i en måned ikke har været en kvalitetskontrol på en given institution/ afdeling skal leverandøren ikke fremsende en faktura til ordregiver. Der skal sendes en faktura pr. kvalitetskontrol. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. 8 Priser For leveringer af ydelser foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 9 Prisregulering Priserne skal være faste frem til Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra januar 2015 til december Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til ordregivers indkøbsafdeling. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede ydelser, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 10 Betalingsbetingelser Betalingen forfalder 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 11 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 12 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på kontrakten. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Statistik skal fremsendes elektronisk i excel format. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i efterfølgende annoncering af kvalitetskontrol af rengøring, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. Side 13 af 21

14 13 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 14 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers overdragelse af rettigheder og pligter Kontrakthaver kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne kontrakt uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod gældende lovgivning. Kontrakthaver kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer, efter denne kontrakt i det omfang dette er sædvanligt. Kontrakthavers overdragelse af rettigheder efter denne kontrakt må dog ikke hindre kontrakthavers opfyldelse af kontrakten. Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 15 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 16 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Side 14 af 21

15 17 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 18 Erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i materialet. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 19 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Side 15 af 21

16 20 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 21 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden aftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem(er). Kontrakthaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 22 Udvidelse i kontrakten Ved ændringer i antallet af institutioner/afdelinger som følge af ordregivers opførelse, overtagelse, afståelse, lukninger af institutioner/afdelinger eller hjemtagelse af ydelsen skal de i tilbudslisten afgivne priser benyttes som beregningsgrundlag ved udvidelse eller reduktion. Ved ønske om tilkøb af en ekstra kvalitetskontrol på en institution/afdeling skal de i tilbudslisten angivne priser benyttes. 23 Ændringer i kontrakten Nærværende kontrakt, herunder bilag, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 24 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Side 16 af 21

17 Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 25 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 26 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 27 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 94, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 28 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver Side 17 af 21

18 Bilag 1 Vejledende tidsplan Offentliggørelse af annoncering den Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den kl Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 10 Forventet kontraktunderskrivelse uge 11 Aftalens ikrafttræden den Side 18 af 21

19 Bilag 2 Tro og love erklæringer TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed Side 19 af 21

20 d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 20 af 21

21 Bilag 3 Tilbudsliste Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudslisten skal udfyldes og afleveres i excel-format. Fil med bilag 3 er vedhæftet. Side 21 af 21